Wskazówki od najbardziej produktywnych zespołów ds. treści

Gdybyśmy mogli dać ci klucz do większej produktywności, klucz, który za pomocą magii mógłby przywrócić ci część nocy i weekendów, jak myślisz, jak by to wyglądało? Zgadujemy, że nie można by oczekiwać, że będzie przypominał przepływ pracy. Jednak Twój przepływ pracy, jeśli nie jest wydajny, może kraść Ci noce i weekendy.


Przepływ pracy w marketingu treści

Etapy przepływu pracy w marketingu treści wyglądają mniej więcej tak:

Opracowywanie pomysłów na treści

Priorytetyzacja rozwoju treści

Tworzę

Organizowanie i przechowywanie

Publikowanie i promocja

Gdy zespół ds. treści przechodzi przez każdy z tych etapów, dane często przemieszczają się z arkuszy kalkulacyjnych do wiadomości e-mail i dokumentów programu Word tam iz powrotem. Jest pełen nieefektywności, a producenci treści czują się przepracowani, sfrustrowani i nieproduktywni.

Przyjmując te 25 nawyków, możesz poprawić swój przepływ pracy, aby uzyskać takie wyniki:

• Spędzanie mniej nocy i weekendów w pracy
• Składanie bardziej owocnych wniosków budżetowych
• Koordynacja działań na różnych platformach
• Zwiększenie uznania i widoczności dla Twojego zespołu
• Uproszczenie procesów zatwierdzania

1. Szukaj wszędzie pomysłów na treści

Zachęć wszystkich w swojej organizacji – także tych, którzy nie są zaangażowani w tworzenie treści – do zgłaszania swoich pomysłów.

Szukaj pomysłów z następujących obszarów:

• Opinie klientów
• Materiał, który przeczytałeś
• Osoby, z którymi się nie zgadzasz
• Zespoły zorientowane na klienta (sprzedaż i obsługa klienta)
• Prasa branżowa
• Konferencje, webinaria i panele
• Hashtagi używane na Twitterze
• Pytania i odpowiedzi na LinkedIn
• Aktualności
• Rzeczy, które uważasz za głupie

1. Ustanów proces produkcji treści

Stwórz proces umożliwiający ludziom sugerowanie, proszenie lub udostępnianie treści i pomysłów. Może to dotyczyć Twojej firmy lub możesz skorzystać z sugestii z zewnątrz w ramach procesu żądania. Na przykład możesz użyć formularza internetowego, dedykowanego adresu e-mail lub narzędzia do zarządzania pracą. Prowadzenie aktualnego dokumentu swoich procesów, upewnij się, że wszyscy go rozumieją i wymagaj od wszystkich przestrzegania tego samego systemu.

1. Wybierz właściciela procesu

Wyznacz osobę zarządzającą procesami żądanych treści. Może to zmienić złożony i nieefektywny proces w łatwy. Ta osoba niekoniecznie musi wykonywać dużo pracy, pełni rolę koordynatora sortującego i porządkującego napływające pomysły, ułatwiając pracę redakcji.

1. Dołącz kreatywne briefy do każdego żądania

Wymagaj, aby każde żądanie treści zawierało kreatywny brief, aby producenci mieli wszystkie podstawowe informacje potrzebne do stworzenia treści, która spełnia wymagania i ma wpływ. Brief kreatywny powinien pomóc wszystkim zaangażowanym zrozumieć, jakie są ostateczne cele dla wszystkich treści. Utwórz szablon briefów dotyczących treści, który ma zastosowanie do wszystkich rodzajów treści. Zachowanie kreatywnego briefu tak prostego, jak to możliwe, ale przekazywanie wystarczającej ilości informacji, aby zapewnić spełnienie kryteriów.

