Dlaczego musisz dodać przepływy pracy w mediach społecznościowych do swojej strategii?

Nie ma debaty, że nowoczesna organizacja potrzebuje silnej obecności w mediach społecznościowych, aby przetrwać. 55% Amerykanów otrzymuje wiadomości za pośrednictwem mediów społecznościowych, zamiast czytać gazetę lub oglądać wieczorne wiadomości.

Ale chociaż media społecznościowe mogą być wielkim dobrodziejstwem dla reputacji Twojej firmy, złe planowanie grozi zrujnowaniem Twojej firmy .

Jak więc stworzyć udane przepływy pracy, aby zwiększyć swój sukces w mediach społecznościowych?

Aby się dowiedzieć, poszedłem do źródła. W niecały rok Aidan Nickerson, menedżer ds. mediów społecznościowych w Process Street, zbudował od podstaw procesy związane z mediami społecznościowymi firmy – i w rezultacie stworzył dobrze naoliwioną maszynę.

W tym poście omówimy:

• Życie w zdalnym uruchamianiu
• Jak tworzyć działające przepływy pracy
• Moc zarządzania procesami

Życie w zdalnym życiu startowym

Rok 2020 był przełomem dla wielu firm i doświadczenia pracy zdalnej. Jednak dla firm takich jak Process Street praca w domu była zwykłym biznesem.

Mimo to, podczas gdy sama organizacja jest trochę starą ręką w pracy zdalnej, nie wszyscy w zespole są. Dla Aidana była to jego pierwsza rola jako menedżera mediów społecznościowych, najpierw w firmie B2B, najpierw w startupie, a najpierw w pracy zdalnej.

Ankiety pulsacyjne to sposób na pomiar wydajności przepływów pracy. Pomoże to zoptymalizować procesy i znaleźć obszary do poprawy, aby maksymalnie wykorzystać każdą minutę.

To dużo nowości.

Wcześniej Aidan pracował dla firm tworzących treści rozrywkowe dla osób prywatnych i organizacji B2C. Dla niego atrakcyjność marketingu w mediach społecznościowych działa jako „ta pierwsza obrona […] w celu promowania twoich produktów, mówienia o twojej marce, interakcji z klientami”.

Jedno z moich ulubionych pytań, które zadaję moim kolegom, brzmi: dlaczego Process Street? Nie sądzę, żebym kiedykolwiek dostał tę samą odpowiedź dwa razy, więc naturalnie było to moje pierwsze pytanie do Aidana podczas naszego wywiadu.

„Wstąpienie do startupu w rozwijającej się branży było ekscytujące. Jako firma wcześniej nie skupialiśmy się tak naprawdę na mediach społecznościowych i miało to być coś, co wymagałoby wiele budowania”.

Dla wielu pracowników startupów ten nacisk na rozwój i budowanie procesów od podstaw jest główną atrakcją dołączenia do młodej firmy . Startupy – zwłaszcza start-upy zdalne – oferują zespołom dużą autonomię, elastyczność i dostępność.

Jak wspomniał Aidan, nie musi przedzierać się przez wiele warstw zatwierdzania, aby wdrożyć nowy przepływ pracy. Decydenci Process Street – tacy jak Vinay Patankar (dyrektor generalny) i Bryan Sise (wiceprezes ds. marketingu) – są natychmiast dostępni dla każdego pracownika, dzięki czemu struktura Process Street jest mniej hierarchiczna niż w większych firmach.

„Zdecydowanie doceniam to, że Bryan, Adam [Henshall] i Vinay dają dużo zaufania. Kiedy obdarzasz swój zespół zaufaniem, jest to tylko korzystne. Tam też toczy się ciągły dialog, co jest naprawdę ważne. Spotykam się z Bryanem co dwa tygodnie, więc jeśli mam jakieś wąskie gardła […] lub coś, z czego nie jestem zadowolony, możemy odbyć tę rozmowę.”

Wszystko to sprowadza się do tego, że Aidan ma dużą sprawność w określaniu własnych przepływów pracy, szczególnie w pierwszych kilku miesiącach pracy w firmie. Podczas gdy niektórzy mogli uznać jego pozycję za zniechęcającą, Aidan skorzystał z okazji, aby ubrudzić sobie ręce i zbudować pewne procesy.

