Czym dokładnie zajmuje się wirtualna asystentka? Wszystko, co chciałeś wiedzieć

Jako właściciel firmy doskonale zdajesz sobie sprawę, że doba ma 24 godziny, a nawet to nie wystarczy.

Mając wszystko, co musisz zrobić – zatrudnianie i zarządzanie pracownikami, administrację i upewnianie się, że Twoja firma działa rentownie, po prostu nie masz czasu, aby zrobić wszystko w 100% najlepiej jak potrafisz.

Ty też nie powinieneś!

Jednym z łatwych rozwiązań w takiej sytuacji jest zatrudnienie asystenta. Ale jeśli w budżecie nie ma miejsca na pełnoetatowego asystenta, dobrą alternatywą jest zatrudnienie wirtualnego asystenta.

Jednak może być trudno dokładnie wiedzieć, jak zatrudnić wirtualnego asystenta, a także wiedzieć, co dokładnie robi wirtualny asystent. Pozwól nam wyjaśnić niektóre z tych problemów, omawiając szczegółowo, w jaki sposób wirtualny asystent może pomóc Twojej firmie.

Dlaczego i kiedy warto zatrudnić wirtualną asystentkę?

W większości przypadków nigdy nie ma złego momentu na zatrudnienie wirtualnego asystenta, więc zawsze lepiej jest go zatrudnić, zanim stanie się to absolutnie konieczne!

Wirtualni asystenci mogą podejmować tak wiele różnych zadań i pomagać na tak wiele różnych sposobów, pomagając zmniejszyć obciążenie pracą. Delegując zadania, których tak naprawdę nie musisz wykonywać, będziesz mieć więcej czasu na skupienie się na podstawowej działalności firmy, zamiast ugrzęznąć w czasochłonnej pracy.

Zatrudnienie wirtualnego asystenta może być również dobrym pomysłem dla każdej firmy, która jest w trakcie skalowania. To zawsze gorączkowy czas dla firmy, co oznacza, że ​​nieuniknione jest, że ważne zadania przepadną w chaosie. Ale posiadanie wirtualnego asystenta może pomóc w zapewnieniu, że szczegóły nie zostaną przeoczone i że wszystko pójdzie zgodnie z planem w tym pracowitym okresie.

Co robi wirtualna asystentka?

A więc „co robi wirtualna asystentka?” może myślisz sobie. To raczej otwarte pytanie. W pewnym sensie zależy to od rodzaju zatrudnionego wirtualnego asystenta, ponieważ istnieje wiele specjalizacji. Ale to także Ty decydujesz, co ma robić Twój wirtualny asystent, a następnie upewniasz się, że zatrudniony przez Ciebie wirtualny asystent może zrobić wszystko, czego od niego potrzebujesz (a także będzie dobrym pracownikiem dla Twojej firmy).

Mówiąc dokładniej, istnieje wiele zadań, które większość wirtualnych asystentów będzie w stanie wykonać za Ciebie, aby zwiększyć produktywność w miejscu pracy.

• Jednym z najbardziej podstawowych obowiązków jest zarządzanie harmonogramem, a także wszystkimi potrzebami w zakresie planowania pracy. Dzięki wirtualnemu asystentowi łatwiej będzie planować, potwierdzać i otrzymywać przypomnienia o wszystkich spotkaniach, oszczędzając mnóstwo czasu i zwiększając wydajność.
• Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna to kolejny obszar, w którym wirtualni asystenci mogą zapewnić dużą pomoc. Wirtualny asystent może zarządzać listami kontaktów i ekranowymi wiadomościami e-mail, przekazując tylko te, które wymagają natychmiastowej uwagi. Z pomocą wirtualnego asystenta łatwiej jest też wysyłać masowo e-maile do klientów lub pracowników i wyszukiwać potrzebny adres e-mail.
• W niektórych przypadkach wirtualni asystenci będą mogli wykonać pewne prace księgowe i pomóc w zarządzaniu księgami Twojej firmy. Może to oznaczać sprawdzanie transakcji na firmowym koncie bankowym, wysyłanie faktur lub sprawdzanie płatności, które nie zostały otrzymane. Nie trzeba dodawać, że może to zaoszczędzić dużo czasu i wysiłku, ponieważ większość tej pracy jest monotonna, ale musi zostać wykonana.

Jak zatrudnić wirtualną asystentkę

Pod wieloma względami wiedza o tym, jak zatrudnić wirtualnego asystenta, wymaga takich samych umiejętności, jak obsadzanie każdego innego stanowiska w Twojej firmie. Oczywiście nadal musisz dostosować proces; zatrudnianie dyrektora generalnego różni się od zatrudniania pracownika pierwszej linii, więc musisz naprawdę dostosować proces zatrudniania – test, pytania do rozmowy kwalifikacyjnej, a nawet lokalizacje, z których pozyskujesz kandydatów – są dostosowane do zatrudnienia wirtualnego asystenta.

Oto kilka szybkich wskazówek:

1. Określ zadania, które chcesz wykonać od wirtualnego asystenta. Zrób bilans swoich potrzeb i określ zadania, które chcesz zlecić wirtualnemu asystentowi. Mając to na uwadze, będziesz w stanie napisać opis stanowiska, co Twój wirtualny asystent musi zrobić podczas pracy. Krótko mówiąc, musisz wiedzieć z wyprzedzeniem, o co poprosisz swojego wirtualnego asystenta.
2. Zadania, które zapiszesz, będą przynajmniej częściowo związane z następnym krokiem, jakim jest określenie budżetu. W końcu nie można wymagać od wirtualnego asystenta zbyt wiele, nie oferując odpowiedniego wynagrodzenia za te zadania. Budżet, którym dysponujesz, pomoże określić, czy zatrudnisz asystenta w pełnym wymiarze godzin, asystenta w niepełnym wymiarze godzin, czy też chcesz zatrudnić wirtualnego asystenta na podstawie poszczególnych zadań, co również może być opcją. Pamiętaj, że chcesz zostawić część budżetu przeznaczonego na rozwój pracowników, w tym wirtualnego asystenta, jeśli widzisz, że zostaje z Twoją firmą na dłużej.
3. Po sfinalizowaniu listy zadań i budżetu możesz opublikować opis stanowiska i poczekać, aż kandydaci Cię znajdą. Stamtąd wszystko sprowadza się do przeglądu kandydatów, przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych i dołożenia należytej staranności w celu znalezienia najlepszego wirtualnego asystenta, tak jak w przypadku każdej innej pracy.

Kiedy zatrudniasz wirtualnego asystenta, dobrze jest zawęzić listę kandydatów, a następnie poddać ich testowi, aby sprawdzić, czy poradzą sobie z tym zadaniem. Będziesz chciał, aby zaczęli działać, więc przygotowanie testu pomoże Ci znaleźć odpowiednią osobę. Gdy uznasz, że znalazłeś odpowiedniego wirtualnego asystenta, ważne jest, aby określić oczekiwania dotyczące tego, czego oczekujesz od tego stanowiska, a także listę kontrolną dotyczącą tego, co chcesz osiągnąć od nowego wirtualnego asystenta. Prawdopodobnie zbiegnie się to z pierwotną listą zadań, które chcesz zlecić na zewnątrz. Ale nigdy nie zaszkodzi powtórzyć, dlaczego zatrudniłeś wirtualnego asystenta i czego potrzebujesz od tej roli.

Dlaczego warto zatrudnić Wirtualną Asystentkę?

Po całym procesie, przez który przechodzisz, aby zatrudnić wirtualnego asystenta, ważne jest, aby nie zapomnieć, dlaczego go potrzebowałeś. Pamiętanie o tym pomoże zapewnić maksymalne wykorzystanie wirtualnego asystenta, upewnienie się, że masz odpowiednią osobę do pracy oraz że zapewniasz najlepsze możliwe kierownictwo i zarządzanie.

Na początek zatrudniłeś wirtualnego asystenta, aby zaoszczędzić czas na niektórych zadaniach. Ale zrobiłeś to również, aby zaoszczędzić pieniądze, zmniejszając niektóre koszty ogólne związane z tradycyjnymi pracownikami wewnętrznymi. Możliwe jest również zatrudnienie wirtualnego asystenta w niepełnym wymiarze godzin, pracownika zdalnego lub zatrudnienie kogoś, kto tylko wykonuje zadania, których potrzebujesz, co również może zaoszczędzić pieniądze Twojej firmy.

Zatrudnienie wirtualnego asystenta ma również na celu uwolnienie czasu właścicieli i menedżerów firm, aby mogli bardziej skoncentrować się na ogólnych działaniach, które mogą ulepszyć firmę, zamiast poświęcać zbyt wiele czasu na codzienne operacje – klasyczna „praca nad swoimi biznesie, a nie w nim”. Te codzienne operacje powinny być prowadzone wydajniej, co z kolei pozwoli właścicielowi i menedżerom zaoszczędzić czas na bardziej wydajne spędzanie czasu. Jeśli tak się nie dzieje, może być konieczna ponowna ocena zapotrzebowania na wirtualnego asystenta lub sposobu wykonywania zadań przydzielonych wirtualnemu asystentowi.

Oprogramowanie do zarządzania firmą i pracownikami: Twoje narzędzie do zarządzania All-In-One Digital Assistant

Ale jeśli zatrudnienie wirtualnego asystenta wydaje się zniechęcające, zawsze możesz skorzystać z intuicyjnego, łatwego sposobu zarządzania wirtualnym asystentem oraz łatwego zarządzania i delegowania niektórych najbardziej czasochłonnych zadań: korzystając z wszechstronnego pracownika i firmy aplikacja do zarządzania, taka jak Connecteam.

Wyobraź sobie świat, w którym możesz po prostu powiedzieć swojemu wirtualnemu asystentowi, co ma robić, i pozwolić mu zająć się wszystkim stamtąd (dając Ci pełny nadzór)? Wszystko, co najprawdopodobniej oddelegujesz, możesz załatwić za pomocą aplikacji Connecteam – nie wymaga to nawet żadnego szkolenia!

Wyobraź sobie świat, w którym –

• Wirtualny asystent może wdrażać się we własnym tempie dzięki cyfrowym funkcjom zdalnego szkolenia
• Powtarzalne zadania, takie jak planowanie pracowników, można łatwo zautomatyzować, co oznacza, że ​​nie trzeba już szukać, kto jest dostępny do pracy, i martwić się o konflikty w harmonogramie.
• Pracownicy mogą samodzielnie rejestrować się i wymeldowywać za pomocą smartfona (a nawet z określonej lokalizacji objętej geoogrodzeniem).
• Komunikacja w całej firmie może być tak prosta, jak opublikowanie aktualizacji w aplikacji, a następnie wysłanie automatycznych przypomnień do każdego, kto jeszcze jej nie widział.
• Usprawnij przepływy pracy i zarządzaj projektami w bardziej efektywny sposób dzięki wbudowanemu narzędziu do zarządzania zadaniami.

Bez konieczności szkolenia, bezterminowego planu i 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego wszystkich płatnych planów, istnieje powód, dla którego ponad 36 000 firm uwielbia używać Connecteam do zarządzania swoimi wirtualnymi asystentami, pracownikami i biznesem.

Wypróbuj Connecteam już dziś i zobacz, jak może pomóc Twojemu wirtualnemu asystentowi zacząć działać, sprawić, że Twoja firma będzie działać lepiej, szybciej, silniej i pomoże Ci skalować!