25 Przykładów wiadomości głosowych, które poprawią Twoją komunikację biznesową
25 Przykładów wiadomości głosowych, które poprawią Twoją komunikację biznesową
Opublikowany: 2023-07-11
Posiadanie profesjonalnej wiadomości poczty głosowej dla Twojej firmy może być niezbędne do przedstawienia odpowiedniego wizerunku potencjalnym klientom i partnerom. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy dużą korporację, posiadanie jasnego i zwięzłego niestandardowego powitania w poczcie głosowej jest kluczowe. W tym artykule zebraliśmy 25 najlepszych przykładów wiadomości poczty głosowej, których możesz użyć w obecnej postaci lub aby pomóc Ci stworzyć własną, niepowtarzalną wiadomość. Czytajmy dalej, aby wejść na ścieżkę lepszej komunikacji biznesowej!
Spis treści
Znaczenie dobrej wiadomości poczty głosowej
Dobra wiadomość poczty głosowej jest niezwykle ważna, aby upewnić się, że Twoi klienci i partnerzy odniosą właściwe wrażenie o Tobie i Twojej firmie. Daje im to wskazówkę, jak bardzo jesteś profesjonalny i zorganizowany, co może zadecydować o tym, czy sfinalizujesz transakcję, czy nie. Nawet w dzisiejszych czasach, gdy dostępnych jest tak wiele form komunikacji, posiadanie jasnej i zwięzłej wiadomości poczty głosowej może mieć ogromne znaczenie.
Po przeczytaniu artykułu obejrzyj film Townsquare Interactive, aby poznać formułę konfigurowania profesjonalnego powitania w poczcie głosowej dla klientów.
Co składa się na dobrą wiadomość poczty głosowej
Skuteczna wiadomość głosowa jest niezbędna do zdobycia zaufania i promocji firmy. Kiedy ludzie usłyszą Twoją pocztę głosową, powinni od razu odnieść wrażenie profesjonalizmu i organizacji. Poniżej znajdują się cztery kluczowe czynniki, które składają się na dobrą wiadomość poczty głosowej:
Przejrzystość: upewnienie się, że wiadomość poczty głosowej jest krótka, jasna i na temat, jest niezbędna, jeśli chodzi o przekazanie silnego i profesjonalnego wizerunku. Dobre powitanie w poczcie głosowej jest zwięzłe i nie pozostawia miejsca na zamieszanie, unikając wszelkich nieporozumień lub błędnych interpretacji, które mogłyby prowadzić do straconych okazji.
Właściwe powitanie: Przyjazne powitanie robi różnicę, gdy zostawiasz wiadomość głosową. Ważne jest, aby była biznesowa, ale nadal brzmiała ujmująco, aby klienci nie czuli się, jakby rozmawiali z robotem. Pełne szacunku pozdrowienia, takie jak „Dzień dobry” lub „Dzień dobry”, sprawdzają się w każdej sytuacji.
Profesjonalizm: sposób, w jaki wypowiadasz swoje imię i nazwisko oraz wprowadzenie w wiadomości, może wpłynąć na to, jak potencjalni nabywcy postrzegają Ciebie lub markę Twojej firmy. Upewnij się, że używasz poprawnej gramatyki i wymowy podczas nagrywania poczty głosowej, aby wyjść na osobę godną zaufania.
Niezbędne szczegóły: gdy ktoś dzwoni, może chcieć uzyskać więcej informacji na temat Twoich usług lub produktów. Dlatego ważne jest, aby podać jak najwięcej niezbędnych szczegółów w ramach czasowych dozwolonych przez samą platformę.
Przykłady biznesowych wiadomości głosowych
Tworzenie idealnej wiadomości poczty głosowej jest niezbędne dla każdej firmy. Od ogólnych pozdrowień po wiadomości świąteczne — oto 25 przykładów świetnych biznesowych wiadomości poczty głosowej, które zapewnią Ci inspirację.
Ogólne przykłady powitań poczty głosowej
Jeśli chodzi o powitania w poczcie głosowej, pierwsze wrażenie jest kluczowe. Jako osoba biznesowa chcesz, aby Twoje powitanie brzmiało profesjonalnie i zawierało właściwy komunikat dla dzwoniących. Oto pięć przykładów ogólnych powitań poczty głosowej, które można dostosować do własnych potrzeb:
1. Witaj, dodzwoniłeś się do [Nazwa firmy]. W tej chwili jestem niedostępny, ale proszę zostaw wiadomość, a ja skontaktuję się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.
