Jak nawiązać współpracę z kurierem lub firmą wysyłkową w eCommerce

Zwiąż się z firmą kurierską w zakresie wysyłki e-commerce

Współpraca z realnymi partnerami kurierskimi stanowi podstawę każdego dobrego handlu detalicznego i hurtowego w handlu elektronicznym. Bez dobrej firmy spedycyjnej, która zapewnia pewien rodzaj gwarancji jakości usług, istnieje wiele obszarów Twojej działalności, na które może mieć to negatywny wpływ. Są to czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze firmy kurierskiej.

Jednak proces wiązania się z dobrym partnerem wysyłkowym obejmuje wiele różnych czynników, które wykraczają daleko poza onboarding, od wyboru partnera logistycznego po monitorowanie jego wydajności przez pewien okres w celu określenia możliwych obszarów poprawy.

Lista 8 najważniejszych rzeczy, o których należy pamiętać podczas łączenia się z firmą kurierską w Indiach w zakresie wysyłki e-commerce

W tym artykule przeprowadzimy Cię przez główne etapy tworzenia relacji z firmą spedycyjną lub kurierską w Indiach, która pozwoli Ci utrzymać dochodowy biznes.

1. Wybór firmy kurierskiej i negocjowanie warunków świadczenia usług

Wybór partnera kurierskiego to dopiero pierwszy krok w znacznie dłuższym procesie, ale bynajmniej nie jest łatwy. Stworzyliśmy wyczerpującą listę 15 różnych kryteriów, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze firmy logistycznej. Pierwszą rzeczą byłyby ogólne koszty wysyłki, ale poza tym istnieją również inne specjalizacje, których mogą wymagać różne firmy internetowe. Podobnie jak firma jubilerska, zajmowanie się drogimi i delikatnymi przedmiotami o wysokiej wartości prawdopodobnie wymagałoby firmy spedycyjnej, takiej jak Sequel, która jest zaznajomiona z wysyłką tej kategorii produktów.

Zawężenie tych kryteriów w dużym stopniu zależy od branży, do której należy każdy biznes e-commerce oraz grupy docelowej, którą obsługuje. Firma sprzedająca odzież w dyskontach detalicznych prawdopodobnie wymagałaby mniejszego bezpieczeństwa niż firma zajmująca się biżuterią z najwyższej półki. Tam, gdzie sklep jubilerski może wymagać ubezpieczenia, sprzedawca odzieży prawdopodobnie utrzyma szybką dostawę jako priorytetową potrzebę. Z kolei firma kosmetyczna może wymagać kurierów wrażliwych na temperaturę dla dużej części swoich produktów.

Po wybraniu idealnej firmy spedycyjnej w oparciu o szeroką gamę kryteriów, kolejnym krokiem są negocjacje. Proces ten wiąże się z własnymi wyzwaniami związanymi ze strukturą umowy z zainteresowanymi partnerami logistycznymi, która obejmuje wszystkie wymagane usługi, od odbioru i przechowywania po kompletację dostaw i otrzymywanie informacji zwrotnych od klientów. Oprócz standardowych warunków, takich jak określony czas dostawy (maksymalnie 3-5 dni), wyspecjalizowane potrzeby zidentyfikowane dla Twojej firmy są ważną częścią ram każdej umowy SLA między Tobą a wieloma partnerami kurierskimi.

2. Optymalne wykorzystanie zasobów

Sposób wykorzystania zasobów jest ogromnym elementem do rozważenia podczas procesu negocjacji, a także po ustaleniu warunków i podczas świadczenia usługi. Należy pamiętać, że współpraca z dowolną firmą logistyczną, nawet jedną z wielu, jest procesem ciągłym i ciągłym.

Podstawowe zasoby każdej firmy kurierskiej to flota pojazdów, sprzęt do załadunku i rozładunku przesyłek oraz personel liczący od 5 000 do 500 000 osób. Jednak dobra firma to taka, która stale rozwija swoje istniejące zasoby i z biegiem czasu wykorzystuje nowe, zwłaszcza najnowocześniejsze technologie.

