8 najlepszych porad dotyczących faktur fotograficznych z szablonem faktury fotograficznej

Fotografia to niesamowita profesja dla każdego, kto może zanurzyć się w sztuce uchwycenia wspaniałych chwil ludzi i żywiołów przyrody. Fotografia może stać się dla wielu z nas pasją, zainteresowaniem na całe życie, a może nawet obsesją. To nie tylko hobby, ale ugruntowany zawód obejmujący kilka kategorii fotografii. Według ostatnich badań rynku przeprowadzonych przez IBISWorld, sam amerykański przemysł fotograficzny generuje przychody w wysokości prawie 10 miliardów dolarów, zapewniając zatrudnienie ponad 200 000 osób w ponad 180 000 przedsiębiorstwach.

Jednak wielu fotografów uważa, że ​​zarządzanie swoimi finansami nie jest tak interesujące, jak ich praca zawodowa. Nie można jednak nie doceniać jego znaczenia: to sposób, w jaki otrzymujesz zapłatę, a także istotny element komunikacji z klientem. Właściwe fakturowanie ma wpływ na wyniki finansowe i rozwój firmy.

Dlatego fakturowanie jest sztuką, którą każdy fotograf powinien opanować. W tym artykule omawiamy metody rozliczeń, których należy używać w fakturach fotograficznych, a następnie omawiamy 8 ważnych wskazówek, których powinien przestrzegać fotograf, wystawiając faktury klientowi.

Metody rozliczeniowe stosowane w fakturach fotograficznych

W branży fotograficznej istnieją trzy powszechnie stosowane metody rozliczeń:

1. Metoda czasu plus koszt

Tutaj rozliczasz klienta na podstawie czasu, jaki zajęło Ci wykonanie projektu, a także doliczasz wszystkie koszty bezpośrednie poniesione w trakcie projektu. Oto kilka przykładów kosztów bezpośrednich: wynajem sprzętu (który nie jest Twoją własnością), zarządzanie umowami podwykonawczymi, takimi jak wynajęcie wizażystek, kolorystów, modelek, koszty podróży oraz koszty poniesione na parking i zakwaterowanie w hotelu.

Opłata narzutowa na fakturach za czas plus-koszt zdjęć

Zgodnie z powszechną praktyką fotografowie pobierają opłatę marżową oprócz kosztów bezpośrednich. Odbywa się to, aby pokryć czas i wysiłek potrzebny do zorganizowania usług i innych towarów, które są bezpośrednim kosztem Twojej firmy, a także pokryć koszty księgowości. Jeśli wysłałeś wiadomość e-mail do retuszera, a cały proces zajął Ci 10 minut, opłata za znaczniki oprócz całkowitego kosztu retuszera powinna pokryć te 10 minut.

Zazwyczaj fotografowie pobierają od 15% do 30% marży, ale eksperci z branży zalecają, aby fotografowie stosowali średnią stawkę marży, która pokryłaby cały czas i wysiłek, jaki włożysz w wszystkie bezpośrednie koszty projektu.

2. Metoda ryczałtu

Kiedy decydujesz o pojedynczej cenie za konkretne zadanie lub zestaw zadań, nazywasz to kwotą ryczałtową. Cena ta może obejmować również bezpośrednie koszty fotografa.

Fotografowie muszą tu zrozumieć, że nie muszą rozliczać całego projektu za jedną gigantyczną kwotę ryczałtową. Na fakturze odpowiednio wyszczególnij swoją pracę i przypisz indywidualne płatności ryczałtowe do każdego zadania.

Zapamiętaj też tę ciekawostkę: jeśli fakturujesz klienta metodą ryczałtową i nagle zakres prac odbiega od pierwotnego planu, możesz naliczyć dodatkową pracę metodą czas plus koszt. Te dodatkowe opłaty przydadzą się, jeśli podałeś wysoką stawkę godzinową.

3. Zdenerwowany limit

Korzystając z tej metody, fotograf może obciążyć klienta w oparciu o metodę czasu i kosztów, ale do ustalonego limitu ryczałtowego. Na przykład, jeśli fotograf pobiera 200 USD za godzinę, a limit zakłóceń jest ustawiony na maksymalnie pięć godzin, może pobrać tylko 1000 USD, nawet jeśli ukończenie sesji zajmie mu dobre siedem godzin.

8 najważniejszych wskazówek dotyczących lepszego fakturowania fotografii

Wszystkie te szczegóły prowadzą do jednego ważnego pytania: jakie są najważniejsze wskazówki dotyczące fakturowania dla fotografów? Mamy 8 ważnych kroków, które każdy fotograf powinien wykonać, jeśli chodzi o fakturowanie Twojego klienta:

1. Uwzględnij wszystkie istotne informacje na fakturze fotograficznej

Żaden fotograf nie lubi, gdy ich płatności są opóźnione. Głównym powodem takiego stanu rzeczy jest wysyłanie niekompletnych danych do Twojego klienta. Gdy na fakturze podasz błędne dane, klienci będą zdezorientowani. Może to spowodować odrzucenie Twojej faktury przez klienta.

Upewnij się, że zawierasz wszystkie niezbędne dane na fakturze. Szczegółowa faktura zapobiegnie nieporozumieniom między Tobą a Twoim klientem i sprawi, że poczuje, że jego pieniądze są dobrze wydane.

2. Użyj standardowego szablonu faktury fotograficznej

Właściwy szablon faktury usprawni Twoje faktury, a co najważniejsze nada im profesjonalny wygląd. Jeśli masz trudności z wymyśleniem odpowiedniego szablonu faktury, po prostu sprawdź nasz darmowy generator faktur: to bezpłatne narzędzie ma wszystkie ważne elementy wyraźnie oznaczone szczegółowymi wyjaśnieniami i możesz łatwo wygenerować elegancki plik PDF, który zostanie wysłany na adres e-mail od razu.

3. Wybierz usługę fakturowania online

Oprogramowanie do fakturowania online dla fotografów zapewnia poziom wydajności potrzebny do generowania faktur i śledzenia wszystkich informacji finansowych. Zmniejsza koszty, oszczędza czas i pomaga w dobrej organizacji. Hiveage to świetna platforma dla fotografów, ponieważ pozwala wysyłać faktury i szacunki, akceptować płatności online i otrzymywać szczegółowe raporty z jednej, łatwej w obsłudze platformy.

4. Utrzymuj profesjonalną fakturę fotograficzną

Jako fotograf bardzo dobrze poznajesz swoich klientów. Byłeś odpowiedzialny za dokładne zrozumienie tego, czego chcieli; to ty zadawałeś właściwe pytania i uważnie słuchałeś ich odpowiedzi. Dzięki temu procesowi prawdopodobnie poznaliście się poza zakresem czysto biznesowej relacji.

Nie oznacza to jednak, że prosisz znajomego o pieniądze, gdy wysyłasz fakturę. Fakturowanie jest stricte biznesowe. Nie robisz nic poza żądaniem zapłaty za świadczone usługi i personalizowanie tego w jakikolwiek sposób jest szkodliwe dla biznesu. Nawet jeśli jesteś w stanie wiedzieć, że Twój klient przekroczył swój budżet, nie możesz pozwolić, aby miało to wpływ na to, kiedy wystawiasz mu żądaną kwotę lub wysyłasz przypomnienie uzupełniające.

5. Działaj szybko

Po zakończeniu projektu (lub przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac, w zależności od sposobu prowadzenia firmy) nie zwlekaj z wysłaniem faktury. Zrób to natychmiast. Opóźniona faktura tylko opóźni Twoją płatność. Daje to również obraz, że jesteś niezorganizowany, a Twoi klienci mogą próbować to wykorzystać.

6. Utwórz umowę

Nie trzeba długo przebywać w świecie biznesu, aby zdać sobie sprawę, że niektórzy klienci są raczej pobłażliwi w płaceniu faktur, a jeszcze inni znikną, nie płacąc wcale. Choć jest to frustrujące, jest po prostu częścią rzeczywistości prowadzenia biznesu.

Ale jest jedna rzecz, którą możesz zrobić, aby sobie pomóc: uzyskać to na piśmie. Przed przyjęciem pracy przekaż potencjalnemu klientowi list zgody, który jasno określa Twoje warunki. Nie powinno być niczego niejednoznacznego ani trudnego do zrozumienia w Twoich oczekiwaniach dotyczących płatności, a klient powinien podpisać się pod tym przed rozpoczęciem pracy.

7. Śledź wszystkie swoje wydatki

Śledzenie wydatków jest uważane za kluczowy krok w prowadzeniu dokumentacji biznesowej. Od cheeseburgera, który zjadłeś, po przejażdżkę taksówką, którą wziąłeś na spotkanie z klientem, bardzo ważne jest, aby śledzić te wydatki. W ostatecznym rozrachunku będzie odzwierciedlał rozwój Twojej firmy i pomoże Ci w tworzeniu sprawozdań finansowych i przygotowaniu deklaracji podatkowych.