1. Określ cele biznesowe każdego żądania

Poproś zgłaszających o powiązanie każdego pomysłu na treść z jasnym celem biznesowym. Czy treści mogą generować dochody? Jeśli nie, w jaki sposób treść jest przydatna? Jaki jest prawdopodobny efekt i jak ten efekt będzie mierzalny? Na przykład oczekujesz, że wysokiej jakości post na blogu skłoni ludzi do częstszego odwiedzania Twojego bloga. A może oczekujesz, że pojedynczy element treści przyniesie więcej leadów lub sprzedaży? Osoby, które będą tworzyć treści, muszą zrozumieć ich cel i wartość biznesową zgodnie z zamierzeniami.

1. Poznaj kontekst każdego żądania

Zadawaj wnioskodawcom treści pytania, takie jak sposób, w jaki treść powinna być kierowana; w jakim kontekście ta treść miałaby wpływ; jak pasuje do istniejących treści; jak wspiera szerszą strategię.

1. Skonfiguruj strategię dystrybucji treści

Dowiedz się wcześnie, w jaki sposób będziesz rozpowszechniać każdy element treści. Nie zakładaj, jak ta treść się tam pojawi. Upewnij się, że osoba odpowiedzialna za dystrybucję wie, dlaczego to robi. Zanim stworzysz jakąkolwiek treść, pomyśl o kosztach i zasobach związanych z jej efektywną dystrybucją. Następnie upewnij się, że Twoja strategia dystrybucji pasuje do Twojego budżetu i celu.

1. Zidentyfikuj wszystkie potrzebne formaty i typy treści

Pomyśl o wszystkich formatach i typach treści, których potrzebujesz, aby utworzyć kopię zapasową swoich celów dotyczących treści. Czy będziesz potrzebować obrazów do mediów społecznościowych? Infografiki? Posty na blogu? Filmy? Strony docelowe? Opracuj wszystkie rodzaje i formaty treści, których potrzebujesz, aby być skutecznym.

1. Nadaj priorytet wszystkim prośbom o zawartość

Nie traktuj wszystkich żądań treści jako jednakowych. Ustanowienie systemu ustalania priorytetów jest ważne, zwłaszcza gdy jest to mały zespół lub gdy masz ograniczone zasoby. Regularnie sprawdzaj swoją listę priorytetów. Nie podejmuj projektu tylko dlatego, że ląduje na twoich kolanach. Zastanów się, jaki będzie wpływ woli i uwzględnij, jaki wpływ może mieć czas na ten wpływ.

1. Poznaj ilość pracy, w którą możesz się zaangażować

Określ, które części Twojej firmy wspierasz. Zdecyduj, przed kim odpowiadasz w swojej firmie, a kim nie.

Następnie zdecyduj, jak przydzielić czas na zidentyfikowane części firmy.

1. Konsekwentnie obsługuj losowe prośby

Oczekuj nieoczekiwanego. Żądania będą miały miejsce ad hoc i mogą odciągnąć od priorytetowej pracy zespołu ds. treści. Pomyśl o ustaleniu zasad postępowania z przypadkowymi prośbami. Niektóre zespoły zajmujące się treścią pozwalają w dowolnym momencie pracować tylko nad jednym z tych żądań.

Posiadanie planu zmniejszy liczbę tych próśb i pomoże Ci utrzymać strategię zgodnie z harmonogramem. Pomoże to również uniknąć wypalenia w zespole ds. treści.

1. Konsekwentnie odpowiadaj wnioskodawcom

Informuj wnioskodawców o procesie. Po przesłaniu prośby o zawartość nie pozwól, aby ta prośba zniknęła w eterze. Ludzie chcą być aktualizowani na każdym kroku. Ustanów proces komunikacji z wnioskodawcami. Poinformuj ich, jeśli odrzucasz ich pomysły, akceptujesz ich pomysły i jeśli potrzeba więcej informacji. Poinformuj ich o harmonogramie produkcji.

1. Wiedz, kiedy powiedzieć nie

To tak proste, jak wiedzieć, kiedy powiedzieć „nie”. Im częściej komunikujesz swoje priorytety i wyniki, nad którymi pracujesz, tym bardziej mówienie „nie” staje się łatwiejsze. Za każdym razem, gdy mówisz „nie”, ułatwiasz kierownictwu zrozumienie, że potrzebujesz więcej zasobów.

