Unified Communications: The Super Fun Ultimate Guide

Zamknij oczy. Naprawdę, po prostu to zrób. Teraz wyobraź sobie świat, w którym wiadomości poczty głosowej od klientów automatycznie pojawiały się w Twojej aplikacji czatu jako wiadomości, a następnie automatycznie analizowane i konwertowane na zadanie pod kontem klienta w Twoim CRM. Wtedy zamiast przydzielać zadanie i tworzyć przepływy pracy dla Twojego zespołu, odpowiedni członkowie zespołu otrzymują automatyczne powiadomienie o przydzieleniu im zadania.

Bardziej prawdopodobne jest, że zobaczymy światowy pokój za naszego życia, prawda?! A teraz otwórz oczy. Kontrola rzeczywistości, ujednolicona komunikacja (UC) jest już dostępna i chociaż dzień pracy taki jak opisany powyżej nadal nie jest rzeczywistością dla 99,9% firm, to już wkrótce będzie. Ale do tego czasu, co rozwiązania ujednoliconej komunikacji mogą dziś zaoferować mojej firmie?

Po pierwsze, czym jest ujednolicona komunikacja?

Gartner definiuje produkty zunifikowanej komunikacji (UC) (sprzęt, oprogramowanie i usługi) jako:

Te, które ułatwiają interaktywne korzystanie z wielu metod komunikacji w przedsiębiorstwie. Może to obejmować kontrolę, zarządzanie i integrację tych metod. Produkty UC integrują kanały komunikacyjne (media), sieci i systemy, a także aplikacje biznesowe IT oraz, w niektórych przypadkach, aplikacje i urządzenia konsumenckie.

Rozwiązania te, nazywane czasami UCC (ujednolicona komunikacja i współpraca), mają na celu konsolidację komunikacji biznesowej, zarówno synchronicznej (np. połączeń głosowych i wideokonferencji), jak i asynchronicznej (np. e-maili i wiadomości tekstowych), a także zapewniają narzędzia do współpracy w celu usprawnienia procesów. Dzięki dobrze zintegrowanemu rozwiązaniu UC informacje mogą przepływać między urządzeniami, lokalizacjami, aplikacjami biznesowymi i (oczywiście) ludźmi szybciej i efektywniej. Jak dotąd całkiem prosto, prawda?! Wejdźmy głębiej.

Co ujednolicona komunikacja może zrobić dla MNIE

Lepsza komunikacja to wyższa produktywność, satysfakcja pracowników oraz oszczędność czasu i pieniędzy. W niedawnej ankiecie 93 procent pracowników stwierdziło, że integracja narzędzi UC zwiększyła ich produktywność. Ponadto 97% zauważyło lepszą współpracę, 88% szybsze rozwiązywanie problemów, a 81% szybsze podejmowanie decyzji .

Poprawa wydajności i produktywności, obniżenie kosztów, zapewnienie lepszej obsługi klienta, mniej administracji i umożliwienie pracownikom mobilnym — to tylko NIEKTÓRE korzyści płynące z ujednoliconej komunikacji, ale brzmią jak korzyści, do których dążymy. Wygląda na to, że ujednolicona komunikacja może zapewnić wszystkie usługi komunikacji biznesowej od jednego dostawcy i skonfigurować je tak, aby działały bezproblemowo. Brzmi jak muzyka dla naszych uszu!

Ale w jaki sposób rozwiązania UC zwiększają produktywność pracowników i efektywność kosztową?

Dzięki zwiększonej mobilności , ulepszonej współpracyioptymalizacji.

1. Przede wszystkim mobilność

Dzisiejsze firmy i pracownicy są mobilni i wymagają rozwiązań mobilnych. Ponieważ 98% użytkowników pracuje zdalnie lub zespołowo, hiperdostępność pracowników (w biurze i poza nim) jest tak samo ważna jak wielokanałowa dostępność korporacyjnych zasobów informacyjnych i aplikacji.

Ujednolicona komunikacja uwzględnia obie te kwestie, oszczędzając pieniądze i zwiększając zadowolenie i utrzymanie pracowników. Mobilność w miejscu pracy ma 10 wrodzonych zalet: przenośność, dostępność, dostęp, dane w czasie rzeczywistym, lepsze wrażenia użytkownika, osobiste posiadanie urządzenia/przynieś własne urządzenie (BYOD) oraz treści wizualne (wbudowana kamera).

Ujednolicona komunikacja nie tylko przyczynia się do produktywności i efektywności kosztowej Twojej obecnej siły roboczej, ale umożliwia korzystanie ze zdalnych zasobów talentów, angażowanie pracowników tymczasowych i dostawców oraz nie tylko. Jedyne, co muszą mieć, to połączenie z internetem, a najlepiej smartfon. A kto w dzisiejszych czasach nie ma?

Około 80% globalnej siły roboczej, czyli około 3 miliardów pracowników, codziennie wykonuje pracę fizyczną lub pracę bez biurka. Ci pracownicy zwykle przynoszą ze sobą do pracy telefon komórkowy. Stwarza to wyjątkową okazję do usprawnienia komunikacji za pomocą aplikacji pracowniczych w ramach rozwiązania UC.

Urządzenia przenośne, na których można uruchomić Skype, Facetime lub wybrane przez firmę rozwiązanie UC, stanowią opłacalną i łatwą w użyciu alternatywę dla tradycyjnych telefonów stacjonarnych oraz innej kosztownej i przestarzałej infrastruktury i sprzętu (ktoś powie, że faks?!). Wszystko jest w jednym pakiecie, dzięki czemu Ty i Twoi pracownicy nie musicie polegać na tuzinie narzędzi, aby wykonać pracę jednego.

Zarówno przedsiębiorstwa, jak i małe firmy dostrzegają potencjał i szybko przyjmują strategie BYOD, aby wykorzystać tę szansę. A pracownicy? Kocham to! 60% pracowników twierdzi, że technologia mobilna zwiększa ich produktywność! Kolejnych czterech na dziesięciu (40%) przyznaje, że powoduje to wzrost ich kreatywności. Zasadniczo nie jesteś jedyną osobą, która zapisuje genialne pomysły na telefonie komórkowym, siedząc na porcelanowym tronie.

2. Naród kolaboracji

Rzuciliśmy Ci wiele statystyk, ale to jeszcze nie koniec. Ulepszona współpraca pracowników jest najważniejszym motorem biznesowym dla 62% amerykańskich firm i prawdopodobnie dlatego niektórzy określają UC jako ujednoliconą komunikację i rozwiązania do współpracy (UCC).

Przekazywanie informacji jest oczywiście biznesową koniecznością. Ale to tylko pierwszy krok procesu. Na przykład, jeśli jesz obiad, a twój posiłek jest mdły, prawdopodobnie nie tylko zakomunikujesz problem: „Ten posiłek jest mdły”. Zamiast tego poinformujesz o problemie, rozwiązaniu i przydzielisz zadanie: „Ten posiłek jest mdły. Stacie, czy możesz podać mi sól, proszę”. I tak właśnie działają narzędzia do współpracy: oferują problemy z rozwiązaniami, a następnie dzielą je na mniejsze rozwiązania z możliwymi do śledzenia celami.

Wprowadzenie narzędzi do współpracy w ramach strategii UC nie tylko ma sens, ale także oszczędza czas i ponownie pozwala zaoszczędzić na zakupie niepotrzebnego sprzętu. Wspólny ekran w wideokonferencji online jest tańszy i równie efektywny jak sala konferencyjna z projektorem. Ponadto wideokonferencja jest o wiele łatwiejsza do zaplanowania i przeprowadzenia niż spotkanie twarzą w twarz, zwłaszcza gdy wielu pracowników pracuje zdalnie lub nie ma biurka.

Wysyłanie e-maili, wykonywanie połączeń telefonicznych i publikowanie informacji na tablicach ogłoszeń to przestarzałe metody docierania do pracowników bez biurek, do cholery, do wszystkich pracowników. Rynek już istnieje, abyś mógł wyjść poza to i dotrzeć do każdego pracownika, więc otwórz oczy i znajdź odpowiednie rozwiązanie dla siebie, swojej firmy i pracowników.

3. Wpływanie na skuteczność

Ujednolicona komunikacja zasadniczo dotyczy skutecznej komunikacji międzyludzkiej . Jednak wiele zadań można przekazać maszynom poprzez automatyzację lub ułatwić pracę dzięki przetwarzaniu cyfrowemu.

Na przykład, zamiast próbować skontaktować się z kimś w Twojej firmie, niepewnym, kiedy może odpowiedzieć, wybrane przez Ciebie rozwiązanie UC może oferować funkcję obecności, dzięki czemu możesz sprawdzić, czy osoba, której szukasz, jest dostępna do rozmów, lub w inny sposób zaangażowany. Połowa firm korzystających z funkcji obecności zgłosiła „mniej powtarzających się wiadomości” lub „znaczników telefonicznych”, a wielu pracowników oszczędzało nawet trzy godziny tygodniowo, czyli 150 godzin rocznie .

Pamiętasz faksy? I jak irytujące było otrzymywanie ich w formie papierowej, a nie jako pliki na serwerze lub e-maile? Pamiętasz konieczność wpisania treści faksu do komputera? Ten nieskuteczny i archaiczny rytuał stał się przestarzały dzięki UC, a lasy deszczowe są wam za to wdzięczne.

To tylko wierzchołek góry lodowej. Istnieją nieskończone przykłady genialnych zastosowań ujednoliconej komunikacji, łączących kanały mediów społecznościowych z kanałami niecyfrowymi, pozwalających na szybsze podejmowanie decyzji, inteligentniejszą pracę i dużo zaoszczędzonego czasu.

Ale przy zbyt wielu opcjach, funkcjach i aplikacjach pojawiają się wyzwania.

Wyzwania związane z ujednoliconą komunikacją dla małych przedsiębiorstw

Platformy ujednoliconej komunikacji mają wiele do zaoferowania. Tradycyjnie platformy UC były tworzone dla dużych, złożonych i wolno poruszających się organizacji. czyli przedsiębiorstwa. Te opracowane UC były równie skomplikowane i zawiłe. Domagali się zespołów na miejscu do zarządzania, lokalnych serwerów do obsługi oraz znacznych inwestycji pieniężnych w sprzęt, oprogramowanie i wsparcie.

Technologia chmury zmieniła to wszystko i sprawiła, że ​​UC ma sens dla mniejszych przedsiębiorstw, a nawet firm lokalnych. Ponieważ UC ewoluuje, aby sprostać potrzebom MŚP, menedżerowie IT i właściciele firm często cierpią z powodu narastających problemów.

Niektóre z wyzwań, przed którymi stoją dziś MŚP przy wyborze i wdrażaniu rozwiązania UC, to coś, co można nazwać „przestarzałymi” problemami, które tkwiły na rynku od czasów, gdy był on skierowany tylko do dużych organizacji i przedsiębiorstw. Inne są unikalne dla segmentu MŚP i często można je zignorować przy wyborze „korporacyjnego” nastawienia do wdrożenia rozwiązania dla MŚP.

Co więc potencjalnie może stanąć między Tobą a niebem ujednoliconej komunikacji?

1. Wysokie koszty — według ankiety przeprowadzonej przez firmę Jabra [PDF] 73% firm zatrudniających ponad 5000 pracowników wskazało koszty jako przeszkodę we wdrażaniu UC .Chociaż same rozwiązania mogą nie być bardzo drogie, sprzęt, wsparcie i personel wymagany do obsługi systemów mogą naprawdę się sumować. Nie wspominając o kosztach szkolenia, na które w dużej mierze wpływa interfejs użytkownika, jaki oferuje rozwiązanie.
2. Bad UX (user experience) – 71% ankietowanych pracowników korzysta tylko z niektórych narzędzi komunikacji, które udostępnia im ich pracodawca.Na pytanie dlaczego, ponad jedna trzecia przyznała, że ​​po prostu nie wie, jak wykorzystać niektóre narzędzia oferowane przez platformę UC w swojej organizacji. Jasne, możesz wydać dużo pieniędzy na szkolenie swoich pracowników w zakresie wszystkich błyszczących funkcji rozwiązania UC, ale bez łatwego w użyciu interfejsu, który nie jest programistą (czytaj normalnie), ludzie będą faktycznie używać i ośmielamy się powiedzieć, że uwielbiamy, że to wypłukane pieniądze w dół toalety oprogramowania .
3. Opór pracowników – Ludzie nie lubią zmian.Dostosowanie się do nowych narzędzi komunikacyjnych i wypracowanie nowych nawyków jest wystarczająco trudne, ale ludzie wnoszą do pracy swoje lęki. Niektórzy nienawidzą „ogłaszać” swojej dostępności swoim współpracownikom. Inni popadają w paranoję, myśląc, że ich szefowie szpiegują ich przez telefony i komputery . Dlatego ważne jest, aby włączyć ich do procesu oceny i selekcji , ale nawet wtedy – sukces nie jest gwarantowany.
4. Problemy z interoperacyjnością — stare starsze systemy nie współpracują dobrze z nowymi rozwiązaniami UC.Czasami więc zamiast zwiększać efektywność, tworzą rzeczy, które je pogarszają. Kolejną kwestią do rozważenia są ograniczenia przepustowości. System UC używany przez wszystkich pracowników w biurze może obciążać sieć lokalną, a podczas konfigurowania rozwiązania UC często trudno jest przewidzieć wymagania dotyczące przepustowości.

Ujednolicona komunikacja dla MŚP dziś (i jutro)

Ujednolicona komunikacja nie jest już grą tylko dla dużych chłopców. Ujednolicona komunikacja jako usługa (UCaaS) i dostawcy usług w chmurze oferują obecnie konkurencyjne cenowo rozwiązania dla firm każdej wielkości.

Nie brakuje również popytu: „większość małych firm (86 procent) rozważa wykorzystanie opartych na chmurze systemów ujednoliconej komunikacji (UC) jako możliwego rozwiązania ich potrzeb komunikacyjnych, zastępując ich bardziej tradycyjne odpowiedniki oparte na obiektach”. [PDF].

Nie ma wątpliwości, że szybkie i tanie wdrażanie usług w chmurze pozostaje głównym motorem wdrażania UC w małych i średnich przedsiębiorstwach. Ale przed nami jeszcze długa droga, zanim raj ujednoliconej komunikacji, jaki sobie wyobrażamy, stanie się rzeczywistością. Problemy ze zgodnością i interoperacyjnością są powoli, ale zdecydowanie rozwiązywane dzięki konsolidacji dostawców i opcjom integracji API.

Ponadto firmy i dostawcy zaczynają rozumieć, że najważniejszą częścią wdrożenia rozwiązania UC jest zapewnienie, że przyniesie ono rzeczywiste korzyści biznesowe . A to można osiągnąć tylko dzięki dokładnej ocenie potrzeb biznesowych, zaangażowaniu pracowników we wdrażanie i lepszym interfejsom użytkownika.

Przyszłość UC dla MŚP rysuje się w jasnych barwach i chociaż wciąż istnieją wyzwania, jasne jest, że dla większości firm jest to mądra decyzja.

Posłuchaj, jak firma świadcząca usługi terenowe, zatrudniająca ponad 200 pracowników, wykorzystuje Connecteam do codziennej komunikacji wewnętrznej i zaangażowania!