Strona główna
Wideokonferencje z domu stają się coraz bardziej powszechne ze względu na coraz większą liczbę osób pracujących zdalnie.
Niezależnie od tego, czy tymczasowo pracujesz zdalnie, pracujesz na stałe w domu, czy planujesz wideokonferencje z biura, ważne jest, aby podczas tych rozmów wideo zachowywać się jak najbardziej profesjonalnie. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci w pełni wykorzystać ten styl komunikacji.
Istnieją trzy obszary, którymi należy się zająć podczas konferencji z domu:
Profesjonalny wygląd i brzmienie podczas rozmów wideo oznacza przejęcie kontroli nad swoim środowiskiem. Nie chodzi tylko o Twój indywidualny wygląd; chodzi również o uzyskanie najlepszego wyglądu i dźwięku w swoim otoczeniu. Oto niektóre z najważniejszych obszarów, które należy wziąć pod uwagę.
Nikt nie chce wyglądać, jakby siedział w jaskini. Oto kilka wskazówek, jak zoptymalizować źródło światła do rozmów wideo.
Przebieranie się podczas rozmowy wideo jest tak samo ważne, jak podczas spotkania osobistego, więc upewnij się, że wyglądasz jak najlepiej. Oto kilka wskazówek, jak się odpowiednio ubrać.
Twoja kamera umożliwia wizualne łączenie się z innymi uczestnikami. Skorzystaj z tych wskazówek, aby zapewnić płynne połączenie.
Inni uczestnicy również muszą Cię słyszeć, gdy nadejdzie Twoja kolej na udostępnienie. Te wskazówki mogą pomóc w jasnym przekazaniu wiadomości.
Przed spotkaniem przetestuj kamerę i jakość dźwięku, aby upewnić się, że masz dobre połączenie. Zapobiega to opóźnieniom i zamieszaniu podczas rozmowy, co może wydawać się szczególnie nieprofesjonalne.
Przestrzeganie właściwej etykiety wideokonferencji pomaga płynnie przebiegać spotkania i zapewnia, że nie będziesz niegrzeczny.
Pamiętaj o tych czynnikach podczas następnej rozmowy telefonicznej, aby zachować profesjonalizm i wydajność, jak najlepiej wykorzystując czas każdego z nich.
Nie wykonuj wielu zadań jednocześnie podczas rozmowy. Nawet jeśli ludzie cię nie widzą, potrafią rozpoznać, kiedy nie zwracasz uwagi.
Wiele platform do wideokonferencji ma funkcje, które wskazują, kiedy nie jesteś aktywnie zaangażowany, na przykład podczas przeglądania innego okna. Pozostanie uważnym nie tylko pokazuje szacunek, ale także gwarantuje, że aktywnie przekazujesz i przetwarzasz informacje.
Wyciszenie to nie tylko uprzejmość — to podstawa. Wyciszenie mikrofonu, gdy nic nie mówisz, pozwala uniknąć emisji przypadkowych komentarzy.
Ta praktyka zapewnia, że odgłosy otoczenia, takie jak dzwoniący telefon lub dzwonek do drzwi, nie zakłócają przebiegu spotkania. Wyciszając, zabezpieczasz klarowność rozmowy dla wszystkich.
Ustrukturyzowane spotkania to efektywne spotkania. Agenda zapewnia plan dyskusji, umożliwiając uczestnikom skuteczne przygotowanie się i zaangażowanie.
Prowadząc, przygotuj zarys głównych tematów i udostępnij go z wyprzedzeniem. Dzięki temu wszyscy uczestnicy są przygotowani, dzięki czemu spotkanie jest bardziej owocne i minimalizuje odchylenia od głównego tematu.
Przewidywanie jest kluczowe. Uczestnicząc w wirtualnym spotkaniu, wszystkie istotne materiały należy uporządkować i mieć pod ręką. Minimalizuje to zakłócenia i niezręczne przerwy podczas szukania określonego dokumentu lub slajdu prezentacji.
Zorganizowana konfiguracja emanuje profesjonalizmem i zapewnia płynniejsze prowadzenie rozmów dla wszystkich zaangażowanych osób.