2. Dziękujemy za telefon [nazwa firmy]. Przepraszam, że nie odebrałem telefonu, zostaw wiadomość, a oddzwonię tak szybko, jak to możliwe.
3. Cześć, tu [Twoje imię] z [Nazwa firmy]. Przepraszam, że nie odebrałem telefonu, proszę zostawić wiadomość, a oddzwonię tak szybko, jak to możliwe.
4. Dodzwoniłeś się do [Nazwa firmy]. Nasze biuro jest obecnie zamknięte, zostaw wiadomość, a ja oddzwonię w następnych godzinach pracy.
5. Cześć, tu [Twoje imię] z [Nazwa firmy]. Jestem chwilowo niedostępny, zostaw wiadomość, a ja skontaktuję się z Tobą tak szybko, jak to możliwe. Dzięki, że zadzwoniłeś!
Krótkie powitania w poczcie głosowej
Jeśli chodzi o powitania w poczcie głosowej, utrzymywanie ich krótkich i treściwych może być równie skuteczne jak dłuższa wiadomość. Jako osoba prowadząca działalność biznesową chcesz przekazywać ważne informacje, pamiętając jednocześnie o czasie rozmówcy. Przyjrzyjmy się czterem przykładom krótkich powitań w poczcie głosowej:
6. Witaj, dodzwoniłeś się do [Twoje imię], zostaw krótką wiadomość, a ja skontaktuję się z Tobą.
7. Hej, tu [Twoje imię], zostaw wiadomość, a ja oddzwonię przed końcem dnia roboczego.
8. Tu [Twoje imię], nie mogę odebrać telefonu, zostaw wiadomość.
9. Cześć, dodzwoniłeś się do [Twoje imię], jestem poza biurem, zostaw wiadomość, a ja oddzwonię.
Śmieszne przykłady powitań poczty głosowej
Włączenie odrobiny humoru może wywrzeć trwałe wrażenie na rozmówcach. Nadal możesz zachować profesjonalny ton, dodając odrobinę osobowości do powitania w poczcie głosowej. Oto cztery przykłady zabawnych powitań poczty głosowej:
10. Witaj, dodzwoniłeś się do [Twoje imię], obecnie nie ma mnie przy biurku, ale jeśli zostawisz wiadomość, odezwę się szybciej niż [wstaw zabawne porównanie, np. „szybka kula”] .
11. Dziękuję za telefon [Twoje imię], w tej chwili nie jestem dostępny, ale jeśli zostawisz swoje imię i nazwisko, numer i krótką wiadomość, odezwę się, zanim zdążysz powiedzieć „Bazinga!”
12. Hej, tu [Twoje imię], nie mam obecnie telefonu, ale jeśli zostawisz wiadomość, odezwę się szybciej, niż Jedi może wyciągnąć miecz świetlny.
13. Tu [Twoje imię], nie mogę w tej chwili odebrać telefonu, ale jeśli zostawisz wiadomość, spróbuję oddzwonić, zanim zjem wszystkie pączki w biurze.
Przykłady profesjonalnych powitań poczty głosowej
Profesjonalne powitania w poczcie głosowej mogą mieć ogromne znaczenie, jeśli chodzi o wywarcie dobrego wrażenia na klientach i innych kontaktach. Oto cztery przykłady dostosowane do użytku biznesowego, które można dostosować do własnych potrzeb:
14. Witamy w [nazwa firmy]. Obecnie jesteśmy niedostępni, ale jeśli zostawisz nam wiadomość, skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.
15. Dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Zostaw wiadomość, a jeden z członków naszego zespołu wkrótce się z Tobą skontaktuje.
16. Cześć! Dziękujemy za telefon [nazwa firmy], zostaw swoje dane, a my skontaktujemy się z Tobą w najbliższym możliwym terminie.
17. Cześć, tu [nazwa firmy]. W tej chwili nie jesteśmy dostępni, więc zostaw nam wiadomość głosową, a wkrótce się z Tobą skontaktujemy!
Przykłady świątecznych powitań poczty głosowej
Gdy zbliża się każde większe święto, właściciele firm powinni mieć odpowiednie powitanie w poczcie głosowej, które odzwierciedla porę roku. Oto cztery przykłady konfigurowalnych świątecznych wiadomości poczty głosowej, które są idealne dla ludzi biznesu:
18. Życzę [wstaw święto] pełnego radości, pokoju i miłości. To jest [imię], proszę zostaw mi wiadomość, a ja skontaktuję się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.
19. Miłego [święta]. Dodzwoniłeś się tutaj do [imię], proszę zostaw mi wiadomość, a na pewno oddzwonię.
20. Od mojej [rodziny/zespołu] do twojej – Wesołych [wakacji]. Proszę zostawić mi wiadomość po sygnale, a ja oddzwonię wkrótce.
21. Najlepsze życzenia udanego [święta]! Tu [imię], zostaw wiadomość po sygnale, a wkrótce się odezwę!
Przykłady świątecznych powitań poczty głosowej
Niezależnie od tego, czy wybierasz się na kilka dni, czy na dłuższy urlop, odpowiedni przekaz jest niezbędny. Oto 4 przykłady świątecznych życzeń poczty głosowej, które pokochają Twoi klienci. Pamiętaj, aby dostosować każdy z własnymi szczegółami, aby był osobisty.
22. Cześć! To jest [wstaw imię i nazwisko] i jestem obecnie z dala od biurka na zasłużonych wakacjach do [data]. Aby szybciej uzyskać pomoc, skontaktuj się z [nazwa/dział] pod numerem [numer telefonu]. Dziękuję, nie mogę się doczekać rozmowy z tobą po powrocie!
23. Cześć! Dodzwoniłeś się do [wstaw imię i nazwisko], jestem obecnie poza biurem, korzystając z wolnego czasu, ale obiecuję, że odpowiem, gdy tylko wrócę do biura. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, zadzwoń do [nazwa/dział] pod numer [phone number]. Miłego dnia!
24. Cześć, tu [wstaw imię], zabieram sobie bardzo potrzebny czas i będę mógł odpowiedzieć dopiero po [data]. Proszę zostawić mi krótką wiadomość, a wkrótce się odezwę. Aby uzyskać szybszą obsługę, zadzwoń do [nazwa/dział] pod numer [numer telefonu]. Dzięki!
25. Witam, to niestety nie [wstaw imię], wyjechałem na wakacje do [data]. W pilnych sprawach prosimy o kontakt z [imię/wydział] pod adresem [wstaw adres e-mail/numer telefonu]. W przeciwnym razie zostaw mi wiadomość, a ja odpowiem, gdy wrócę z przerwy. Dzięki za zrozumienie!
Jak nagrać powitanie poczty głosowej
Pozdrowienia w biznesowej poczcie głosowej powinny brzmieć profesjonalnie, zorganizowane i przyjazne. Oto przewodnik krok po kroku, jak nagrać powitanie poczty głosowej, które sprawi, że Twoi rozmówcy odniosą właściwe wrażenie.
Krok 1: Przygotuj swój skrypt
Przed odebraniem telefonu i nagraniem poczty głosowej upewnij się, że masz przygotowany zarys tego, co planujesz powiedzieć. Pomaga to zachować zwięzłość i przejrzystość, nie tracąc żadnych ważnych informacji. Skrypt powinien zawierać Twoje imię i nazwisko, przedstawienie siebie/firmy oraz wszelkie niezbędne dane kontaktowe.
Krok 2: Znajdź ciche miejsce
Ważne jest, aby znaleźć ciche miejsce, w którym nikt nie będzie przeszkadzał podczas nagrywania. Hałas w tle utrudnia prawidłowe usłyszenie wiadomości i może zaszkodzić ich ogólnemu wrażeniu na temat Twojej marki lub firmy.
Krok 3: Nagraj wiadomość
Gdy znajdziesz się w cichym otoczeniu z przygotowanym scenariuszem, rozpocznij nagrywanie. Upewnij się, że mówisz wyraźnie i poprawnie wymawiasz każde słowo, aby ludzie mogli łatwo zrozumieć, co mówisz. Nie spiesz się również podczas czytania scenariusza. Nie spiesz się, ponieważ może to również wprowadzić ludzi w błąd.
Krok 4: Odsłuchaj i spróbuj ponownie, jeśli to konieczne
Po zakończeniu nagrywania odsłuchaj ponownie, aby upewnić się, że wszystko brzmi wyraźnie i nie ma źle wymówionych słów ani bełkotów między zdaniami. Jeśli coś jest nie tak z wiadomością, spróbuj ponownie, aż wszystko będzie brzmiało idealnie, zanim wyślesz w świat powitanie poczty głosowej.
Oto tabela porównawcza, która wizualnie przedstawia opisane kroki. Możesz go użyć do łatwego odniesienia:
Krok
Opis
1. Przygotuj swój skrypt
Zacznij od napisania zarysu tego, co zamierzasz powiedzieć w poczcie głosowej. Pomaga to zachować przejrzystość i zwięzłość, zapewniając, że żadne istotne szczegóły nie zostaną pominięte. Twój scenariusz powinien zawierać Twoje imię i nazwisko, krótkie przedstawienie siebie lub swojej firmy oraz wszystkie niezbędne dane kontaktowe.
2. Znajdź ciche miejsce
Wybierz ciche miejsce, aby nagrać powitanie poczty głosowej. Zapobiega to zakłócaniu wiadomości przez szum tła, pomagając w utrzymaniu profesjonalnego wizerunku i jasnej komunikacji.
3. Nagraj wiadomość
Ze scenariuszem w ręku i cichym otoczeniem jesteś gotowy do nagrywania. Mów w wygodnym tempie, upewniając się, że każde słowo jest wyraźnie wymawiane, co ułatwia zrozumienie. Nie ma potrzeby się spieszyć; jasność jest kluczowa.
4. Słuchaj ponownie i spróbuj ponownie, jeśli to konieczne
Po zakończeniu nagrywania przejrzyj wiadomość pod kątem niejasnych fragmentów lub błędów. Jeśli jakieś części nie są zgodne ze standardami, nie wahaj się ponownie nagrać, dopóki nie będziesz zadowolony z produktu końcowego. Celem jest przedstawienie jasnego, profesjonalnego powitania poczty głosowej.
Wskazówki dotyczące tworzenia fantastycznego powitania w poczcie głosowej
Stworzenie profesjonalnego i przyjaznego powitania w poczcie głosowej może wywrzeć trwałe wrażenie na dzwoniących.
Postępuj zgodnie z tymi pięcioma wskazówkami, aby stworzyć idealne powitanie w poczcie głosowej, aby zrobić dobre wrażenie:
Zacznij od mocnego akcentu – upewnij się, że zaczynasz swoją pocztę głosową od wyraźnego przedstawienia się, aby Twoi rozmówcy wiedzieli, kto mówi. Możesz także dodać odrobinę humoru, jeśli chcesz, aby Twoja poczta głosowa była bardziej przyjazna i zachęcająca. Może to sprawić, że dzwoniący poczują się bardziej komfortowo i chętnie zostawią wiadomość.
Mów krótko – upewnij się, że powitanie nie jest zbyt długie. Dobrą zasadą jest trzymanie go przez około 10 sekund lub mniej. Pisząc zwięźle, dajesz dzwoniącym więcej czasu na pozostawienie wiadomości. Pamiętaj też o podaniu w powitaniu wszelkich istotnych informacji kontaktowych, aby mogli się z Tobą skontaktować na wiele sposobów.
Nadaj ton — upewnij się, że podczas nagrywania powitania brzmisz pewnie i profesjonalnie. Twój głos powinien być czysty i przyjazny, co może znacznie przyczynić się do tego, że Twoi rozmówcy będą mieli o Tobie pozytywne wrażenie.
Etykieta telefoniczna – Zawsze kończ powitanie, dziękując za telefon i pamiętaj, aby w miarę możliwości używać ich imienia i nazwiska. Będziesz także chciał być uprzejmy i poprosić ich o pozostawienie wiadomości na końcu, upewniając się, że dzwoniący wiedzą, że skontaktujesz się z nimi tak szybko, jak to możliwe.
Strategiczne podpisanie – zostaw im coś niezapomnianego, aby odeszli z poczuciem, że zostali wysłuchani. Może to być coś w stylu „Miłego dnia” lub „Czekamy na wiadomość od Ciebie”. Stworzenie odpowiedniego podpisu może sprawić, że Twoi rozmówcy poczują się docenieni i docenieni.
Nie lekceważ wpływu poczty głosowej dotyczącej sprzedaży
Na podstawie badań Hubspot aż 80% połączeń sprzedażowych kończy się pocztą głosową. To kolejny powód, dla którego tak ważne jest, aby nie przeoczyć okazji do pozostawienia wiadomości.
