Jak uzyskać dostęp do pełnej wartości wirtualnych spotkań dla małych firm

Małe firmy mogą nie być w stanie zaoferować zasobów, którymi dysponują duże firmy, i nie mogą przewidzieć ze 100% pewnością, jak sytuacja wewnętrzna będzie wyglądać za kilka lat. W końcu wciąż rosną, a obecne perspektywy gospodarcze wydają się czasami ponure. Jednak to, co mogą zaoferować małe firmy, to spotykanie się z pracownikami tam, gdzie się znajdują.

Niezawodna, wydajna i elastyczna platforma do spotkań wideo zdziała cuda w przypadku małych firm, nawet jeśli nie organizują wielu spotkań. Technologia oprogramowania do wirtualnych spotkań ewoluowała, obejmując analitykę, zarządzanie zadaniami i czasem oraz monitorowanie przepływu pracy dostępne dla każdego pracownika. Stanowi podstawę dla rozwijającej się małej firmy, aby dodawać pracowników i ustanawiać trwałe, zrównoważone protokoły, bez względu na to, jak duże się staną.

Oto kilka kluczowych kwestii, o których małe firmy powinny pamiętać przy zakupie tego podstawowego narzędzia biznesowego:

Bezpieczny i pewny

„Zoombombing” stał się popularnym żartem na początku pandemii COVID-19, kiedy większość operacji na całym świecie przeniosła się do sieci. Pomysł polegał na tym, że nieznajomy mógł włamać się do trwającej rozmowy wideo, aby wywołać zamieszanie i trollować uczestników. To, co zaczęło się jako nieszkodliwa irytacja, przerodziło się w zagrożenie bezpieczeństwa, które kosztowało Zooma niezły grosz: firma wypłaciła 85 milionów dolarów pozwu w 2021 roku.

Niedopuszczalne jest już, aby oprogramowanie do wideokonferencji zapewniało coś innego niż najwyższe standardy bezpieczeństwa, a większość dostawców zintensyfikowała swoją grę w zakresie ochrony. Zacznij od nadania priorytetu oprogramowaniu, które obsługuje, a nawet wymaga uwierzytelniania dwuskładnikowego. Wprowadza dodatkowy krok, ale skutecznie blokuje każdego oszusta bez dostępu do wielu urządzeń należących do pojedynczego użytkownika. Niektórzy dostawcy oprogramowania oferują własne oprogramowanie do uwierzytelniania, a korzystanie z nich razem usprawnia działania związane z bezpieczeństwem. Ponadto, chociaż większość nowoczesnego oprogramowania do czatów wideo jest oparta na chmurze, warto faworyzować dostawców, którzy prowadzą fizyczne centra danych, dodając dodatkową przeszkodę dla hakerów.

Wielu problemów można uniknąć, gdy oprogramowanie nadaje uprawnienia osobie prowadzącej połączenie. Poszukaj ofert, które pozwalają gospodarzowi „zablokować” trwające połączenia. Dzięki temu nikt nowy nie może wejść, nawet jeśli został zaproszony lub udało mu się uzyskać link do rozmowy. Nadaj priorytet oprogramowaniu, które kieruje prośby o udostępnianie ekranu i nagrywanie przez osoby prowadzące wirtualne spotkania.

Razem na zawsze

Dzięki rozwojowi SaaS, zwłaszcza w zakresie możliwości automatyzacji, oprogramowanie do spotkań może skupiać się na tym, co dzieje się przed i po samym spotkaniu. Na przykład, jeśli firma organizuje seminarium internetowe, oprogramowanie może umożliwiać użytkownikom dostosowywanie zaproszeń lub wysyłanie ankiet przed wydarzeniem, a następnie wysyłanie e-mailem do wszystkich uczestników transkrypcji konwersacji generowanej automatycznie.