Posiadanie dobrze wyszkolonego personelu często może być bardziej efektywne niż posiadanie dużego personelu, a pojazdy będą wymagały regularnych przeglądów. Niezwykle przydatne jest również utworzenie centrów Hubs & Dispatch w obszarach oddalonych lub popularnych. Mogą jednak skutecznie pomóc tylko wtedy, gdy sieć centrów jest dobrze skomunikowana. Błędy w komunikacji mogą wystąpić na każdym z etapów wysyłki, tj. pierwszej mili, środkowej mili lub ostatniej mili, co prowadzi do opóźnień w dostawie, a klienci pozostają nieświadomi statusu ich zamówienia.

Może to skutkować wyższym procentem RTO. Platforma wykorzystywana przez dostawcę usług wysyłkowych do śledzenia może również wpływać na wrażenia klientów, ponieważ opóźnione aktualizacje dla klienta podczas procesu wysyłki mogą poważnie zwiększyć jego niepokój i szanse wywołania wyrzutów sumienia u kupującego. Zaawansowany technologicznie mechanizm dostawy może również pomóc w odkryciu optymalnych tras regularnych dostaw.

Innym ważnym aspektem wykorzystania zasobów jest upewnienie się, że w pełni poznałeś wszystkie możliwe usługi, jakie może świadczyć firma kurierska. W ich systemie śledzenia mogą znajdować się funkcje, które mogą nie być najbardziej oczywiste, ale mogą potencjalnie zwiększyć szybkość dostawy, zarządzanie zapasami i satysfakcję klienta. Mogą one obejmować między innymi zarządzanie NDR, zarządzanie zwrotami i modernizacje pojazdów, w zależności od danej firmy logistycznej.

3. Definiowanie regularnego procesu dla każdego zamówienia

Aby uniknąć nieporozumień, nieporozumień i pomyłek, które mogą prowadzić do potencjalnych strat, pomocne jest stworzenie planu systemu dostaw i codziennych operacji. Ta mapa śledziłaby, w jaki sposób agent spedycyjny jest przypisany do konkretnego zamówienia, który podpisuje je i przekazuje przedmiot pod jego opiekę, oraz kiedy przedmiot musi zostać odebrany po złożeniu zamówienia.

Określałby również, w jaki sposób personel magazynu musiałby zostać przeszkolony do pracy z nową firmą spedycyjną eCommerce. Częstym wyzwaniem, przed którym stoi większość firm zajmujących się handlem elektronicznym, jest obsługa wyjątków w dostawach. Dostawa może się nie udać z wielu powodów, na przykład, gdy adres dostawy lub dane kontaktowe klienta wydają się nieprawidłowe.

W takich sytuacjach ważne jest, aby Twoja firma kurierska świadcząca usługi eCommerce w Indiach miała przejrzysty system radzenia sobie z takimi wyjątkami, najlepiej w postaci zespołu obsługi klienta, do którego można dotrzeć telefonicznie, SMS-em lub adresem e-mail. Systemy oparte na interfejsach API, takie jak ClickPost, działają wydajnie, aby umożliwić firmom handlu elektronicznego obsługę wyjątków w krótkim czasie, wynoszącym 4 godziny.

Ten zespół byłby odpowiedzialny za otrzymywanie prawidłowych informacji od klientów i przełożenie dostawy na późniejszy termin. Najlepiej byłoby, gdyby dostawa została zrealizowana w ciągu 36 godzin od pierwotnie zaplanowanej daty dostawy, ponieważ szanse na anulowanie zamówienia rosną wykładniczo po tym okresie. Sprawny system to jedyny sposób, aby proces ten przebiegał sprawnie.