Jako fotograf powinieneś od samego początku stworzyć system organizowania paragonów i innych ważnych dokumentów. Można to zrobić za pomocą starej szkoły FiloFax. Jeśli chcesz być bardziej nowoczesny i systematyczny, skorzystaj z narzędzia do fakturowania, takiego jak Hiveage, które pozwala z łatwością śledzić wszystkie wydatki.

8. Poznaj swoje podatki

Podatki mogą wydawać się bardzo mylące, ale uzyskanie prawidłowych informacji i zapisanie ich jest tak samo ważne, jak wybór odpowiedniego sprzętu do następnej sesji zdjęciowej.

W Stanach Zjednoczonych istnieją trzy główne rodzaje podatków — federalny podatek dochodowy, stanowy podatek dochodowy i stanowy podatek od sprzedaży. Federalny Podatek Dochodowy i Stanowy Podatek Dochodowy są naliczane od Twoich dochodów. Jednak stanowy podatek dochodowy jest wymagany tylko w niektórych stanach. Twoim obowiązkiem jest dokonywanie własnych potrąceń i roszczenie coroczne, chociaż zaleca się płacenie szacunkowych podatków kwartalnie, aby uniknąć stresu związanego z dużym rachunkiem w czasie podatkowym.

Według The Modern Tog pobranie podatku od sprzedaży jest wymagane w niektórych stanach od opłat sesyjnych i obowiązkowe we wszystkich stanach w przypadku sprzedawanych produktów. Podatek ten powinien zostać dodany do Twoich cen, aby Twoi klienci musieli zapłacić. Nawet jeśli nie masz klientów w okresie podatkowym, musisz złożyć zeznanie podatkowe i naliczyć zero lub możesz zostać obciążony opłatą. W zależności od obszaru, w którym znajduje się Twoja firma, może być konieczne dodatkowe pobranie lokalnych podatków od sprzedaży. Dodatkowe informacje podatkowe można znaleźć w tym artykule. Jeśli nie mieszkasz w USA, skonsultuj się ze swoim księgowym, aby dowiedzieć się, czy w Twoim kraju są pobierane podobne podatki.

Ten artykuł pomoże Ci również zrozumieć znaczenie audytu podatkowego dla fotografów i różnych przepisów podatkowych.

Wniosek

Fotografia wymaga czasu, konsekwencji i niezachwianego zaangażowania. Może to spowodować, że zarówno profesjonalni, jak i niezależni fotografowie nie będą mogli prawidłowo fakturować swoich klientów. Wielu uważa, że ​​jest to po prostu kolejny dokument z pewnymi liczbami, ale w rzeczywistości fakturowanie ma duży wpływ na sukces Twojej firmy, a także na marżę zysku.

Faktury ułatwiają terminowe otrzymywanie płatności, śledzenie zarobków i profesjonalizm projektów. Aby opanować fakturowanie, fotografowie powinni:

1. Przygotuj szczegółowe faktury ze wszystkimi istotnymi informacjami
2. Użyj odpowiedniego szablonu faktury
3. Skorzystaj z pomocy oprogramowania do rozliczeń online dla fotografów
4. Zachowaj profesjonalizm
5. Przyspiesz proces fakturowania po zakończeniu projektu
6. Wyraźnie określ swoje warunki w umowie
7. Śledź wszystkie swoje wydatki
8. Poznaj podatki

Czy wystawiasz faktury swoim klientom? Czy masz jakieś inne wskazówki, które sprawią, że wystawianie faktur będzie przyjemnym doświadczeniem dla fotografów? Podziel się z nami swoimi przemyśleniami w sekcji komentarzy poniżej!

Specjalna notatka

Hiveage skontaktował się z kilkoma ekspertami fotograficznymi z Kalifornii, aby wybrać ich mózgi i uzupełnić ten artykuł. Chcielibyśmy podziękować Annie Johnson z Błogosławionej Fotografii Ślubnej, De'Andre i Kristinie z Dee and Kris Photography oraz Robowi Andrew z Rob Andrew Photography za opinie, których udzielili wśród napiętych harmonogramów.

I bardzo szczególne podziękowania dla Udi Tirosha , redaktora i głównego hakera fotograficznego znanego bloga fotograficznego DIY Photography, za podzielenie się profesjonalnymi wskazówkami na temat fotografii.