Jak tworzyć przepływy pracy, które działają

Tworzenie silnych przepływów pracy nie dzieje się z dnia na dzień, ani nie jest to jednorazowa sytuacja. Jednak dobry system zarządzania procesami pomoże Twojej organizacji monitorować i utrzymywać przepływy pracy, aby zapewnić, że nadal spełniają potrzeby zespołów w miarę rozwoju firmy.

Ten proces składa się z trzech kluczowych etapów, którym przyjrzymy się w tej sekcji:

• Tworzenie nowych przepływów pracy
• Optymalizacja przepływów pracy
• Zarządzanie przepływami pracy

Tworzenie nowych przepływów pracy

Ponieważ zarządzanie mediami społecznościowymi nie było priorytetem, zanim Aidan dołączył do firmy, Process Street nie miał istniejącego kalendarza treści. To, w umyśle Aidana, było pierwszą i najważniejszą rzeczą do wdrożenia.

Kalendarz treści w mediach społecznościowych ma kluczowe znaczenie dla skutecznego planowania, zarządzania, śledzenia i współpracy. Kiedy jesteś jednoosobowym zespołem planującym webinaria dla obsługi klienta, posty na blogu marketingu, wydania produktów deweloperskich i zaangażowanie na wielu platformach, potrzebujesz kalendarza treści.

Tak więc Aidan stworzył go w trzyetapowym procesie.

Źródło obrazu

1. Wypełnij swój kalendarz mediów społecznościowych

Na początku każdego tygodnia Aidan zbiera wszystkie stworzone treści, a także wszystkie wzmianki o Process Street, artykuły i inne istotne treści.

Tworząc obrazy do wszystkich naszych postów, nasi graficy tworzą również obrazy zoptymalizowane pod kątem mediów społecznościowych, do których Aidan może łatwo dodać kopię. Ponieważ obrazy zostały już wykonane przed rozpoczęciem procesu kalendarza treści, łatwo jest uniknąć wąskich gardeł i utrzymać płynność działania.

2. Uzyskaj zgodę

Po wypełnieniu proponowanego harmonogramu nadszedł czas na podpisanie planu przez osobę odpowiedzialną, niezależnie od tego, czy jest to przełożony, czy klient. Ważne jest, aby upewnić się, że osoba, dla której to tworzysz, jest zadowolona z wyniku.

3. Harmonogram

Na koniec zaplanuj posty w swoim kalendarzu za pomocą narzędzia takiego jak SocialBee , które obsługuje wszystkie publikacje, śledzenie i analizy, dzięki czemu możesz skoncentrować się na stworzeniu idealnej 240-znakowej wiadomości.

Wszystko, co musisz zrobić, to powtórzyć te trzy kroki dla każdego sprintu lub kampanii jako podstawę do procesu copywritingu.

„Dużo czasu zajęło nam zrozumienie, jakich informacji potrzebujemy, a jakich nie potrzebujemy w naszym kalendarzu treści. To było naprawdę ważne, ponieważ stanowi dobrą podstawę pod względem innych przepływów pracy. Ważne jest, aby mieć swój proces na miejscu”.

Optymalizacja przepływów pracy

„Zadowolenie jest moim wrogiem”. – Trent Reznor

Im częściej coś robimy, tym bardziej znajomo i komfortowo to robimy. Bez wątpienia doświadczenie jest cenną rzeczą. Wraz z doświadczeniem pojawia się jednak ryzyko samozadowolenia. Możemy stać się zbyt wygodni w naszych rolach.

„Ciągłe sprawdzanie, które treści działają, a które nie, to naprawdę ważne [dla optymalizacji przepływów pracy]”.

Ta ciągła rewizja jest ściśle powiązana z twierdzeniem Aidana, że ​​posiadanie solidnego procesu, na początek, jest niezbędne do optymalizacji przepływu pracy.

Dobry proces to faktycznie żywa istota. Musi stale ewoluować w miarę pojawiania się zmian i innowacji; najlepszym sposobem na upewnienie się, że ewolucja trwa, jest wzmocnienie pozycji ludzi korzystających z tych procesów w celu ich ulepszenia.

Na przykład graficy Process Street tworzyli obrazy w mediach społecznościowych bardziej ad hoc. System działał, ale nie było zbyt wiele miejsca do poruszania się w przypadku sytuacji „ co jeśli” .