Wielu przedstawicieli handlowych dokładnie wie, co powiedzieć, gdy potencjalny klient odbierze telefon, ale nie radzi sobie z pocztą głosową. Biorąc pod uwagę, że nierozpoznane numery są często ignorowane, pozostawienie wiadomości na poczcie głosowej staje się doskonałą okazją do przedstawienia się i przedstawienia swojej oferty.
Upewnij się, że Twoja wiadomość pozostawi trwały ślad, korzystając z dobrze przygotowanego skryptu poczty głosowej. Gwarantuje to przekazanie wszystkich niezbędnych informacji bez przytłaczania słuchacza.
Ponadto pamiętaj, że poczta głosowa to kolejny punkt styku z potencjalnym klientem. Biorąc pod uwagę, że zwykle potrzeba co najmniej ośmiu interakcji, zanim lead zgodzi się na spotkanie, ważne jest, aby nie zmarnować szansy na pozostawienie atrakcyjnej poczty głosowej.
Na koniec należy zauważyć, że częstotliwość wiadomości poczty głosowej koreluje z prawdopodobieństwem otrzymania oddzwonienia. Nie chodzi o pozostawienie jakiejkolwiek wiadomości, ale takiej, która rezonuje z odbiorcą. Dysponując solidnym skryptem, możesz zwiększyć szanse na oddzwonienie o 22%. Dlatego poczta głosowa to coś więcej niż tylko wiadomości; są strategicznymi narzędziami komunikacji w Twoim zestawie narzędzi sprzedażowych.
Co należy uwzględnić w sprzedaży w poczcie głosowej:
Imię i nazwisko oraz przynależność do firmy — Jasno podaj swoje imię i nazwisko oraz rolę w organizacji, którą reprezentujesz. Pozwala to słuchaczowi natychmiast zrozumieć, kto się z nim kontaktuje i jego znaczenie, dodając wiarygodności Twojej wiadomości od samego początku.
Najlepszy numer telefonu, aby się z Tobą skontaktować — upewnij się, że wyraźnie podałeś najbardziej niezawodny numer telefonu lub metodę komunikacji, aby się z Tobą skontaktować. Upewnij się, że cyfry są wyraźnie wyartykułowane i zwykle dobrze jest powtórzyć numer dwa razy, aby dać słuchaczowi wystarczająco dużo okazji do zapisania go lub zapamiętania.
Powód rozmowy — zwięźle określ konkretny cel rozmowy, upewniając się, że intencja została zrozumiana. Niezależnie od tego, czy przekazujesz informacje, prosisz o pomoc, czy próbujesz zorganizować spotkanie, szczere poinformowanie o celu kontaktu pomaga odbiorcy lepiej odpowiedzieć na Twoją wiadomość.
Korzyści z oddzwaniania – Podkreśl korzyści, jakie odniesie słuchacz, oddzwaniając. Mogą to być cenne informacje, ekskluzywne oferty lub potencjał korzystnego partnerstwa. Wyrażając korzyści z góry, zwiększasz prawdopodobieństwo, że odbiorca będzie zmuszony odpowiedzieć.
Działania, które chciałbyś podjąć od potencjalnego klienta – Wyraźnie wskaż kolejne kroki, które chciałbyś, aby podjął odbiorca, takie jak oddzwonienie, wysłanie e-maila lub spotkanie w określonym czasie. Jasne wskazówki pomagają odbiorcy zrozumieć, czego się od niego oczekuje i mogą pokierować jego reakcją. Pamiętaj, aby żądane działanie było rozsądne i łatwe do wykonania.
Dolna linia
Dzięki świetnej wiadomości poczty głosowej możesz upewnić się, że dzwoniący poczują się docenieni i ważni. Bez względu na to, jaki rodzaj działalności prowadzisz, istnieje styl wiadomości, który będzie dla Ciebie najlepszy. Spróbuj poeksperymentować z różnymi pomysłami, aby znaleźć ten, który najbardziej Ci odpowiada, i przekieruj pocztę głosową na e-mail, aby nie przegapić żadnej ważnej wiadomości. Rozważ też użycie aplikacji do blokowania połączeń, takich jak Kontrola połączeń, aby zapewnić sobie dodatkową warstwę ochrony przed niechcianymi rozmówcami.
Obraz: Elementy Envato
Więcej w: Przykłady komunikatów biznesowych, Komunikaty operacyjne
