Organizacja non-profit St. John uzyskała pełny wgląd w codzienne operacje i usprawnioną komunikację (studium przypadku)

St. John jest organizacją non-profit działającą w 40 krajach na całym świecie i zaangażowaną w różne wyczyny biznesowe i humanitarne. Została założona w 1100 rne, co czyni St. John najstarszą marką na świecie!

Podobnie jak większość organizacji non-profit, St John koncentruje się na pozyskiwaniu darowizn i skutecznym zarządzaniu wolontariuszami i pracownikami, a także boryka się z tymi samymi wyzwaniami, z którymi wiele organizacji non-profit boryka się na co dzień: zrozumienie, ile godzin pracują pracownicy i wolontariusze, zarządzanie formularzami, raporty i listy kontrolne wypełniane przez wolontariuszy, usprawniające komunikację, usprawniające procesy onboardingowe i szkoleniowe i wiele więcej.

Firma St. John szukała kompleksowego rozwiązania, które pomogłoby im stawić czoła tym wyzwaniom, aby mogli w pełni rozwinąć swoją organizację, i właśnie to skłoniło St. John do Connecteam.

„W oddziale w Afryce Południowej Connecteam jest bardzo pomocny w śledzeniu działań naszych karetek pogotowia i personelu, a także naszych członków-wolontariuszy, których nazywamy „Brygadą”. Członkowie ci składają się z młodych wolontariuszy i dorosłych członków. Connecteam okazał się niezbędny do utrzymywania dokładnej i aktualnej listy członków naszego zespołu i ich informacji oraz do śledzenia w czasie ich pracy wolontariackiej. Część naszego personelu pracuje całkowicie poza biurem, a część w biurze, więc korzystamy z systemu śledzenia czasu na różne elastyczne sposoby”.

Dianne, National Head of Youth, i Jon, dyrektor Ambulance, usiedli z nami (Connecteam), aby podzielić się swoimi doświadczeniami z naszą aplikacją dla pracowników.

1. Czego używałeś do codziennych operacji przed Connecteam?

Jednym z powodów, dla których przyszliśmy do Connecteam, jest to, że nie mieliśmy dobrego sposobu na cyfrowe śledzenie naszych członków i personelu. Robiliśmy wszystko papierkową robotą i musieliśmy przejść do formatu cyfrowego. Rozglądaliśmy się za platformami, które mogłyby nam w tym pomóc, gdzie moglibyśmy być bez papieru.

Connecteam zapewnił nam również pewien poziom nadzoru na poziomie krajowym, aby wiedzieć, co robią nasze lokalne poziomy. W naszym oddziale w Johannesburgu mamy natychmiastowy nadzór nad tym, co nasi członkowie i pracownicy robią na co dzień, czego wcześniej nie mieliśmy. Opieraliśmy się na ręcznych raportach, które były zgłaszane raz w miesiącu przez kogoś, kto być może nie widział wszystkich osób.

Mogłem dosłownie w każdej chwili zalogować się do Connecteam i zobaczyć, co się dzieje, i mieć w pełni aktualny wgląd. Na przykład mogę teraz spojrzeć na Durban i zobaczyć, który medyk jest na którym wydarzeniu i o której godzinie. Jak możecie zrozumieć, dla nas duża zmiana!

2. Opowiedz nam o wyzwaniach, przed którymi stanąłeś przed Connecteam.

Było więc kilka powodów, dla których zaczęliśmy szukać rozwiązań cyfrowych. Po pierwsze, nasz system był otwarty na manipulacje, to była tylko papierkowa robota i stracilibyśmy wiele informacji i zapisów. Bo to wszystko było papierowe, gdyby ktoś poszedł dalej i nie oddał akt, to stracilibyśmy to. Dosłownie otrzymalibyśmy informacje (o tym, co nasi ludzie robili, ilu pacjentów przyjęli, ile godzin wolontariatu przepracowali itp.) na koniec miesiąca, jeśli w ogóle je otrzymaliśmy.

To także wypełniło ogromną lukę komunikacyjnądla nas. Ponieważ jesteśmy tak starą strukturą i uznaną organizacją non-profit i paramilitarną, historycznie wszystko jest bardzo zhierarchizowane. Na przykład, jako szef Młodzieży, musiałbym wysłać e-mail do Szefów Młodzieży w różnych obszarach, a oni następnie rozpowszechnialiby informacje. Teraz nie musimy już tego robić. Nie musimy polegać na ludziach, więc zapewnia to bezproblemową komunikację w całej organizacji i możemy dotrzeć bezpośrednio do każdego wolontariusza. Więc nawet jeśli mamy funkcjonariusza, który nie jest zbyt mocny w komunikacji, ta osoba i jej zespół nadal otrzymują ten sam poziom informacji.Connecteam wyrównał dla nas szanse.

