Dlaczego Connecteam to najlepsza aplikacja zegara czasu dla małych firm
Opublikowany: 2021-11-08Kiedy jesteś właścicielem małej lub średniej firmy, wiesz, że śledzenie czasu jest tak samo niezbędne jak księgowość, listy płac czy zasoby ludzkie. A to dlatego, że śledzenie czasu rzuca bezpośrednie i natychmiastowe światło na najważniejsze aspekty Twojej firmy. Wiesz, czego potrzebują twoi pracownicy godzinowi, aby otrzymać zapłatę. Wiesz, czy faktycznie zarabiasz pieniądze na pracy, którą wykonujesz, czy też spalasz gotówkę. Wiesz, czy Twoi pracownicy pracują w zdrowym tempie. A lista po prostu się wydłuża.
Ponadto nie możemy przeoczyć jednego kluczowego powodu, dla którego śledzenie czasu jest tak ważne –jest wymagane przez prawo!FLSA (ustawa o sprawiedliwych standardach pracy) wymaga, aby wszystkie firmy śledziły godziny pracy swoich pracowników w ramach prowadzenia dokumentacji. Według FLSA pracodawcy są zobowiązani do posiadania dokładnej ewidencji każdego pracownika godzinowego ze szczegółowym podziałem liczby przepracowanych godzin dziennie i tygodniowo, datą i godziną rozpoczęcia tygodnia pracy, stawką godzinową, regularnymi zarobkami, wszystkimi przepracowane godziny nadliczbowe i wynagrodzenie za nadgodziny.
Co więcej, łamanie przepisów dotyczących zegara czasu może prowadzić do ukarania Twojej firmy koniecznością zapłacenia znacznych grzywien za każde naruszenie.
Ale dlaczego śledzenie czasu jest tak trudne do zarządzania?Cóż, jeśli nadal używasz długopisu i papieru do śledzenia swoich działań i czasu spędzonego na nich, drzwi są szeroko otwarte dla błędów. Na przykład dokładność i zaokrąglanie w górę lub w dół jest bardziej powszechnym i najłatwiejszym do popełnienia błędem. Zwłaszcza jeśli ty lub twój zespół nie od razu zapisujecie, kiedy zarejestrowaliście się i wyrejestrowaliście, zaczyna się zgadywanie – co sprawia, że prowadzenie listy płac również staje się koszmarem. A to tylko kilka podstawowych przykładów, dlaczego śledzenie czasu jest tak trudnym zadaniem dla menedżerów do wykonania.
Dlatego przejście na aplikację zegara czasu dla małych firm może pomóc uratować dzień — i każdy następny.
Dlaczego potrzebujesz aplikacji zegara czasu dla małych firm
Zastanowiliśmy się już, dlaczego śledzenie czasu jest takie trudne, a teraz chcemy zmienić punkt ciężkości. Poniżej omawiamy najważniejsze powody, dla których potrzebujesz aplikacji zegara czasu dla biznesu. To nie tylko moda czy trend, aplikacje zegara czasu dla małych firm są kluczem do dokładności, wydajnej listy płac i nie tylko.
Popraw swój sposób pracy
Ile czasu poświęcasz na przyziemne zadania, takie jak odpowiadanie na e-maile? Ile czasu spędza się na spotkaniach? Możesz być po prostu zaskoczony wynikami! Gdy wiesz, ile czasu poświęca się na określone zadania, możesz lepiej zorganizować swój czas, aby z kolei nie marnować czasu.
Zgodność z przepisami
Ustawa o sprawiedliwych standardach pracy (FLSA) wymaga, aby firmy prowadziły dokładne rejestry godzin pracy pracowników, ale właściciele wybierają metodę pomiaru czasu. FLSA wymaga przechowywania dokumentacji przez co najmniej dwa lata i musi być łatwo dostępna do kontroli rządowej. Tak więc, korzystając z aplikacji zegara czasu, nie musisz się martwić, że coś zostanie zgubione lub zgubione, na przykład to, co zwykle napotykasz na papierze.
