Zachowanie zgodności ma kluczowe znaczenie - przewodnik menedżera dotyczący zasad zegara czasu pracy dla pracowników godzinowych

Pracodawcy mają wiele obowiązków. Niektóre obowiązki obejmują przestrzeganie zasad i przepisów rządowych. Wiele przepisów obejmuje zasady dotyczące zegara czasu dla pracowników godzinowych.

Ustawa o sprawiedliwych standardach pracy (FLSA) narzuca zasady dotyczące wynagrodzenia pracownika, nadgodzin i godzin.

Łamanie zasad i przepisów dotyczących zegara czasu może prowadzić do narażenia firmy na surowe kary i zapłacenia wysokich grzywien. Można bezpiecznie założyć, że chcesz uniknąć naruszenia Ustawy o sprawiedliwych standardach pracy.

Istnieje skuteczny i wydajny sposób przestrzegania federalnych i stanowych przepisów dotyczących zegara czasu pracy dla pracowników godzinowych. Dzieje się tak za pomocą rozwiązania do śledzenia czasu pracowników, które obejmuje zegar czasu i funkcje śledzenia czasu.

Według US Commerce of Labor aplikacja do śledzenia czasu Connecteam ułatwia śledzenie czasu pracowników, oszczędzanie pieniędzy i zapewnianie zgodności firmy z przepisami.

Z tego artykułu dowiesz się, jak ważne jest cyfrowe rozwiązanie do śledzenia czasu. Ale najpierw przyjrzyjmy się różnym regułom zegara czasu dla pracowników godzinowych w określonych sytuacjach. Następnie mamy kompletny przewodnik, jak zachować zgodność z tymi zasadami.

Wejdźmy w to!

Pracownik etatowy VS na godziny

Rozważając zasady zegara czasu, ważne jest, aby zrozumieć różnice między pracownikami etatowymi i godzinowymi.

Podczas pracy z zegarami czasowymi dobrze jest również znać różnice między:

• Pracownicy zatrudnieni w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy
• Pracownicy zwolnieni i nie zwolnieni
• Przerwy na posiłek i odpoczynek
• Urlop płatny i urlop bezpłatny

Korzystanie z odpowiedniej technologii jest kluczem do zarządzania pracownikami. Rozwiązania takie jak Connecteam umożliwiają firmom łatwe zarządzanie godzinami pracy i przestrzeganie przepisów. Te produkty umożliwiają również tworzenie lub aktualizowanie zasad związanych z zegarem czasu.

Bycie pod telefonem

Handel detaliczny, hotelarstwo, budownictwo i gastronomia wolą radzić sobie ze zmianami zmianowymi, korzystając z pracy na wezwanie. Kiedy pracownicy pracują w godzinach dyżuru, są dostępni do rejestracji i muszą czekać, aż ich przełożony skontaktuje się z nimi, jeśli będą musieli przyjść.

Jednak harmonogramy dyżurów są nielegalne w niektórych częściach Stanów Zjednoczonych. Zakaz ten wynika z harmonogramów dyżurów, które niezwykle utrudniają pracownikom utrzymanie zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Doradca ds. godzin pracy Departamentu Pracy Stanów Zjednoczonych dostarcza więcej informacji na temat wynagrodzenia na wezwanie dla pracowników i pracodawców.

To, czy godziny spędzone na dyżurze są godzinami przepracowanymi, jest kwestią faktyczną, którą należy ustalać indywidualnie dla każdego przypadku. Cały czas dyżuru nie jest przepracowanymi godzinami.

FLSA

Wynagrodzenie za pracę na wezwanie ma miejsce, gdy pracodawca płaci pracownikowi za czas, w którym osoba ta była dostępna do pracy.

Jednak nie wszyscy pracownicy dyżurujący muszą otrzymywać wynagrodzenie za dyżur.

Kiedy pracownicy czekają na dyżur w miejscu pracy lub biurze Twojej firmy, Twoja firma musi im zapłacić. Dlaczego? Ponieważ prawo federalne uważa to za warunek ograniczony.

Ponieważ pracownicy byli w miejscu pracy, nie mogli wykorzystywać swojego czasu z powodów osobistych. Tak więc te godziny byłyby płatne jako przepracowane godziny.

Praca poza zegarem i wynagrodzenie za nadgodziny

Zgodnie z FLSA pracownicy niezwolnieni otrzymują wynagrodzenie za nadgodziny, jeśli pracują ponad 40 godzin tygodniowo. Wynagrodzenie za nadgodziny musi wynosić co najmniej 1,5 normalnej stawki pracownika. Menedżerowie muszą zapewnić, aby pracownicy pracujący ponad 40 godzin tygodniowo otrzymywali wynagrodzenie za nadgodziny.

Jednak niektórzy pracodawcy nie są świadomi, że łamią przepisy dotyczące wynagrodzenia za nadgodziny. Wiele z tego zamieszania pojawia się, gdy pracownik godzinowy pracuje po godzinach. Praca poza czasem ma miejsce, gdy pracownik wykonuje zadanie związane z pracą, gdy nie jest zarejestrowany.