Również dla członków naszego zespołu, powiedzmy, że mieszkam we wschodnim Londynie, mogę teraz sprawdzić, ile godzin przepracowałem i zobaczyć, co robią inni ludzie w całym kraju.Connecteam umożliwił użytkownikowi nawiązanie z nami współpracy na poziomie końcowym (Dianne i Jon).

Kolejną rzeczą do dodania, która była całkiem przydatna i faktycznie konieczna, jest to, że prowadzimy teraz projekt COVID-19, w ramach którego dostarczamy pracowników służby zdrowia do kilku szpitali w całym kraju, a geotagowanie jest naprawdę ważne, abyśmy mogli może zobaczyć, że ludzie są tam, gdzie powinni być, kiedy rejestrują się. Śledzenie naszych wolontariuszy i personelu było tak łatwe.

To dość ważny aspekt, który był ważny dla naszej działalności jeszcze przed COVID 19. Ponieważ wykonujemy dużo pracy medycznej związanej z wydarzeniami, będziemy chodzić na imprezy sportowe, koncerty itp. i często będziemy mieć dużo personelu pracującego przy tych wydarzeniach, który może pracować dla nas na stawkę godzinową. Tak więc przy obliczaniu godzin dla wolontariuszy bardzo ważne jest, aby zobaczyć, że ludzie są tam, gdzie się podają i jak długo tam byli. Wcześniej działało to za pomocą pióra i papieru – w ogóle niezbyt wydajne. Więc jeśli ktoś przyjechał i powiedział, że dotarł tam o 10 rano i wyszedł o 16:00, nie było sposobu, aby potwierdzić, że tak naprawdę było.

3. Opowiedz nam o funkcjach, z których korzystasz najczęściej oraz o tym, jak są one pomocne dla Twojej firmy i pracowników.

Zegar

Następnie zegar czasu jest główną funkcją, której używamy, a geofence, nalegamy, aby wszyscy z niego korzystali. W rzeczywistości jednym z powodów, dla których zdecydowaliśmy się na plan cenowy premium, jest upewnienie się, że geofence to coś. Tak więc dla wszystkich wydarzeń, szpitali i tak dalej mamy włączone geofence, aby upewnić się, że wszyscy rejestrują się tam, gdzie powinni.

Link z zaproszeniem

Link z zaproszeniem znacznie ułatwił nam życie, możemy po prostu wysłać link do nowych członków personelu lub wolontariuszy i pozwolić im wypełnić odpowiednie informacje. Później możemy dodać do tego coś, co sprawia, że ​​cały proces włączania i wyłączania członków personelu jest bardzo przejrzysty i zorganizowany – właśnie po to przyszliśmy, aby lepiej zorganizować i śledzić członków naszego zespołu.

Ukierunkowana komunikacja z wykorzystaniem inteligentnych grup

Używamy również inteligentnych grup do rozdzielenia komunikacji między naszymi pracownikami, zwłaszcza że mamy dorosłych członków, dzieci, wolontariuszy itp. Nie możemy mieć dzieci w tej samej grupie co dorośli, z oczywistych powodów, takich jak ochrona dzieci i tak dalej. To było naprawdę przydatne w użyciu, a my używamy Connecteam, aby naprawdę przesyłać treści do grup w ukierunkowany sposób, a także, aby otrzymywali treści, które są odpowiednie tylko dla nich.

Aktualizacje

Tak więc poprzez aktualizacje wysyłaliśmy wykłady, konkursy i tego typu rzeczy. Aktualizacje to świetny sposób na dalsze usprawnienie naszej komunikacji i zaangażowania z naszymi wolontariuszami i płatnymi pracownikami. To naprawdę robi dużą różnicę.

Planowanie

Dianne mówi, że wykorzystuje harmonogram do celów szkoleniowych, który jest bardzo skuteczny, a Jon zamierza zacząć go używać w przyszłości, gdy zajdzie taka potrzeba, zwłaszcza że może pomóc w oferowaniu zmian wolontariuszom i opłacanym pracownikom, a także może pomóc w skalowaniu naszej organizacji do Dobrze.

Dostosuj foldery i zawartość

MASA. Więc jeśli chodzi o niestandardowe foldery, to właśnie tam wysyłamy wszystkie nasze linki, aktualizacje i zasady. Na przykład stworzyliśmy formularze i listy kontrolne, aby po przybyciu medyka na swoją zmianę mógł sprawdzić pojazdy i nie tylko. Stworzyliśmy zasady i przepisy, więc jeśli ktoś jest zdezorientowany co do tego, w co powinien się ubrać, może zajrzeć do przepisów, a młodzież może zobaczyć zasady dotyczące ich bezpośrednio w Connecteam za pomocą funkcji dostosowywania. Dzięki tej funkcji możemy mieć pewność, że wszyscy przeczytają i podpiszą zasady, abyśmy wszyscy byli na tej samej stronie. Tworzy to również poziom odpowiedzialności, który bardzo lubimy.