Wyeliminuj kradzież płac i czasu
Większość pracowników popełni jakąś formę kradzieży wynagrodzenia i czasu, co może kosztować cię poważne pieniądze:
- Kradzież płac kosztuje pracowników w USA 22 miliardy dolarów rocznie
- Kradzież czasu kosztuje pracodawców w USA 11 miliardów dolarów rocznie
- Uderzenie kumpla kosztuje pracodawców w USA 373 miliony dolarów rocznie
- Księgowi twierdzą, że 92% ich klientów doświadczyło kradzieży czasu, a średnio 5% jest doliczane do ich kosztów wynagrodzeń brutto
- American Payroll Association informuje również, że ponad 75% firm straci pieniądze z powodu wybijania kumpli, ponieważ stanowi to około 2,2% listy płac brutto
Korzystając z aplikacji zegara czasu, eliminujesz wybijanie kolegom, ponieważ większość aplikacji dodaje znacznik lokalizacji GPS za każdym razem, gdy pracownik rejestruje się i wychodzi.
To wszystko jest automatyczne
Wszystko odbywa się automatycznie i pomaga zorganizować proces zatwierdzania kart czasu pracy, co oznacza oszczędność czasu dzięki unikaniu stosów arkuszy Excela.
Dane w czasie rzeczywistym
Jednym kliknięciem możesz sprawdzić, ile godzin przepracował pracownik, więc jeśli masz klienta, który chce wiedzieć, ile zapłaci w danym momencie, nie musisz czekać dni czy tygodni na dostarczenie takiej informacji .
„To idealne rozwiązanie dla naszej małej firmy, umożliwiające dokładniejsze śledzenie czasu, co pozwoliło nam zaoszczędzić pieniądze, ponieważ ludzie nie „zgadują”, o której godzinie zarejestrowali wejście i wyjście. Personel bardzo lubi możliwość przeglądania swojego czasu pracy!” Katie A.
Zapobiegaj uderzaniu kumpla
Jest to dość oczywiste, ale gdy pracownik korzysta z aplikacji zegara czasu do rejestrowania i wyrejestrowywania, pomaga to wyeliminować prawdopodobieństwo, że współpracownik może to zrobić za niego.
Śledzenie GPS
Stempel lokalizacji GPS jest oznaczany za każdym razem, gdy pracownik rejestruje się i wychodzi, więc zawsze wiesz, gdzie się znajdował, kiedy to zrobił. Daje to spokój ducha, ponieważ wiesz, że płacisz za pracę wykonaną przez pracownika, a nie za niepotrzebne objazdy po drodze.
Ponadto technologia Breadcrumbs zbiera losowe punkty lokalizacyjne, dzięki czemu menedżerowie mają ogólne pojęcie o tym, gdzie znajdują się ich pracownicy między rejestracją wejścia i wyjścia. Poprawia to również zdrowie i bezpieczeństwo, ponieważ menedżerowie mogą zidentyfikować ostatnią lokalizację swoich pracowników.
Szybko reaguj na nadgodziny
Gdy tylko pracownik przejdzie do pracy w nadgodzinach, otrzymasz powiadomienie, dzięki czemu nie będziesz tracić czasu na radzenie sobie z sytuacją. Jeśli pracownik po prostu zapomniał wyrejestrować się, możesz zająć się tym od razu, aby zawsze być o krok do przodu.
Zarządzaj lepiej swoim zespołem
Z łatwością dowiedz się, ile pracują Twoi pracownicy, dzięki czemu możesz śledzić, czy poszczególne osoby lub cały zespół regularnie przekraczają swoje możliwości. Oznacza to, że możesz pomóc zmniejszyć ich obciążenie pracą, aby się nie wypalili. Pozwala to na stworzenie zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym dla pracowników, dzięki czemu będą z kolei szczęśliwsi i zmotywowani.
Unikaj zaokrąglania w górę
Aplikacja nie zaokrągla ani sekundy w górę, gdy śledzi czas pracy pracownika. Tu i tam nie ma minut, zamiast tego wszystko jest śledzone co do sekundy.
Niskie wskaźniki błędów
Chociaż nie wszystkie błędy są eliminowane, prawdopodobieństwo wystąpienia błędu jest drastycznie niższe. IRS poinformował, że 33% pracodawców popełnia błędy w rozliczeniach płacowych, a American Payroll Association poinformowało również, że tego typu błędy wahają się od 1 do 8% całkowitej listy płac.
