Ukryte koszty transformacji cyfrowej: dlaczego nowoczesne firmy potrzebują solidnych rozwiązań SaaS

Ponieważ firmy starają się zachować konkurencyjność i rozwijać się w dzisiejszym, bardziej cyfrowym świecie, transformacja cyfrowa stała się koniecznością. Jednak wiele organizacji nie docenia całego kosztu przejścia na nowe technologie i platformy cyfrowe. Znaczne początkowe inwestycje w nowe oprogramowanie, sprzęt i usługi to dopiero początek ukrytych kosztów, które mogą szybko gwałtownie wzrosnąć, jeśli nie będą dobrze zarządzane.

Aby odnieść sukces w transformacji cyfrowej, firmy potrzebują solidnych i elastycznych rozwiązań typu oprogramowanie jako usługa (SaaS), które mogą rozwijać się wraz ze zmieniającymi się wymaganiami biznesowymi, przy jednoczesnym kontrolowaniu całkowitego kosztu posiadania. W tym artykule odkryjemy niektóre z głównych ukrytych kosztów transformacji cyfrowej i pokażemy, dlaczego wykorzystanie odpowiednich platform SaaS i partnerów jest kluczem do wydajnego i skutecznego zarządzania transformacjami.

Urok i ambicja transformacji cyfrowej

Transformacja cyfrowa odnosi się do integracji technologii cyfrowych we wszystkich obszarach działalności, zasadniczo zmieniając sposób, w jaki firmy działają i dostarczają wartość klientom. Wykracza to poza samo przeniesienie systemów do chmury lub digitalizację dokumentacji. Całkowita transformacja cyfrowa zmienia sposób, w jaki całe organizacje myślą, współpracują i organizują swoje działania wokół możliwości cyfrowych i doświadczeń klientów – wnioski często odzwierciedlane w przewodnikach na temat tworzenia produktu SaaS, w którym najważniejsze są innowacje cyfrowe i skupienie się na użytkowniku.

Obietnica transformacji cyfrowej jest kusząca nie bez powodu. Badania pokazują, że firmy, które w pełni angażują się w osiągnięcie cyfrowej dojrzałości organizacyjnej i budowanie potencjału, przynoszą wymierne korzyści, w tym:

• Większe przychody: firmy dojrzałe cyfrowo były o 23% bardziej rentowne niż ich mniej dojrzałe cyfrowo odpowiedniki. Liderzy cyfrowi również odnotowali o 9% wyższy wzrost przychodów w ciągu trzech lat.
• Większa wydajność: firmy o zaawansowanym poziomie adaptacji cyfrowej dwukrotnie częściej zajmują wiodącą w branży pozycję kosztową. Narzędzia cyfrowe umożliwiają organizacjom automatyzację zadań ręcznych, usprawnienie operacji i zmniejszenie wydatków.
• Lepsze doświadczenia klientów: 79% klientów oczekuje obecnie spójnych interakcji we wszystkich kanałach. Możliwości cyfrowe pozwalają firmom zapewniać płynną obsługę klientów w wielu kanałach, co napędza lojalność i rozwój.
• Lepsze innowacje: firmy dojrzałe cyfrowo mają prawie dwukrotnie większe szanse na uzyskanie nowych źródeł przychodów dzięki innowacjom technologicznym. Transformacja cyfrowa napędza generowanie pomysłów i szybsze wprowadzanie nowych produktów i usług na rynek.

Jednak dla wielu firm wykorzystanie pełnego potencjału transformacji cyfrowej pozostaje ambitnym i ruchomym celem. Badania pokazują, że 70% transformacji cyfrowych nie spełnia oczekiwań.

Pokonanie wyzwań związanych ze zmianami zachodzącymi w całym przedsiębiorstwie wymaga przewidywania wielu związanych z nimi kosztów bezpośrednich i pośrednich. Zbyt często organizacje borykają się z transformacją cyfrową, ponieważ brakuje im pełnej przejrzystości całkowitych kosztów na etapach przejścia i wdrożenia. Zrozumienie ukrytych wydatków pomaga firmom kontrolować wydatki i organizować ich szanse na sukces.

Bezpośrednie wydatki technologiczne na transformację cyfrową

Najbardziej oczywiste koszty związane z inicjatywami w zakresie transformacji cyfrowej wynikają z inwestycji w nowe technologie. Firmy muszą kupować i wdrażać nowe oprogramowanie, platformy chmurowe, infrastrukturę technologiczną i możliwości cyfrowe, aby dostosować organizację do ery cyfrowej.