Następnie Aidan ściśle współpracował z naszymi dwoma grafikami, aby stworzyć obrazy specjalnie zoptymalizowane pod kątem kanałów społecznościowych Process Street pod względem rozmiaru i widoczności, aby naprawdę przyciągnąć uwagę użytkownika.

W wyniku tej współpracy stworzyli prosty, skuteczny proces regularnego tworzenia obrazów w mediach społecznościowych i opracowali szablon „kopii zapasowej”, który może być edytowany przez każdego, jeśli pojawi się coś nieoczekiwanego.

Zarządzanie przepływami pracy

Wszyscy mieliśmy takie dni, kiedy robiliśmy dużo, ale osiągaliśmy bardzo mało. Praca zdalna może być jeszcze większym wyzwaniem . Twoi koledzy są w różnych miastach lub krajach. Masz zwierzęta, sąsiadów i dostawy Amazon, które zakłócają Twój przepływ.

Jak więc utrzymać produktywność po tylu przerwach, w których straciłeś całą motywację?

Według Aidana: Zrozum, co chcesz osiągnąć każdego dnia .

Tworzenie treści Process Street odbywa się na comiesięcznych sprintach. Wszystkie zadania, obrazy, artykuły i inne treści, które trzeba stworzyć w danym miesiącu, są przydzielane różnym członkom zespołu. Kiedy wszyscy mamy swoje terminy, robimy własną indywidualną sesję planowania sprintu na ten miesiąc.

Proces Aidana rozbija go jeszcze bardziej. Oprócz planowania nakładu pracy na miesiąc, planuje to również co tydzień. Na początku każdego tygodnia wie, które dni będą dniami tworzenia treści, które mają zaplanowaną treść i tak dalej.

Każdy dzień tygodnia ma określony cel, do którego należy dążyć, dzięki czemu Aidan koncentruje się na procesie jego osiągnięcia.

Chociaż jest to łatwiejsze w jednoosobowym zespole, ponieważ nie musi on tak bardzo polegać na innych, aby wyprodukować swój produkt pracy, utrzymanie jasnej komunikacji jest ważnym elementem utrzymywania wydajnych przepływów pracy.

„To naprawdę ważne, aby przekazać tej osobie wszystkie potrzebne informacje, więc jeśli znajduje się w innej strefie czasowej lub poza biurem, nie ma opóźnień w komunikacji. Jeśli to długa wiadomość, to długa wiadomość. Ważniejsze jest, aby wszystko odbywało się bez wąskich gardeł”.

Asynchroniczne przepływy pracy są podstawą zdalnej komunikacji i współpracy. Rozmowa, która może zająć tylko kilka minut w trybie twarzą w twarz, może z łatwością przeciągnąć się na kilka dni lub tygodni, jeśli nie jest odpowiednio prowadzona.

W Process Street większość tego, co robimy, jest asynchroniczna z konieczności – a nie zawsze ze względu na strefy czasowe. Nawet mój wywiad z Aidanem odbył się asynchronicznie i hipotetycznie mogłem wskoczyć do samolotu i być w tym samym mieście za nieco ponad godzinę.

Przy różnych harmonogramach i obowiązkach nawet członkowie zespołu, którzy mogą być blisko geograficznie, mogą mieć trudności z równoczesną dostępnością.

Dlatego wprowadziliśmy praktykę nadmiernej komunikacji . Jak powiedział Aidan, upewnij się, że osoba, z którą się komunikujesz, ma wszystkie informacje, których potrzebuje do działania. Możesz być absolutnie pewien, że znają już jeden aspekt, ale i tak powinieneś go przekazać. Dzięki komunikacji asynchronicznej nikt nie czeka na tę istotną informację, której potrzebuje do wykonania następnego zadania.

Potęga zarządzania procesami

W końcu opanowanie produktywnych przepływów pracy – niezależnie od tego, czy planujesz treści, angażujesz się w kontakt z klientami i klientami, czy promujesz najnowsze produkty – polega tak naprawdę na ustanowieniu systemu zarządzania procesami, a następnie po prostu podążaniu za procesem.

Z solidnymi procesami jako podstawą przepływów pracy, ich optymalizacja i utrzymanie będzie integralną częścią ich codziennego użytkowania.