Wnioski o czas wolny
W wielu firmach absencja jest wynikiem niejasnych lub przestarzałych zasad dotyczących czasu wolnego. Ale jeśli masz aplikację zegara czasu, która natychmiast wie, kto poprosił o czas wolny, możesz jak najszybciej zatwierdzić lub odrzucić prośbę i stworzyć działający harmonogram.
Ale co ważniejsze, jeśli tego rodzaju oprogramowanie ma funkcje typu „wszystko w jednym”, można łatwo ustawić zasady dotyczące czasu wolnego. W ten sposób pracownicy mogą wnioskować o urlop w takim wymiarze, do jakiego są uprawnieni.
Dodaj dodatkowe informacje
Za każdym razem, gdy pracownik rejestruje się, ma możliwość dodania dodatkowych informacji w razie potrzeby, w tym nazwiska klienta, rodzaju pracy, zużycia materiałów itp.
Nie tkwij w przeszłości, tak wiele firm już przeszło na cyfrowy zegar czasu – i tak, jest to o wiele łatwiejsze niż myślisz. Ale zanim pospieszysz się z wyborem rozwiązania programowego, przed dokonaniem zmiany upewnij się, że wziąłeś pod uwagę poniższe czynniki.
Kluczowe czynniki przy wyborze aplikacji zegara czasu dla małych firm
Zadaj sobie następujące pytania:
- Ile czasu zajmie wdrożenie? Zastanów się, czy Twoi pracownicy są mobilni, czy cały dzień siedzą przed biurkiem.
- Czy rozwiązanie jest łatwe w użyciu?
- Ile czasu zajmie skonfigurowanie?
- Ile jesteś skłonny wydać?
- Czy możesz skalować i dodawać więcej do rozwiązania w razie potrzeby?
Teraz, gdy znasz zalety aplikacji zegara czasu dla małych firm i jakie krytyczne czynniki należy wziąć pod uwagę przed wyborem rozwiązania, w następnej sekcji przedstawiamy wiodącą aplikację zegara czasu dla małych firm.
Connecteam to najlepsza aplikacja zegara czasu dla małych firm
Connecteam oferuje najlepsze długoterminowe rozwiązanie dla małych i średnich firm, pracowników zdalnych i przedsiębiorstw. Możesz komunikować się, organizować zadania, udostępniać dokumenty, planować zadania i wiele więcej. Ale jakie funkcje są najbardziej imponujące w aplikacji zegara czasu?
Niezwykle przyjazny dla użytkownika
Dzięki eleganckiemu interfejsowi pracownicy mogą łatwo poruszać się po aplikacji bez konieczności szkolenia. Jeśli nie masz pracowników obeznanych z technologią, nie martw się, to dosłownie tak proste, jak pobranie i GO.
Ustaw dzienne limity
Możesz ustawić dzienny limit dokładnie, ile godzin pracownik może przepracować, dzięki czemu unikniesz kłopotów z nadgodzinami. A jeśli pracownik zapomni wyrejestrować, możesz automatycznie wyrejestrować go samodzielnie.
Wyposażony w GPS
Za każdym razem, gdy pracownik wchodzi i wychodzi, oznaczany jest znacznik czasu w czasie rzeczywistym i lokalizacja GPS.
Śledzenie geograficzne na żywo Connecteam wykorzystuje technologię „Breadcrumbs”, która umożliwia śledzenie lokalizacji pracowników, gdy są oni zarejestrowani iw ruchu, przy minimalnym wpływie na ich baterię lub pakiet danych. Po stronie pracowników rejestrują się jak zwykle, podczas gdy administratorzy mogą przeglądać swoją trasę podczas zmiany na powiększonej mapie, a nawet odtwarzać animację wideo, która łączy wszystkie okruszki w jedną ścieżkę.
Breadcrumbs śledzą lokalizację pracowników, gdy są na zegarze, niezależnie od tego, czy ich aplikacja jest otwarta, zamknięta, czy działa w tle.
„Podoba nam się raportowanie lokalizacji GPS, z którego rejestrują się członkowie naszego zespołu. Będąc w branży budowlanej, nasze miejsca pracy zmieniają się codziennie. Świetna wartość za oszczędności, które uzyskaliśmy dzięki przypadkowym lub celowym uderzeniom czasowym”. Devon P.