4. Rozliczenie za pobraniem (COD)

Sektor e-commerce doświadczył w ciągu ostatnich kilku lat ogromnego boomu, który został przyspieszony przez potrzebę usług zdalnych podczas wybuchu pandemii COVID-19. Wielu konsumentów decyduje się płacić za zakupy online, co zwiększa szybkość i efektywność dostawy. Jednak wielu klientów nadal preferuje zamówienia za pobraniem, które pozwalają na dokonanie płatności gotówką po zrealizowaniu dostawy.

Chociaż oferowanie usługi Cash-On-Delivery to świetny sposób na dotarcie do większej bazy klientów, może wiązać się z licznymi wyzwaniami. Jednym z najczęstszych problemów, które pojawiają się przy składaniu zleceń za pobraniem, jest opóźnienie w aktualizacji kwoty zrealizowanej płatności w banku prowadzącym działalność e-commerce.

Opóźnienia te mogą prowadzić do niezgodności kont, które należy wyjaśnić i poprawić. Sposób, w jaki firma kurierska radzi sobie z tym aspektem uzgadniania płatności za pobraniem i wykorzystuje dostępną technologię do rozwiązania tego samego, może przyczynić się do sprawnego prowadzenia ewidencji i finansów dla przedsiębiorstwa e-commerce.

Kolejnym ważnym elementem rozliczenia za pobraniem jest postępowanie w przypadku nieudanych dostaw za pobraniem. Mogą one wystąpić z różnych powodów, czy to ze względu na stan produktu w momencie dostawy, czy też ograniczenia gotówkowe ze strony konsumenta. W takich przypadkach należy odnotować przyczynę niepowodzenia dostawy, a następnie wprowadzić procedurę zwrotu przedmiotowego przedmiotu.

Te cechy można uwzględnić w mechanizmie dostarczania. Ponadto powinny obowiązywać warunki, aby firma logistyczna lub spedycyjna była odpowiedzialna za nieudaną płatność przy odbiorze (COD), która nastąpiła z powodu uszkodzenia produktu podczas transportu.

5. Dokumentacja

Po wykonaniu wszystkich powyższych kroków i znalezieniu jasności w odniesieniu do wszystkich określonych kwestii priorytetowych, następnym krokiem jest potwierdzenie partnera wysyłkowego i przesłanie całej niezbędnej dokumentacji, aby zapewnić płynną integrację z platformą tego partnera oraz że wszystkie kwestie finansowe i korporacyjne załatwione formalności. Przedmiotowa dokumentacja może różnić się w zależności od partnera, ale istnieje kilka wspólnych elementów dla wszystkich partnerów.

Standardowe dokumenty, które firma zajmująca się handlem elektronicznym zazwyczaj musi dostarczyć firmie logistycznej, zaczynają się od dowodu tożsamości firmy. Będzie to forma numeru karty PAN dla Twojej firmy i kopia dokumentu w samym pytaniu. Większość partnerów kurierskich będzie również wymagać kopii Twojego certyfikatu GST, aby zrozumieć, do jakiego przedziału GST należy Twoja firma i kategorii produktów, którymi się zajmuje.

Najważniejszym dokumentem, który należy utrzymywać w każdej firmie kurierskiej, jest umowa SLA (Service Level Agreement). Ten dokument będzie zawierał wszystkie warunki, na jakich partner wysyłkowy musi świadczyć swoje usługi, ogólną opłatę, jaką może za to naliczyć, oraz kary, które muszą zostać nałożone w przypadku niskiej jakości wykonania lub jakiegokolwiek naruszenia warunków umowy SLA.

Po złożeniu dokumentów identyfikacyjnych i związanych z finansami oraz po podpisaniu umowy SLA, wymagane są dalsze dokumenty, aby zaplanować mechanizmy dostawy, które będą stosowane w określonych lokalizacjach. Format tych dokumentów może się różnić w zależności od firmy.

6. Korzystanie z systemu integracyjnego

Współpraca z jedną firmą spedycyjną to tylko jeden krok w tle funkcjonalności biznesu eCommerce. Średnie i duże sklepy internetowe zazwyczaj wymagają wielu partnerów kurierskich, aby zapewnić pełną realizację codziennych zamówień. Po uzgodnieniu warunków z nowym partnerem wysyłkowym, rozpoczęcie pracy z tą firmą jest osobnym procesem, który wymaga integracji z platformą dostawy i śledzenia.

