Co to jest formularz W9 i jak się go używa?

Sezon podatkowy zbliża się wielkimi krokami! Czy jesteś na to gotowy? Podczas składania podatków lub zarządzania listą płac zrozumienie i stosowanie odpowiednich formularzy ma kluczowe znaczenie. W szczególności jedna forma jest stosunkowo powszechna, ale często źle rozumiana. W tym artykule wyjaśniono, czym jest formularz W9, kto musi go wypełnić i dlaczego jest ważny zarówno dla firm, jak i osób prywatnych. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym ważnym dokumencie!

Co to jest formularz W9?

Formularz W-9 to dokument IRS służący do zbierania informacji od osób fizycznych lub firm. Obejmuje to ich imię i nazwisko, adres, numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN) i inne ważne informacje. Informacje te są wykorzystywane podczas składania podatków lub przygotowywania dokumentów płacowych. Ważne jest, aby podać dokładne informacje w formularzu, aby zapewnić prawidłowe raportowanie podatkowe przez cały rok. Formularz umożliwia terminowe zgłaszanie wszelkich płatności na rzecz firmy odpowiednim agencjom federalnym, stanowym i lokalnym.

Kto musi wypełnić formularz W-9 — wniosek o numer identyfikacyjny podatnika i formularz zaświadczenia

Każdy dostawca, wykonawca lub właściciel małej firmy, który otrzymuje płatności od firmy, powinien wypełnić formularz W-9. Ten formularz należy wypełnić, aby otrzymywać płatności od firm, z którymi prowadzisz interesy. Oprócz tego wszystkie osoby ubiegające się o korzyści wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania w zeznaniu podatkowym muszą również wypełnić ten formularz.

• Niezależni kontrahenci świadczący usługi dla firm. Niezależni kontrahenci to osoby pracujące na własny rachunek, które nie są zatrudnione przez firmę, ale zamiast tego świadczą usługi na zlecenie lub umowy na rzecz przedsiębiorstw
• Wpłaty z różnych źródeł dochodów. Osoby, które otrzymują pieniądze i płatności z tytułu transakcji dotyczących nieruchomości, umorzenia długów, dywidend, odsetek od kredytu hipotecznego i innych źródeł dochodu, takich jak tantiemy, muszą przekazać płatnikowi formularz W9.
• Pracownicy firmy. Jeśli firma nie potrąca podatków od swoich dochodów, pracownik będzie musiał wypełnić formularz W9. Dzięki temu płatnik wie, ile podatków musi zapłacić.
• Doradcy inwestycyjni i instytucje finansowe. Doradcy inwestycyjni i instytucje finansowe, takie jak banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe, muszą dostarczyć formularz W9 każdemu klientowi w celu prawidłowego zgłoszenia wszelkich otrzymanych dochodów.
• Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Wszelkie LLC muszą wypełnić formularz W9 dla swoich właścicieli w celu zgłoszenia wszelkich otrzymanych dochodów. Daje to pewność, że płaci się odpowiednie podatki.
• Majątki lub trusty. Jeśli dana osoba otrzymała fundusze z majątku lub funduszu powierniczego, będzie musiała zgłosić te środki za pośrednictwem formularza podatkowego W9. Chociaż fundusz powierniczy lub majątek nie musi dokonywać płatności, wszelkie dokonane płatności muszą być zgłaszane.

Jak wypełnić formularz podatkowy W9

Podczas wypełniania formularza podatkowego W9 należy zwrócić szczególną uwagę na wszystkie wymagane informacje. Nieprawidłowe informacje mogą opóźnić zwrot podatku. Poniżej znajdują się elementy, które należy wypełnić, aby wypełnić formularz:

Pobierz formularz podatkowy W9 tutaj

Twoje imię

Wpisz swoje pełne imię i nazwisko w odpowiednim polu, jak pokazano na podatkach dochodowych. Jeśli jesteś spółką LLC, zamiast tego wprowadź nazwę LLC, aby zapewnić zgodność z przepisami podatkowymi. Upewnij się, że wszystkie nazwy są napisane poprawnie i dokładnie.

Nazwa firmy

Należy podać nazwę firmy, jeśli różni się ona od Twojej oficjalnej nazwy wskazanej w pierwszym wierszu. Jeśli jest taki sam, możesz pozostawić to pole puste.