Wysyłaj przypomnienia
Wyślij powiadomienie push, aby przypomnieć pracownikom, kiedy nadszedł czas na zarejestrowanie lub wyrejestrowanie. Pomaga to ograniczyć nadgodziny lub błędne obliczenia godzin.
Karty czasu pracy i listy płac
Karty czasu pracy w Connecteam są łatwe w nawigacji i możesz natychmiast znaleźć to, czego brakuje lub należy to naprawić. Przechodzenie między kartami czasu pracy pracowników jest niezwykle łatwe, szczególnie dzięki czatowi w aplikacji. Ponadto Connecteam oferuje liczne opcje eksportu, które oszczędzają cenny czas, w tym integrację z QuickBooks Online i Gusto. Z łatwością eksportuj jako pełny szczegółowy grafik lub w formacie listy płac, po prostu eksportuj jednym kliknięciem, z określonymi datami, dla poszczególnych osób lub dla całego zespołu.
Automatycznie dodawaj bezpłatne przerwy do kart czasu pracy
Z łatwością aktywuj przerwy, aby automatycznie obniżać niepłatny czas wolny z kart czasu pracy pracowników. Po aktywacji, zgodnie ze skonfigurowanymi ustawieniami przerw, niepłatna przerwa jest odejmowana od łącznej liczby godzin dziennych każdego pracownika.
Na przykład dzięki Connecteam możesz również zarządzać wnioskami urlopowymi pracowników, aby jeszcze bardziej uelastycznić harmonogramy pracowników. Dzięki temu kompleksowemu rozwiązaniu możesz wykonać następujące czynności:
- Zorganizuj i utrzymuj zasady płatnego i bezpłatnego czasu wolnego w swojej firmie.
- Wybieraj spośród wielu predefiniowanych szablonów lub twórz własne.
- Pozwól pracownikom na składanie wniosków urlopowych z urządzeń mobilnych – gdziekolwiek się znajdują.
- Otrzymuj natychmiastowe powiadomienia za każdym razem, gdy zostanie złożona prośba.
- Określ, w jaki sposób obliczane są nieobecności zgodnie z Twoimi zasadami.
- Powiadamiaj pracowników, jeśli ich prośba została zatwierdzona lub odrzucona, eliminując wszelkie powiązania, nieporozumienia lub ręczne obliczenia.
Czat w aplikacji
Jeśli potrzebujesz więcej informacji o zmianie, możesz łatwo wysłać pracownikom wiadomość bezpośrednio z aplikacji. Lub możesz nawet wysłać aktualizację całemu zespołowi. Tak czy inaczej, zawsze wiesz, kto przeczytał Twoją wiadomość, a kto nie.
Katalog w aplikacji
Nie trać czasu na szukanie odpowiedniego kontaktu do pracy, wszystkie kontakty do pracy są przechowywane w Connecteam. Oznacza to, że nie musisz zapisywać takich informacji na swoim osobistym telefonie komórkowym. Jeśli nie pamiętasz czyjegoś nazwiska, po prostu wyszukaj według stanowiska, działu, lokalizacji itp.
Planowanie i przepływy pracy
Nie potrzebujesz wielu aplikacji do współpracy i zarządzania pracownikami. Po prostu aktywuj harmonogram, aby planować zmiany, wysyłać zadania i współpracować 24/7.
Dzięki przepływom pracy możesz tworzyć listy kontrolne i formularze w celu zwiększenia zgodności i możesz oficjalnie porzucić długopis i papier na dobre.
Ustawienia nadgodzin
Mierz nadgodziny, ustawiając tygodniowe nadgodziny lub dzienne nadgodziny na zegarze czasu. Domyślny tygodniowy limit nadgodzin wynosi 40 godzin, ale można go dostosować w razie potrzeby.
Możliwość archiwizacji
Kiedy pracownik odchodzi z firmy, możesz zarchiwizować jego profil, tak aby jego status był ustawiony na dezaktywację konta mobilnego, ale nadal zachowywał wszystkie dane z przeszłości.
Przystępny
Connecteam to najtańsza aplikacja zegara czasu na rynku. Jest dostępny w stałej cenie miesięcznej dla maksymalnie 30 użytkowników, dzięki czemu nie tracisz gotówki płacąc za użytkownika.Wybierz spośród 3 przystępnych planów, które zaczynają się już od 29 USD miesięcznie dla maksymalnie 30 użytkowników. Co najlepsze, Connecteam jest w 100% przeznaczony dla małych firm z maksymalnie 10 użytkownikami. Jeśli potrzebujesz więcej niż 30 użytkowników, dostępny jest również plan Enterprise.
Zacznij od bezpłatnego okresu próbnego już dziś!
Prosta, dokładna aplikacja zegara dla małych firm
Korzyści z Connecteam do śledzenia czasu w poszczególnych branżach
Firmy sprzątające
Ponieważ wszystko jest dostępne na smartfonach, firmy sprzątające używają Connecteam do wszystkich swoich potrzeb związanych z rejestracją czasu pracy i płacami, na przykład:
- Wprowadzanie i wychodzenie ze zmian za pomocą znacznika lokalizacji GEO
- Wysyłanie przypomnień, aby upewnić się, że pracownicy przychodzą i wychodzą na czas
- Wykorzystanie tagów, załączników zmianowych i notatek, aby wiedzieć, ile czasu przydzielono wszystkim klientom lub zadaniom
- Zarządzaj i zatwierdzaj urlopy i czas wolny zgodnie z ustalonymi zasadami.
- Eksport arkuszy płac, na zmianę lub łącznie.
Agencje opieki
Zarządzanie godzinami pracy wszystkich pracowników jest łatwiejsze, ponieważ wszystko jest natychmiastowe, a aplikacja Connecteam pozwala na więcej niż tylko rejestrowanie wejść i wyjść:
- Wejście i wyjście z zegara za pomocą znacznika lokalizacji GPS
- Wysyłanie przypomnień, aby upewnić się, że wszyscy pracownicy rejestrują się i wychodzą na czas
- Wykorzystanie notatek i tagów w celu zaspokojenia określonych potrzeb (np. filtrowanie według klientów lub określonych dat).
- Eksport arkuszy płac, na zmianę lub łącznie
- Czat w aplikacji, aby uzyskać wyjaśnienia dotyczące zmian lub jeśli potrzebne są dodatkowe informacje.
Firmy hotelarskie
Oszczędzanie czasu na zarządzaniu godzinami pracy jest łatwiejsze niż kiedykolwiek:
- Pracownicy mogą rejestrować i kończyć zmiany za pomocą znacznika lokalizacji GEO
- Wysyłanie przypomnień za pośrednictwem powiadomień push, aby upewnić się, że pracownicy rejestrują się i wychodzą na czas
- Używanie notatek i tagów w celu zaspokojenia określonych potrzeb
- Eksport arkuszy płac, na zmianę lub łącznie.
Firmy logistyczne i operacyjne
Connecteam pozwala być dokładnie tam, gdzie są Twoi pracownicy, jeśli chodzi o śledzenie czasu pracy, potrzeby płacowe i nie tylko:
- Zarządzanie godzinami pracy poprzez umożliwienie pracownikom rejestrowania zmian przy użyciu znacznika lokalizacji GEO
- Wysyłanie przypomnień, aby upewnić się, że pracownicy bez biurka przychodzą i wychodzą punktualnie
- Wiedz, kiedy, co i gdzie, używając notatek i tagów w celu zaspokojenia określonych potrzeb
- Eksport arkuszy płac według zmian lub łącznie.
Firmy ochroniarskie
Śledzenie czasu jest łatwiejsze i pozwala zaoszczędzić koszty dzięki Connecteam:
- Ochroniarze mogą łatwo rejestrować zmiany i kończyć je za pomocą znacznika lokalizacji GPS
- Przypomnienia mogą być wstępnie zdefiniowane, dzięki czemu możesz mieć pewność, że Twoi pracownicy przychodzą i wychodzą punktualnie
- Wykorzystanie notatek i tagów w celu zaspokojenia określonych potrzeb
- Dodanie funkcji planowania w celu utrzymania zmian i zadań wysyłkowych
- Eksportuj arkusze płac według zmiany lub łącznie.
Najlepszy zegar dla małych i średnich firm
Rejestruj i wylogowuj się, zgłaszaj nieobecności, przeglądaj bieżące i przeszłe karty czasu pracy oraz dodawaj notatki w drodze. Zacznij śledzić czas już dziś dzięki aplikacji zegara pracowniczego Connecteam.
