Czy możesz używać firmowego konta bankowego do użytku osobistego?
Opublikowany: 2023-07-31Czytelnik pyta:
Ostatnio zostałem zatrudniony jako księgowy w małej firmie produkcyjnej.Mój szef, właściciel,używa firmowego konta bankowego do użytku osobistego— i doprowadza mnie to do szału!Wypłaca pieniądze kartą debetową na wydatki osobiste.
W zeszłym tygodniu jego żona kupiła telewizor z dużym ekranem do ich domu, korzystając z czeku in blanco, który wypisał z konta firmowego.Z dnia na dzień nigdy nie wiem, ile pieniędzy będzie miał biznes.
Wyjaśniłem, że najlepszą praktyką jest rozdzielanie funduszy firmowych i osobistych, ale on mówi mi, że to nie ma znaczenia, ponieważ firma jest spółką z oo, a on jest jedynym właścicielem.Kto ma rację?Mój szef?Albo ja?I co powinienem zrobić?
— Roksana z Nowego Jorku
Doskonałe pytanie, Roksana. Tak się składa, że w tym przypadku masz rację. Właściciele firm nie powinni używać firmowego konta bankowego do użytku osobistego.
To zła praktyka, która może prowadzić do szeregu innych komplikacji, w tym potencjalnych sporów prawnych, przeszkód operacyjnych i złożonych problemów podatkowych.
W miarę rozwoju firmy problemy wynikające z tej praktyki również mogą się mnożyć. Dzieje się tak, jeśli firma może w ogóle się rozwijać. Wiele firm prowadzących działalność w sposób luźny pod względem fiskalnym walczy o pełne wykorzystanie swojego potencjału wzrostu lub osiągnięcie skalowalności, do której można by dojść w innym przypadku.
Gorąco polecam przekazanie właścicielowi firmy kopii tego artykułu. Zawiera obszerną listę powodów, które pomogą Ci przekonać go o potrzebie oddzielenia finansów osobistych i firmowych. Na końcu znajduje się lista najlepszych praktyk do przyjęcia.
Dlaczego nie używać firmowego konta bankowego do celów osobistych
Oto 7 przekonujących powodów, dla których właściciele małych firm nie powinni używać firmowego konta bankowego do użytku osobistego. Łączenie funduszy lub łączenie finansów osobistych i firmowych wiąże się z następującymi zagrożeniami:
1. Utrudnia zarządzanie przepływami pieniężnymi
Kiedy łączysz fundusze firmowe i osobiste, sytuacja w zakresie przepływów pieniężnych firmy może stać się zagmatwana i trudniejsza do przewidzenia.
Na przykład firma może nie mieć wystarczających środków, gdy nadejdzie termin płatności niezbędnego rachunku biznesowego. Może się tak zdarzyć, ponieważ właściciel zdecyduje się jednocześnie opłacać wydatki osobiste z konta firmowego.
Niektórzy właściciele firm po prostu patrzą na swoje saldo bankowe, widzą dodatni wynik i myślą, że mogą swobodnie wydawać. Takie nastawienie może szybko doprowadzić do kryzysu przepływów pieniężnych, zakłócając stabilność finansową firmy.
2. Niszczy ochronę przed odpowiedzialnością osobistą
Właściciel korporacji lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) może zostać pociągnięty do osobistej odpowiedzialności za długi biznesowe, jeśli łączą fundusze osobiste i biznesowe.
Wielu właścicieli zakłada spółki z oo lub korporacje właśnie po to, aby ograniczyć swoją osobistą odpowiedzialność za długi biznesowe. Jeśli jednak właściciel zaciera granice między finansami osobistymi i biznesowymi, ta ochrona przed odpowiedzialnością może być zagrożona.
Wiadomo, że w niektórych przypadkach sądy „przebijają zasłonę korporacyjną”, pociągając właściciela do odpowiedzialności za długi biznesowe.
Ryzyko to jest szczególnie wysokie w przypadku jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i korporacji, których właściciele mogą uważać, że oddzielenie funduszy nie ma znaczenia, ponieważ są jedynymi właścicielami.
Może to przynieść odwrotny skutek, zwłaszcza jeśli firma zostanie zamknięta, pozostawiając za sobą dług biznesowy, który niespłacony wierzyciel może ścigać właściciela w celu odzyskania.
3. Zawyża lub zaniża odliczenia podatkowe
Aby wydatki mogły zostać uznane za odliczenia podatku od działalności gospodarczej, muszą być przeznaczone na cele biznesowe. Gdy osobiste rachunki są opłacane z firmowego konta bankowego, utrudnia to identyfikację rzeczywistych wydatków biznesowych.
W rezultacie możesz przegapić uzasadnione odliczenia. Alternatywnie, możesz błędnie sklasyfikować wydatki osobiste jako związane z biznesem, co prowadzi do kar i ogromnego rachunku podatkowego od IRS, jeśli jesteś kontrolowany.
Nasilenie tego problemu nasila się, gdy właściciele firm zaniedbują aktualizowanie swoich danych finansowych.
Zbyt często właściciele czekają do czasu podatkowego, aby kategoryzować wydatki. Kiedy ten czas nadchodzi, wspomnienia wyblakły, a właściciele przeglądają stosy paragonów, starając się odróżnić wydatki służbowe od osobistych. Ten scenariusz jest gotowy na kosztowne błędy.
4. Niepotrzebnie komplikuje księgowość
Kiedy fundusze osobiste i firmowe są mieszane, prowadzenie dokładnych zapisów księgowych staje się znacznie bardziej złożonym zadaniem. Musisz poświęcić dodatkowy czas i wysiłek, aby odróżnić wydatki osobiste od służbowych.
Ten proces jest bardziej skomplikowany niż zwykłe pobranie historii transakcji z konta bankowego do oprogramowania księgowego, takiego jak QuickBooks, Xero lub Zoho Books, i świadomość, że wszystkie wydatki są związane z biznesem.
Zamiast tego ktoś musi dokładnie przesiać i ponownie sklasyfikować każdy wydatek. Ta dodatkowa ręczna czynność jest nie tylko niepotrzebna, ale także obniża produktywność firmy.
Co więcej, w miarę upływu czasu wspomnienia blakną, co jeszcze bardziej utrudnia dokładną zmianę kategorii wydatków, jeśli nie podejmiesz się tego zadania szybko.
5. Prowadzi do sprzeciwu innych interesariuszy
Wyraźne rozróżnienie między finansami osobistymi i firmowymi ma kluczowe znaczenie dla zachowania przejrzystości i zaufania w stosunku do innych interesariuszy.
Akcjonariusze, inwestorzy i partnerzy biznesowi mogą szybko zacząć się niepokoić, jeśli zobaczą, że traktujesz firmę jak swoją osobistą skarbonkę.
Takie zachowanie może budzić poważne wątpliwości co do rzetelności zarządzania finansami firmy i osłabiać zaufanie wśród tych, którzy zainwestowali w jej sukces.
Założyciel WeWork odkrył to na własnej skórze. Latająca firma, niegdyś wyceniana na 47 miliardów dolarów, złożyła wniosek o pierwszą ofertę publiczną latem 2019 r. Ujawnione dokumenty ujawniły samodzielną działalność założyciela, w tym pożyczki osobiste, które otrzymał od firmy po stawkach niższych od rynkowych.
Innymi słowy, założyciel przekierowywał fundusze firmy na cele osobiste.
Największy inwestor firmy wyparł go ze stanowiska dyrektora generalnego. W końcu musiał zrezygnować z firmy, którą założył!
Dobrym przykładem jest WeWork. Pamiętaj jednak, że nawet w małej firmie, która nie planuje pierwszej oferty publicznej, interesariusze mogą pozwać o sprzeniewierzenie funduszy, oszustwo lub naruszenie obowiązku powierniczego.
Więc jeśli są inni właściciele lub inwestorzy, opłacanie osobistych wydatków z konta firmowego w końcu cię dogoni.
6. Może zanegować część świadczenia z podrozdziału S
Pomieszane konta mogą rzucić małpim kluczem w najlepszy plan podatkowy z podrozdziału S.
Podrozdział S to wybór, którego dokonujesz w IRS, aby traktować podatki jako przejście i uniknąć podwójnego opodatkowania zarówno korporacji, jak i właściciela.
Kolejną zaletą podrozdziału S jest to, że może obniżyć podatki od zatrudnienia (podatki na ubezpieczenie społeczne i Medicare) dla właściciela.
Oto jak to działa. Właściciel staje się pracownikiem firmy. Tak długo, jak otrzymuje rozsądną pensję, właściciel nie musi płacić podatków pracowniczych od korporacyjnych wypłat ponad pensję.
Jeśli jednak właściciel przyjmuje wypłaty pozapłacowe bez dokładnego śledzenia, ile wydaje, może wejść w konflikt z IRS.
Jak? Przyjmując wypłaty, które znacznie przewyższają jego pensję. Prawo podatkowe wymaga, aby wynagrodzenie właściciela nie było nieracjonalnie niskie w porównaniu z podziałem zysków.
Może się zdarzyć, że właściciel straci kontrolę nad tym, ile wyciąga z firmy na cele osobiste. Jest to łatwe, gdy mieszasz wydatki osobiste i służbowe i nie masz dobrych kontroli księgowych.
Jak stwierdza Nolo.com: „Jeśli IRS stwierdzi, że właściciel korporacji S próbował uniknąć podatków od wynagrodzeń, ukrywając wynagrodzenie pracowników jako wypłaty korporacyjne, może ponownie scharakteryzować wypłaty jako wynagrodzenie i zażądać zapłaty podatków od zatrudnienia i kar, które mogą obejmować podatek od wynagrodzeń kary do 100% plus kary za zaniedbanie.”
7. Utrudnia zarabianie i rozwój
Im bardziej firma jest zdyscyplinowana w kwestiach finansowych, tym większe prawdopodobieństwo sukcesu. Jeśli masz luźne podejście do rachunków bankowych, może to spowodować brak dyscypliny fiskalnej w Twojej firmie w inny sposób. A to stawia przed tobą niepotrzebną przeszkodę.
Wszelkie raporty finansowe mogą przedstawiać niedokładny obraz firmy, ponieważ mogą obejmować wydatki osobiste. Jak u licha możesz wygenerować przydatne zestawienie zysków i strat (P&L) bez czystych danych?
Przynajmniej będziesz musiał najpierw zatrzymać się, aby wyczyścić swoje dane. Pozbawia to możliwości raportowania w czasie rzeczywistym.
Ogólnie rzecz biorąc, mieszanie funduszy osobistych i firmowych oraz brak dyscypliny utrudnia zarządzanie firmą w kierunku zysków i sukcesu.
Najlepsze praktyki dotyczące wydatków biznesowych i osobistych
Często zdarza się, że małe firmy rozpoczynają działalność od właściciela, który wykorzystuje osobiste środki na rozkręcenie przedsiębiorstwa. Tak więc, z punktu widzenia właściciela, dalsze mieszanie finansów osobistych i biznesowych może wydawać się całkowicie do przyjęcia.
W rzeczywistości ankieta wykazała, że 27% właścicieli firm przyznało się do korzystania z tego samego konta zarówno do celów osobistych, jak i biznesowych.
Jednak mieszanie funduszy staje się problematyczne, gdy firma jest w pełni operacyjna. Dlatego, aby zachować przejrzystość finansową i uniknąć potencjalnych problemów, zaleca się przestrzeganie ośmiu najlepszych praktyk:
Oddzielne konta bankowe firmowe i osobiste
Właściciel małej firmy powinien zawsze mieć dwa konta czekowe: konto osobiste i konto firmowe.
O wiele łatwiej jest oddzielić i dobrze zorganizować swoją firmę i życie osobiste. Przeczytaj więcej od eksperta podatkowego Barbary Weltman, dlaczego musisz oddzielić finanse swojej firmy.
Weź pensję
Właściciel małej firmy powinien ustalić dla siebie stałą pensję. Jeśli strukturą biznesową jest korporacja lub podrozdział S, właściciel powinien zostać pracownikiem. Tworzy to regularny strumień dochodów, wzmacniając rozdział środków biznesowych i osobistych.
Dla jednoosobowej działalności pomocne jest ustanowienie regularnej wypłaty lub przelewu co dwa tygodnie na konto osobiste.
