Kompletny przewodnik po zarządzaniu danymi

Zarządzanie danymi jest niezbędne do utrzymania jakości i bezpieczeństwa informacji w organizacji. Bez skutecznych procesów zarządzania danymi firmy stają w obliczu ryzyka niewłaściwego zarządzania danymi i naruszeń bezpieczeństwa, co prowadzi do utraty zaufania i możliwych konsekwencji prawnych.

Przyjmując praktyki zarządzania danymi, organizacje mogą zapewnić, że ich dane są dokładne, dostępne i bezpieczne, umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji i zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności danych. Czym jednak dokładnie jest zarządzanie danymi i jak można je skutecznie wdrożyć?

Co to jest zarządzanie danymi?

Korzyści z zarządzania danymi

Zarządzanie danymi pomaga przedsiębiorstwom w osiąganiu szerokiego zakresu celów. To nie tylko konieczność regulacyjna; przynosi strategiczne korzyści firmom, które w dużym stopniu opierają się na danych przy podejmowaniu decyzji i strategiach.

Zwiększona jakość i integralność danych

Podstawową korzyścią płynącą z zarządzania danymi jest znacząca poprawa jakości i integralności danych organizacji. Wyższy poziom jakości danych osiąga się zwykle poprzez:

• Zarządzanie metadanymi: Zarządzanie danymi pomaga zarządzać danymi i je rozumieć za pomocą zarządzania metadanymi. Obejmuje to śledzenie, skąd pochodzą dane, w jaki sposób są wykorzystywane i wprowadzane zmiany. Zapewnia jakość danych, śledząc zmiany w treści i kontekście danych oraz naprawiając wszelkie błędy.
• Zarządzanie danymi: stewardowie danych, eksperci w tej dziedzinie, utrzymują kontrolę danych i nadzorują jakość danych. Specjaliści ci stanowią serce procesu zarządzania danymi, zajmując się wyceną, tworzeniem, wykorzystywaniem, przechowywaniem, archiwizacją i usuwaniem informacji, za które są odpowiedzialni.

Ustanawiając jasne zasady zarządzania danymi i wyznaczając zarządców danych, organizacje zapewniają, że ich dane są dokładne, spójne i wiarygodne.

Ustanawianie etyki danych

Etyka danych ocenia praktyki dotyczące danych stosowane w organizacji, takie jak gromadzenie, generowanie i analizowanie danych mających wpływ na klientów i społeczeństwo jako całość.

Promowanie etyki danych pomaga firmom zrozumieć, dlaczego gromadzą określone dane i co mogą dzięki nim osiągnąć. Każda transakcja oparta na danych powinna zapewniać korzyść użytkownikowi końcowemu. Jeśli nie rozwiązujesz problemu ze zbieranymi danymi, powinieneś zadać sobie pytanie, dlaczego je zbierasz i co z nimi robisz.

Etyka danych jest szczególnie ważna w obliczu pojawienia się sztucznej inteligencji. Klienci i rządy są coraz bardziej zaniepokojeni tym, jak firmy traktują swoje dane i gdzie one trafiają. Przejrzystość w zakresie sposobu pozyskiwania danych i ich przetwarzania jest niezbędna do budowania zaufania do marki.

Zgodność z przepisami i zarządzanie ryzykiem

Ramy zarządzania danymi zapewniają, że organizacje przestrzegają przepisów dotyczących danych, takich jak RODO i HIPAA. Zgodność zmniejsza ryzyko kosztownych problemów prawnych i kar finansowych. Ponadto chroni przed naruszeniami danych i incydentami bezpieczeństwa, chroniąc reputację organizacji.

Lepsze podejmowanie decyzji

Ustanowienie kontroli nad pełnym zakresem danych firmy daje kadrze kierowniczej i menedżerom całościowy obraz działań biznesowych, wyzwań i możliwości. Wiedza o tym, gdzie przechowywane są wymagane dane i pewność ich dokładności, pozwala markom szybko reagować na rosnące wyzwania i wcześnie dostrzegać nowe trendy.

Dotyczy to również zwykłych specjalistów wykonujących codzienne zadania. Dostęp do danych w odpowiednim czasie zwiększa samodzielność pracowników i pozwala im szybciej realizować zadania, bez czekania na kolejne spotkanie, na którym uzyskają odpowiedzi na swoje pytania.