Duże przedsiębiorstwa wydają średnio 15 milionów dolarów na wysiłki związane z transformacją cyfrową. Nawet mniejsze inicjatywy często wymagają siedmiu kwot budżetowych, aby osiągnąć znaczący postęp.

Typowe wydatki na technologię wymagane do umożliwienia transformacji obejmują:

Migracja i zarządzanie chmurą

Przeniesienie infrastruktury, systemów, danych i przepływów pracy z serwerów lokalnych do środowisk opartych na chmurze to poważne przedsięwzięcie. Oprócz opłat licencyjnych na platformę chmurową firmy muszą zaplanować budżet na koszty związane z migracją, niestandardowymi integracjami, szkoleniami i bieżącym zarządzaniem operacjami w chmurze.

Nowe oprogramowanie, narzędzia i aplikacje

Od oprogramowania analitycznego i oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami (CRM) po pakiety zwiększające produktywność i niestandardowe aplikacje mobilne – liderzy cyfrowi wdrażają nowe platformy SaaS i narzędzia cyfrowe w całym przedsiębiorstwie, ponosząc opłaty licencyjne, integracyjne i konsultingowe.

Inwestycje w IoT i nowe technologie

Wiele branż wdraża połączone urządzenia, czujniki i infrastrukturę Internetu rzeczy (IoT), aby umożliwić inteligentne obiekty, śledzenie łańcucha dostaw i zautomatyzowane operacje. Budżety muszą uwzględniać sprzęt, rozbudowę sieci i rozwój rozwiązań.

Modernizacje infrastruktury IT i bezpieczeństwa

Starszy sprzęt i infrastruktura sieciowa wymagają modernizacji, aby obsłużyć cyfrowe obciążenia. Budżety IT muszą ewoluować, aby sprostać zwiększonym wymaganiom obliczeniowym, zwiększonej przepustowości Internetu, interoperacyjności wielu chmur i zaawansowanym narzędziom bezpieczeństwa danych.

Reinżynieria procesów biznesowych

Optymalizacja procesów pod kątem wykorzystania nowych technologii wymaga pomocy konsultantów cyfrowych, często kosztem znacznych kosztów. Zarządzanie zmianami wśród ludzi, procesów i systemów ma również wpływ na budżety.

Szkolenie i przekwalifikowanie pracowników

Aby skutecznie korzystać z technologii, pracownicy potrzebują nowych umiejętności cyfrowych, umiejętności związanych z danymi i umiejętności miękkich. Firmy muszą inwestować w solidne programy szkoleniowe, aby wypełnić luki w umiejętnościach w całym przedsiębiorstwie.

Te główne wydatki na IT stanowią podstawę wysiłków w zakresie transformacji cyfrowej w całej firmie, dlatego konieczne jest określenie realistycznych budżetów. Jednak pomimo znacznych inwestycji nadmierne wydatki są nadal powszechne, jeśli organizacjom brakuje pełnego wglądu w wiele ukrytych kosztów, które mogą zwiększać budżety.

Ukryte koszty, które zawyżają wydatki na transformację

Oprócz bezpośredniego wdrożenia technologii i opłat za doradztwo, transformacje cyfrowe wiążą się z wieloma dodatkowymi wydatkami, które organizacje często przeoczają. Bez uwzględnienia tych ukrytych kosztów projekty ryzykują szybkie przekroczenie budżetu.

Typowe ukryte koszty, które zwiększają wydatki na transformację, obejmują:

Zakłócenia w działalności gospodarczej i spadek produktywności

Poważne zmiany technologiczne nieuchronnie spowalniają operacje i przepływy pracy, gdy systemy przechodzą w tryb offline, ludzie uczą się nowych procesów, a czkawka zostaje rozwiązana. Nawet krótkotrwałe zakłócenia zagrażają docelowym przychodom i zadowoleniu klientów. Trudno jest określić ilościowo utratę produktywności i dochodów w okresach przejściowych, ale ich uwzględnienie w budżetach ma kluczowe znaczenie.

