10 najlepszych działań związanych z zarządzaniem zmianą
Opublikowany: 2020-09-13To trochę banalne, ale prawdziwe:„Zmiana jest jedyną stałą” .Jeśli chcesz prowadzić odnoszący sukcesy biznes na dynamicznym, zorientowanym na konsumentów i globalnie konkurencyjnym rynku, ten plakat motywacyjny w stylu zen powinien być Twoją mantrą. Dziś zarządzanie zmianą w Twojej organizacji to nie tylko przepustka do sukcesu. to także sposób na zapewnienie przewagi konkurencyjnej, która pomoże Ci przetrwać.
Każdego dnia szukasz nowych inicjatyw i projektów, które możesz uruchomić, aby poprawić wydajność (pracowników, klientów i firmę), zwiększyć zyski i zwiększyć przewagę konkurencyjną. Sposób, w jaki planujesz wprowadzić tę zmianę, zależy od Ciebie — może to być nowa technologia umożliwiająca lepszą mobilną siłę roboczą, przeprojektowanie procesu w celu zapewnienia 100% zgodności z przepisami lub dążenie do transformacji całego przedsiębiorstwa w zakresie obsługi klienta. W każdym razie nigdy nie osiągniesz tej zmiany bez ludzi.
Dostępny jest szeroki wybór podejść i modeli zarządzania zmianą. Niezależnie od tego, na co się zdecydujesz, zebraliśmy 10 sprawdzonych działań, które pomogą Ci skutecznie je wdrożyć. Ale zanim omówimy „jak”, najpierw zdefiniujmy, czym właściwie jest zarządzanie zmianą.
P: Czym jest zarządzanie zmianą?
Odp.: Zarządzanie zmianą to zastosowanie procesów, metod, zasobów wiedzy, umiejętności i doświadczenia w celu wprowadzenia zmiany po stronie ludzi, optymalizując w ten sposób korzyści płynące z inicjatywy.– Daniel Lock
Zmiana to przejście z jednego stanu do drugiego. Wszyscy doświadczamy zmian we wszystkich aspektach naszego życia, czy tego chcemy, czy nie. Może być motywowany siłami wewnętrznymi lub zewnętrznymi wymaganiami i ograniczeniami. Można się tego spodziewać i zaplanować, albo zupełną niespodziankę. Niektóre zmiany mogą być niewielkie, a niektóre wywracają Twój świat do góry nogami. Jednak większość zmian, które napotykasz w swoim życiu osobistym, nie wymaga zaangażowania więcej niż garstki osób. W biznesie to tak nie działa .
Uwolnij pełny potencjał swojej firmy dzięki kompleksowemu oprogramowaniu do zarządzania Connecteam
Jeśli chodzi o biznes, podjęcie zmiany organizacyjnej oznacza nadanie struktury procesowi przejścia od „teraz” do pożądanego wyniku w przyszłości. Transformacja ta nie może się odbyć bez aktywnego udziału pracowników, których dotyczy proces i jego skutki. Aby inicjatywa biznesowa odniosła sukces, musisz zaangażować swoich pracowników w jej przyjęcie. Zarządzanie zmianą ma na celu właśnie to.
Dlaczego musisz zarządzać zmianami w swojej firmie
Ludzie są różni. Podczas gdy niektórzy witają zmiany z zadowoleniem i akceptują je, inni opierają się im, a niektórzy mogą nawet być przez to zdenerwowani.
Jak Janice z księgowości. Zawsze przewraca oczami, nawet przy najmniejszych zmianach, które w jakiś sposób zmieniają jej codzienną rutynę. Ponieważ ona po prostu nie daje &#%.
Zarządzanie zmianą jest konieczne, ponieważ zapewnia proces, narzędzia i podejścia umożliwiające dokonanie poszczególnych zmian składających się na ogólną zmianę organizacyjną .
Ankieta IBM wykazała, że kierownicy ds. zarządzania zmianą wymienili „czynniki ludzkie” jako największe bariery na drodze do sukcesu: zmiana sposobu myślenia i nastawienia – 58%, kultura korporacyjna – 49%, brak wsparcia ze strony kierownictwa wyższego szczebla – 32%. Odkrycia te mogą łatwo wyjaśnić, dlaczego 48% inicjatyw strategicznych kończy się niepowodzeniem.