Federalna klasyfikacja podatkowa

W tej sekcji musisz zaznaczyć pole z poprawną klasyfikacją podatkową dla osoby wymienionej w sekcji imienia i nazwiska w formularzu. Opcje klasyfikacji obejmują osobę fizyczną/jedynego właściciela lub jednoosobową spółkę LLC, C Corporation, S Corporation, spółkę osobową, trust/nieruchomość, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością i inne.

Kody zwolnień

Tutaj wpiszesz kody wszelkich zwolnień, o które będziesz się ubiegał. Kody te mają zastosowanie tylko do określonych podmiotów, a nie do osób fizycznych. W tym miejscu można wprowadzić kod odbiorcy płatności zwolnionego, jeśli odbiorca jest zwolniony z obowiązku potrącania podatków.

Adres

Wpisz tutaj adres pocztowy swojej firmy, w tym odpowiedni numer lokalu, aby mieć pewność, że dokumenty podatkowe zostaną wysłane we właściwe miejsce. Upewnij się, że te informacje są aktualne, ponieważ będą wykorzystywane do raportowania podatkowego. Pomyłka może spowodować problemy na drodze.

Lista numerów kont

Ten krok jest opcjonalny i umożliwia wyświetlenie numerów kont powiązanych z płatnościami, które planujesz otrzymywać, na przykład od dostawcy. Jest to przydatne do celów śledzenia i może ułatwić składanie podatków.

Prawidłowy numer identyfikacji podatkowej (NIP)

W tej sekcji należy wprowadzić numer EIN firmy, numer ubezpieczenia społecznego lub indywidualny numer identyfikacji podatkowej. NIP musi być zgodny z nazwą podaną w polu pierwszym, aby mieć pewność, że nie wystąpią problemy z otrzymaniem zwrotu pieniędzy.

Podpis i data

Na koniec nie zapomnij podpisać i opatrzyć datą formularza. Podpisując ten dokument, oświadczasz pod groźbą odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań, że podałeś prawidłowe informacje i że jesteś podatnikiem wymienionym w polu pierwszym. Pamiętaj, aby sprawdzić poprawność formularza przed jego wysłaniem.

Kiedy należy poprosić o W-9?

Firmy powinny zażądać formularza W-9 od każdej strony, z którą prowadzą transakcję biznesową, zwłaszcza gdy transakcje te obejmują płatności za świadczone usługi. W szczególności firmy powinny poprosić o formularz W-9 od:

• Niezależni kontrahenci : jeśli płacisz niezależnemu kontrahentowi 600 USD lub więcej w roku kalendarzowym, musisz wystawić mu formularz 1099-NEC na koniec roku. Aby wypełnić 1099-NEC, będziesz potrzebować informacji podanych na W-9.
• Freelancerzy : podobnie jak niezależni kontrahenci, jeśli płacisz freelancerowi 600 USD lub więcej w ciągu roku, musisz odebrać od nich formularz W-9, aby przygotować się do sezonu podatkowego.
• Dostawcy : jeśli prowadzisz interesy z innymi firmami lub osobami dostarczającymi towary lub usługi, dobrą praktyką jest zbieranie formularza W-9. Informacje te mogą być potrzebne do przyszłych zeznań podatkowych.
• Kancelarie prawne : w pewnych okolicznościach należy zgłaszać nawet płatności na rzecz firm prawniczych. Być może będziesz musiał poprosić ich o formularz W-9.
• Właściciele : jeśli firma odlicza czynsz jako wydatek biznesowy, może być konieczne wystawienie właścicielowi formularza 1099. Formularz W-9 dostarczy niezbędnych informacji, aby to zrobić.
• Małe firmy : jeśli prowadzisz interesy z małą firmą, dobrze jest mieć wypełniony formularz W-9 od nich. Jest to ważne dla prowadzenia dokumentacji Twojej firmy i może być wymagane do celów sprawozdawczości podatkowej.
• Osoby ubiegające się o korzyści wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania : Osoby te będą musiały wypełnić formularz W-9, aby przekazać niezbędne informacje IRS.

Zbierając formularze W-9, upewniasz się, że masz informacje niezbędne do wypełnienia obowiązków w zakresie sprawozdawczości podatkowej, ograniczając w ten sposób wszelkie potencjalne problemy związane z podatkami. Zawsze przechowuj te informacje w bezpieczny sposób, ponieważ zawierają one poufne dane.