1. Twórz szablony treści

Szablony pomagają autorom w spójnym i wydajnym tworzeniu treści. Stwórz szablon dla wszystkich rodzajów treści, które tworzysz: komunikatów prasowych, e-booków, broszur itp. Jeśli określisz strukturę każdego rodzaju treści, ile czasu to zajmie, Twój zespół zobaczy, co powinien robić.

1. Zaprojektuj system przypomnień

Utwórz system przypomnień, który pomoże Ci być na bieżąco z kamieniami milowymi w zakresie treści. Nie muszą to być automatyczne alerty ani e-maile. Prosta lista rzeczy do zrobienia w bloku na biurku może być równie wydajna.

1. Zidentyfikuj swoich producentów, recenzentów i zatwierdzających

Dowiedz się, kto produkuje, przegląda i zatwierdza treści na każdym etapie Twojego procesu. Gdy oczekiwania nie są jasne, może pojawić się nieefektywność. Na przykład, jeśli wysyłasz szkice przykładowych treści do osób, które nie muszą ich oglądać, marnujesz ich czas i swój własny.

1. Stwórz środowisko odpowiedzialności

Ludzie nie zawsze będą przestrzegać nawet najpłynniejszego procesu recenzowania, są zajęci, rozpraszają się lub zwlekają. Z każdym producentem, recenzentem i zatwierdzającym wyjaśnij, czego i kiedy oczekujesz. Poproś każdą ze stron, aby spróbowała zobowiązać się do dostarczenia tego, co jest potrzebne na czas.

1. Komunikować się

Wszystkie linki w łańcuchu muszą wiedzieć, gdzie znajduje się część treści w procesie. Interesariusze muszą wiedzieć, co planuje się na przyszłość. Rzeczy tak proste, jak ktoś na wakacjach, muszą być znane wszystkim. Produkcja treści nigdy nie ma prawdziwego punktu końcowego – praca trwa. Szukaj informacji zwrotnych na każdym etapie procesu, aby wiedzieć, gdzie wszystko działa i gdzie można wprowadzić ulepszenia.

1. Dowiedz się, jak wygląda „ukończony”

Aby treść przebiegała płynnie, cały zespół powinien zrozumieć, kiedy część treści jest ukończona.

1. Podejmij decyzję, gdzie przechowywać pliki

Kiedy zawartość jest skończona, gdzie umieszczasz pliki? Jak inni mogą uzyskać dostęp do plików? Przechowuj swoje pliki treści w miejscu dostępnym dla każdego, kto tego potrzebuje.

1. Upewnij się, że nazwy plików są spójne

Skonfiguruj konwencje nazewnictwa plików. Gdy nazywasz pliki w spójny sposób, możesz je łatwo sortować. Na przykład rozpoczynając każdą nazwę pliku od daty.

1. Publikuj we właściwym czasie

To, że treść jest ukończona, nie oznacza, że ​​nadszedł czas, aby ją opublikować. Bądź elastyczny w wyborze, kiedy ukończona treść zostanie opublikowana, możesz być strategiczny w publikacji i promocji. Na przykład pakiet treści wdrażany w ciągu kilku dni może mieć większy wpływ.

1. Zintegruj promocję ze swoimi treściami

Ktokolwiek promuje Twoje treści, informuje tych ludzi, aby mieli zasoby i plany na czas, gdy treść będzie gotowa.

1. Opracuj najlepsze praktyki promocyjne

Znajdź najlepsze praktyki promowania treści dla swojej organizacji. Sprawdź, które hashtagi najlepiej sprawdzają się w Twoich postach w mediach społecznościowych. Odzyskuj swoje najlepsze starsze posty na blogu. Cokolwiek działa najlepiej, rób to i rób to regularnie.

Wniosek

Im lepiej Ty i wszyscy, z którymi pracujesz, rozumiecie, jak powinien działać przepływ treści, tym bardziej produktywny.