To ustrukturyzowane podejście zapobiega nieprzewidywalnemu zanurzeniu się w kontach firmowych na potrzeby osobiste. Nie tylko promuje dobrą dyscyplinę fiskalną, ale także zwiększa przejrzystość finansową, dwa czynniki kluczowe dla zrównoważonego wzrostu i długowieczności firmy.
Weź podział zysku w kwotach ryczałtowych
Wielu jednoosobowych właścicieli i właścicieli LLC często pobiera dystrybucję zysku oprócz wynagrodzenia. Ta praktyka jest całkowicie akceptowalna i może zapewnić dodatkową elastyczność finansową.
Jednak ważne jest, aby robić to odpowiedzialnie. Nieregularne wypłaty lub losowe płacenie rachunków osobistych z kont firmowych może spowodować chaos finansowy. Zamiast tego dystrybucje powinny być traktowane jako planowane kwoty ryczałtowe, raz lub kilka razy w roku.
Takie planowane wydarzenia mogą być wbudowane w planowanie podatkowe i emerytalne oraz stanowić część strategii rozwoju firmy.
Takie podejście pomaga zachować przejrzystość kondycji finansowej firmy i zapewnia, że fundusze są mądrze wykorzystywane, a nie marnowane na impulsywne wydatki.
Użyj oddzielnych kart kredytowych
Używanie tej samej karty kredytowej do wydatków osobistych i służbowych to zła praktyka, która powoduje zamieszanie w księgowości i potencjalnie prowadzi do błędów podczas składania wniosków o odliczenie podatku.
Niepotrzebnie komplikuje to również księgowość. Lepszą praktyką jest posiadanie oddzielnych kart kredytowych na wydatki osobiste i służbowe.
Ta separacja upraszcza zadania księgowe, ponieważ można bezpośrednio pobrać miesięczną historię transakcji do oprogramowania księgowego, wiedząc, że wszystkie opłaty są związane z działalnością gospodarczą.
Dodatkową korzyścią jest to, że ustanawia oddzielną historię kredytową dla firmy, co może być pomocne w przyszłych potrzebach kredytowych biznesowych.
Złożenie wniosku o firmową kartę kredytową, gdy tylko zostaną ustalone regularne przychody, jest znaczącym krokiem w kierunku utrzymania wyraźnych granic finansowych i wspierania zdrowszego ekosystemu finansowego dla Twojej firmy.
Prowadź dobre rejestry dotyczące podatków
Aktualizuj swoje zeznania podatkowe przez cały rok. Wpływ prokrastynacji może być kosztowny.
Dobre prowadzenie dokumentacji pomaga uniknąć kłopotów podatkowych. Często to nie złe intencje powodują, że właściciele małych firm mają kłopoty z IRS i innymi organami podatkowymi. Raczej złe prowadzenie księgowości i brak dokumentacji powodują niepotrzebne problemy. To wymuszony błąd.
Złe prowadzenie dokumentacji może również spowodować, że zapłacisz więcej podatków.
Dobre planowanie podatkowe staje się trudne, gdy nie masz jasnego obrazu finansowego. Więc prawdopodobnie przybędziesz w czasie podatkowym tylko po to, by odkryć, że istniały strategie, które mogłeś zastosować w celu obniżenia podatków.
Ale ponieważ nie miałeś dobrych książek i możliwości patrzenia w przyszłość przed zakończeniem roku podatkowego, przegapiłeś.
Zarządzaj budżetem
W biznesie masz większe szanse na prosperowanie i odniesienie sukcesu, jeśli wyznaczysz sobie cele i budżet.
Obejmuje to ustalenie budżetu na wypłatę „wynagrodzenia”.
Nie wyciągaj pieniędzy z konta bankowego w dribach i drbach. Nie będziesz mieć jasnego obrazu tego, jaki jest Twój miesięczny wskaźnik spalania wydatków dla firmy. Twój wskaźnik spalania powinien zostać wypalony w twoim mózgu!
Jako właściciel musisz również wiedzieć, ile sprzedaży musisz dokonać każdego miesiąca, aby pokryć wskaźnik wypalenia.
O wiele bardziej prawdopodobne jest, że osiągniesz swoje cele, jeśli zawsze DOKŁADNIE wiesz, co jest potrzebne do osiągnięcia zysku każdego miesiąca. Krótko mówiąc, zawsze musisz wiedzieć:
- ile Twoja firma musi zarabiać i
- ile może wydać.
Pamiętaj, aby prowadzić miesięczny rachunek zysków i strat oraz inne raporty finansowe. Pomagają ci pozostać na dobrej drodze.
Zawsze terminowo spłacaj zobowiązania
Terminowe regulowanie zobowiązań ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Zaniedbywanie tych zobowiązań finansowych może wywołać sygnały ostrzegawcze dotyczące osobistego wykorzystania funduszy firmowych.
Wszystko może wydawać się w porządku, dopóki firma nie zacznie brakować płatności, a potem szybko zacznie się kula śnieżna. Dlatego ustaloną praktyczną zasadą w biznesie jest terminowe spłacanie wszystkich długów.
Ta odpowiedzialna praktyka pomaga uniknąć wielu problemów prawnych i sprzyja zaufaniu między Twoją firmą a jej partnerami lub wierzycielami. Zapewnia również płynne działanie Twojej firmy, zapobiegając wszelkim zakłóceniom spowodowanym nieopłacaniem krytycznych usług lub dostaw.
Szanuj innych interesariuszy
Jeśli Twoja firma obejmuje inwestorów, partnerów, akcjonariuszy lub członków LLC, niezwykle ważne jest, aby obchodzić się z funduszami z najwyższą uczciwością. Pamiętaj, że ci interesariusze mają uzasadniony interes w tym, jak wykorzystywane są fundusze biznesowe.
Potrzebują przejrzystości i mają prawo do udziału w decyzjach dotyczących spraw finansowych. Oddzielając wydatki służbowe i osobiste oraz przestrzegając najlepszych praktyk, wspierasz przejrzyste i odpowiedzialne podejście biznesowe.
To nie tylko zwiększa zaufanie interesariuszy, ale także zapobiega postrzeganiu niewłaściwego postępowania finansowego, wzmacniając reputację Twojej firmy.
Podsumowując, korzystanie z konta firmowego w celu zaspokojenia osobistych potrzeb finansowych jest nierozsądną i niebezpieczną praktyką.
Jest to podejście, które może podważyć kondycję finansową i stabilność firmy i potencjalnie prowadzić do reperkusji prawnych.
Bądź mądrzejszym właścicielem firmy. Zachowuj dyscyplinę finansową, utrzymuj wyraźne granice między finansami osobistymi i biznesowymi oraz stosuj się do najlepszych praktyk, aby pomyślnie prowadzić firmę.
Oto uproszczona tabela porównawcza podsumowująca potencjalne problemy z korzystaniem z firmowego konta bankowego do użytku osobistego oraz najlepsze praktyki pozwalające ich uniknąć:
| Potencjalne problemy | Najlepsze praktyki |
|---|---|
| Zagmatwane i trudne do zarządzania przepływy pieniężne | Utrzymuj oddzielne konta bankowe firmowe i osobiste |
| Utrata ochrony od odpowiedzialności cywilnej | Ustal regularne wypłaty wynagrodzenia na wydatki osobiste |
| Zawyżanie lub zaniżanie odliczeń podatkowych | Przyjmuj dystrybucję zysków w formie ryczałtów, a nie sporadycznych wypłat |
| Niepotrzebna złożoność w księgowości | Używaj oddzielnych kart kredytowych do użytku biznesowego i osobistego |
| Sprzeciwy interesariuszy i utrata zaufania | Spłacaj zobowiązania na czas, aby uniknąć podejrzeń |
| Kwestie prawne związane z niewłaściwym wykorzystaniem funduszy | Szanuj wszystkich interesariuszy, zachowaj przejrzystość w obsłudze funduszy |
Wszystkie odpowiedzi na pytania czytelników pochodzą od redakcji Small Business Trends, która ma ponad 50 lat wspólnego doświadczenia biznesowego.Jeśli chcesz zadać pytanie,prześlij je tutaj.
Zdjęcie: DepositPhotos.com