Zwiększone bezpieczeństwo danych

Zarządzanie danymi obejmuje określenie, kto może uzyskać dostęp do danych, w jakich okolicznościach i w jaki sposób dane są chronione. To zwiększone bezpieczeństwo ma kluczowe znaczenie w epoce, w której naruszenia bezpieczeństwa danych mogą mieć katastrofalne konsekwencje. Kontrolując i monitorując dostęp do wrażliwych danych, organizacje mogą lepiej chronić swoje aktywa i informacje o klientach.

Efektywna komunikacja w całej firmie

Według Gartnera oczekuje się, że światowe wydatki na IT wyniosą w 2024 r. 5 bilionów dolarów. Liczba ta rośnie każdego roku o ~7% w miarę uzyskiwania przez działy większej liczby narzędzi wewnętrznych. Problem polega na tym, że każde narzędzie generuje dane, które zwykle znajdują się w danym dziale. Powoduje to powstawanie silosów danych w całej organizacji.

Zarządzanie danymi zapewnia, że ​​wszystkie aplikacje generujące dane są połączone w scentralizowaną hurtownię danych, w której przechowywane są wszystkie dane firmowe. Udostępnione dane pozwalają wszystkim zespołom być na tej samej stronie. Na przykład, gdy kadra kierownicza ma dostęp do wszystkich wskaźników marketingowych i sprzedażowych, może dostosowywać strategie i podejmować decyzje bez czekania tygodnia na szczegółowy raport.

Radzenie sobie z wyzwaniami w zakresie zarządzania danymi

Pomimo wszystkich oczywistych korzyści płynących z zarządzania danymi, wdrożenie może być złożone i trudne. Zarządzanie dużymi ilościami danych jest trudne na wczesnych etapach, szczególnie jeśli w organizacji nie ma ustalonej kultury danych. Przyjrzyjmy się najczęstszym wyzwaniom związanym z zarządzaniem danymi.

Uwaga najwyższego kierownictwa

Wyzwanie: Staramy się zapewnić poparcie kadry kierowniczej najwyższego szczebla dla inicjatyw związanych z zarządzaniem danymi

Problemy często zaczynają się na górze, w zarządzie, który nie widzi potencjału wartości w zarządzaniu danymi. Wyzwanie to polega na jasnym przedstawieniu członkom kadry kierowniczej znaczenia i korzyści wynikających z zarządzania danymi oraz dostosowaniu inicjatyw w zakresie zarządzania danymi do celów biznesowych. Zapewnienie przejrzystości ról i rozwiązywanie konfliktów dotyczących własności danych również stwarza istotne przeszkody.

Rozwiązanie: Przeszkol kadrę kierowniczą w zakresie strategicznych wartości zarządzania danymi.

Aby sprostać temu wyzwaniu, należy rozpocząć dialog z kadrą kierowniczą w celu nakreślenia kluczowej roli i korzyści płynących z zarządzania danymi. Utworzenie rady ds. zarządzania, w skład której wchodzi kadra kierownicza wyższego szczebla, która będzie kierować i zatwierdzać strategie zarządzania, bezpośrednio łącząc je z celami biznesowymi.

Później przypisz kierownictwu role zarządcze, podkreślając wartość ich zaangażowania. W ten sposób możesz stopniowo zmieniać ich w mistrzów tej inicjatywy. Twórz kopie zapasowe procesu za pomocą wskaźników wydajności i śledzenia postępu, aby wykazać wpływ zarządzania danymi.

Integracja danych

Wyzwanie: Niemożność gromadzenia i standaryzacji odmiennych danych

Jednym z najważniejszych wyzwań jest integracja danych z różnych źródeł. Zarządzanie danymi w całej firmie obejmuje gromadzenie informacji z różnych dziedzin, które mają różną strukturę, formaty i ogólne znaczenie.

Przy ciągłym zmienianiu się technologii i nowych źródłach danych w każdym dziale trudno jest nie przeoczyć żadnych zmian w danych. Ponadto powinien to być proces ciągły, realizowany w czasie rzeczywistym. Ręczne gromadzenie danych jest często nieregularne i podatne na błędy ludzkie.

