Co oznacza automatyzacja PR dla specjalistów PR?

Świat pędzi znacznie szybciej niż kiedyś, a wpływ mediów cyfrowych i społecznościowych wymusił radykalną ewolucję roli specjalistów PR. Na szczęście rozwiązania z zakresu automatyzacji PR pomogły zespołom na całym świecie dostosować się do coraz bardziej skomplikowanego krajobrazu medialnego.

Rosnąca złożoność sposobu przesyłania informacji z pewnością nie sprawiła, że ​​zespoły ds. komunikacji stały się mniej czasochłonne, ale technologie oparte na sztucznej inteligencji mogą pomóc profesjonalistom PR pracować mądrzej.

Niezależnie od tego, czy chodzi o pozyskiwanie reporterów, monitorowanie historii, opracowywanie strategii kampanii czy sprawdzanie zwrotu z inwestycji, narzędzia do automatyzacji PR mogą pomóc specjalistom ds. komunikacji zwolnić czas i skupić się na tym, co robią najlepiej — kultywowaniu relacji i tworzeniu przekazu, który będzie rezonował.

Przyjrzyjmy się sposobom, w jakie automatyzacja PR może zwiększyć produktywność zespołów komunikacyjnych dzięki sztucznej inteligencji i strategiom opartym na danych.

Treść

• Jak PR i automatyzacja pasują do siebie?

• Automatyzacja zasięgu mediów

• Automatyzacja monitorowania mediów

• Automatyzacja raportowania PR

• Automatyzacja mediów społecznościowych

• Automatyzacja planowania PR

• Automatyzacja i PR powinny współistnieć

Jak PR i automatyzacja pasują do siebie?

W miarę jak sztuczna inteligencja rozwija się w świadomości publicznej i staje się coraz bardziej powszechna w środowisku biznesowym, powszechnym strachem jest to, że technologia ta ostatecznie zastąpi ludzi-profesjonalistów.

Jasne, są tacy, którzy uważają, że automatyzacja PR uderza w samo sedno zawodu – relacje. W końcu nie możesz (a przynajmniej nie powinieneś) zautomatyzować swoich relacji z ludźmi.

Chociaż nie chcielibyśmy wszystkiego automatyzować, automatyzację z pewnością można wykorzystać do wykonywania niektórych intensywnych prac związanych z rolą specjalisty ds. PR.

Przy właściwym wykorzystaniu automatyzacja niektórych zadań, takich jak monitorowanie mediów, docieranie do mediów, media społecznościowe i raportowanie, może zaoszczędzić czas, poprawiając jednocześnie planowanie i wyniki.

„Korzystanie z narzędzi do automatyzacji naszych zadań pomaga nam mądrzej podchodzić do naszej pracy, jednocześnie zwiększając naszą produktywność” – powiedziała Wendy Marx, prezes Marx Communications. „Przekształca PR ze sztuki intuicyjnej w bardziej rygorystyczny zawód oparty na danych i analizach”.

Rozwiązania technologiczne oparte na sztucznej inteligencji, takie jak Meltwater Suite, mogą pomóc profesjonalistom PR zrobić więcej i stworzyć strategię PR, która przyniesie wymierne rezultaty biznesowe. Automatyzując żmudne, ręczne zadania i wyposażając zespoły PR w twarde dane, Meltwater umożliwia tworzenie bardziej ukierunkowanych programów relacji z mediami, lepsze zrozumienie odbiorców i podejmowanie bardziej świadomych decyzji.

Przyjrzyjmy się bliżej, na kilku przykładach, jak specjaliści od public relations włączają automatyzację do swojej codziennej pracy.

Automatyzacja zasięgu mediów

Tworzenie list multimediów może być, cóż, żmudne. Dzięki automatyzacji może być mniej.

Technologia taka jak rozwiązanie Meltwater ds. relacji z mediami obejmuje solidną bazę danych mediów, dzięki czemu specjaliści ds. PR mogą być niezwykle skoncentrowani na swoich działaniach informacyjnych i prezentacjach. Ponadto nasze oprogramowanie automatycznie wzbogaca bazę profili dziennikarzy o najświeższe informacje i regularnie dodaje nowe kontakty.

Pożegnaj godziny spędzone na tworzeniu statycznej listy multimediów — Meltwater sprawia, że ​​to już przeszłość.

„Po 10 latach ręcznych poszukiwań w celu tworzenia list zasięgu jako cyfrowy PR, zautomatyzowane tworzenie list ograniczyło pracę, która zajmowała średnio trzy dni w przypadku każdej wersji, do maksymalnie jednego poranka” – powiedziała Corinne Card, współzałożycielka Pełna historia w mediach.

Optymalizacja działań informacyjnych

Oprócz tworzenia list automatyzacja może również pomóc profesjonalistom PR w dalszych działaniach, ułatwiając optymalizację zasięgu w całym zespole. Rozwiązanie takie jak Meltwater zawiera narzędzie podobne do CRM, które pomaga zsynchronizować wysiłki Twojego zespołu w zakresie dotarcia do mediów, aby uniknąć sytuacji, takich jak kontaktowanie się z dziennikarzami w tej samej sprawie przez dwóch różnych członków zespołu.

Pomaga to również w śledzeniu interakcji z dziennikarzami, co ułatwia budowanie z nimi relacji, ponieważ masz zapis wszystkich poprzednich spotkań. Dzięki Meltwater Media Outreach możesz także bez wysiłku śledzić takie wskaźniki, jak wysłane e-maile, współczynnik otwarć, współczynnik odrzuceń i inne. Rozwiązania te mają pomóc Ci zaoszczędzić czas, a jednocześnie zwiększyć skuteczność działań informacyjnych.

„Śledząc, kto otworzył moje oferty, mogę dostosować swoje działania następcze do reporterów, którzy mogli rzucić okiem na moją wiadomość i zostać zwróceni w inną stronę niż w przypadku wiadomości, która nie została otwarta, niezależnie od tego, czy było to spowodowane tym, że reporter usunął wiadomość bez przeczytania, czy też nadal oczekuje na wysłanie przeczytaj” – Adam Yosim, starszy księgowy w Stanton Communications.

Polegając na najnowszej technologii, Ty i Twój zespół możecie spędzać mniej czasu na zadaniach ręcznych. Rozwiązania takie jak Meltwater wykorzystują teraz generatywną sztuczną inteligencję do automatyzacji produkcji komunikatów prasowych. Wykorzystując Chat GPT, asystent PR Meltwater może przygotować dla Ciebie notatkę prasową napisaną przez sztuczną inteligencję; po prostu przekaż systemowi wyjaśnienie w języku naturalnym, czego powinna dotyczyć Twoja wersja, a narzędzie przygotuje kopię roboczą.

Chcesz zobaczyć na własne oczy, jak Meltwater może pomóc w automatyzacji procesów PR?

Po prostu wypełnij poniższy formularz, a ekspert skontaktuje się z Tobą!

Automatyzacja monitorowania mediów

W ciągu ostatniej dekady krajobraz medialny stał się bardziej złożony. Specjaliści od PR muszą wiedzieć, kto mówi o ich markach lub klientach w tradycyjnych wiadomościach, mediach społecznościowych, blogach, podcastach, forach internetowych i nie tylko. Nasuwa się pytanie – jak, u licha, masz to zrobić?

Monitoruj źródła mediów na dużą skalę

Na szczęście nowoczesne technologie mogą pomóc zautomatyzować proces monitorowania mediów, przeszukując wszystkie te dane, aby znaleźć dla swojego zespołu odpowiednie historie potrzebne do opracowania strategii PR.

Narzędzie takie jak rozwiązanie Meltwater do monitorowania mediów skanuje ponad 270 000 źródeł wiadomości na całym świecie. Ponadto możesz wybrać do 15 różnych kanałów mediów społecznościowych, które chcesz monitorować w dowolnym momencie.

„Zautomatyzowane raporty wzmianek w mediach codziennie o 7 rano pozwalają mi rozpocząć dzień wiedząc, co dzieje się w branżach klientów” – wyjaśnia Chloe DeYoung, menedżer ds. PR w Element. „Otrzymuję powiadomienia o moich klientach, ich rzecznikach, aktualnościach branżowych, a nawet wzmiankach o konkurencji”.

Nowoczesne technologie PR mogą zautomatyzować proces zbierania „wycinków”, dzięki czemu zespoły mogą skoncentrować się na tworzeniu skutecznych kampanii i tworzeniu odpowiedniego przekazu, zamiast na przeglądaniu wiadomości dnia. Co więcej, sztuczna inteligencja może skanować całą tę treść i analizować ją pod kątem wzmianek, nastrojów i nie tylko.

„Podczas mojej pierwszej współpracy w ramach współpracy zrobiłam „wycinki”” – mówi Celia Sollows, prezes The Little Public Relations Company. „Otrzymywaliśmy wzmianki o nowościach faksem, przeglądaliśmy kilka gazet, wycinaliśmy historie, wklejaliśmy je na papierze, a następnie kopiowaliśmy i dostarczaliśmy. Liczenie i analizę słów przeprowadzono ręcznie. Dziś loguję się na platformę i otrzymuję historie oraz analizy.”

Jak sztuczna inteligencja pomaga w monitorowaniu sytuacji kryzysowych

Automatyzacja tego procesu jest szczególnie istotna w przypadku zarządzania kryzysowego.

Dzięki rozwiązaniu Meltwater do słuchania mediów społecznościowych specjaliści ds. PR mogą wyszukiwać nazwę Twojej marki i inne odpowiednie słowa kluczowe (np. nazwy produktów, kadrę kierowniczą wyższego szczebla itp.), które prawdopodobnie zostaną wspomniane, gdy ludzie będą omawiać Twoją firmę i branżę. Możesz także ustawić alerty wysyłane do kluczowych interesariuszy, gdy wystąpią nietypowe wzrosty liczby tych terminów omawianych w mediach społecznościowych.

Wskazówka: Sprawdź nasz blog, aby dowiedzieć się, jak tworzyć raporty z analizą monitorowania mediów.

Automatyzacja raportowania PR

Specjaliści ds. PR muszą być w stanie wykazać sukces swoich wysiłków i przedstawić niezbite dowody na to, że public relations przynosi wymierne rezultaty biznesowe. Niestety proces raportowania często może być problemem dla wielu zespołów PR.

Jednak nowe technologie mogą zautomatyzować znaczną część procesu raportowania, dzięki czemu specjaliści PR zawsze mają dostęp do dynamicznych, aktualnych wskaźników dotyczących ich wydajności.

„Automatyzacja, jeśli jest właściwie stosowana, może naprawdę pomóc w śledzeniu wskaźników kampanii” – mówi Kristina Markos MLS, instruktorka komunikacji w Lasell College. „Błyskawiczny dostęp do danych i wskaźników jest kluczowy”.

Moc dostosowywalnych pulpitów nawigacyjnych

Rozwiązanie takie jak Meltwater zapewnia zespołom PR dostęp do dostosowywalnych pulpitów nawigacyjnych za pośrednictwem naszego narzędzia Analyze. Dzięki Meltwater możesz bezproblemowo śledzić szeroką gamę wskaźników kluczowych dla specjalistów PR, w tym:

• Ekspozycja medialna
• Równoważność wartości reklamowej (AVE)
• Sentyment
• Zasięg mediów społecznościowych
• Udział głosu

Nasze konfigurowalne pulpity nawigacyjne są zawsze aktualizowane na bieżąco danymi z dowolnego okresu wybranego przez Twój zespół, niezależnie od tego, czy są to dni, miesiące, czy nawet rok do roku. Dzięki temu w ciągu kilku sekund otrzymasz najnowsze i najbardziej istotne informacje.

„Kiedy przychodzi czas na złożenie raportu z naszej pracy jako agencji, jesteśmy w stanie zobaczyć wszechstronne relacje, od mediów tradycyjnych, przez media społecznościowe, po treści wpływowe” – mówi DeYoung. „Następnie pracujemy w ramach analityki, aby śledzić wizyty w witrynie i ścieżki naszych wysiłków”.

