Czym jest zarządzanie zapasami: definicja, korzyści, techniki

Zarządzanie zapasami odgrywa ważną rolę w rentowności każdej firmy. Zarządzanie zapasami, związane z zarządzaniem łańcuchem dostaw i logistyką, nadzoruje zaopatrzenie, przemieszczanie, przechowywanie i wykorzystanie niezbędnych surowców do produkcji towarów i usług.

Zarządzanie zapasami zajmuje się również stroną wyjściową firmy — zarządzaniem ilością produktów dostępnych do sprzedaży, upewniając się, że jest ich wystarczająco dużo, aby zaspokoić popyt, ale nie na tyle, aby firma traciła pieniądze na niesprzedanych zapasach.

Ostatecznie zarządzanie zapasami to nieustanne równoważenie, żonglowanie danymi wejściowymi i wyjściowymi, aby obniżyć koszty i zmaksymalizować sprzedaż i zyski.

1. Zarządzanie zapasami, zdefiniowane
2. Korzyści
3. Proces
4. Zarządzanie zapasami a kontrola zapasów
5. Rola zarządzania zamówieniami
6. Techniki zarządzania zapasami
7. Wyzwania
8. Systemy zarządzania zapasami
9. Funkcje i właściwości IMS

Czym jest zarządzanie zapasami?

Po stronie wejściowej obejmuje to określone zadania, takie jak pozyskiwanie, kupowanie, odbieranie, przechowywanie, przenoszenie, sprzedaż i wysyłka materiałów używanych do wytwarzania produktów firmy. Zarządzanie produkcją zapasów obejmuje magazynowanie wyrobów gotowych oraz sprzedaż i wysyłkę do klientów.

Jeśli chodzi o rentowność firmy, zarządzanie zapasami to złożona, szybka żonglerka, która może wpłynąć na wyniki finansowe Twojej firmy. Zbyt dużo lub zbyt mało danych wejściowych lub wyjściowych może zagrozić produktywności, zadowoleniu klientów i rentowności.

Jakie są korzyści z zarządzania zapasami?

Zarządzanie zapasami jest podstawą sukcesu firmy. Bez tego firma nie może być wydajna, rentowna ani odporna. Biorąc pod uwagę wiele zmiennych ekonomicznych, na które nikt nie ma wpływu, zarządzanie zapasami jest jednym z obszarów ściśle kontrolowanych przez każdą firmę.

1. Zwiększona wydajność . W środowisku produkcyjnym utrzymywanie optymalnych poziomów surowców w celu zapewnienia ciągłości produkcji pomaga zwiększyć wydajność. Dwa kluczowe czynniki to posiadanie odpowiednich materiałów pod ręką i upewnienie się, że znajdują się one we właściwym miejscu we właściwym czasie. Dodatkowo przeniesienie gotowego produktu na składowanie w magazynach zapobiega opóźnieniom produkcji wynikającym z braku miejsca. Przestoje lub opóźnienia w dowolnym miejscu procesu oznaczają stracony czas, produktywność i zyski.
2. Zmniejszone koszty. Utrzymywanie optymalnych ilości (nie za dużo, nie za mało – idealna równowaga Złotowłosej) surowców minimalizuje ryzyko zepsucia lub marnotrawstwa, a także pozwala uniknąć płacenia za materiały, zanim będą potrzebne. Utrzymując odpowiednią ilość produktu w celu zaspokojenia popytu, firma nie wydaje pieniędzy na robociznę i materiały do ​​produkcji produktów, których nie można wystarczająco szybko sprzedać.
3. Poprawiona satysfakcja klienta. Skuteczne zarządzanie zapasami utrzymuje odpowiednią ilość produktów, aby jak najszybciej zaspokoić potrzeby klientów, zmniejszając braki w magazynie i prowadząc do zadowolenia klientów.
4. Lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi. Dokładne prognozy wraz z dokładnymi poziomami zapasów i wydajną logistyką wiążą mniej gotówki z niepotrzebnymi wydatkami, produkcją i magazynowaniem. Uwalnia to przepływy pieniężne i umożliwia bardziej efektywne wykorzystanie zasobów gotówkowych.
5. Lepsze podejmowanie decyzji . Zarządzanie zapasami obejmuje prognozowanie popytu, kosztów i innych potrzeb. Więcej firm korzysta z oprogramowania do pomiaru tych zmiennych w celu podejmowania mądrzejszych decyzji opartych na danych. Pomaga to obniżyć koszty niepotrzebnych wydatków i błędnych prognoz popytu.
6. Zwiększone zyski . Ostatecznym celem prowadzenia biznesu jest czerpanie zysków z tworzenia, produkcji, sprzedaży i dostarczania doskonałego produktu. Solidne zarządzanie zapasami zwiększa zyski poprzez zwiększenie wydajności i zmniejszenie ilości odpadów.