Kary za niezgodny formularz W-9

Niezgodność z formularzem podatkowym W9 może mieć istotne konsekwencje zarówno dla osób fizycznych, jak i firm. Konieczne jest dokładne i dokładne wypełnienie tego formularza przez wszystkie odpowiednie podmioty, aby uniknąć potencjalnych pułapek. Niektóre z konsekwencji nieprzestrzegania tego mandatu obejmują:

• Grzywny i kary : Internal Revenue Service (IRS) może nakładać grzywny na firmy, które nie zbierają formularzy W9 od podmiotów, którym płacą. Zgodnie z moją wiedzą w 2021 r. kara za nieuzyskanie W9 i brak zapasowego potrącenia podatku u źródła, gdy jest to wymagane, może sięgać nawet 530 USD za incydent. IRS może również nałożyć kary, jeśli informacje podane w formularzu są niedokładne lub niekompletne.
• Opóźnienia w płatnościach : Jeśli nie dostarczysz wypełnionego formularza W9 firmie, z którą współpracujesz, może ona opóźnić lub wstrzymać płatność. Dzieje się tak dlatego, że potrzebują informacji na W9, aby dokładnie zgłaszać płatności, których ci dokonują.
• Zapasowe potrącenie podatku : Jeśli płatnik nie otrzyma prawidłowo wypełnionego formularza W9 od odbiorcy płatności, płatnik może zostać zobowiązany do wstrzymania części płatności dokonanych na rzecz odbiorcy płatności, co jest znane jako „zapasowe potrącenie podatku u źródła”. Od 2021 r. zapasowa stawka podatku u źródła wynosi 24%.
• Błędne raporty podatkowe : jeśli numer TIN lub inne kluczowe informacje są niedokładne w W9, płatności mogą zostać błędnie zgłoszone do IRS. Może to prowadzić do komplikacji podatkowych zarówno dla odbiorcy, jak i płatnika, w tym potencjalnych kontroli.
• Konsekwencje prawne : Oprócz grzywien i kar, nieprzestrzeganie przepisów podatkowych może mieć inne konsekwencje prawne. Może to obejmować potencjalne postępowanie cywilne lub karne, w zależności od skali i charakteru niezgodności.

Biorąc pod uwagę te potencjalne konsekwencje, bardzo ważne jest upewnienie się, że formularz W9 został wypełniony poprawnie i szybko, gdy zostaniesz o to poproszony. Zawsze dokładnie sprawdzaj dostarczone informacje i skonsultuj się z doradcą podatkowym, jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub pytania.

Wskazówki dotyczące formularza IRS W-9

Ważne jest dokładne i kompletne wypełnienie formularza IRS W-9. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci uzupełnić potrzebne informacje.

• Przejrzyj instrukcje dokładnie i dokładnie. Zapewni to zrozumienie wszystkich informacji wymaganych w formularzu.
• Upewnij się, że korzystasz z najnowszej wersji formularza. IRS często aktualizuje formularz, więc upewnij się, że używasz najbardziej aktualnej wersji.
• Pamiętaj, aby podać wszystkie wymagane informacje, w tym imię i nazwisko, adres i numer identyfikacji podatkowej.
• Jeśli ubiegasz się o korzyści wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub zastępcze potrącenie podatku u źródła, pamiętaj o przesłaniu wypełnionego formularza W-9 wraz z zeznaniem podatkowym.
• Dokładnie sprawdź wszystkie podane informacje, aby zmniejszyć ryzyko popełnienia błędu.
• Aby ułatwić sobie życie, upewnij się, że szukasz i używasz najlepszego oprogramowania podatkowego dla osób samozatrudnionych.
• Na koniec zachowaj kopię wypełnionego formularza W-9 do swojej dokumentacji. Nigdy nie wiesz, kiedy możesz go potrzebować.

Jak formularz W9 wypada w porównaniu z innymi typami formularzy?

W porównaniu z innymi rodzajami formularzy podatkowych, formularz W9 jest wyjątkowy, ponieważ służy wyłącznie do celów sprawozdawczych. Nie wymaga zgłaszania dochodów; zamiast tego dostarcza IRS informacji o tym, kto otrzymał płatności i ile zostało zapłaconych.

Chociaż informacje zebrane w tym formularzu mogą być wykorzystywane do innych celów związanych z podatkami, sam formularz W9 nie jest używany do składania deklaracji podatkowych ani obliczania długu podatkowego.

Formularz W9 kontra formularz W4

W przeciwieństwie do formularza W4, który służy do obliczania podatku u źródła dla osób fizycznych, formularz W9 służy wyłącznie do celów sprawozdawczych.

Chociaż oba formularze wymagają informacji o nazwisku, adresie i numerze identyfikacji podatkowej osoby fizycznej, formularz W9 jest zwykle używany przez firmy do zgłaszania płatności na rzecz innych firm, podczas gdy formularz W4 jest używany przez osoby fizyczne do zgłaszania swoich dochodów i statusu potrącenia podatku.

Inne kluczowe różnice między formularzami W9 i W4 obejmują fakt, że formularz W9 jest zasadniczo wypełniany tylko przez firmy, podczas gdy formularz W4 mogą wypełniać zarówno osoby fizyczne, jak i firmy.

Formularz IRS W9 a formularz IRS W2

Odmienność między formularzem IRS W-9 a formularzem IRS W2 polega na tym, że formularz W2 służy do zgłaszania wynagrodzeń i potrącanych podatków dla pracowników, podczas gdy formularz W9 służy do zgłaszania płatności dokonywanych przez firmy na rzecz innych firm lub osób fizycznych.

Kolejna różnica polega na tym, że formularz W2 musi być wysłany do IRS przez pracodawcę, podczas gdy formularz W9 jest zwykle wypełniany i wysyłany bezpośrednio do odbiorcy przez płatnika.

Dodatkowo formularz W2 zawiera również informacje o statusie pracownika na potrąceniu podatku i numerze ubezpieczenia społecznego, podczas gdy formularz W9 po prostu zbiera podstawowe informacje dotyczące płatności.

Ogólnie rzecz biorąc, formularze W9 i W2 są ważne dla zapewnienia przestrzegania przepisów podatkowych i zgłaszania płatności dokonywanych przez cały rok.

Formularz 1099 kontra formularz W-9

Podstawowa różnica między formularzem 1099 a formularzem W9 polega na tym, że formularz 1099 służy do zgłaszania płatności dokonanych wyłącznie na rzecz niezależnego kontrahenta.

Oba formularze wymagają niektórych z tych samych podstawowych informacji, ale formularz 1099 wymaga bardziej szczegółowych raportów. Upewnij się, że znasz zasady 1099 dla pracodawców.

Jak często należy zdobywać W-9?

Formularz W-9 należy uzyskać co roku lub w przypadku nowej firmy lub pracownika, gdy zmienią się ich dane. Ważne jest, aby aktualizować i dokładnie rejestrować te informacje, aby zapewnić prawidłowe składanie i raportowanie podatków przez cały rok. Niezależnie od częstotliwości, dobrą praktyką jest coroczne uzyskiwanie nowego formularza W-9 od odbiorców płatności, aby zapewnić dokładne odzwierciedlenie wszelkich zmian w ich danych lub statusie podatkowym. Jest to proste i może zaoszczędzić wiele czasu i kłopotów.

Czy muszę zgłosić mój W9 do IRS?

Nie, nie musisz zgłaszać swojego W-9 bezpośrednio do IRS. Zawsze jednak dobrze jest zachować kopię wypełnionego formularza W-9 w swoich aktach na wypadek, gdybyś później musiał odnieść się do tych informacji. Jeśli nie masz pewności, jak prawidłowo złożyć zeznanie podatkowe, możesz uzyskać bezpłatną poradę podatkową z bezpłatnej linii obsługi klienta IRS.

Jaki jest najbezpieczniejszy sposób przesyłania formularza W-9 Urzędu Skarbowego?

Najbezpieczniejszym sposobem przesłania formularza W-9 do urzędu skarbowego jest zazwyczaj wysłanie go drogą elektroniczną lub za pośrednictwem bezpiecznego portalu internetowego. Dzięki temu Twoje poufne dane osobowe i finansowe są zawsze chronione. Możesz również rozważyć użycie oprogramowania szyfrującego lub innych środków bezpieczeństwa w celu dalszej ochrony danych podczas transmisji. Niezależnie od wybranej metody ważne jest przestrzeganie dobrych praktyk w zakresie bezpieczeństwa w Internecie, takich jak używanie silnych haseł i nigdy nie udostępnianie poufnych informacji za pośrednictwem poczty e-mail.