Rozwiązanie: Platformy integracji danych specyficzne dla domeny

Większość organizacji wdraża zarządzanie danymi, próbując zarządzać wszystkimi zasobami danych jednocześnie. Takie holistyczne podejście oznacza powolny postęp i stwarza ryzyko, że Twoich wysiłków nie da się powiązać z bezpośrednimi potrzebami biznesowymi.

Platformy integracji danych specyficzne dla domeny łączą się ze źródłami danych za pośrednictwem łączników API, aby zapewnić ciągły przepływ danych do scentralizowanego magazynu. Rozwiązania te wyodrębniają dane, przekształcają je w dopasowany, gotowy do analizy format i ładują do wybranego magazynu.

Podejście specyficzne dla domeny umożliwia nadanie priorytetu najbardziej krytycznym zasobom danych, które wymagają dużej uwagi (takim jak dane osobowe). Takie podejście skutecznie ogranicza zakres działań zarządczych, koncentrując wysiłki na najbardziej krytycznych danych.

Wdrożenie narzędzi do integracji danych specyficznych dla domeny pozwala na uzyskanie dokładniejszych danych i szczegółowej analizy w przyszłości. Rozwiązania te zazwyczaj posiadają modele danych dostosowane do danych wykorzystywanych przez poszczególne działy. Zatem Improvado ma Marketing Common Data Model umożliwiający normalizację danych na platformach płatnych, organicznych, e-commerce i innych typach platform marketingowych.

Zapewnienie jakości danych

Wyzwanie: Zapewnienie wysokiej jakości danych w ramach zarządzania danymi

Zarządzanie danymi i jakość danych są ze sobą nierozerwalnie powiązane, jednak zapewnienie wysokiej jakości danych stanowi poważne wyzwanie. Zarządzanie danymi wyznacza ramy zarządzania danymi, ale osiągnięcie i utrzymanie „dobrości” danych – ich dokładności, kompletności, spójności, przydatności i aktualności – jest złożone.

Rozwiązanie: Zdefiniuj problemy z jakością danych i wdrażaj odpowiednie rozwiązania

Pierwszym krokiem do rozwiązania tego problemu jest jego jasne zdefiniowanie. Pierwszym krokiem powinno być ilościowe określenie problemu i celu, który chcesz osiągnąć. Możesz na przykład powiedzieć: „Odkryliśmy, że 20% wpisów danych marketingowych to duplikaty. Chcemy to zmniejszyć do mniej niż 1%”.

Mając właściwie zidentyfikowany problem, znacznie łatwiej jest znaleźć narzędzie, które pomoże Ci go rozwiązać. Jeśli masz do czynienia ze zduplikowanymi wpisami, prawdopodobnie będziesz potrzebować narzędzia do czyszczenia danych lub platformy integracji danych z możliwością normalizacji. Warto także sprawdzić, w jaki sposób dane trafiają do Twojego magazynu, gdyż mogą powstać duplikaty z dwóch różnych źródeł zawierających te same dane. Narzędzia do ustalania pochodzenia danych mogą się tu przydać.

Skalowalność

Wyzwanie: Skalowanie zarządzania danymi przy jednoczesnym rozwoju organizacji

W miarę rozwoju organizacji ich ramy zarządzania danymi muszą również ewoluować, aby móc zarządzać rosnącymi ilościami danych i nowymi typami danych. Ta skalowalność jest kluczowa dla utrzymania skutecznego zarządzania na wszystkich poziomach organizacji. Bez skalowalnych rozwiązań organizacje ryzykują niewłaściwe zarządzanie danymi i nieefektywność, które mogą utrudniać rozwój i zagrażać integralności danych.

Rozwiązanie: Zaprojektowanie elastycznych i skalowalnych zasad zarządzania danymi

Aby sprostać wyzwaniom związanym ze skalowalnością, organizacje muszą zaprojektować elastyczne zasady zarządzania danymi, które można łatwo dostosować do wzrostu i zmian w strukturze danych. Wdrażając takie adaptacyjne ramy zarządzania, organizacje mogą zapewnić trwałą integralność i przydatność danych.

Zgodność z przepisami

Wyzwanie: poruszanie się w zmieniającym się środowisku przepisów o ochronie danych

Zachowanie zgodności z zmieniającymi się przepisami dotyczącymi ochrony danych, takimi jak RODO i CCPA, jest ciągłym wyzwaniem dla organizacji. Bez regularnych przeglądów zasad i praktyk dotyczących danych w celu zapewnienia zgodności z normami prawnymi firmy ryzykują nieprzestrzeganiem przepisów, co może skutkować potencjalnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Rozwiązanie: Dostosowanie ram zarządzania danymi w celu zapewnienia zgodności z przepisami

Organizacje muszą aktywnie dostosowywać swoje ramy zarządzania danymi, aby zachować zgodność z obecnymi i przyszłymi przepisami. Wymaga to przeprowadzania regularnych audytów polityk i praktyk dotyczących danych, zapewniając ich zgodność z najnowszymi standardami prawnymi. Wbudowując zgodność w istotę zarządzania danymi, organizacje mogą zabezpieczyć się przed ryzykiem braku zgodności, zapewniając skuteczne spełnienie wymogów regulacyjnych.

Najlepsze praktyki w zakresie zarządzania danymi

Skuteczne zarządzanie danymi ma kluczowe znaczenie dla organizacji, aby zapewnić dokładność, bezpieczeństwo i wykorzystanie ich pełnego potencjału. Oto najważniejsze najlepsze praktyki usprawniające procesy zarządzania danymi:

1. Ustanów jasne zasady zarządzania

Zdefiniuj kompleksowe zasady zarządzania danymi, które obejmują standardy jakości danych, prywatności, bezpieczeństwa i zgodności. Upewnij się, że te zasady są dobrze udokumentowane i dostępne dla wszystkich odpowiednich interesariuszy.

Opracowując zasady, należy wziąć pod uwagę unikalne aspekty danych, z którymi pracujesz. Na przykład dane marketingowe zawierają zastrzeżenia znane tylko ekspertom w tej dziedzinie, takie jak standardy bezpieczeństwa marki, które różnią się w zależności od platformy reklamowej.

Improvado oferuje uporządkowane zarządzanie danymi kampanii, zapewniając przestrzeganie zasad bezpieczeństwa marki. Za każdym razem, gdy kampania narusza te zasady, osoba odpowiedzialna za jej uruchomienie otrzymuje powiadomienie zawierające cały kontekst niezbędny do szybkiego naprawienia kampanii.

Wdrożenie takich platform może znacznie przyspieszyć proces rozwoju i zgodności z politykami dotyczącymi danych specyficznych dla domeny.

2. Przypisz administratorów danych

Stewardzi danych odgrywają kluczową rolę w procesie zarządzania, pełniąc funkcję strażników jakości i zgodności danych. Przydziel kompetentne osoby, które rozumieją zarówno biznesowe, jak i techniczne aspekty danych.

3. Zapewnij współpracę międzywydziałową

Zarządzanie danymi powinno opierać się na współpracy wszystkich działów. Oto, jak współpraca między działami może przyspieszyć wdrażanie zarządzania danymi:

• Poprawia jakość danych, zapewniając dokładność, spójność i niezawodność dzięki wspólnej wiedzy specjalistycznej.
• Współpraca z firmą Helios w celu optymalizacji wykorzystania danych poprzez ujednolicenie strategii i redukcję silosów.
• Otwarta komunikacja sprzyja kulturze danych, promuje umiejętność czytania i pisania, odpowiedzialność i odpowiedzialność.
• Poprawia wyniki inicjatywy, udostępniając każdemu wymierny wpływ zarządzania danymi i powiązanych wskaźników.

4. Monitoruj, mierz i raportuj

Ustal wskaźniki mierzące skuteczność inicjatyw w zakresie zarządzania danymi. Regularnie monitoruj te wskaźniki i składaj sprawozdania z postępów interesariuszom, aby wykazać wartość i zidentyfikować obszary wymagające poprawy.

5. Przejrzyj i dostosuj

Zarządzanie danymi nie jest inicjatywą, o której można zapomnieć. Regularnie przeglądaj swoje praktyki i ramy zarządzania, aby dostosować się do nowych wyzwań, technologii i celów biznesowych.

