Co to jest zestawienie płac i podatków na formularzu W2? Co pracodawcy i pracownicy powinni wiedzieć

Czy jesteś pracownikiem, który jest ciekawy, czym jest formularz W2 Zeznanie płacowe i podatkowe, czy też pracodawcą zastanawiasz się, czy muszą je dostarczyć? Istotne jest, aby pracodawcy i pracownicy rozumieli swoje obowiązki w zakresie formularzy W2. Ten dokument podatkowy ma kluczowe znaczenie dla składania zeznań podatkowych i jest istotną częścią krajobrazu finansowego każdego pracownika. W tym artykule omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o zawiłościach formularza W2, od jego celu, zawartości i terminów dystrybucji. Zanurzmy się!

Co to jest formularz W2?

Formularz W2 to formularz podatkowy Urzędu Skarbowego (IRS), który służy do zgłaszania wynagrodzeń, pensji i innych form wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi. Zasadniczo jest to kompleksowy zapis finansowy zarobków pracownika za dany rok. Pracodawca musi dostarczyć pracownikowi kopię wypełnionego formularza W2, aby mógł on prawidłowo i skutecznie złożyć swoje podatki. Oprócz dostarczenia kopii pracownikowi, pracodawca jest również prawnie upoważniony do przedłożenia kopii formularza IRS i wszelkim odpowiednim stanowym urzędom podatkowym w celu zapewnienia przejrzystości i zgodności.

Kto otrzymuje formularz W-2 – zestawienie płac i podatków?

Formularz W2, znany również jako zestawienie wynagrodzeń i podatków, jest wysyłany do pracownika, który pracował dla pracodawcy w ciągu roku podatkowego. Niezależnie od tego, czy była to praca w niepełnym wymiarze godzin, czy w pełnym wymiarze czasu pracy, formularz jest wystawiany przez pracodawcę na koniec roku podatkowego. Zawiera szczegółowe informacje o zarobkach pracownika, pobranych podatkach i wszelkich otrzymanych odszkodowaniach, zapewniając przejrzystą ewidencję dochodów pracownika dla celów podatkowych. Wszyscy pracownicy muszą otrzymać kopię tego formularza w celu złożenia zeznania podatkowego. Pracodawcy muszą przesłać kopię tego formularza do IRS i odpowiednich stanowych agencji podatkowych.

Twoje obowiązki jako pracodawcy

Jako pracodawca jesteś prawnie zobowiązany do dostarczenia pracownikom formularza W2 na koniec roku podatkowego. Ten formularz, który należy dokładnie wypełnić i złożyć na czas, stanowi istotną część zobowiązań podatkowych Twojej firmy. Nie chodzi tylko o zgodność z prawem; terminowe i dokładne W2 pomaga również w utrzymaniu pozytywnych relacji z pracownikami. Ważne jest, aby skrupulatnie rejestrować wynagrodzenia pracowników i odprowadzane podatki przez cały rok, ponieważ informacje te zostaną odzwierciedlone w formularzu W2, a rozbieżności mogą prowadzić do potencjalnych problemów z IRS lub agencjami stanowymi.

Jak mogę zdobyć mój W-2?

Wiele osób nie ma pewności, jak uzyskać formularz W-2, ale w rzeczywistości jest to całkiem proste. Oto kilka przydatnych wskazówek, jak zabezpieczyć W-2:

• Skontaktuj się z pracodawcą: Twój pracodawca jest Twoim pierwszym punktem kontaktowym w sprawie formularzy W-2. Powinni być w stanie dostarczyć niezbędne dokumenty lub instrukcje, jak uzyskać do nich dostęp i pobrać je online, jeśli taki system istnieje
• Zaloguj się do swojego internetowego systemu płacowego: Jeśli masz dostęp online do swojego systemu płacowego, możesz pobrać kopię formularza W-2 bezpośrednio ze strony internetowej, dzięki czemu proces jest szybki i nie wymaga papieru.
• Skontaktuj się z Social Security Administration (SSA): SSA może być w stanie dostarczyć Ci kopię formularza W-2, jeśli go zgubiłeś lub nie możesz go otrzymać od swojego pracodawcy. Jest to pomocna opcja tworzenia kopii zapasowych, jeśli znajdziesz się w potrzasku.
• Poproś o kopię z IRS: Jeśli nie możesz otrzymać kopii od swojego pracodawcy, możesz poprosić o bezpłatną wymianę z IRS, wypełniając formularz 4506-T. Jest to dobra alternatywa, jeśli inne metody okażą się nieskuteczne.
• Skorzystaj z usług stron trzecich: Istnieją różne usługi stron trzecich, które mogą pomóc odzyskać kopie Twojego formularza W-2, jeśli wszystkie inne metody zawiodły. Firmy te zwykle pobierają opłaty za tę usługę, dlatego zaleca się wcześniejsze przeprowadzenie odpowiednich badań, aby upewnić się, że podejmujesz świadomą decyzję.

Kiedy mają być W-2 w 2023 roku?

Formularze W-2 za rok podatkowy 2022 należy złożyć najpóźniej do 31 stycznia 2023 r. Pracodawcy są zobowiązani do wystawienia formularzy W-2 na koniec roku kalendarzowego i muszą zostać wysłane do ostatniego dnia lutego. Jest to kluczowy termin, a niedotrzymanie go może prowadzić do kar. Ważne jest, aby pracodawcy dopilnowali, aby wszyscy pracownicy otrzymali formularze W-2 w odpowiednim czasie, co umożliwi im dokładne i efektywne przygotowanie podatków.

Jakie informacje zawiera formularz W-2: zestawienie wynagrodzeń i podatków?

Formularz W-2 Zestawienie wynagrodzeń i podatków zapewnia kompleksowy przegląd danych finansowych pracownika za dany rok. Ten dokument działa jako kompleksowe źródło informacji niezbędnych do składania zeznań podatkowych. Poniżej znajduje się lista szczegółów zawartych w formularzu W-2:

• Imię i nazwisko pracownika, adres i numer ubezpieczenia społecznego
• Nazwa pracodawcy, adres i numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN)
• Łączne zarobki, płace i napiwki
• Kwota potrąconego federalnego podatku dochodowego
• Kwota potrąconych podatków na ubezpieczenie społeczne i Medicare
• Potrącone podatki stanowe, lokalne i/lub miejskie
• Wszelkie inne dochody podlegające opodatkowaniu lub odliczenia zgłoszone do urzędu skarbowego

Jak złożyć formularz W-2

Przyjrzyjmy się, jak wypełnić formularz W-2 pole po polu poniżej…

Pudełka AF

Pole A jest przeznaczone na numer SSN pracownika. Ten numer jest kluczowym elementem identyfikacji osobistej do celów podatkowych. Pola B, C i D są przeznaczone na numer EIN, adres pracodawcy i numer kontrolny. Dane te dostarczają ważnych informacji o pracodawcy. Pola E i F są przeznaczone na imię i nazwisko oraz adres pracownika, co stanowi kolejny ważny aspekt identyfikacji osobistej w dokumentacji podatkowej.

Ramka 1 – Płace, napiwki, inne rekompensaty

Ta sekcja zawiera łączne wynagrodzenie pracownika podlegające opodatkowaniu, napiwki i inne rekompensaty. Obejmuje wszystkie formy zarobków, które podlegają opodatkowaniu.

Ramka 2 – Potrącenie federalnego podatku dochodowego u źródła

W tym miejscu wymieniona jest łączna suma federalnego podatku dochodowego pobranego z wynagrodzenia pracownika w ciągu roku. Liczba ta przedstawia przedpłacone składki na podatek federalny pracownika.

Pudełka 3 i 4

W tych polach pokazane są wynagrodzenia brutto Twojego pracownika oraz potrącane z jego wynagrodzenia podatki na ubezpieczenie społeczne. Wskazuje to, jaka część ich zarobków podlegała podatkom na ubezpieczenie społeczne.

Ramka 5 – Zarobki i napiwki Medicare

To pole pokazuje wysokość wynagrodzenia i napiwków podlegających opodatkowaniu Medicare. Jest to ważny szczegół, ponieważ ma bezpośredni wpływ na przyszłe świadczenia Medicare Twojego pracownika.

Ramka 6 – Potrącony podatek Medicare

Ta sekcja zawiera całkowitą kwotę podatków Medicare potrąconych z wypłaty pracownika. Podobnie jak podatki na Ubezpieczenia Społeczne, składki te wpływają na świadczenia Medicare pracownika.

Ramka 7 – Wskazówki dotyczące zabezpieczenia społecznego

W stosownych przypadkach pole to zawiera łączną liczbę napiwków zgłoszonych przez pracownika. Wskazówki te liczą się jako dochód uzyskany do celów obliczania składek na ubezpieczenie społeczne.

Ramka 8 – Przydzielone wskazówki

To pole zawiera liczbę napiwków przydzielonych Twojemu pracownikowi na podstawie zgłoszonego dochodu z napiwków. Pomaga uzyskać dokładniejszy obraz całkowitych zarobków pracownika.

Pudełko 9

To pole nie jest już używane i powinno pozostać puste.

Ramka 10 – Świadczenia z tytułu opieki nad osobami zależnymi

Ta sekcja pokazuje kwotę świadczeń z tytułu opieki nad osobami zależnymi zapewnianych przez Twoją firmę. Może obejmować takie rzeczy, jak finansowana przez pracodawcę opieka nad dziećmi lub usługi opieki nad osobami dorosłymi.

Ramka 11 – Plany niekwalifikowane

Ta sekcja obejmuje kwotę niekwalifikowanego odroczonego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi. Obejmuje wszelkie płatności, które nie są częścią planu odroczonych wynagrodzeń podlegających opodatkowaniu.

Pudełko 12

To pole zawiera różne rodzaje odroczonych wynagrodzeń i świadczeń. Plany 401(k) są Ten proces może się różnić w zależności od oprogramowania.

Pudełko 13

W polu 13 znajdują się trzy pola wyboru. Pracodawca powinien zaznaczyć, czy którykolwiek z poniższych ma zastosowanie:

• Pracownik statutowy: odnosi się do pracowników, którzy pomimo zarabiania są traktowani jako samozatrudnieni, jeśli chodzi o podatki FICA (Social Security and Medicare). IRS ma szczegółowe wytyczne dotyczące tego, kto kwalifikuje się jako pracownik statutowy.
• Plan emerytalny: To pole należy zaznaczyć, jeśli pracownik uczestniczył w planie emerytalnym Twojej firmy w trakcie roku podatkowego. Może to wpłynąć na zdolność pracownika do odliczania składek na tradycyjne konto IRA.
• Wynagrodzenie chorobowe strony trzeciej: To pole należy zaznaczyć, jeśli strona trzecia, na przykład firma ubezpieczeniowa, wypłaciła pracownikowi wynagrodzenie chorobowe.

Pole 14 – Inne

W polu 14 pracodawcy mają swobodę zgłaszania wszelkich dodatkowych informacji podatkowych, które mogą nie pasować do standardowych pól. Może to obejmować takie elementy, jak składki związkowe, ubezpieczenie zdrowotne sponsorowane przez pracodawcę lub składki po opodatkowaniu na plan emerytalny.

Pudełka od 15 do 20

Te pola dotyczą podatków stanowych i lokalnych. Obejmują one stanowy i stanowy numer identyfikacji podatkowej pracodawcy, stanowe wynagrodzenie pracownika, napiwki itp., stanowy podatek dochodowy, nazwę miejscowości, lokalne zarobki, napiwki itp. oraz lokalny podatek dochodowy. Nie wszyscy pracownicy będą mieli wpisy w tych polach, ale w stosownych przypadkach pracodawca powinien dokładnie podać te informacje.

Co zrobić, jeśli nie otrzymałeś formularza IRS W2?

Jeśli do końca lutego nie otrzymałeś formularza W-2 od swojego pracodawcy (lub byłego pracodawcy), powinieneś najpierw skontaktować się z nim, aby dowiedzieć się, czy i kiedy formularz W-2 został wysłany pocztą. Jeśli została wysłana pocztą, mogła zostać zwrócona do pracodawcy z powodu nieprawidłowego adresu. Jeśli po skontaktowaniu się z pracodawcą nie otrzymasz formularza W-2, możesz zadzwonić do IRS w celu uzyskania pomocy pod numerem 800-829-1040.

Rodzaje formularzy IRS W

Istnieje kilka rodzajów formularzy W wydanych przez IRS, oto niektóre z nich:

Co zrobić, jeśli znajdziesz błąd w swoim W-2

Jeśli znajdziesz błąd w swoim W-2, powinieneś natychmiast powiadomić swojego pracodawcę i poprosić o poprawiony W-2. Twój pracodawca wystawi W-2c, poprawiony W-2. Nigdy nie modyfikuj samodzielnie oryginalnego W-2.

Jak podłączyć W2

Dołączanie formularza W-2 do zeznania podatkowego to prosty proces. Oto dokładnie, jak to zrobić:

1. Zbierz dokumenty. Zbierz formularz W-2 i wszelkie inne dokumenty, które będziesz dołączać do zeznania podatkowego.
2. Zeskanuj lub skseruj. Zeskanuj dokumenty lub wykonaj kopie, jeśli są to formularze papierowe.
3. Utwórz folder elektroniczny. Utwórz folder na swoim komputerze, w którym będziesz przechowywać dokumenty.
4. Prześlij dokumenty. Prześlij zeskanowane/skopiowane formularze do folderu elektronicznego.
5. Dołącz dokumenty do zwrotu. Użyj oprogramowania, którego używasz do składania zeznań podatkowych, aby dołączyć dokumenty do zeznania.

Wskazówki dotyczące formularza W2

Złożenie zeznania podatkowego może być zniechęcającym zadaniem dla wielu osób. Oto kilka wskazówek, dzięki którym złożysz wniosek W-2 prawidłowo i na czas:

• Dokładnie sprawdź swoje informacje . Upewnij się, że wszystkie informacje są dokładne i aktualne.
• Sprawdź dwukrotnie dokładność. Przed wysłaniem dokładnie przejrzyj formularz, aby upewnić się, że nie zawiera błędów.
• Wyślij go na czas. Pamiętaj, aby złożyć formularz W-2 przed terminem, aby nie ponieść żadnych opłat za opóźnienie.
• Skonsultuj się z doradcą podatkowym. W razie wątpliwości skontaktuj się z wykwalifikowanym doradcą podatkowym, aby uzyskać więcej porad i pomocy w zakresie odliczeń podatkowych i złożenia formularza W-2.
• Szacowane płatności podatkowe. Jeśli nie otrzymujesz wynagrodzenia lub wynagrodzenia, być może będziesz musiał dokonywać szacunkowych płatności podatkowych przez cały rok.

Ostatnie słowa

Zrozumienie formularza W-2 i jego implikacji zarówno dla pracowników, jak i pracodawców ma kluczowe znaczenie. Jest to zasadnicza część procesu składania zeznań podatkowych i może odgrywać znaczącą rolę w ustalaniu, ile podatku dochodowego osoba fizyczna jest zobowiązana zapłacić. Ten formularz zawiera również cenne informacje dla pracodawców, pomagając im śledzić kwoty, które zapłacili z tytułu wynagrodzeń i podatków przez cały rok.

Upewnij się, że prowadzisz dokładną dokumentację, składasz dokumenty na czas i rozumiesz swoje obowiązki, niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem, czy pracodawcą. Może to pomóc w uniknięciu potencjalnych problemów lub kar w przyszłości.