Nieprzewidziane wyzwania związane z integracją systemów

Łączenie nowoczesnych platform chmurowych ze starszymi systemami informatycznymi często okazuje się trudniejsze, czasochłonne, a co za tym idzie, bardziej kosztowne, niż oczekiwano. Przeszkody w integracji nakładają się także na różne operacje, ponieważ systemy nie mogą się prawidłowo komunikować. Zwykle trzeba wezwać ekspertów-konsultantów, aby rozwiązali trudne problemy związane z wzajemnymi połączeniami.

Zwiększone licencjonowanie oprogramowania od Shadow IT

Kiedy jednostki biznesowe niezależnie kupują nieautoryzowane aplikacje w celu uzupełnienia dostrzegalnych luk technologicznych lub zaspokojenia pilnych potrzeb, z biegiem czasu prowadzi to do nadmiernych wydatków na licencje na oprogramowanie w miarę gromadzenia się zduplikowanych i nieużywanych systemów – zjawisko znane jako Shadow IT.

Niedobory i rotacja talentów

Wiele organizacji odkrywa, że ​​brakuje im elitarnych talentów cyfrowych i technicznych niezbędnych do zarządzania transformacjami na dużą skalę. W sytuacji niedoboru zaawansowanych umiejętności informatycznych firmy często muszą oferować najwyższe pensje i świadczenia, aby przyciągnąć i zatrzymać najlepsze talenty, zwiększając tym samym budżety HR.

Wieloletnie zobowiązania wobec starszych systemów

Pełna migracja na nowoczesne platformy chmurowe wymaga obsługi istniejących umów z dostawcami starszych technologii, którzy utrzymują przestarzałe systemy na miejscu i wymagają płacenia dłużej niż preferowane. Przedłużone wdrażanie chmury spowalnia realizację ROI z nowych technologii.

Nieplanowane wydatki na infrastrukturę i zapewnienie zgodności

Po wejściu do chmury pojawiają się nieoczekiwane potrzeby dodatkowych możliwości sieciowych, systemów kopii zapasowych i specjalistycznych narzędzi bezpieczeństwa. W miarę jak środowiska technologiczne stają się coraz bardziej złożone, nowe wymagania dotyczące zgodności z przepisami powodują również zwiększenie kosztów infrastruktury i audytów.

Bieżące wymagania dotyczące zarządzania zmianami

Prawdziwa transformacja wykracza poza zmiany IT i ma wpływ na ludzi, procesy i struktury organizacyjne. Liderzy cyfrowi często nie doceniają budżetów na stale rozwijające się programy szkoleniowe, inicjatywy w zakresie integracji kulturowej i ogólne wsparcie w zakresie zarządzania zmianami potrzebne do cementowania transformacji w perspektywie długoterminowej.

Koszty alternatywne wynikające z opóźnionej realizacji wartości

Znaczne koszty początkowe wysiłków związanych z transformacją cyfrową zwrócą się dopiero wtedy, gdy organizacje zaczną czerpać korzyści z zwiększonej wydajności, lepszej obsługi klientów i innowacji. Jednak osiągnięcie rentowności projektów często zajmuje więcej czasu, niż oczekiwano. Te utracone miesiące lub lata nieosiągnięcia oczekiwanego zwrotu z inwestycji stanowią znaczne ukryte koszty alternatywne.

Organizacje mają trudności z kontrolowaniem budżetów transformacji cyfrowej, nie rozumiejąc pełnego zakresu wydatków pośrednich towarzyszących programom zmiany technologii. Jednak dzięki wykorzystaniu elastycznych i skalowalnych rozwiązań SaaS nowoczesne firmy mogą przeciwdziałać wielu ukrytym kosztom, które powodują nadmierne wydatki.

Rozwiązania SaaS ujarzmiają ukryte koszty

W dzisiejszym szybko rozwijającym się środowisku cyfrowym zwinne i niedrogie rozwiązania SaaS oferują firmom pożądaną przewidywalność budżetu podczas głównych transformacji technologicznych dla przedsiębiorstw.

Platformy SaaS zapewniają organizacjom niezbędne funkcje korporacyjne na zasadzie subskrypcji, hostowane centralnie w chmurze. Przechodząc ze starszych modeli oprogramowania do SaaS, firmy mogą uniknąć wielu ukrytych kosztów, które mogą powodować przekroczenia limitów.

1. Łagodzenie zakłóceń w działalności biznesowej – Wiodące platformy SaaS poddawane są ciągłemu udoskonalaniu i rygorystycznym procedurom testowym, aby zapewnić maksymalny czas pracy i dostępność. Dostarczanie w chmurze zapobiega przestojom w pracy podczas wdrażania aktualizacji. SaaS przyspiesza także wdrażanie i upraszcza integrację, aby zapobiec dłuższym przestojom podczas migracji.
2. Wspieranie integracji i interoperacyjności – nowoczesne aplikacje SaaS wykorzystują otwarte architektury API, które ułatwiają bezproblemową łączność z otaczającymi starszymi systemami i źródłami danych. Ścisła integracja platform zapobiega rozłącznym systemom, które zagrażają budżetowi i produktywności.
3. Optymalizacja wydatków na technologię – rozwiązania SaaS zapewniają przejrzystość wydatków dzięki ustalonym miesięcznym lub rocznym opłatom licencyjnym, które wspierają planowanie finansowe. Wbudowane funkcje analityczne zapewniają wgląd w trendy wdrażania i użytkowania w całej organizacji, co pozwala na optymalizację inwestycji w technologię w czasie poprzez dostosowanie wydatków na aplikacje do potrzeb biznesowych.
4. Dostęp do wyspecjalizowanych zestawów umiejętności – dostawcy SaaS włączają najlepsze praktyki branżowe do rozwiązań i utrzymują duże zespoły ekspertów merytorycznych. Organizacje wykorzystują ten wyspecjalizowany talent do zwiększania istniejących możliwości bez zawyżania budżetów HR w związku z zatrudnianiem niszowych specjalistów.
5. Włączanie skalowalności — oferty SaaS natywne w chmurze można elastycznie skalować w górę lub w dół w celu dopasowania do wymagań biznesowych bez dużych początkowych inwestycji w infrastrukturę. Organizacje płacą tylko za pojemność potrzebną w danym momencie, kontrolując koszty w miarę rozwoju potrzeb.
6. Skoncentrowanie się na innowacjach – usprawnione obciążenia administracyjne SaaS uwalniają ograniczone zasoby IT od obowiązków związanych z konserwacją i wsparciem, dzięki czemu mogą skupić się na inicjatywach o wartości dodanej, które napędzają firmę do przodu. Nowe funkcje i ulepszenia są automatycznie wprowadzane w częstych cyklach wydawniczych.
7. Zapewnianie zgodności pod klucz — renomowani dostawcy SaaS zajmują się bezpieczeństwem informacji, kontrolą dostępu i zobowiązaniami dotyczącymi zgodności za kulisami, zdobywając kluczowe certyfikaty branżowe i regulacyjne. Organizacje unikają inwestowania w wyspecjalizowany personel ds. bezpieczeństwa, narzędzia i audyty wewnętrzne w celu osiągnięcia zgodności z przepisami.

Wykorzystując rozwiązania SaaS zaprojektowane z myślą o realiach ciągłych zmian i napiętych ograniczeń budżetowych, dzisiejsze przedsiębiorstwa napędzane cyfrowo zyskują sprawną podstawę niezbędną do skutecznego przeprowadzania transformacji przy jednoczesnej optymalizacji wydatków w zakresie wydatków bezpośrednich i pośrednich.

Wniosek

Ponieważ transformacja cyfrowa staje się konieczna, firmy muszą radzić sobie ze znacznymi bezpośrednimi kosztami technologii i ukrytymi wydatkami, które zawyżają budżety. Wykorzystując niezawodne rozwiązania SaaS, firmy zyskują sprawną podstawę do skutecznego przeprowadzania transformacji przy jednoczesnej kontroli całkowitego kosztu posiadania. SaaS łagodzi zakłócenia w działalności biznesowej, ułatwia integrację, zapewnia przejrzystość wydatków, dostęp do specjalistycznych umiejętności, umożliwia skalowalność, koncentruje się na innowacjach i zapewnia zgodność pod klucz. Zamiast zmagać się z nadmiernymi wydatkami, organizacje korzystające z odpowiednich partnerów SaaS starają się wykorzystać pełny potencjał transformacji cyfrowej w skuteczny i przewidywalny sposób, nawet w obliczu ciągłych zmian. Przy zastosowaniu odpowiednich rozwiązań ambitne cele w zakresie dojrzałości cyfrowej mogą przełożyć się na wymierną wartość biznesową.