Stworzyliśmy również zakładkę szkolenia z dostosowanymi folderami i połączyliśmy ją z naszym Dyskiem Google, więc zamiast przesyłać dokumenty do Connecteam, utworzyliśmy po prostu hiperłącze do Dysku, dzięki czemu wszystkie nasze rzeczy są przechowywane w chmurze i umożliwiamy dostęp do nich nasze zespoły.

4. Jakiego zwrotu z inwestycji doświadczyłeś?

Nasz zwrot z inwestycji zaczyna się od tego, że w końcu jesteśmy w stanie określić ilościowo, ile mamy osób i jak bardzo byli skuteczni, więc od razu to mamy. Wiemy dokładnie, ilu mamy członków w każdym miejscu, co nie byłoby takie samo w przypadku innych firm, a zwłaszcza organizacji non-profit. Ponieważ jesteśmy organizacją non-profit, wiedząc, ilu członków zespołu faktycznie masz, może okazać się to trudniejsze, niż myślisz, Connecteam dał nam natychmiastowe wyobrażenie o tym, ilu mamy członków.

Jeśli chodzi o wolontariat, możemy dokładnie określić, jakie mamy kwalifikacje we wszystkich obszarach, możemy tam złożyć zamówienie na umiejętności, a także możemy zobaczyć, jaki czas spędzają nasi wolontariusze, jak sobie radzą oraz gdzie i co robią.

A komunikacja jest dość epicka.

Umożliwiło nam prowadzenie i płacenie ludziom w sposób, w jaki nie bylibyśmy w stanie. Tak więc karty czasu pracy i zegar czasu naprawdę stworzyły skuteczny sposób administrowania tymi dwoma obszarami, abyśmy mogli zobaczyć płatnych i wolontariuszy. Ta elastyczność kart czasu pracy i zegara czasu pracy jest dla nas naprawdę fajna i przydatna.

5. Jakie były Twoje wrażenia z procesu wdrażania?

Razem z Yuvalem i wszystkimi innymi członkami zespołu wykonaliśmy sporo prac rozwojowych. Wszyscy w Connecteam są wspaniali, czasy rotacji były niesamowite. Yuval jest bardzo fantastyczny! On nie śpi.

6. Czy poleciłbyś Connecteam swoim współpracownikom?Dlaczego?

Poleciliśmy już Connecteam!Wprowadziliśmy go do międzynarodowego zespołu St. John, który używa go teraz na poziomie CEO.

Jest też całkiem sporo innych organizacji, które również korzystają z Connecteam, opierając się na naszym doświadczeniu.

Dianne, „Poleciłam ją rekruterom do zarządzania pracownikami w dużych, międzynarodowych firmach, a także ogólnie poleciłam ją wielu innym menedżerom.

Obecnie wdrażamy Connecteam w St. John w innym obszarze, którym jest nasz opłacany personel, czyli nasz personel szkoleniowy i nasze centra. Dostarczamy go naszym pracownikom, a nie pogotowiu ratunkowemu”.

7. Co zaskoczyło Cię w Connecteam?

Uważam, że to naprawdę fajne, że wszyscy w Connecteam są otwarci na sugestie, co jest całkiem miłe. To było zaskakujące, ale całkowicie mile widziane.

8. Czy chciałbyś coś jeszcze dodać na temat swoich doświadczeń z Connecteam?

Myślę, że to fantastyczne, jak wszyscy w Connecteam robią wszystko, aby pomóc Twoim klientom.

Kiedy zaczęliśmy używać Connecteam dla ICC (wydarzenie, które mieliśmy tutaj w RPA), uruchomiliśmy inne konto z Connecteam, nie było ono przeznaczone do tego celu. Ale wszyscy w Connecteam dosłownie dawali z siebie wszystko, aby upewnić się, że to działa. I udało nam się uruchomić harmonogramy dla 270 dzieci robiących różne rzeczy w różnych miejscach. I byliśmy w stanie komunikować się na arenie międzynarodowej, tak jakby Connecteam, chociaż nie został do tego przeznaczony, nie pomijał rytmu, aby pomóc mi osobiście spróbować to wszystko rozgryźć. Tak więc z punktu widzenia klienta usługi Connecteam i gotowość do bycia po prostu niesamowitym są naprawdę imponujące. To sprawiło, że pracujemy o wiele mądrzej niż byśmy pracowali i jacy byliśmy wcześniej. Uwielbiam ten produkt.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj