23 Przykłady wiadomości o nieobecności w biurze

Wybierasz się na wakacje i chcesz ustawić wiadomość o nieobecności? Nie wiesz, co powiedzieć? W tym poście na blogu omówimy różne typy, abyś mógł je wykreślić z listy rzeczy do zrobienia, jeśli chcesz je zrobić. Udostępnimy również wskazówki dotyczące komunikacji i przykłady każdego rodzaju wiadomości wyjazdowych, abyś mógł stworzyć idealną wiadomość e-mail poza biurem, odpowiadającą Twoim potrzebom.

Co to jest profesjonalna wiadomość poza biurem?

Profesjonalna wiadomość poza biurem, w skrócie wiadomość OOO, to automatyczne wiadomości e-mail, które odpowiadają na przychodzące wiadomości e-mail. Informują nadawcę, że jesteś poza biurkiem i masz ograniczony dostęp lub brak dostępu przez określony czas. To działanie daje im do zrozumienia, że ​​nie będziesz w stanie odpowiedzieć w odpowiednim czasie, a następnie kieruje odbiorcę we właściwym kierunku.

Wiadomość o nieobecności może różnić się długością i tonem w zależności od sytuacji. Na przykład, jeśli wyjeżdżasz na dwa tygodnie na wakacje, możesz powitać nadawcę e-maila beztroską odpowiedzią.

Dlaczego wiadomość o nieobecności jest ważna?

Kiedy jesteś poza biurem, ważne jest, aby poinformować współpracowników i klientów, że nie będziesz dostępny przez określony czas. Pozostawiając wiadomość o nieobecności, możesz mieć pewność, że ludzie nie będą oczekiwać, że odpowiesz na ich e-maile w krótkim czasie.

Oto pięć powodów, dla których powinieneś zostawić wiadomość o urlopie poza biurem:

1. Oszczędza to czas i zamieszanie: poinformowanie ludzi z wyprzedzeniem, że nie ma Cię w miejscu pracy, przyspiesza pościg. Kiedy wrócisz, nie będzie już żadnych e-maili bez odpowiedzi.
2. Określa oczekiwania: ludzie będą wiedzieć, kiedy mogą oczekiwać od ciebie odpowiedzi, aby nie zostali zawieszeni.
3. Eliminujesz stracone szanse: Ponieważ wiadomości o nieobecności w biurze pozwalają określić oczekiwania, kiedy ludzie mogą oczekiwać od Ciebie odpowiedzi, mogą skontaktować się z kimś innym zamiast czekać, gdy mają pilne pytanie lub prośbę,
4. To uprzejme i profesjonalne: wiadomość OOO to grzeczny sposób poinformowania innych, że nie ma Cię w domu i nie możesz od razu odpowiedzieć.
5. Możesz podać informacje kontaktowe: Możesz podać dane kontaktowe innej osoby, która może Cię zastąpić podczas Twojej nieobecności. Jest to szczególnie pomocne, jeśli jest to pilna sprawa.

Co należy zawrzeć w wiadomości o urlopie poza biurem?

Tworząc wiadomość o urlopie poza biurem, należy uwzględnić kilka kluczowych elementów, aby zachować profesjonalizm i uprzejmość.

Oto sześć kluczowych elementów, które należy uwzględnić w wiadomości o nieobecności:

1. Krótkie wyjaśnienie: poinformuj innych, dlaczego Cię nie ma, zostawiając wiadomość biurową, na przykład „Jestem na wakacjach do daty X”.
2. Dokładne daty: jeśli to możliwe, podaj dokładny harmonogram wyjazdu i powrotu w swoich automatycznych odpowiedziach.
3. Alternatywne informacje kontaktowe: dołącz informacje kontaktowe innej osoby, która może pomóc podczas Twojej nieobecności, na przykład współpracownika lub przedstawiciela obsługi klienta. Zawsze upewnij się, że uzyskałeś zgodę odpowiednich stron przed udostępnieniem osobistych informacji kontaktowych.
4. Powód: Odbiorca powinien znać ogólny powód Twojej nieobecności i kiedy wrócisz.
5. Linia końcowa: Linia, którą umieszczasz w swoich automatycznych odpowiedziach, może życzyć odbiorcy miłego dnia lub tygodnia na spersonalizowanie rzeczy.
6. Uprzejme podpisanie: Sugerowane terminy, takie jak „Pozdrowienia”, „Z pozdrowieniami” lub „Dziękuję”, to dobre podpisy, które można umieścić w wiadomości z automatyczną odpowiedzią. W ten sposób możesz zachować profesjonalizm, jednocześnie dodając osobisty akcent do wiadomości o nieobecności.

Istnieje również kilka praktycznych zasad dotyczących tego, czego nie należy umieszczać ani robić w wiadomościach poza biurem, takich jak zachowywanie się zbyt swobodnie lub zbyt długie wiadomości. Powstrzymaj się również od podawania zbyt wielu danych osobowych. Twoi odbiorcy nie chcą wiedzieć o tym środku przeciwbólowym, który popijasz na Karaibach, kiedy pocą się o ostateczny termin i przetrwają zamieć, wracając do domu. Co gorsza, zbyt wiele szczegółów może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa.

Wreszcie nadrabianie zaległości w rozmowach telefonicznych, projektach i e-mailach po powrocie do pracy jest czasochłonne. Dlatego staraj się nie stawiać oczekiwań, że będziesz w stanie od razu odpowiedzieć na wszystkie nieodebrane wiadomości.

Teraz, gdy już wiesz, czym jest wiadomość o nieobecności i co powinna, a czego nie powinna zawierać, przyjrzyjmy się kilku różnym typom i przykładom, zaczynając od prostych wiadomości OOO.

Proste przykłady wiadomości o nieobecności

Jeśli szukasz prostej, bezpośredniej odpowiedzi dotyczącej nieobecności, te przykłady można dostosować do swoich potrzeb.

1. Dziękujemy za wiadomość e-mail. Obecnie nie ma mnie w biurze od (data rozpoczęcia) i wrócę o (data powrotu). W tym czasie będę miał ograniczony dostęp do poczty. Aby uzyskać natychmiastową pomoc, skontaktuj się ze mną pod numerem telefonu komórkowego (Twój numer telefonu). Z poważaniem, (Twoje imię).
2. Dziękuję za wiadomość i przepraszam, że cię przegapiłem. Nie będzie mnie w biurze do (data powrotu) z (ogólnego powodu). Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się (kolega) pod adresem (dane kontaktowe kolegi). W przeciwnym razie skontaktuję się z Tobą tak szybko, jak to możliwe po powrocie. Z poważaniem, (Twoje imię).
3. Nie ma mnie w biurze (nazwa konferencji) do (data powrotu). Na przykład możesz powiedzieć: „Jestem poza pracą i uczestniczę w międzynarodowej konferencji inżynieryjnej 20XX w Phoenix w Arizonie”. W sprawach pilnych proszę o kontakt (imię i nazwisko współpracownika/e-mail/telefon). (Twoje imię)
4. Obecnie jestem na urlopie od (data rozpoczęcia) do (data zakończenia). W tym czasie będę miał ograniczony dostęp do poczty. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z moim współpracownikiem, (imię i nazwisko), pod adresem (nazwisko współpracownika/adres e-mail kolegi/dane kontaktowe). Dziękujemy za wiadomość i życzymy miłego dnia! Twoje imię.

Wiadomości poza biurem w celu generowania potencjalnych klientów

Wiadomości OOO stanowią również wyjątkową okazję do generowania leadów. Tak więc, jeśli chcesz tworzyć potencjalnych klientów, gdy jesteś daleko, oto kilka skutecznych przykładów.

5. Dziękujemy za wiadomość e-mail. Obecnie przebywam poza miejscem pracy od (data rozpoczęcia) i wrócę o (data powrotu). W międzyczasie nasz zespół zebrał kilka przydatnych informacji na temat (temat), które mogą Ci się przydać. Kliknij tutaj, aby to sprawdzić! Z poważaniem, (Twoje imię).
6. Dziękuję za wiadomość i przepraszam, że cię przegapiłem. Nie będzie mnie w biurze do (data powrotu) z (ogólnego powodu). W międzyczasie zapraszamy do odwiedzenia naszego bloga, w którym znajdziesz pomocne wskazówki i porady dotyczące (temat). Odezwę się po powrocie. Z poważaniem, (Twoje imię).
7. Jestem poza miejscem pracy przez (ogólny powód) do (data powrotu). W międzyczasie może sprawdź nasz najnowszy e-book na temat (temat)? Zawiera mnóstwo cennych porad, które mogą pomóc Ci osiągnąć postęp. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej. (Twoje imię).
8. Obecnie jestem na urlopie od (data) do (data). W tym czasie będę miał ograniczony dostęp do poczty. W międzyczasie sprawdź nasze najnowsze seminarium internetowe na temat (temat). Zawiera wiele cennych wskazówek, które pomogą Ci osiągnąć zamierzone cele. Kliknij tutaj, aby rozpocząć. (Twoje imię).

Wiadomości poza biurem w sieci

Jeśli chcesz kontaktować się z ludźmi podczas nieobecności, wypróbuj te przykłady wiadomości OOO, aby zwiększyć zasięg.

9. Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Obecnie nie ma mnie w (data rozpoczęcia) i wrócę o (data powrotu). W międzyczasie zachęcam do kontaktu ze mną na LinkedIn lub Twitterze, aby pozostać w kontakcie. Z poważaniem, (Twoje imię).
10. Dziękuję za wiadomość i przepraszam, że cię przegapiłem. Będę nieobecny w miejscu pracy do (data powrotu) z (ogólnego powodu). W międzyczasie, dlaczego nie obserwujesz mnie na Twitterze lub nie kontaktujesz się ze mną na LinkedIn? Moje dane kontaktowe znajdziesz poniżej. Odezwę się po powrocie. Z poważaniem, (Twoje imię)
11. Nie ma mnie w biurze przez (ogólny powód) do (data powrotu). W tym czasie zachęcam do obserwowania mnie na Twitterze lub kontaktowania się ze mną na LinkedIn. Regularnie publikuję posty na tematy związane z (tematem) i chciałbym poznać Twoją opinię. (Twoje imię)

Wiadomości o nieobecności w mediach społecznościowych

Jeśli planujesz na jakiś czas oderwać się od mediów społecznościowych i nie chcesz przegapić żadnych potencjalnych potencjalnych klientów lub rozmów, oto kilka odpowiedzi e-mail OOO, których możesz użyć.

12. Pozdrowienia! Obecnie jestem poza pracą od (data rozpoczęcia) i wrócę o (data powrotu). W międzyczasie zachęcam do obserwowania mnie na Twitterze lub kontaktowania się ze mną na LinkedIn. Regularnie publikuję posty na temat (temat) i chciałbym poznać Twoją opinię. Z poważaniem, (Twoje imię).
13. Dzięki za odwiedzenie mojej strony! Obecnie zwalniam się z pracy od (data rozpoczęcia) i wrócę o (data powrotu). W miarę możliwości będę sprawdzać pocztę e-mail i postaram się niezwłocznie odpowiedzieć na Twoją wiadomość e-mail. W międzyczasie śledź mnie na Instagramie, gdzie codziennie publikuję aktualizacje. Z poważaniem, (Twoje imię).
14. No hej! Przepraszam, że za tobą tęskniłem. Nie będzie mnie w biurze do (data powrotu) z (ogólnego powodu). W międzyczasie śledź mnie na Twitterze i Instagramie, aby być na bieżąco z moimi postami, lub sprawdź moją stronę LinkedIn, aby uzyskać więcej informacji.
15. Dziękujemy za kontakt! Nie pracuję od (data rozpoczęcia) i wrócę o (data powrotu). W tym czasie nie będę udzielać się w mediach społecznościowych. Aby otrzymywać aktualizacje, zapisz się na moją listę e-mail tutaj: (link). Ciepłe pozdrowienia, (Twoje imię).

Przykłady e-maili poza biurem na święta

Wszyscy cieszymy się przerwą na świętowanie świąt, a oto kilka przykładów wiadomości OOO, których możesz użyć podczas nieobecności. Wskazówka: pamiętaj, aby w razie potrzeby dodać świątecznej radości, zaczynając odpowiedź biurową od ciepłego świątecznego pozdrowienia w temacie e-maila, wprowadzeniu lub liście pożegnalnym.

16. Dziekuje za Twoj email. Nie ma mnie w biurze na święta w następujących (datach). Odpowiem na Twój e-mail tak szybko, jak to możliwe po powrocie. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się (współpracownik) pod adresem (imię i nazwisko współpracownika / e-mail / telefon). Życzę Tobie i Twoim bliskim wesołych świąt, (Twoje Imię).
17. Witam i bardzo dziękuję za wiadomość! Jeśli otrzymujesz tę odpowiedź, oznacza to, że ładuję akumulatory, aby móc wrócić do pracy z nowymi, wspaniałymi pomysłami dla wszystkich! W święta nie chodzi o sprawdzanie konta e-mail, więc nie będę ich sprawdzać. Oczekuj ode mnie odpowiedzi na Twoją notatkę tak szybko, jak to możliwe po moim powrocie w dniu (data). Wysyłam niesamowite wibracje ode mnie do Ciebie i Twoich na szczęśliwe 20XX, (Twoje Imię).
18. Wesołych świąt! Nie ma mnie w biurze od (data) do (data). W międzyczasie śledź mnie na Twitterze lub połącz się ze mną na LinkedIn. Moje dane kontaktowe znajdziesz poniżej. Nie mogę się doczekać, aby przeczytać Twój wpis po powrocie. Z poważaniem, (Twoje imię).
19. Cześć i dzięki za napisanie! Obecnie jestem poza biurem na święta. Chociaż nie będę tak daleko, jak biegun północny, nadal będę całkowicie odłączony od technologii, dopóki nie dotrę. Oczekuj, że odpowiem na Twoją notatkę, gdy wrócę do pracy w dniu (data). Czekając na mój powrót, oto coś dla Ciebie: (Dołącz e-book, arkusz roboczy, wideo, artykuł lub inne interesujące lub pomocne narzędzie). Szczęśliwego sezonu świątecznego i epickiego Nowego Roku. (Twoje imię).

Śmieszne wiadomości poza biurem

Czy czujesz się żądny przygód? Wypróbuj jedną z tych zabawnych wiadomości OOO, gdy nie ma Cię przez jakiś czas w biurze. Pamiętaj, że te zabawne wiadomości zwykle wymagają określonej kultury w Twoim środowisku pracy. Tak więc, jeśli Twoje miejsce pracy krzywi się na śmieszną odpowiedź „poza biurem”, najlepiej zachować ostrożność, jeśli chodzi o wiadomości z automatycznymi odpowiedziami.

20. Cóż, planowałem być dzisiaj w biurze, ale potem przypomniałem sobie, że jest (święto/dzień wolny). Więc oto jestem poza biurem i gotowy na przerwę! Porozmawiaj z Tobą w dniu (data)! (Twoje imię).
21. Uwaga: poza biurem!! Nie martw się – to nie jest pożegnanie na zawsze, tylko bardzo potrzebna przerwa od biura. Wrócę wkrótce (data) i odpowiem na Twoją wiadomość tak szybko, jak to możliwe.
22. Nie martw się, nie ma mnie w biurze tylko przez kilka dni – to nie są permanentne wakacje ani nic takiego! Ale dopóki nie wrócę, oto zdjęcie szczeniaka na wszelki wypadek. (Twoje imię).
23. Kto powiedział, że wakacje to praca, a nie zabawa? Nie ma mnie w biurze przez kilka dni, ale nie martw się – wrócę wkrótce (data) i odpowiem na Twoją wiadomość JAK NAJSZYBCIEJ. Ale w międzyczasie zróbmy sobie przerwę i obejrzyjmy filmy z kotami! (Twoje imię).

Jak umieścić wiadomość urlopową w e-mailu?

Konfiguracja autorespondera dla wiadomości przychodzących jest łatwa! Wszystko, co musisz zrobić, to znaleźć opcję „odpowiadający na wakacje” w ustawieniach swojej platformy pocztowej. Następnie możesz wprowadzić daty rozpoczęcia i zakończenia wraz ze spersonalizowaną wiadomością. Jeśli korzystasz z Gmaila, opcję odpowiedzi na urlop znajdziesz, klikając „Ustawienia > Osoba odpowiadająca na urlop”. Następnie możesz wprowadzić żądane daty i wiadomość. Nie zapomnij nacisnąć „zapisz”, kiedy skończysz!

Po aktywacji Twój pracownik odpowiedzi na wakacje będzie automatycznie wysyłał odpowiedź za każdym razem, gdy ktoś wyśle ​​do Ciebie e-mail. Dzięki temu Twoje kontakty będą wiedziały, że jesteś poza biurem i kiedy możesz spodziewać się odpowiedzi.

Czy powinieneś wspomnieć o wakacjach w wiadomości e-mail w autoresponderze?

Tak, zdecydowanie powinieneś wspomnieć o urlopie w swoim e-mailu poza biurem. Ważne jest, aby poinformować innych, że będziesz poza biurem przez dłuższy czas. W ten sposób mają świadomość, że ich e-maile nie otrzymają odpowiedzi od razu i że odpowiesz, gdy wrócisz. Ponadto Twoi współpracownicy muszą znać szczegóły Twojej podróży służbowej, w tym kiedy i dokąd jedziesz. Może to pomóc im zrozumieć, jak pilne są ich e-maile i że odpowiedź może zająć więcej czasu niż zwykle.

Po skonfigurowaniu wiadomości o nieobecności nie zapomnij zaktualizować jej po powrocie! W ten sposób wszyscy wiedzą, że jesteś z powrotem w biurze i mogą oczekiwać szybkiej odpowiedzi.

Dziękujemy za przeczytanie o przykładach wiadomości OOO z wakacji. Można je łatwo dostosować, aby wysyłały automatyczną odpowiedź z dowolnego miejsca na zwolnienie chorobowe i zwolnienie lekarskie, urlop macierzyński, urlop roczny i nie tylko.

Szczęśliwy czas!

MOŻE CI SIĘ SPODOBAĆ RÓWNIEŻ:

• Sprawdź te wyjątkowe miejsca do wynajęcia Airbnb na swoje następne wakacje
• Wiadomości z 4 lipca dla właścicieli małych firm
• 20 Przykłady wiadomości o nieobecności

Obraz: Elementy Envato