Przygotowanie obejmuje również cyfrowe miejsce pracy. Jeśli zamierzasz udostępniać ekran, upewnij się, że niepowiązane karty i aplikacje są zamknięte.
Wyłącz wszelkie potencjalne wyskakujące powiadomienia — czy to z komunikatorów, czy aktualizacji oprogramowania. To proaktywne podejście gwarantuje, że spotkanie pozostanie skoncentrowane, a uczestnicy nie zostaną przypadkowo narażeni na niepowiązane lub poufne informacje.
Terminowość świadczy o profesjonalizmie. Późne dołączenie do spotkania wideo jest niezamierzonym sygnałem braku szacunku lub obojętności wobec czasu innych osób.
Tak jak nie spóźniłbyś się na osobiste spotkanie, ta sama zasada dotyczy spotkań wirtualnych. Nadaj priorytet zarządzaniu czasem, aby mieć pewność, że zawsze jesteś punktualny.
Wirtualne spotkania stwarzają wyjątkowe wyzwania, a jednym z nich jest utrzymanie autentycznego połączenia. Nawet w środowisku cyfrowym kontakt wzrokowy odgrywa kluczową rolę.
Oprzyj się pokusie oglądania własnego kanału wideo lub daj się zboczyć. Patrzenie bezpośrednio w kamerę, zwłaszcza podczas mówienia, wzmacnia zaangażowanie i uważność w dyskusji.
Środowisko pracy zdalnej wprowadza różne potencjalne czynniki rozpraszające uwagę, które mogą podważyć efektywność i profesjonalizm rozmów wideo. Oto kilka typowych zakłóceń i strategii przeciwdziałania im.
Dzieci i małżonkowie mogą wejść do twojego biura lub narobić hałasu na zewnątrz. Chociaż to naturalne, że członkowie rodziny są ciekawi lub potrzebują pomocy, ważne jest, aby informować ich o znaczeniu spotkań.
Wyznaczając granice i informując ich z wyprzedzeniem, możesz zminimalizować zakłócenia i utrzymać profesjonalną atmosferę.
Nasi futrzani przyjaciele mogą być wspaniałymi towarzyszami w ciągu dnia pracy, ale mogą nie rozumieć wagi Twoich wirtualnych spotkań. Chętny pies może zaszczekać, a ciekawski kot może paradować po klawiaturze w najbardziej nieodpowiednich momentach.
Aby złagodzić te potencjalne zakłócenia, zaleca się znalezienie cichej, zamkniętej przestrzeni do rozmów.
Jeśli nie jest to wykonalne, być może możesz ustawić miejsce do zabawy lub zabawki, które zajmą je podczas spotkania, a nawet rozważyć zwerbowanie członka rodziny, aby zajmował się nimi w innym pokoju.
Dźwięki z zewnątrz, czy to szum uliczny, bawiące się dzieci, czy sporadyczny dzwonek do drzwi, mogą być nieprzewidywalne i uciążliwe.
Chociaż niektóre hałasy są poza naszą kontrolą, podjęcie środków zapobiegawczych może drastycznie zmniejszyć ich wpływ. Znajdź miejsce w domu, na które najmniej narażone są dźwięki z zewnątrz — czy to pokój z widokiem na podwórko, czy izolowana piwnica.
Grube zasłony lub uszczelki okienne mogą dodatkowo tłumić odgłosy z zewnątrz, zapewniając profesjonalną i nieprzerwaną rozmowę.
W dobie ciągłej łączności nasze telefony zawsze brzęczą powiadomieniami, SMS-ami lub połączeniami. Chociaż są niezbędne do komunikacji, mogą być szkodliwe podczas rozmowy wideo, rozpraszając Twoją uwagę.
Oprócz wyciszenia telefonu, rozważ umieszczenie go ekranem do dołu lub w innym pokoju.
Celem jest stworzenie przestrzeni, w której można w pełni zanurzyć się w rozmowie wideo, okazując szacunek i zaangażowanie w toczącą się rozmowę.