Za pomocą tych pulpitów nawigacyjnych można tworzyć automatyczne raporty wysyłane pocztą elektroniczną w regularnych odstępach czasu. Ponadto świeże relacje z mediów można udostępniać współpracownikom za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie zautomatyzowanego biuletynu, dzięki czemu sukcesy zespołu PR są konsekwentnie podkreślane w firmie.

Automatyzacja mediów społecznościowych

Automatyzacja mediów społecznościowych zmieniła grę dla wielu specjalistów PR. Narzędzia, które pozwalają markom planować posty, aby zaoszczędzić czas i umożliwić im przyciągnięcie większego ruchu do ich witryny.

Chociaż automatyzacja postów w mediach społecznościowych JEST wygodna, nadal ważne jest nawiązywanie kontaktu ze swoimi obserwatorami.

„Media społecznościowe to coś więcej niż wysypisko linków” – mówi Andy Crestodina, współzałożyciel i dyrektor ds. marketingu w Orbit Media. „To miejsce na rozmowę. Jeśli te automatyczne posty w mediach społecznościowych są jedyną rzeczą w Twoim strumieniu, nie jest to dobre”.

Co więcej, technologie takie jak Meltwater mogą pomóc Ci zautomatyzować raportowanie Twoich inicjatyw w mediach społecznościowych.

Nasza platforma umożliwia śledzenie wydajności Twoich postów w czasie rzeczywistym. Możesz zobaczyć wyniki poszczególnych kanałów, a także widok międzykanałowy, który podkreśla najważniejsze treści we wszystkich Twoich kanałach społecznościowych, zarówno płatnych, jak i bezpłatnych. Możesz także podzielić się statystykami, aby śledzić konkretną kampanię i porównać te wyniki z normalnymi programami społecznościowymi.

Automatyzacja planowania PR

Automatyzacja odgrywa kluczową rolę w planowaniu kampanii i strategii PR. Specjaliści od PR muszą rozumieć tematy, którymi interesują się odbiorcy, oraz dyskusje toczące się w Internecie, w których Twoja marka może być częścią.

Rozwiązanie do słuchania społecznościowego, takie jak Meltwater, może pomóc Ci w podjęciu tych rozmów. Dzięki temu możesz śledzić popularne tematy, dzięki czemu możesz przeglądać historie przed konkurencją.

Wykorzystanie automatyzacji i strategii opartych na danych w celu wykorzystania trendów pomoże Twojej marce pozostać widoczną w rozległym środowisku mediów internetowych, a także pokazać, że Twój zespół trzyma rękę na pulsie zainteresowań odbiorców.

„Wiedza, jaki rodzaj treści podoba się jakim odbiorcom w jakim konkretnym czasie, jest najważniejsza” – powiedziała Lauren Cranston, specjalistka ds. PR i mediów społecznościowych w Skyword. „Ponieważ aktywność w mediach społecznościowych jest zmienna, posiadanie zautomatyzowanych informacji na wyciągnięcie ręki jest niezbędne, aby pomóc w budowaniu strategii”.

Automatyzacja i PR powinny współistnieć

Wiodące agencje PR na świecie wykorzystują automatyzację i sztuczną inteligencję do planowania kampanii, monitorowania źródeł mediów, zapewniania całościowych raportów i wielu innych. W dzisiejszym dynamicznym środowisku mediów internetowych jest to po prostu za dużo, aby jeden zespół mógł wykonać wszystkie te zadania bez pomocy technologii.

Technologie takie jak Meltwater mogą pomóc profesjonalistom PR w automatyzacji procesów, podejmowaniu bardziej świadomych decyzji, osiąganiu lepszych wyników oraz dostarczaniu danych i analiz potwierdzających zwrot z inwestycji w strategie PR.

W ten sposób zespoły mogą działać bardziej efektywnie, pozostając wiernymi budowaniu relacji, które stanowią podstawę zawodu.

Dowiedz się więcej o tym, jak Meltwater może pomóc Ci zautomatyzować procesy PR, wypełniając poniższy formularz: