Jak usprawnić najnudniejsze części swojego niezależnego biznesu projektowego?

Większość niezależnych twórców ma jedno wspólne doświadczenie: w tym momencie zdali sobie sprawę, jak wiele kreatywnych biznesów obejmuje rzeczy nietwórcze. Dla mnie było to po zakończeniu zadania dla mojego pierwszego klienta i uświadomieniu sobie, ile jeszcze „zamykania” zostało do zrobienia.

Bycie niezależnym projektantem oznacza również zdejmowanie od czasu do czasu kapelusza projektowego, aby zostać księgowym, copywriterem, sprzedawcą i nie tylko. Prowadzisz wszystko sam i choć na pewno możesz zlecić pomoc i uzyskać pomoc, nadal potrzebujesz solidnego zrozumienia tego wszystkiego.

W końcu jesteś szefem.

A to nie jest miejsce, w którym jest twoje serce, a już na pewno nie to, z czego chciałeś zrobić karierę. Więc to naprawdę do bani, że im bardziej odnosisz sukcesy i masz większe umiejętności, tym więcej zdobędziesz klientów, tym więcej administratorów będziesz musiał zrobić – zabierając czas na inne projekty projektowe, nad którymi możesz pracować.

Niestety, poświęcenie przynajmniej trochę czasu na administrację, marketing i inne aspekty biznesu jest nieuniknione. Ale na pewno są środki przeciwbólowe na tę sytuację.

Możesz stać się sprytny i wymyślić sposoby spędzania jak najmniej czasu na tych rzeczach, aby móc coraz więcej przebywać w swojej „jaskini projektowej” i po prostu wyskoczyć z głowy do podstawowych zadań administracyjnych.

Jako freelancer zajmujący się pracą na boku, nie mam innego wyjścia, jak pracować niesamowicie mądrze. Jestem pewien, że możesz się odnieść. Kiedy masz tylko 10 godzin tygodniowo na rozwój firmy, spędzanie nawet jednej pełnej godziny w oprogramowaniu do fakturowania może wydawać się marnotrawstwem, tak jakbyś powstrzymywał się od zaległej pracy, która sprawi, że ludzie cię zauważą.

Oto najlepsze sposoby na inteligentną pracę i usprawnienie nudnych rzeczy.

Cztery rodzaje usprawnień, na które należy zwrócić uwagę

Pośród wszystkich hacków, zmieniających życie aplikacji i wszystkiego pomiędzy, łatwo jest przytłoczyć się wszystkimi dostępnymi poradami dotyczącymi produktywności. Niektóre narzędzia i nauczyciele składają słodkie obietnice, które są dość kuszące.

Ale wielu ludzi nadmiernie to komplikuje. Zwłaszcza, gdy po raz pierwszy opanujesz to całe usprawnianie, najlepiej jest zachować prostotę.

Oto, co lubię nazywać czterema kategoriami mądrej pracy:

1. Zlecić komuś innemu

Zlecanie części swojej pracy komuś innemu to dość oczywisty sposób na pozbycie się rzeczy, których nie lubisz na swojej liście rzeczy do zrobienia. Jest to najbardziej drastyczna taktyka (całkowite wycinanie zadania zamiast oszczędzania na nim czasu), więc zaoszczędzisz sporo czasu, ale jest to również jedna z droższych metod.

Dobrym sposobem na rozpoczęcie jest zatrudnienie ogólnego wirtualnego asystenta, który zajmie się kilkoma sprawami, które Cię powstrzymują. Podoba mi się sposób, w jaki Indigo Colton definiuje to w projekcie Freelance to Freedom: „Przejmują zadania, które Twoja firma musi wykonać, aby działać płynnie, ale albo nienawidzisz tego robić, albo zajmują zbyt dużo czasu”.

13 narzędzi opartych na przeglądarce, które każdy projektant powinien mieć w swoim zestawie narzędzi

Ach, aplikacja oparta na przeglądarce. To solidne oprogramowanie, które samo się aktualizuje. Nie musisz zawracać sobie głowy pobieraniem rzeczy. I, co być może najbardziej fantastyczne ze wszystkich, Twoja wybrana aplikacja jest dostępna na każdym ma...

2. Automatyzacja za pomocą aplikacji

To moja ulubiona metoda oszczędzania czasu. Technologia jest teraz tak inteligentna, że ​​jest szalona. Niech zrobi dla nas wszystko, co może. Automatyzacja przepływu pracy może pomóc w pominięciu całych kroków lub etapów administratora freelancera. Jest to również szczególnie dobre dla tego rodzaju spraw administracyjnych, o których będziemy rozmawiać w tym poście, ponieważ są to w większości niskoenergetyczne, łatwe zadania.

Szukasz świetnej aplikacji do fakturowania? Nie szukaj dalej.

3. Praca wsadowa

Połącz wszystkie zadania administracyjne lub nietwórcze, które mają kilka cech wspólnych lub są wykonywane w tym samym narzędziu, zgrupuj je i zacznij traktować jako pojedyncze zadanie lub proces. Jak wyjaśnia The Muse, to działa, ponieważ „ta metoda rzekomo zwiększa twoją produktywność, pomagając ci uniknąć szaleńczej zmiany biegów, która zawsze ma miejsce, gdy przeskakujesz z projektu do projektu”.

Może to oznaczać dzień poświęcony na spotkania (lub brak spotkań). Może każdego dnia o ustalonej godzinie wysyłasz wszystkie e-maile, faktury i inne wiadomości wychodzące, zamiast robić to, gdy pojawia się temat. Wszelkie małe lub krótkie zadania, które często pojawiają się na liście rzeczy do zrobienia, możesz usprawnić, dzieląc na kilka większych sesji.

4. Tworzenie szablonów

Szablony mogą być używane w prawie każdym obszarze działalności projektowej freelancera. Jestem pewien, że masz szablonowe części procesu projektowania, podstawowy szablon umowy i faktury oraz inne zszywki. Ale istnieje mnóstwo innych zastosowań, takich jak posty w mediach społecznościowych, e-maile, a nawet rozmowy z klientami. Nie zawsze możesz skorzystać z gotowych odpowiedzi, ale tworzenie szablonów lub podpowiedzi typu „wypełnij puste” również oszczędza dużo czasu.

Przejdźmy teraz do szczegółów.

Spędzaj mniej czasu na poczcie e-mail

E-mail to jedno z najbardziej niezbędnych złych rzeczy dla każdego profesjonalisty. Nie ma sposobu, aby uniknąć rozmów z klientami, więc musisz skupić się na wymyślaniu sposobów na zmniejszenie zużycia poczty e-mail i szybsze przechodzenie przez skrzynkę odbiorczą.

Użyj odpowiedzi automatycznych

Po pierwsze, skonfiguruj automatyczne odpowiedzi na popularne typy wiadomości e-mail, które otrzymujesz, takie jak zapytania od nowych klientów, często zadawane pytania i przesyłanie formularzy kontaktowych. Jeśli w kółko powtarzasz różnym ludziom to samo, powinieneś użyć do tego automatycznej odpowiedzi.

Nawet jeśli nadal musisz wskoczyć i odpowiedzieć na część czyjegoś pytania lub podać więcej informacji, ta automatyczna wiadomość e-mail daje ludziom więcej informacji i daje Ci czas na odpowiedź! Na przykład możesz podłączyć automatyczną odpowiedź do formularza zgłoszeniowego klienta, który zawiera informacje i linki dotyczące tego, co dalej.

Nadal musiałbyś przyjrzeć się swojemu nowemu potencjalnemu klientowi, ale nie musiałbyś spieszyć się, aby od razu odpowiedzieć, ponieważ wyszło to automatycznie.

Większość formularzy kontaktowych ma wbudowaną funkcję automatycznej odpowiedzi, a narzędzia takie jak CRM lub Zapier mogą pomóc w ich skonfigurowaniu dla reszty skrzynki odbiorczej.

Twórz szablony odpowiedzi w puszkach

W przypadku każdej odpowiedzi, która jest powtarzalna, ale wymaga zbyt dużego dostosowania, aby zautomatyzować odpowiedź, pomiń kilka kroków, tworząc szablon wiadomości e-mail, który możesz edytować i wysłać.

Pomyśl o e-mailach, takich jak wyjaśnianie potencjalnemu klientowi swojej dostępności lub ceny – zależy to od czasu i sytuacji, ale tylko jedna część tego e-maila (rzeczywista data lub cena) musi być dostosowana do każdej osoby.

Oznacza to, że są idealne do szablonów wiadomości e-mail! Można je utworzyć w systemie CRM (o czym porozmawiamy później), wbudowanym narzędziu, takim jak szablony odpowiedzi Gmaila, lub po prostu kopiować i wklejać szablony z dokumentu Word do nowej wiadomości e-mail.

Automatycznie filtruj swoją skrzynkę odbiorczą

Mówię o wiele więcej niż kilka kart w skrzynce odbiorczej, takich jak „Promocja”, które Gmail automatycznie udostępnia. Możesz je wyłączyć i utworzyć bardziej zaawansowane reguły, aby automatycznie przenosić rzeczy do różnych tagów i folderów, oznaczać wiadomości e-mail jako przeczytane i nie tylko na podstawie ich nadawców, wierszy tematu lub słów użytych w wiadomości e-mail. Inni dostawcy poczty e-mail również mają podobne funkcje.

Kiedy musisz odejść od pracy klienta, aby sprawdzić pocztę, chcesz skupić się na ważnych e-mailach. Odpowiadaj na wszystkich klientów, potencjalnych klientów, partnerów itp. i wróć do projektowania, zanim rozproszą Cię biuletyny, promocje rabatowe i ludzie, którzy Cię ochraniają.

Przydatne narzędzia do współpracy i komunikacji

Dzięki globalizacji i stale ulepszanej technologii praca zdalna jest gorącym tematem w miejscu pracy XXI wieku. Zespół projektantów nie musi już znajdować się w tym samym biurze, a nawet w tym samym...

Wysyłaj automatyczne aktualizacje

Jednym z zadań, które zawsze wymykały mi się z głowy, było wysyłanie do klienta cotygodniowych lub kamieni milowych aktualizacji. Gdybym miał klienta, do którego miałbym wysyłać wtorkowe aktualizacje, przychodziłby o 12:01 w środę więcej niż raz. Informowanie o aktualizacjach jest ważne, ale może też wydawać się nużące, zwłaszcza w przypadku klientów, którzy cały czas o nie proszą.

Najlepszym sposobem, aby się tym zająć, są dobre narzędzia do zarządzania projektami i współpracy. Będą wyposażone w funkcje, takie jak powiadomienia e-mail i podsumowania, które automatycznie informują klientów o sprawdzaniu elementów, przenoszeniu produktów w potoku i innych elementach „wykonania pracy”. I nie będziesz musiał wysyłać wiadomości e-mail po skreśleniu każdej pozycji z Twojej listy rzeczy do zrobienia.

Użyj terminarza spotkań

Czy nie nienawidzisz tego wszystkiego, co jest wymagane przy umawianiu się na spotkanie? To nigdy nie jest tak proste, jak: „Czy w tej chwili jesteś wolny?” "TAk!" "Świetny!" Piszesz e-maile ze swoim klientem i porównujesz harmonogramy, próbując znaleźć czas, który pasuje do was obojga.

Zamiast tego usprawnione narzędzie do rezerwacji spotkań, takie jak Acuity lub Calendly, określa Twoją dostępność klientom i pozwala im zarezerwować miejsce w Twoim kalendarzu z tego miejsca. Tak prosty.

Znajdź i zdobądź nowych klientów w krótszym czasie

Reklamowanie się i zdobywanie nowych leadów to kolejne zło konieczne. Nie możesz zdobyć nowych klientów bez marketingu, a przynajmniej poprzez wyrobienie sobie marki na tyle dobrze, aby Twoja firma sama się sprzedawała. A kiedy to zacznie działać, potrzeba więcej czasu, aby ktoś z zainteresowanych Twoimi usługami za nie płacił. Oto części, które możesz usprawnić.

Utwórz sekwencję e-mail marketingu

Powinieneś już korzystać z marketingu e-mailowego w swoim niezależnym biznesie. Jeśli to zrobisz, prawdopodobnie wysyłasz cotygodniowy lub miesięczny biuletyn e-mailowy i możesz mieć bezpłatną ofertę opt-in w swojej witrynie.

Możesz posunąć się jeszcze dalej, aby zmienić każdego subskrybenta, który jeszcze nie wypełnił formularza „zatrudnij mnie”, w świadomego i zainteresowanego potencjalnego klienta. Użyj sekwencji powitalnej, aby ich pielęgnować, dać im znać, jak możesz im pomóc, a ostatecznie ponownie zamieścić formularz „zatrudnij mnie”.

Korzystaj z inteligentnych formularzy kontaktowych

Wtyczki do formularzy WordPress: która jest najlepsza dla Twojej witryny?

Formularze kontaktowe to świetny sposób na komunikowanie się z użytkownikami, nawet jeśli w witrynie podasz już adres e-mail lub numer telefonu. Są niezwykle wygodne, ponieważ pozwalają klientom wysyłać...

Dla osób, które są gotowe przejść bezpośrednio do formularza „zatrudnij mnie” w Twojej witrynie, chcesz, aby był to pierwszy krok w bezproblemowym procesie onboardingu klienta. Oznacza to, że musisz mieć wystarczająco szczegółowe formularze kontaktowe, aby mieć wszystkie informacje potrzebne do przeniesienia ich do następnego kroku w procesie przyjmowania klientów, aby zminimalizować wszelkie ruchy tam iz powrotem i zaoszczędzić na stresie. A to może oznaczać więcej niż jeden formularz kontaktowy w Twojej witrynie.

Ale kiedy Twoje formularze są szczegółowe, możesz je łatwo powiązać z kolejnymi krokami. Na przykład szczegółowy formularz może prowadzić do dostosowanej sekwencji wiadomości e-mail lub wiadomości e-mail z automatyczną odpowiedzią.

Automatyzuj lub masowo promocję w mediach społecznościowych

Wskoczenie na Facebooka lub Twittera w celu wypromowania się może być czasem do kitu. Najpierw jest czas każdego dnia lub tygodnia, w którym zajmuje się rzeczywista praca marketingowa. Ale jest też dodatkowy czas, który spędzasz w sieci po tym, jak to skończysz, po tym, jak rozproszyłeś się i zacząłeś przewijać swój kanał.

Automatyzując publikowanie w mediach społecznościowych za pomocą narzędzia takiego jak MeetEdgar lub planując to wszystko na raz na początku każdego tygodnia, możesz wrócić do pracy i nadal umieszczać tam swoje nazwisko.

Korzystaj z CRM do umów i onboardingu

Proces projektowania prawdopodobnie obejmuje wiele formularzy, umów i innych dokumentów. Na przykład jest wstępna umowa, wszelkie faktury, formularze do podpisywania zgód i cały ten jazz.

CRM ułatwia śledzenie wszystkiego, co się dzieje. Jednym z narzędzi, które ostatnio cieszą się popularnością wśród niezależnych projektantów, jest Dubsado, które koncentruje swój produkt na pomaganiu kreatywnym freelancerom i właścicielom małych firm.

Twórz kampanie kroplowe

Kiedy używasz CRM – Dubsado lub innego narzędzia – ułatwiają wysyłanie serii e-maili do klientów. Różnią się one od sekwencji marketingu e-mailowego tym, że automatycznie wysyłają dokumenty klienta, aktualizacje itp., więc administrator działa za kulisami bez odchodzenia od Adobe.

Dostać zapłatę

Pamiętasz tę a-ha chwilę, o której ci mówiłem? Właśnie skończyłem pisać i edytować mój pierwszy wpis na blogu dla freelancerów i zdałem sobie sprawę, że jest dużo więcej do zrobienia, zanim faktycznie zobaczę swoje pieniądze. A co gorsza, nie mogłem iść za moim następnym klientem, dopóki tego nie zrobiłem. Mój, przeszedłem długą drogę, a oto, jak możesz usprawnić.

Wysyłaj automatyczne i cykliczne faktury

Jeśli wysyłasz komuś więcej niż jedną fakturę, powinieneś zrobić wszystko, co możliwe, aby wyeliminować całą pracę na raz. Większość programów do fakturowania Ci to ułatwia.

Możesz ustawić harmonogram płatności z góry i ustawić automatyczne wystawianie faktur, ustawić faktury cykliczne dla bieżącego klienta lub połączyć swoje narzędzie do fakturowania z narzędziem do zarządzania projektami, aby mogły się ze sobą zsynchronizować.

Zautomatyzuj przypomnienia o płatnościach

Byłoby wspaniale, gdyby każdy klient był chętny i na czas, aby Ci zapłacić, ale to nie jest życie większości freelancerów. Zamiast tego musimy nad nimi czuwać, wysyłać im przypomnienia o zbliżających się terminach, a w najgorszych przypadkach gonić za opóźnieniami w płatnościach.

A może my? Może nie jest to oczywista funkcja w każdym CRM i narzędziu do fakturowania, ale większość z nich pozwala ustawić automatyczne e-maile i przypomnienia wyzwalane przez ustawione terminy płatności.

Śledź dochody i wydatki

Gdy już otrzymasz zapłatę, nadszedł czas na świętowanie, a nie wskakiwanie od razu do oprogramowania księgowego. Rejestrowanie dochodów i wydatków nie jest czymś, na co powinieneś spędzać czas.

Pomiędzy podłączeniem oprogramowania do banku i kart płatniczych, a możliwością automatycznego rejestrowania działań w dostosowanych arkuszach kalkulacyjnych za pośrednictwem IFTTT lub Zapier, powinieneś być w stanie okresowo logować się i po prostu przeglądać swoje finanse, a nie je organizować.

Dokonując tych wszystkich prostych cięć tu i tam, nie musisz się martwić o ważniejsze zadania administracyjne, których nie możesz wyciąć. Pięć minut tutaj i pięć minut tam z łatwością daje więcej godzin projektowania, które możesz wykonać każdego tygodnia.

Pobierz bezpłatny raport!

W naszym raporcie z 2019 r. znaleźliśmy niesamowite spostrzeżenia po przebadaniu ponad 1000 kreatywnych (głównie freelancerów!) takich jak Ty. Dowiedz się, za co pobierają opłaty, jakie usługi sprzedają i nie tylko.