Ponieważ nasze życie jest coraz bardziej zdigitalizowane, lawina powiadomień e-mail, wyskakujących okienek lub alertów na czacie może być tak samo rozpraszająca, jak każda fizyczna przerwa.
Takie rozproszenie nie tylko rozprasza twoją uwagę, ale może również odwracać uwagę innych, jeśli udostępniasz ekran.
Przed rozmową poświęć kilka minut na uporządkowanie cyfrowego miejsca pracy. Zamknij niepotrzebne karty i aplikacje, a jeśli to konieczne, włącz tryb „Nie przeszkadzać” we wszystkich aplikacjach, które mogą powodować zakłócenia. Tworzy to cyfrowe środowisko sprzyjające produktywnym dyskusjom.
Nawet w warunkach pracy zdalnej mogą wystąpić nieoczekiwane wizyty sąsiadów, przyjaciół lub dalszej rodziny. Ci, którzy wpadli w dobrych intencjach, mogą nie być świadomi Twoich zobowiązań dotyczących spotkań wideo.
Dzielenie się rutyną pracy z domu z otoczeniem jest korzystne. Rozważ umieszczenie uprzejmego napisu „Nie przeszkadzać” lub powiadomienia na drzwiach wejściowych podczas ważnych spotkań.
Wyznaczając takie granice, zapewniasz, że Twoje zobowiązania zawodowe będą traktowane z szacunkiem, na jaki zasługują.
Efektywność spotkań jest często zagrożona przez dygresje. Podczas gdy ludzką naturą jest angażowanie się w beztroskie przekomarzanie się lub dzielenie się osobistymi anegdotami, konieczne jest zachowanie równowagi.
Jeśli moderujesz, delikatnie skieruj rozmowę z powrotem na właściwe tory, jeśli zboczy ona z tematu. Przydatne jest również wyznaczenie określonego czasu na swobodne rozmowy, na przykład na początku lub na końcu rozmowy, aby zapewnić, że główny program nie zostanie naruszony, a jednocześnie wspierać koleżeństwo między uczestnikami.
Poruszanie się po świecie wideokonferencji może być nieco przytłaczające, zwłaszcza biorąc pod uwagę tak wiele czynników.
Aby pomóc usprawnić ten proces i upewnić się, że przedstawisz się w jak najlepszym świetle, oto tabela porównawcza, w której wyszczególniono podstawowe zalecenia i zalecenia dotyczące udanej rozmowy wideo.
Niezależnie od tego, czy korzystasz okazjonalnie, czy codziennie prowadzisz rozmowy wideo, ta tabela służy jako przydatne, szybkie odniesienie, które pomoże utrzymać profesjonalne i produktywne wirtualne interakcje:
| Aspekt | Zrób | nie |
|---|---|---|
| Wygląd | Noś strój biznesowy. | Nie noś kratki, prążków ani sukienki tylko od pasa w górę. |
| Oświetlenie | Używaj naturalnego światła; skieruj się w stronę źródła światła. | Nie pozwól, aby światło pochodziło zza ciebie. |
| Kamera | Umieść aparat na wysokości oczu; użyj neutralnego tła. | Nie miej bałaganu ani wrażliwych elementów w tle. |
| Dźwięk | Używaj słuchawek; rozważyć zakup mikrofonu. | Nie polegaj wyłącznie na wbudowanym dźwięku komputera; uniknąć echa. |
| Profesjonalne zachowanie | Być na czas; nawiązać kontakt wzrokowy; korzystać z agendy. | Nie wykonuj wielu zadań jednocześnie; unikaj nieistotnych rozmów podczas rozmowy. |
| Rozproszenie uwagi | Powiadamiaj rodzinę o spotkaniach; zamknij nieistotne karty. | Nie zostawiaj głośno włączonych telefonów; unikać obecności zwierząt w miejscu pracy. |
Konferencje wideo z domu to świetny sposób dla małych firm i ich pracowników na pozostawanie w kontakcie podczas pracy w domu.
Dzięki tym wskazówkom możesz dać z siebie wszystko i wyglądać bardziej profesjonalnie, jednocześnie osiągając lepsze wyniki podczas każdej sesji.
Obraz: Depositphotos.com