Małe firmy powinny rozważyć inwestycję w platformę do spotkań od tego samego dostawcy, który obsługuje pozostałe aplikacje. Daje to liczne korzyści, w tym wyższy poziom bezpieczeństwa dzięki możliwości monitorowania przez dostawców problemów z centralnej lokalizacji. Ta opcja odblokowuje również funkcje analityczne wbudowane w większość oprogramowania do wideokonferencji. Kontynuując powyższy przykład webinaru, odpowiednie rozwiązanie technologiczne może automatycznie pobierać informacje po zakończeniu spotkania, takie jak wyniki ankiet lub kluczowe dane omawiane w zestawie slajdów, przetwarzać niektóre liczby i wysyłać wyniki do każdego uczestnika oraz pracownik. Ci drudzy otrzymają najistotniejsze zadania dodane do swoich kalendarzy i drobiazgowe liczby osadzone w śledzących arkuszach kalkulacyjnych — wszystko to jest możliwe, ponieważ różne części oprogramowania płynnie komunikują się ze sobą.

Małe firmy mogą kusić, aby zrezygnować z tego procesu i po prostu wybrać dostawcę, który oferuje najtańsze rozwiązanie. Prawdziwe oszczędności wynikają z interoperacyjności wielu powiązanych narzędzi, połączonych i wycenionych jako pakiet aplikacji do współpracy.

Blisko, czy daleko

Właściwe oprogramowanie do wideokonferencji czyni cuda, jeśli chodzi o wrażenia pracowników. Po ujednoliceniu z innymi aplikacjami pracownicy mają widok z lotu ptaka na codzienną pracę i mogą szybko dostosowywać zadania, aby wykonać wszelkie wymagane zwroty. Maksymalizuje również czas pracowników, umożliwiając dystrybucję agend przed wirtualnymi spotkaniami i udostępniając wirtualne tablice podczas rozmowy.

Jednak solidne oprogramowanie do obsługi spotkań wysyła wiadomość, że firma rozumie, jak pracują jej pracownicy.

Małe firmy powinny traktować priorytetowo oprogramowanie do spotkań z komponentem mobilnym. Brzmi to jak pewnik — czy wszystkie firmy technologiczne nie powinny tworzyć aplikacji mobilnych w celu uzupełnienia swojej oferty na komputery stacjonarne? — ale trudniej jest znaleźć dostawcę, który produkuje niezawodne oprogramowanie do spotkań i obsługiwaną, najnowocześniejszą, zaawansowaną technologicznie aplikację mobilną niż niektórym mogłoby się wydawać. Ponadto, gdy to oprogramowanie działa w ujednoliconym systemie, nawet spotkania mobilne są poszukiwane w celu uzyskania przydatnych danych do prowadzenia i aktualizowania przepływów pracy.

Ponieważ pracownicy będą korzystać z oprogramowania teoretycznie z całego świata, ważne jest, aby małe firmy korzystały z technologii, która prowadzi dziennik działań, który przełożeni mogą przeglądać po fakcie. Jeśli doszłoby do naruszenia bezpieczeństwa, może to być nieocenione źródło informacji w śledzeniu tego, co się stało i łataniu luki w zabezpieczeniach, aby przetrwała okresy wzrostu.

Standardy i praktyki dotyczące wirtualnych spotkań

Małe firmy muszą budować swój pakiet oprogramowania z myślą o wydajności. Łatwo przeoczyć ten aspekt, gdy jest tylko kilku pracowników, którzy mogą robić wyjątki od każdej reguły, ale gdy firma się rozwinie, ważne stanie się ustanowienie najlepszych praktyk na wypadek, gdy nowi pracownicy, zwłaszcza nowi menedżerowie, wejdą na pokład.

Oprogramowanie ustanawia również precedens: teraz, gdy pojawia się coś ważnego, pracownicy są zachęcani do organizowania wirtualnych spotkań w celu rozpowszechniania informacji, wiedząc, że zostaną one skutecznie przekazane i że w przypadku przekroczenia linii istnieje wirtualny ślad na papierze.

Co najważniejsze, oprogramowanie do wideokonferencji pozwala małym firmom zaoszczędzić czas — towar, którego firmy każdej wielkości muszą chronić za wszelką cenę.