Jak przebiega proces zarządzania zapasami?

Proces zarządzania zapasami to plan i przewodnik po tym, jak Twoja firma zarządza zapasami — w jaki sposób pozyskujesz, odbierasz, przechowujesz, używasz, sprzedajesz i wysyłasz swoje zapasy.

Proces rozpoczyna się od materiałów i produktów, które kupujesz i których używasz do wytwarzania własnych towarów i usług, i trwa przez cały cykl produkcyjny, aż do sprzedaży i dostawy do klientów.

Bez wdrożonego procesu zarządzania zapasami nie można rozpocząć jego ulepszania. A bez procesu wydajność nie wchodzi w rachubę. To przekłada się na zmarnowane wydatki, stracony czas i malejące zyski.

Proces zarządzania zapasami w 5 krokach:

1. Odbierz i sprawdź produkty. Ustanowienie płynnego i wydajnego procesu przyjmowania i kontroli przesyłek, aby pomóc w utrzymaniu ruchu materiałów. Sprawdź swoją przesyłkę, aby upewnić się, że używasz materiałów najwyższej jakości i nie płacisz za produkty uszkodzone lub złej jakości, które będą musiały zostać zwrócone lub wyrzucone, albo, w najgorszym przypadku, trafią do Twoich produktów.
2. Sortuj i przechowuj produkty. Przedprodukcja, określ, które produkty i materiały należy dostarczyć do produkcji, a które należy przechowywać. Postprodukcja, przenoszenie gotowych produktów do odpowiednich obszarów magazynowych w celu odejścia od zamówień klientów i realizacji zamówień.
3. Zaakceptuj zamówienie klienta . Niezależnie od tego, czy chodzi o handel elektroniczny, tradycyjny czy inny, przyjmuj zamówienia klientów i upewnij się, że wszystkie strony mają wgląd w zamówienia i potrzebne informacje. Wewnętrznie upewnij się, że działy sprzedaży, magazynu, realizacji zamówień i wysyłki wiedzą, co się dzieje.
4. Zrealizuj, zapakuj i wyślij zamówienie. Upewnij się, że klient wie, że otrzymałeś jego zamówienie i może łatwo dowiedzieć się, kiedy zostanie wysłane i kiedy ma dotrzeć.
5. Zamów nowy towar. Utrzymywanie dokładnej inwentaryzacji fizycznej ma kluczowe znaczenie. Wiedza o tym, kiedy i ile zamówić, zależy od dokładnych, aktualnych danych o zapasach.

Rodzaje inwentarza

• Surowce to przedmioty, komponenty i produkty potrzebne do wytworzenia produktu.
• Praca w toku to wytwarzanie produktu, w którym surowce i komponenty są łączone z pracą pracowników i maszyn w celu wytworzenia tego, co jest sprzedawane.
• Wyroby gotowe to gotowe produkty gotowe do sprzedaży i wysyłki do klientów.
• Towary MRO (MRO oznacza konserwację, naprawę i eksploatację) to materiały potrzebne do dalszego wytwarzania produktów i prowadzenia działalności, co jest formą kosztów ogólnych, które są uważane za koszty prowadzenia działalności.
• Inwentarz tranzytowy opisuje gotowe produkty, które zostały sprzedane i wysłane do klienta, ale jeszcze nie zostały dostarczone. Ten odcinek podróży jest również nazywany tranzytem, ​​inwentaryzacją rurociągów i transportem.
• Zapasy buforowe to to samo, co zapasy bezpieczeństwa, służąc jako rezerwa awaryjna, aby uniknąć wyczerpania zapasów przed uzupełnieniem zapasów.
• Zapasy antycypacyjne są podobne do zapasów buforowych lub rezerwowych, ale są pozyskiwane i produkowane w celu zaspokojenia przewidywanego wzrostu popytu, zwłaszcza wzrostów cyklicznych lub sezonowych.
• Oddzielenie zapasów to strategia, która odkłada określone ilości produktów na różnych etapach procesu produkcyjnego, aby utrzymać produkcję w przypadku niedoboru lub awarii w dowolnym miejscu na linii.
• Zapasy cykliczne są utrzymywane pod ręką, aby firmy mogły utrzymać minimalne kwoty produkcyjne. Przybiera to również formę surowców i komponentów potrzebnych do wypełnienia tych kwot.

Zarządzanie zapasami a kontrola zapasów

W biznesie mniejsze, bardziej ukierunkowane systemy działają w ramach większych, szerszych systemów. To samo dotyczy relacji między zarządzaniem zapasami a kontrolą zapasów.

W ramach większego procesu zarządzania zapasami, kontrola zapasów - często nazywana również kontrolą zapasów - nadzoruje logistykę i ruch materiałów i produktów w magazynie lub systemie magazynów.

Szybkie lokalizowanie przedmiotów i efektywne ich przemieszczanie ma zasadnicze znaczenie zarówno dla produkcji, realizacji zamówień, jak i wysyłki, co stanowi podstawę do osiągnięcia wysokiego poziomu zadowolenia klientów.

Kontrola zapasów obejmuje bezpośredni ruch materiałów i produktów w magazynach przy użyciu wszystkiego, od wózków ręcznych i wózków widłowych po ciężarówki, pociągi i naczepy. Ale obejmuje to również korzystanie z oprogramowania do śledzenia, śledzenia i zarządzania przepływem materiałów i produktów do, z iw obrębie magazynów.

Oprócz kontroli zapasów kolejnym elementem ekosystemu zarządzania zapasami jest zarządzanie zamówieniami. To kolejny obszar, w którym odpowiednie oprogramowanie może zrujnować lub zrujnować Twój biznes. Jak sama nazwa wskazuje, zarządzanie zamówieniami koncentruje się na zamówieniach klientów.

Jednak zarządzanie zamówieniami to coś więcej niż przyjmowanie zamówień klientów. Obejmuje przyjmowanie zamówień, a także przetwarzanie i śledzenie każdego zamówienia. Po otrzymaniu zamówienia zapasy muszą zostać zlokalizowane, przeniesione, przetworzone i wysłane. Przez cały czas stany magazynowe muszą być aktualizowane w miarę przetwarzania i wysyłania zamówienia.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zamówieniami jest zintegrowane z ogólną infrastrukturą cyfrową do kontroli zapasów i zarządzania zapasami. Inwentarz fizyczny jest nie tylko liczony, przenoszony, śledzony i aktualizowany, ale organizacja ma wgląd w ten ruch. Widoczność pozwala na inteligentniejsze prognozowanie i ogólnie większą wydajność.

Czym jest logistyka: definicja, rodzaje, korzyści

Logistyka jest istotnym aspektem konkurowania i wygrywania na światowych rynkach. Poznaj główne rodzaje i funkcje logistyki oraz jej zalety.

Jakie są podstawowe techniki zarządzania zapasami?