Każda firma logistyczna posiada własny system dla firm e-commerce do śledzenia i realizacji zamówień. Czyli dla każdego zestawu zamówień danego typu lub cateringu do określonej lokalizacji, jak np. firmy oferujące dostawy Same-Day-Delivery lub hiperlokalne , obsługiwane przez innego partnera kurierskiego, do realizacji tych zamówień zostaną wykorzystane niezależne platformy.

Powoduje to nie tylko zróżnicowaną komunikację z klientami, ale także wymaga większych nakładów zasobów ze strony sprzedawcy internetowego na monitorowanie zamówień na każdej z tych platform, śledzenie nieudanych lub opóźnionych dostaw oraz śledzenie trendów wydajności i preferencji klientów.

W tym miejscu systemy integracji kurierów mogą odciążyć właścicieli firm. Wydajna platforma oparta na API do wysyłki eCommerce lub agregacji kurierów lub logistyki może dać Ci jeden punkt odniesienia, aby zobaczyć wszystkich partnerów logistycznych i obsługiwane przez nich zamówienia, zamiast odwiedzania poszczególnych stron internetowych każdej firmy z osobna.

Platformy integracyjne, takie jak ClickPost, zapewniają również opcje zakupu gotowych etykiet wysyłkowych dla każdego zamówienia, ustandaryzowaną komunikację w celu aktualizacji klientów, ujednoliconą stronę do przeglądania zamówień i inną do ich śledzenia, możliwości promowania ważnych wydarzeń lub sprzedaży, wbudowane procesy dotyczące zwrotów i Zarządzanie NDR oraz zautomatyzowany system monitorowania wydajności i trendów w określonych przedziałach czasu.

7. Monitorowanie wydajności

W tym artykule kilka razy wspomniano, że nawiązanie kontaktu z firmą kurierską jest procesem ciągłym i ciągłym. Choć może zaczynać się od wyboru, nie kończy się na wyborze partnera i podpisaniu umów. Każda firma transportowa w Indiach świadczy usługi, które mogą mieć duży wpływ na ogólną wydajność Twojej firmy.

Potrzeba dobrze naoliwionej maszyny, aby zapewnić natychmiastowy odbiór po złożeniu zamówienia, częste aktualizacje na miejscu, szybką dostawę, bezpieczny transport produktu, a wreszcie umieszczenie produktu w rękach klienta ku ich zadowoleniu.

Monitorowanie wydajności to ważna funkcja w procesie wyboru partnera kurierskiego do pracy. W ciągu 6 miesięcy złożono i dostarczono wystarczającą liczbę zamówień, aby określić, w jakich obszarach dana firma przewozowa pomogła Ci i pomogła zwiększyć rozwój firmy, a które obszary wymagają poprawy. Możesz również wyraźniej określić, czy firma jest realnym partnerem dla Twojej firmy.

Na przykład firma kurierska deklaruje, że jest przygotowana do dostarczania przesyłek nawet do najbardziej odległych miejsc. W miarę upływu miesiąca zauważasz, że jedna szczególna grupa kodów PIN w odległym obszarze wydaje się często składać dużą liczbę zamówień. Jednak zamówienia te zaczynają się zmniejszać, ponieważ firma spedycyjna często była odpowiedzialna za opóźnione dostawy do tego konkretnego obszaru z powodu braku zasobów lub innych przeszkód, chociaż inne obszary nie mają takich problemów.

Biorąc pod uwagę, że największa liczba zamówień pochodzi z tej lokalizacji, w związku z czym dostawa do odległych lokalizacji stała się dla Ciebie priorytetem, może być konieczna ponowna ocena wyników tego partnera kurierskiego. Może pomóc w ustaleniu, czy dany przewoźnik utrzymuje własną flotę do dostarczania przesyłek, co zawęża zakres, w którym pojawia się wyzwanie. W przypadku, gdy przewoźnik korzysta z kanału partnerów i agencji do transportu, szanse na nieefektywną dostawę są większe.