Oto kilka przykładów sytuacji, w których pracownik powinien otrzymać zapłatę:

• Zmiana lub oddanie mundurów: Wielu pracodawców każe pracownikom czekać na początku lub na końcu zmiany, aby oddać mundury lub sprzęt roboczy. Firmy muszą płacić pracownikom za czas spędzony na oczekiwaniu na miejscu.
• Pomoc klientom: Kiedy pracownik pomaga klientowi po zakończeniu zmiany, musi otrzymać wynagrodzenie za czas spędzony z tym klientem.
• Przygotowanie do nadchodzących zmian: Pracodawcy muszą płacić pracownikom za pracę wykonaną w celu otwarcia firmy. Na przykład Twoja firma musiałaby zapłacić pracownikowi za zatrzymanie się w banku w celu odebrania gotówki do kas przed otwarciem firmy.

Wykonywanie zadań po zamknięciu firmy: Pracodawca musi również płacić pracownikom za zadania, które wykonali po wyrejestrowaniu. Na przykład firma może wymagać od pracowników posprzątania sklepu przed zakończeniem ich zmiany.

Zasady zegara czasu dla pracowników godzinowych

Nauczyłeś się, jak pomóc pracownikom godzinowym śledzić ich godziny pracy. Teraz dowiesz się, jak nakreślić wspólne reguły zegara dla pracowników godzinowych.

System śledzenia czasu

FLSA nie zmusza cię do korzystania z jednego rodzaju systemu śledzenia czasu. Dlatego możesz wybrać swój własny system zegara czasu. Przed wyborem systemu do śledzenia godzin upewnij się, że prowadzi on dokładne rejestry rzeczywistych godzin pracy i przerw.

Firmy korzystają z rozwiązań, takich jak aplikacja zegara czasu pracy Connecteam, aby śledzić czas i zapewniać dokładność grafików.

Kompleksowe rozwiązania do śledzenia czasu ułatwiają śledzenie i zarządzanie godzinami pracy — niezależnie od tego, czy pracownicy pracują nad zadaniami, czy nad projektami. Rozwiązania te mogą również pomóc w ulepszeniu listy płac, zarządzaniu kartami pracy i łatwej współpracy z pracownikami bez biurka w czasie rzeczywistym i w podróży.

Systemy śledzenia czasu, takie jak Connecteam:

• Pozwól pracownikom rejestrować wejścia i wyjścia za pomocą sygnatury czasowej GPS.
• Śledź pracowników przez cały dzień dzięki śledzeniu geograficznemu Breadcrumbs na żywo.
• Zapewnij przegląd w czasie rzeczywistym, gdzie znajdują się zarejestrowani pracownicy.
• Pomóż pracownikom z łatwością ubiegać się o urlop.
• Wyświetl aktualne i przeszłe karty czasu pracy.
• Z łatwością eksportuj karty czasu pracy do Quickbooks Online lub Gusto, aby uzyskać 100% dokładną listę płac.
• Rób notatki, gdy jesteś w drodze.
• Przypomnij swoim pracownikom za pomocą automatycznych powiadomień
• Ustaw ograniczenia i miej bezpośrednią kontrolę, aby zapobiec kradzieży czasu.

Ta firma sprzątająca zaoszczędziła czas i pieniądze na śledzeniu czasu, planowaniu i nie tylko dzięki mobilnej aplikacji do śledzenia czasu Connecteam.

Nadal nie jesteś przekonany, że rozwiązanie cyfrowe jest dla Ciebie? Zapoznaj się z naszym kompletnym przewodnikiem, dlaczego przejście na cyfrowe rozwiązanie do śledzenia czasu jest najlepszym wyborem dla Twojej firmy i Twoich pracowników.

Czas zaokrąglania

Wytyczne FLSA pozwalają firmom zaokrąglać godziny pracy pracowników do najbliższego określonego przyrostu. Firmy mogą zaokrąglić czas w górę lub w dół.

Załóżmy na przykład, że Twoja firma zaokrągla w górę do najbliższego kwadransa. Jeśli pracownik zakończył pracę o 17:11, a Ty zaokrąglisz w 15-minutowych odstępach (kwadrans), zapłacisz pracownikowi do 17:15.

Ważne jest, aby zwracać szczególną uwagę podczas śledzenia czasu, zwłaszcza jeśli Twoja firma zaokrągla godziny w dół. Większość firm woli zaokrąglać godziny w górę, ponieważ zaokrąglanie w dół może prowadzić do łamania przez firmy przepisów dotyczących wynagrodzeń i prawa pracy.

Pamiętaj, że Twoja firma musi również płacić za nadgodziny, gdy zaokrąglenie powoduje, że pracownik godzinowy otrzymuje wynagrodzenie za nadgodziny.

Ewidencjonowanie

Przepisy dotyczące wynagrodzeń i pracy wymagają od pracodawców prowadzenia dokładnych rejestrów wynagrodzeń wszystkich pracowników. Zgodnie z tymi przepisami Departament Pracy Stanów Zjednoczonych może wyrywkowo sprawdzać dokumentację płacową firm.

Używanie przestarzałych systemów do śledzenia godzin pracy pracowników może prowadzić do poważnych problemów. Niektóre z tych problemów mogą obejmować niewypłacone wynagrodzenie i naruszenie federalnego lub stanowego prawa pracy.

Na szczęście rozwiązania takie jak Connecteam oferują nieograniczone przechowywanie w chmurze rekordów czasu pracy. Przechowywanie w chmurze zapewnia łatwy dostęp do dokumentacji Twojej firmy z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.

Rozwiązanie do śledzenia czasu jest również pomocne w utrzymaniu zegarów bez pomyłek. Prowadzenie zapisów zegara czasu na papierze może prowadzić do niedokładności. To samo dotyczy sytuacji, gdy używasz przestarzałych systemów śledzenia czasu dla pracowników godzinowych.

Rozwiązania takie jak Connecteam przechowują godziny pracy pracowników i bilanse czasu wolnego w jednym programie. Ten rodzaj funkcji zapobiega sporom związanym z zegarem czasu. Zaktualizowanie sposobu, w jaki Twoja firma śledzi czas pracowników godzinowych, pomaga również uniknąć problemów związanych ze zgodnością.

Wejście i wyjście z zegara

Jako pracodawca decydujesz, czy pracownicy godzinowi mogą rejestrować się wcześniej, czy później. Jednak większość firm pozwala pracownikom mieć dodatkowe minuty (nie godziny) na późne lub wczesne odliczanie. Niektórzy pracownicy, zwłaszcza w firmach korzystających z przestarzałych systemów śledzenia czasu, mogą łatwo oszukać system, aby uzyskać więcej czasu na swoich wypłatach.

Aplikacja z zegarem czasowym pozwala użytkownikom dodawać limity wczesnego wchodzenia i późnego wylogowywania. Niektóre rozwiązania oferują śledzenie geograficzne, dzięki czemu możesz zobaczyć, gdzie i kiedy pracownicy rejestrują się i wychodzą.

Potwierdzanie godzin

Pracownicy godzinowi zasługują na możliwość potwierdzenia, że ​​ich godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy są prawidłowe na koniec okresu rozliczeniowego. Na szczęście aplikacja z zegarem czasowym sprawia, że ​​potwierdzanie godzin jest niezwykle proste dla każdego.

Rozwiązanie z zegarem czasu może wysyłać powiadomienia, gdy pracownicy godzinowi przesyłają swoje godziny pracy lub proszą o urlop. O wiele łatwiej jest zobaczyć powiadomienie na telefonie niż przedzierać się przez zagraconą skrzynkę odbiorczą lub czat grupowy. Poszukaj rozwiązania, które pozwoli Ci odpowiedzieć na te powiadomienia w aplikacji. Możliwość korzystania z jak najmniejszej liczby aplikacji zawsze ułatwia życie.

Niektóre aplikacje do śledzenia czasu można również zintegrować z popularnym oprogramowaniem do listy płac. Jeśli rozwiązanie zegara czasu można zintegrować z systemami płatności Twojej firmy, skorzystaj! Integracje, których skonfigurowanie zajmuje kilka minut, mogą w dłuższej perspektywie zaoszczędzić Tobie lub Twojemu działowi HR dużo czasu.

Ustawianie zasad

Właściciele firm muszą informować swoich pracowników o przepisach dotyczących obecności i czasu pracy. Większość firm umieszcza te informacje w swoich podręcznikach dla pracowników.

Jeśli chodzi o ustalanie zasad dotyczących czasu, wyjaśnij konsekwencje:

• Manipulowanie lub próba manipulacji przy systemie rejestracji wejścia i wyjścia
• Kradzież czasu
• Wybijanie kumpla (rejestracja lub wyjście dla kolegów)
• Absencja

Podsumowanie zasad zegara czasu pracy dla pracowników godzinowych

Firmy muszą przestrzegać zasad zegara czasu dla pracowników godzinowych. Przestrzeganie tych zasad chroni firmę przed błędami w płacach i rozliczaniu czasu pracy. Ułatw życie pracownikom godzinowym, rezygnując z przestarzałych sposobów śledzenia czasu i korzystając z cyfrowej aplikacji zegara.

Posiadanie dokładnego zegara cyfrowego:

• Zapobiega potencjalnym sporom prawnym
• Zatrzymuje nieprawidłowe obliczenia godzin i płac
• Koniec z czasochłonnym ręcznym śledzeniem czasu
• Oszczędza pieniądze na nieprawidłowych płatnościach pracowników

Nie możemy wystarczająco podkreślić, jak ważne jest śledzenie czasu dla sukcesu Twojej firmy. Upewnij się, że postępujesz zgodnie z zasadami zegara czasu pracy dla pracowników godzinowych, dokonując mądrego i łatwego wyboru — przejdź na technologię cyfrową!