Pomiar zwrotu z inwestycji w zarządzanie danymi

Ilościowe określenie zwrotu z inwestycji (ROI) w przypadku inicjatyw w zakresie zarządzania danymi ma kluczowe znaczenie dla uzasadnienia ich wartości dla interesariuszy. Chociaż korzyści wynikające z zarządzania danymi są oczywiste – od lepszej jakości danych po zgodność z przepisami – przełożenie tych korzyści na wymierne warunki finansowe może stanowić wyzwanie. Oto ustrukturyzowane podejście do udowadniania finansowego wpływu zarządzania danymi.

Zidentyfikuj wzrost wydajności operacyjnej

Zacznij od oceny oszczędności kosztów i czasu uzyskanych dzięki bardziej wydajnym procesom zarządzania danymi. Oto kilka wymiernych wskaźników, których możesz użyć, aby udowodnić zwrot z inwestycji w zarządzanie danymi:

• Krótszy czas wyszukiwania danych (%)
• Krótszy czas zrozumienia danych (%)
• Krótszy czas wykorzystania danych (%)
• Krótszy czas naprawy błędów i niespójności danych (%)

Oceń ograniczenie ryzyka

Zarządzanie danymi odgrywa kluczową rolę w ograniczaniu ryzyka związanego z naruszeniami danych i nieprzestrzeganiem przepisów. Oceń skutki finansowe uniknięcia tych zagrożeń, przyglądając się potencjalnym karom, opłatom prawnym i kosztom działań zaradczych, którym pomaga zapobiegać zarządzanie danymi. Weź także pod uwagę wpływ na reputację i jego potencjalny wpływ na przychody.

Oceń oszczędności kosztów technicznych

Nie zapomnij obliczyć oszczędności kosztów infrastruktury wynikających z wdrożenia zarządzania danymi:

• Mniej zasobów inżynieryjnych do przechowywania zduplikowanych danych w różnych pamięciach
• Mniej zasobów inżynieryjnych do gromadzenia danych z różnych źródeł i udostępniania ich różnym zainteresowanym stronom
• Niższe koszty infrastruktury
• Redukcja kosztów utrzymania wielu pamięci masowych w jednostkach biznesowych

Oblicz koszt inwestycji

Aby zmierzyć zwrot z inwestycji, konieczne jest uwzględnienie całkowitego kosztu programu zarządzania danymi. Obejmuje to inwestycje w technologię, koszty szkoleń i czas spędzony przez pracowników na stanowiskach związanych z zarządzaniem danymi. Zsumuj te koszty, aby uzyskać jasny obraz wymaganej inwestycji.

Rozpocznij swoją przygodę z zarządzaniem danymi od danych dotyczących konkretnych przychodów

Jakość zasobów danych związanych z przychodami stale rośnie wraz ze wzrostem liczby aplikacji generujących dane w działach marketingu, sprzedaży i finansów. Budowanie inicjatyw w zakresie zarządzania danymi w oparciu o dane o przychodach może odblokować nowe możliwości rozwoju i ułatwić podejmowanie decyzji w Twojej organizacji. Ponadto łatwiej jest zaangażować C-Suite w tę inicjatywę, ponieważ dane dotyczące przychodów są jednym z najcenniejszych zasobów każdej organizacji.

Improvado to oparta na sztucznej inteligencji, ujednolicona platforma analizy marketingowej i analitycznej, przeznaczona dla marketerów i firm, aby uwolnić moc danych w celu podejmowania wpływowych decyzji biznesowych. Improvado łączy ponad 500 źródeł danych, integruje dane w scentralizowany magazyn, przekształcając je w strategiczne spostrzeżenia oraz ułatwiając analizę i prezentację dzięki bogatym, praktycznym raportom.

Platforma pomaga w przestrzeganiu wytycznych, usprawniając zarządzanie różnorodnymi kampaniami poprzez system ostrzegania i niestandardowe reguły, które można tworzyć przy użyciu języka naturalnego. Improvado zajmuje się także zarządzaniem dostępem do danych, udostępniając osobne przestrzenie robocze dla zespołów pracujących nad różnymi submarkami lub oddziałami regionalnymi wewnątrz organizacji.

Często zadawane pytania