Znalezienie najlepszego oprogramowania podatkowego dla osób samozatrudnionych i właścicieli małych firm jest również ważne, ponieważ może ułatwić i usprawnić proces składania wniosków.

Jaka jest różnica między 1099 a W-2?

Formularz 1099 służy do zgłaszania dochodów niebędących pracownikami, takich jak praca na zlecenie lub praca na zlecenie, natomiast formularz W-2 służy do zgłaszania wynagrodzeń i innych rodzajów wynagrodzeń pracowniczych.

Pracodawcy są również zobowiązani do potrącania podatków od dochodów pracowników zgłoszonych na formularzach W-2, podczas gdy zasady 1099 wymagają, aby niezależni kontrahenci byli odpowiedzialni za płacenie własnych podatków od dochodów zgłoszonych na formularzach 1099.

Jaka jest różnica między formularzem W-4 a formularzem W-2?

Formularz W-4, znany również jako zaświadczenie o zasiłku u źródła dla pracownika, jest wypełniany przez pracowników, aby poinformować pracodawcę, ile federalnego podatku dochodowego należy potrącić z ich wypłaty. Pracownik może dostosować ten formularz w każdej chwili, gdy zmieni się jego sytuacja osobista lub majątkowa. W przeciwieństwie do tego, formularz W-2 to roczny raport generowany przez pracodawców, który wyszczególnia całkowity dochód zarobiony przez pracownika oraz kwotę federalnych, stanowych i innych podatków potrącanych z ich wypłaty przez cały rok. Tak więc formularz W-4 służy do przewidywania zobowiązań podatkowych, podczas gdy formularz W-2 odzwierciedla to, co faktycznie zostało zarobione i potrącone.

Co to jest „Cafe 125” na formularzu podatkowym W-2?

„Cafe 125” na formularzu podatkowym W-2 odnosi się do sekcji 125 kodeksu IRS. Ta sekcja dotyczy składek przed opodatkowaniem, które pracownicy płacą na rzecz planu kafeteryjnego, który obejmuje świadczenia, takie jak składki na ubezpieczenie zdrowotne, dentystyczne i okulistyczne. Składki te są wpłacane w dolarach przed opodatkowaniem, a zatem nie podlegają federalnemu potrąceniu podatku dochodowego, podatkom na ubezpieczenie społeczne ani podatkom Medicare. Wpis „Cafe 125” na formularzu W-2 jest wskaźnikiem takich składek wnoszonych przez pracownika w ciągu całego roku podatkowego.

Co to jest formularz W-2G?

Formularz W-2G, znany również jako pewne wygrane hazardowe, jest formularzem podatkowym służącym do zgłaszania dochodów uzyskanych z określonych rodzajów działalności hazardowej. Działania te obejmują loterie, loterie i inne przedsięwzięcia związane z zakładami, które spełniają określone progi wypłat. Płatnicy takich wygranych są zobowiązani do wystawienia odbiorcy formularza W-2G, jeśli wygrane przekraczają określone wartości, które różnią się w zależności od rodzaju hazardu i podlegają potrąceniu federalnego podatku dochodowego u źródła.

Ile pieniędzy musisz zarobić, aby uzyskać W-2?

Ogólnie rzecz biorąc, pracodawcy są zobowiązani do dostarczenia formularza W-2 każdemu pracownikowi, który zarobił co najmniej 600 USD wynagrodzenia, napiwków lub innego wynagrodzenia w ciągu roku. Zasada ta obowiązuje również w przypadku, gdy pracownikowi potrącono jakąkolwiek kwotę podatków, niezależnie od jego całkowitego dochodu. Jednak ważne jest, aby pamiętać, że nawet jeśli zarobiłeś mniej niż 600 $, nadal jesteś odpowiedzialny za zgłaszanie wszystkich swoich dochodów do IRS.

Co mam zrobić, jeśli zgubiłem W-2?