Czy powinienem wpisać mój numer EIN lub SSN na formularzu W-9?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie, ponieważ IRS może używać Twojego numeru EIN lub SSN przy zgłaszaniu płatności na Twoją rzecz. Jednak ogólnie najlepszą praktyką jest wpisywanie numeru EIN w formularzu W-9, ponieważ zapewnia to dodatkową warstwę ochrony przed kradzieżą tożsamości i oszustwami. Jeśli nie masz numeru EIN i jesteś osobą fizyczną lub osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, zawsze możesz zamiast tego użyć numeru SSN.

Czy mogę odmówić wypełnienia formularza W9?

Tak, możesz odmówić wypełnienia formularza W-9. Jeśli jednak to zrobisz, osoba lub firma, która o to poprosiła, może być zobowiązana do potrącenia i zapłacenia podatków od płatności, które dokonują na Twoją rzecz. Dlatego zwykle w twoim najlepszym interesie leży spełnienie prośby o formularz W-9 i podanie niezbędnych informacji.

Kto może poprosić mnie o wypełnienie formularza W9?

Żądanie formularza W-9 jest zwykle wysyłane przez każdy podmiot, który płaci innej osobie lub firmie w roku podatkowym. Może to obejmować pracodawców, banki, instytucje finansowe, pożyczkodawców i inne firmy, które dokonują płatności na rzecz osób fizycznych lub podmiotów za wykonane usługi lub zakupione towary. Osoby fizyczne mogą również zostać poproszone o wypełnienie tego formularza, jeśli otrzymują od firmy dochody z tytułu czynszu, tantiem, zatrudnienia itp. Informacja.

Czy trzeba zgłaszać w9 dotyczące podatków?

Tak, jeśli otrzymujesz dochód lub płatności, dla których wymagany jest formularz W-9, dochód ten należy podać w zeznaniu podatkowym. Obejmuje to wszelkie płatności otrzymane od pracodawców, instytucji finansowych i innych firm za zakupione towary i wykonane usługi. Opłaty czynszowe, tantiemy, wynagrodzenia z tytułu zatrudnienia – wszystkie te elementy muszą być uwzględnione w kwocie podlegającej opodatkowaniu przy składaniu podatków. Odejmij wszelkie należne odliczenia lub kredyty podatkowe, aby uzyskać całkowitą należną kwotę.

Czy formularz W-9 jest używany w przypadku osób prowadzących działalność na własny rachunek?

Tak, formularz W-9 jest zwykle używany w przypadku osób prowadzących działalność na własny rachunek i niezależnych wykonawców. Dzieje się tak dlatego, że zazwyczaj są odpowiedzialni za płacenie własnych podatków i zgłaszanie swoich dochodów, zamiast potrącania ich przez pracodawcę. Niezależnie od tego, czy jesteś wolnym strzelcem, czy właścicielem małej firmy, ważne jest, aby zrozumieć formularz W-9 i dowiedzieć się, w jaki sposób może on pomóc w zapewnieniu zgodności z przepisami podatkowymi i sprawozdawczości podatkowej. Pamiętaj, aby wyszukać odpowiedzi na temat szacunkowych płatności podatkowych dla właścicieli małych firm i osób samozatrudnionych.

Ostatnie słowa

Podsumowując, formularz W9 jest niezbędnym dokumentem dla firm i osób prywatnych. Pozwala im dokładnie zgłaszać płatności dokonane w ciągu roku i pomaga zapewnić, że podatki są prawidłowo potrącane lub płacone. Chociaż na początku może się to wydawać zastraszające zadanie, poświęcenie czasu na zrozumienie, jakie informacje należy podać w formularzu, może pomóc zmniejszyć potencjalne kary za błędy lub pominięcia.

Zrozumienie, jak ten formularz wypada w porównaniu z innymi formularzami IRS, takimi jak formularz W4 i 1099, pomoże ci lepiej przygotować deklaracje podatkowe zgodnie z obowiązującymi przepisami. Mając na uwadze te wskazówki, wypełnienie formularza W-9 nie powinno już być zniechęcające, ale raczej stać się częścią Twojej regularnej rutyny księgowej. Możesz także złagodzić niepokój związany z wypełnianiem formularza, przeglądając najlepsze oprogramowanie podatkowe dla osób samozatrudnionych, aby upewnić się, że robisz to dobrze.

Obraz: Elementy Envato