Monitorowanie wydajności firmy świadczącej usługi logistyczne dla handlu elektronicznego wymaga również uważnego monitorowania transakcji biznesowych, od liczby zamówień złożonych w dowolnej lokalizacji po opinie klientów na temat każdej części procesu logistycznego. Jeśli powtarza się skarga od klientów, że system śledzenia nie wydaje się być zaktualizowany.

I nie są w stanie określić statusu swojego zamówienia, przez co ograniczają zakupy. W takim przypadku bardziej zaawansowany system śledzenia musi zostać wdrożony przez firmę kurierską. Pomocne jest również śledzenie własnego modelu biznesowego, szczególnie w przypadku dostaw SDD, NDD i hiperlokalnych.

Platformy integracyjne i logistyczne API kurierskiego lub wysyłkowego mogą ogromnie pomóc w procesie monitorowania wydajności, ponieważ wszystkie zamówienia złożone przez wszystkie firmy logistyczne eCommerce są utrzymywane, śledzone i analizowane porównawczo przez określony czas na jednej platformie. Te informacje i inne raporty można następnie sporządzić, aby pomóc w określeniu obszarów wymagających poprawy.

8. Renegocjacja warunków SLA na podstawie obszarów poprawy

Celem monitorowania wydajności każdej firmy kurierskiej, a także w określonych obszarach docelowych, jest określenie wyzwań stojących przed Twoją firmą w zakresie dostarczania sprawnych i szybkich dostaw. Po ustaleniu wyzwań i problemów związanych z różnymi kluczowymi wskaźnikami wydajności związanymi z logistyką, za pomocą zintegrowanej platformy przeglądania i analizy danych. Następną rzeczą, którą należy zrobić, jest jasne zrozumienie, w jaki sposób firma spedycyjna może poprawić swoją wydajność.

Większość umów SLA to umowy na czas określony, które obowiązują przez jeden rok (12 miesięcy), po którym umowa może zostać automatycznie odnowiona lub rozwiązana. Alternatywną opcją jest zmiana istniejącej umowy lub sporządzenie nowej z tym samym partnerem. Pod koniec okresu obowiązywania umowy możesz zwrócić się do dostawcy usług logistycznych z obszarami do poprawy i zmienić umowę, aby rozwiązać ten sam problem.

W przypadku wielu nieudanych dostaw z powodu uszkodzenia produktu podczas transportu, możesz zmniejszyć swoje straty, określając klauzulę ubezpieczeniową dla wszelkich nieudanych dostaw z powodu uszkodzeń powstałych podczas transportu.

Podobnie, jeśli istnieją pewne aspekty wydajności firmy kurierskiej, które poprawiają KPI, można je skoncentrować, aby określić, jak utrzymać ten sam poziom wydajności, a nawet go promować. Jeśli dany partner wysyłkowy lub logistyczny był szczególnie dobry w (dostawa następnego dnia), możesz również rozważyć oferowanie SDD (dostawa tego samego dnia) i dodać to samo jako niezbędną usługę do umowy SLA, aby uwzględnić ją w stawki wysyłki, a nie jako ukryty koszt.

Ostateczna konkluzja

Jak wspomniano wcześniej, proces wiązania z firmą logistyczną trwa, więc monitorowanie wydajności firmy kurierskiej, odnotowywanie obszarów poprawy (zarówno dobrych, jak i złych) i przełożenie tego na opłacalne warunki SLA to zadania, które należy być przeprowadzane w regularnych odstępach czasu. Mogą one pomóc zoptymalizować główną istotę usługi, jaką jest sprzedaż i dostawa. Dzięki temu klienci są zadowoleni, a Twoja firma rozwija się i prosperuje na konkurencyjnym rynku.