Jeśli zgubiłeś formularz W-2, powinieneś niezwłocznie skontaktować się ze swoim pracodawcą i poprosić o duplikat. Pracodawcy są prawnie zobowiązani do zapewnienia zastępstwa na żądanie. Jeśli twój pracodawca nie zapewni zamiennika, możesz skontaktować się z IRS, który może zmusić twojego pracodawcę do wydania nowego. IRS może również dostarczyć ci zastępczy formularz W-2 do wykorzystania, jeśli twój pracodawca nie dostarczy zastępczego w odpowiednim czasie.

W jakim terminie należy wysłać W-2 do pracowników?

IRS nakazuje pracodawcom przekazanie formularzy W-2 swoim pracownikom nie później niż 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym. Daje to pracownikom wystarczająco dużo czasu na złożenie zeznań podatkowych przed terminem 15 kwietnia. Jeśli pracodawcy nie dotrzymają tego terminu, grożą im kary. Dlatego pracownicy powinni skontaktować się bezpośrednio ze swoimi pracodawcami, jeśli nie otrzymali formularza W-2 do początku lutego.

Co powinienem zrobić, jeśli kopia W-2 pracownika zostanie zwrócona jako niedostarczona?

Jeśli kopia formularza W-2 pracownika zostanie zwrócona jako niemożliwa do dostarczenia, obowiązkiem pracodawcy jest podjęcie rozsądnej próby uzyskania poprawionego adresu korespondencyjnego. Pracodawca powinien wtedy ponownie wysłać formularz W-2 na nowy adres. Jeśli pracodawca nie może uzyskać poprawionego adresu, powinien bezpiecznie przechować niedostarczony formularz W-2 i przekazać go pracownikowi na żądanie osobiście lub pocztą elektroniczną.

Czy pracodawcy mogą dostarczać formularze W-2 pracownikom drogą elektroniczną?

Tak, pracodawcy mogą udostępniać formularze W-2 swoim pracownikom drogą elektroniczną. Pracodawca musi jednak najpierw uzyskać pisemną zgodę pracownika na otrzymanie W-2 w formie elektronicznej. Zgoda ta może być udzielona drogą elektroniczną, a raz wyrażona obowiązuje przez wszystkie przyszłe lata, chyba że pracownik ją odwoła.

Czy pracownik może otrzymać więcej niż jeden formularz W-2?

Tak, pracownik może otrzymać wiele formularzy W-2, jeśli pracował dla więcej niż jednego pracodawcy w ciągu roku podatkowego. Mogą również otrzymać poprawiony formularz W-2, jeśli ich pracodawca popełnił błąd w oryginalnym formularzu, co skutkuje koniecznością zmiany i ponownego wystawienia formularza. Każdy formularz W-2 przedstawia zarobki i podatki potrącane przez innego pracodawcę.

Jakie są kary za spóźnione złożenie W-2?

Kary za spóźnione przesłanie formularzy W-2 zależą od tego, kiedy złożysz prawidłowe informacje w IRS. Kara wynosi 50 USD za formularz, jeśli złożysz go w ciągu 30 dni od terminu, i wzrasta do 110 USD za formularz, jeśli zostanie złożony w okresie od 31 dni po terminie do 1 sierpnia. Po 1 sierpnia lub jeśli nie złożysz go wcale, kara może wynieść do 270 USD za formularz. Za umyślne zlekceważenie, kara wynosi co najmniej 550 USD za formularz, bez limitu maksymalnego.

Czy pracodawca może pobierać opłatę za zastępczą kartę W-2?

Tak, pracodawcy mogą pobierać rozsądną opłatę za wydanie zastępczego formularza W-2. Opłata ta odpowiada zazwyczaj rzeczywistym kosztom poniesionym przez pracodawcę w związku z przetwarzaniem i generowaniem formularza zastępczego, w tym wydatkami związanymi z badaniami, wyszukiwaniem danych i przygotowaniem dokumentów. Warto jednak zauważyć, że wielu pracodawców świadczy tę usługę bezpłatnie jako uprzejmość dla swoich pracowników.

Obraz: Elementy Envato