Bez skutecznego zarządzania zmianami Twoja organizacja nie będzie w stanie odpowiedzieć na zewnętrzne bodźce zmian . Strategiczne inicjatywy organizacyjne, mające na celu rozwój Twojej firmy w coraz bardziej konkurencyjnym środowisku, zakończą się niepowodzeniem w prawie połowie przypadków. Ale nie trać nadziei — jest wiele rzeczy, które możesz zrobić, aby skutecznie zarządzać zmianami organizacyjnymi.
Najważniejsze działania związane z zarządzaniem zmianą
Zwykle poszukujemy działań związanych z zarządzaniem zmianą, przygotowując się do radzenia sobie z nadchodzącą zmianą lub chcąc pomyślnie przeprowadzić pewnego rodzaju transformację organizacyjną. To, czego czasami zaniedbujemy, to rozważenie długoterminowych działań związanych z zarządzaniem zmianą, które zapewniają narzędzia i procesy wspierające więcej niż jedną inicjatywę (kolejno lub równolegle).
Niektóre strategie zarządzania zmianą, zastosowane i zrealizowane w ramach jednej inicjatywy, mogą być następnie wykorzystane podczas promowania innej. Nazywamy to „recyklingiem” i jesteśmy wielkimi zwolennikami tego ekologicznego podejścia. Na poniższej liście strategii uwzględniliśmy kilka wskazówek dotyczących strategii i narzędzi recyklingu. Jak zobaczysz, niektóre strategie, które wydają się bardzo specyficzne dla danej inicjatywy, mogą być korzystne poza zakresem konkretnej inicjatywy zmiany.
Zacznij od identyfikacji
Pracownicy, których dotyczy inicjatywa, są często tymi, którzy mają kluczowe znaczenie dla jej sukcesu. Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to zidentyfikować i sklasyfikować trzy różne typy pracowników oraz stworzyć dla każdego z nich inne podejście i taktykę komunikacji .
Znajdź Twierdzę Rebeliantów (buntownik)
Rebelie najlepiej tłumić w zarodku, wystarczy zapytać Dartha Vadera. Zidentyfikuj swoich najbardziej opornych pracowników, a następnie dowiedz się, co ich powstrzymuje . Niektóre negatywne postawy i „alternatywne fakty” mogą rozprzestrzeniać się w organizacji jak wirus, tworząc ogromne przeszkody. Identyfikując te powszechne przyczyny oporu, możesz spróbować je rozpoznać lub, alternatywnie, dostosować przejście tak, aby uwzględniało potrzeby i wymagania stawiających opór pracowników.
Embrace Your Change Ambasadorzy (rekrut)
Wcześni użytkownicy są dość łatwi do zidentyfikowania. Zwykle to oni mają najnowsze gadżety na biurkach i geekowskie koszulki jako zwykły strój do pracy. To najlepsi ambasadorzy zmian, których możesz rekrutować i przyjąć jako liderów, źródła cennych spostrzeżeń i rzeczników w Twoim imieniu w swoich zespołach i działach . Mogą po prostu odnieść większy sukces w dotarciu do Janice i sprawić, by dała &^@# niż ty.
Ci, którzy potrzebują szturchańca (osoba postronna)
Trzecia grupa pracowników to pracownicy bierni. Neutralny obserwator, że tak powiem. Prawdopodobnie pójdą z prądem, JEŚLI po wykonaniu kroków 1 i 2 uda ci się wygenerować wystarczający impet zmian. Obserwator może po prostu tego nie rozumieć lub nie wiedzieć wystarczająco dużo o jego reperkusjach dla ich codziennych funkcji zawodowych.
Albo może ich to po prostu nie obchodzić, jak Janice z księgowości. Zidentyfikowanie przyczyn braku uczestnictwa lub zainteresowania może pomóc w rozpoczęciu planowania optymalnej taktyki, aby ci pracownicy (miejmy nadzieję) zostali ambasadorami zmian .
Na dłuższą metęidentyfikacja i kategoryzowanie pracowników jako przeciwników, zwolenników lub obojętnych na zmiany organizacyjne może pomóc w podejściu do przyszłych inicjatyw (lub obecnych), wiedząc, czego się spodziewać. Ponadto, pogłębienie wiedzy o pracownikach i ich ogólnym nastawieniu do zmian może dostarczyć bezcennych informacji, które wykraczają daleko poza konkretny proces przejścia.
Angażować się
Ogólnie rzecz biorąc, zaangażowanie jest kluczem do promowania zmian organizacyjnych, ale nie może mieć miejsca tylko w ramach przejścia. Angażowanie pracowników to coś, co powinieneś robić stale i konsekwentnie z wielu powodów. Przede wszystkim dlatego, że te narzędzia do zarządzania zmianami mogą służyć Ci w przyszłości na wiele sposobów.
Zbierać się
Spotkania w ratuszu, fizyczne lub wirtualne, to świetny sposób na zaangażowanie pracowników i komunikację między sobą oraz kierownictwem wyższego szczebla w komfortowych warunkach. Spotkania te, choć nieco chaotyczne, gdy zaangażowane są duże grupy pracowników, mogą być pomocnym narzędziem w identyfikowaniu przyczyn i przywódców ruchu oporu oraz rozpoczynaniu rozmowy.
Dlaczego jednak nie wdrożyć zmian za pomocą narzędzia, które zmienia reguły gry. Czy twój umysł już oszalał?! Zamiast zapraszać wszystkich do biura na spotkanie w ratuszu, zmień sposób komunikacji za pomocą aplikacji pracowniczej. Dzięki aplikacji pracowniczej możesz angażować swoich pracowników w dowolnym miejscu i czasie, w sposób, który im odpowiada i jest przyzwyczajony do komunikowania się . Firmy, które wykorzystały Connecteam do tego procesu, odnotowały wzrost zaangażowania nawet o 70%, co znacznie ułatwiło wdrażanie zmian.
Aktualizacje postępów
Utrzymanie wszystkich zaangażowanych w złożony proces może być piekielnie trudne. Na szczęście nie brakuje narzędzi, które pozwolą Ci stworzyć biuletyn informujący pracowników o postępach w przejściu, które dotyczy ich bezpośrednio. Ale znowu sprawmy, by proces wprowadzania zmian był sam w sobie bardziej innowacyjny i ekscytujący.
Newslettery świetnie nadają się do przesyłania informacji w jednym kierunku. Menedżer może wysłać każdemu w firmie biuletyn, aby byli na bieżąco, ale proces kończy się na tym. Nie ma prawdziwej dwukierunkowej komunikacji.
Tutaj możesz użyć Connecteam do wysyłania Aktualizacji za pośrednictwem aplikacji mobilnej. Aktualizacje działają jak posty na Facebooku i pozwalają wszystkim angażować się, polubić i komentować aktualizacje. Kierownik może również otrzymać raport z zaangażowania i podjąć działania na podstawie komentarzy swoich pracowników .
Zarejestruj się bezpłatnie w aplikacji Connecteam do komunikacji z pracownikami już dziś!
Mile widziane opinie pracowników
Program informacji zwrotnych od pracowników to prosty sposób na otrzymywanie informacji zwrotnych od pracowników w trakcie całego procesu zmian . Informacje zwrotne mogą mieć formę kwestionariuszy, quizów i indywidualnych wywiadów z pracownikami ze wszystkich zidentyfikowanych wcześniej kategorii, które, jak się domyślasz, możesz przeprowadzić za pośrednictwem Connecteam.
Na dłuższą metęwszystkie te narzędzia budują zaangażowanie pracowników i, jak wspomnieliśmy powyżej, służą Ci na wiele sposobów. Na przykład opinie pracowników zebrane za pomocą programu opinii pracowniczych wprowadzają zmiany. Pomysły udostępniane za pośrednictwem firmowej aplikacji pracowniczej zamieniają się w niesamowite nowe inicjatywy. Aktualizacja postępów staje się wspaniałym przejawem kultury korporacyjnej oraz kanałem komunikowania celów i ideałów organizacji. I memy z kotami. Ponieważ wszyscy lubią memy z kotami. Oprócz Janice.
Wyznaczaj cele i świętuj zwycięstwa
Proces przejścia wymaga czasu. Aby lepiej nim zarządzać, należy podzielić przejście na etapy, fazy i działania.
Zacznij od małych z łatwymi wygranymi
Angażowanie pracowników to proces, a najlepszym sposobem na przetestowanie skuteczności swoich narzędzi i działań jest stworzenie możliwości wdrożenia zarządzania zmianą na mniejszych zmianach . Na przykład zaangażowanie pracowników w debatę na temat preferowanych godzin lunchu to świetny sposób na zachęcenie ich do okazania zainteresowania i nawiązania kontaktu z kolegami i starszymi pracownikami.
Po wypromowaniu małej inicjatywy możesz się z niej uczyć, więc druga jest o wiele prostsza .
Ustaw znaczące kamienie milowe
Małe zwycięstwa to dobra praktyka i preludium, ale jeśli chodzi o głębokie zmiany organizacyjne, te „wygrane” nie przychodzą tak łatwo. Poświęć więc czas na świętowanie ich ze swoimi pracownikami . Ponadto wykorzystanie tych kamieni milowych do mierzenia postępów może pomóc w wyznaczeniu punktu przełomowego , w którym można spojrzeć wstecz, zastanowić się i wyciągnąć wnioski.
Zrewolucjonizować
Lubimy mówić, że różnica między objawieniem a rewolucją polega na tym, że jedna to wizja jednego człowieka, a druga to ruch wielu. Zarządzanie zmianą jest pod wieloma względami drogą od wizji do rewolucji . Wymaga też zaangażowania ludzi, których dotyczy zmiana, i prawdziwego zaangażowania ich w sukces.
Innowacje a cyfryzacja
Zarządzanie zmianą musi być rewolucyjne i innowacyjne, a nie tylko „cyfryzacją” starych, niezbyt dobrych sposobów. Pracownicy nie wskakują na szaleńczo biurokratyczną zmianę. Chcą stać za rewolucją, a nie czyimś objawieniem. Twoim zadaniem jest zarządzanie zmianą jako taką .
Przeglądanie wyników
Gdy kurz opadnie, nadszedł czas, aby przejrzeć swoją rewolucję i ocenić jej sukces w osiąganiu wyznaczonych celów. Ale to nie wystarczy. Aby utrzymać bezwładność inicjatyw w czasie i identyfikować wyzwania, zanim staną się one kryzysami, powinieneś przeglądać swoje postępy i wyniki po osiągnięciu wcześniej ustalonych kamieni milowych. Ale nie zapomnij pozwolić swoim pracownikom i sobie świętować osiągnięć, jednocześnie ucząc się na porażkach.
W dłuższej perspektywierewolucje mogą zmienić organizację nie tylko z perspektywy operacyjnej, ale także kulturowej. Zachęcanie do kultury innowacji i nieustanne zaangażowanie w mini-rewolucje w Twojej firmie zazwyczaj okaże się korzystne dla wszystkich zaangażowanych .
Dzięki konsekwentnej ocenie i przeglądowi można zebrać ważne informacje do wykorzystania w przyszłych inicjatywach. Na przykład, jeśli z perspektywy czasu stwierdzisz, że niektóre narzędzia lub taktyki, których użyłeś do zarządzania zmianą w poprzednim projekcie, nie spełniły swojego celu? Będziesz wiedział, jak usunąć z nich priorytety w przyszłych przedsięwzięciach.
Angażowanie się w stan przyszły
Większość firm nie przeprowadza dużych zmian raz na 24 miesiące. Wszyscy pracują ciężej, szybciej i we współzależności — musisz osiągać wyniki w zakresie różnych zmian, jeśli Twoja firma ma jakąkolwiek nadzieję na realizację swojej strategicznej wizji i prosperowanie w dzisiejszym zmieniającym się sposobie myślenia. Dzięki pomyślnemu zastosowaniu zarządzania zmianą możesz osiągać wyniki w każdym ze swoich przedsięwzięć. I nie zapomnij o swoim najważniejszym zasobie, czyli pracownikach. Angażując i wspierając naszych pracowników podczas zarządzania zmianą, pokazujemy, że ich cenimy, co motywuje ich do wsiadania do pociągu, aby pomóc w realizacji zamierzonej zmiany.
Zmiany w organizacjach przybierają różne formy. Może to być integracja nowego rozwiązania technologicznego, fuzja dwóch firm, ekspansja firmy na inny kontynent lub plan przeniesienia Janice z księgowości na małą wyspę na Pacyfiku. Zarządzanie zmianą różni się od każdego z tych trudnych procesów, ale jego podstawą jest zaangażowanie pracowników . Inwestując w pozyskanie współpracy i zaangażowania pracowników znacznie zwiększasz szanse na pomyślne przejście ze stanu obecnego do lepszego przyszłego.
Narzędzie nr 1 dla menedżerów
Connecteam to Twoje narzędzie do zarządzania zaangażowaniem, rozwojem i relacjami pracowników. Możesz usprawnić komunikację, zapewnić swoim pracownikom platformę do bycia wysłuchanym, zwiększyć zaangażowanie, wzmocnić kulturę firmy, dostosować pracowników do polityki firmy, usprawnić codzienne operacje, budować umiejętności zawodowe i wiele więcej.