Podobnie jak w przypadku zarządzania operacjami, jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich, jeśli chodzi o zarządzanie zapasami. Przyjrzyjmy się czterem najpopularniejszym technikom zarządzania zapasami:

1. Just-in-time management (JIT) : Prowadzenie statku tak ściśle, że materiały i komponenty docierają dokładnie na czas (dokładnie na czas) do produkcji, zmniejsza potrzebę przechowywania i płacenia za części, które nie zostaną natychmiast wykorzystane. Ta japońska metoda, spopularyzowana przez firmę Toyota Motor, pozwala pozbyć się dużej ilości tłuszczu. Ale jak widać w ostatnich latach, JIT jest w dużej mierze uzależniony od sprawnie działającego globalnego łańcucha dostaw. Gwałtowny wzrost popytu, niewielkie zakłócenia w łańcuchu dostaw, a nawet spory pracownicze mogą zakłócić ten delikatny ekosystem.
2. Planowanie zapotrzebowania na materiały (MRP) : prognozowanie popytu i sprzedaży napędza tę metodę. Podobnie jak w przypadku ogólnego zarządzania zapasami, istotną rolę odgrywają dokładne zapisy dotyczące sprzedaży i zapasów. Zmienność popytu lub łańcucha dostaw może również sprawić, że firma będzie niedostatecznie lub nadmiernie przygotowana, straci sprzedaż z powodu braku dostępnych zapasów lub straci pieniądze z powodu nadmiaru niesprzedanych zapasów.
3. Ekonomiczna ilość zamówienia (EOQ) : ta metoda opiera się na założeniu oszczędzania pieniędzy poprzez zamawianie większych ilości zapasów mniej razy. Zapotrzebowanie na zapasy obliczane jest w taki sposób, aby przy jak najmniejszej liczbie zamówień pozyskać niezbędną ilość materiałów lub komponentów dla przewidywanych potrzeb produkcyjnych. Zamawiając większe ilości, firma akceptuje, że koszty utrzymania będą wyższe. Ta metoda polega na wykorzystaniu formuł EOQ do oszacowania kosztów zamówienia i kosztów utrzymania, które są brane pod uwagę w ujęciu rocznym w celu określenia optymalnych ilości.
4. Days Sales of Inventory (DSI) : inne podejście uwzględnia średni czas przenoszenia zapasów. Uwzględnia to stany magazynowe gotowego produktu oraz to, co jest w toku i oczekuje na produkcję; menedżerowie zapasów uzyskują wgląd w to, jak długo prawdopodobnie utrzymają się obecne poziomy zapasów. Celem jest utrzymanie tego wskaźnika — czyli dni pozostawania w zapasach (DIO), dni zapasów (DII) i średniego wieku zapasów — na jak najniższym poziomie.

Inne techniki zarządzania zapasami obejmują:

• Analiza ABC opiera się na zasadzie Pareto, zgodnie z którą 80% Twoich przychodów pochodzi z 20% Twoich produktów. Analiza ABC pomaga określić najbardziej i najmniej wartościowe towary i usługi.
• Śledzenie partii grupuje produkty o podobnych cechach serii, takich jak data produkcji, lokalizacja i data ważności, a także produkty ze wspólnymi surowcami. Pomaga to nadać priorytet wysyłce, aw niefortunnym przypadku wycofania umożliwia śledzenie produktów i śledzenie wszelkich problemów aż do źródła.
• Przesyłki masowe zwykle zmniejszają koszt wysyłki pojedynczego elementu, jak jest to stosowane w metodzie zarządzania zapasami EOQ. Kupowanie hurtowe może wiązać się z innymi wyzwaniami, takimi jak przestrzeń magazynowa, psucie się i być może zamawianie większej ilości niż potrzeba, aby zaspokoić popyt.
• Przesyłka oznacza, że ​​producent wysyła towar do sprzedawcy detalicznego do sprzedaży bez zmuszania detalisty do zakupu produktów z góry. Pozwala to uniknąć potencjalnego zamawiania zbyt dużej ilości produktu poprzez płacenie tylko za sprzedane produkty.
• Przeładunek kompletacyjny minimalizuje przemieszczanie i magazynowanie zapasów poprzez ładowanie przychodzących zapasów bezpośrednio na wychodzące pojazdy transportowe.
• Prognozowanie popytu wykorzystuje badania rynku, sprzedaż w przeszłości i inne dane do przewidywania, ile produktów kupią klienci. Informuje to, ile zapasów należy trzymać pod ręką, a także ile trzeba będzie wyprodukować.
• Dropshipping umożliwia sprzedawcy detalicznemu lub agentowi sprzedaży sprzedaż produktów bez przechowywania rzeczywistych produktów w magazynie. Zamiast tego zamówienie trafia do producenta w celu przetworzenia i zrealizowania, wysyłane bezpośrednio do klienta, bez konieczności wysyłki lub obsługi przez sprzedawcę.
• FIFO i LIFO to ustalanie priorytetów wysyłki produktów według kolejności FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło) lub LIFO (ostatnie weszło, pierwsze wyszło).
• Odchudzona produkcja ma na celu maksymalizację produktywności i wydajności poprzez eliminację tego, co nie dodaje wartości.
• Minimalna ilość zamówienia (MOQ) to najmniejsza ilość produktu, którą dostawca lub producent zezwoli na zamówienie. Jest to kwota potrzebna do sprzedaży, aby nadal osiągać zyski lub przynajmniej wyjść na zero.
• Formuła punktu ponownego zamówienia oblicza punkt, w którym należy zamówić więcej zapasów. Formuła punktu ponownego zamówienia mnoży dzienną sprzedaż jednostkową przez czas realizacji (w dniach) od złożenia zamówienia do dostawy, z uwzględnieniem marginesu zapasu bezpieczeństwa, aby uwzględnić możliwe opóźnienia lub wzrost sprzedaży.
• Nieustanne zarządzanie zapasami wykorzystuje oprogramowanie do śledzenia poziomów zapasów w czasie rzeczywistym, rejestrując każdą przychodzącą jednostkę zapasów i każdą sprzedaż, która wychodzi.
• Zapas bezpieczeństwa to ilość dodatkowych zapasów przechowywanych jako bufor chroniący przed wyczerpaniem zapasów w przypadku nieoczekiwanego skoku sprzedaży przed nadejściem ponownie zamówionych zapasów.
• Six Sigma wykorzystuje statystyki i analizę danych w celu poprawy wydajności przy jednoczesnej redukcji błędów i marnotrawstwa w procesach produkcyjnych.
• Lean Six Sigma dąży do wyeliminowania marnotrawstwa i nieefektywności w procesach produkcyjnych i zarządzaniu zapasami, zwłaszcza poprzez znajdowanie i korygowanie pierwotnych przyczyn wad i nieefektywności.

Złożony proces stwarza wiele wyzwań

Nic dziwnego, że złożona funkcja, taka jak zarządzanie zapasami, stwarza wyzwania na każdym kroku.

• Zmienne, takie jak skoki popytu, problemy z łańcuchem dostaw lub przestoje w produkcji, mogą sprawić, że poziom zapasów będzie zbyt niski. Z drugiej strony niższy popyt lub nadprodukcja może prowadzić do nadmiaru niesprzedanych zapasów. Takie scenariusze prowadzą do utraty przychodów z powodu nieudanej sprzedaży lub marnowania pieniędzy na niesprzedane produkty.
• Niedokładne dane utrudniają prognozowanie popytu.
• Unikanie kurczenia się zapasów (zachowanie dokładności zapasów). Czasami, jako środek tymczasowego cięcia kosztów, poziom zapasów spada i nie jest uzupełniany. Zmniejsza to jednak zapasy buforowe, zwiększając ryzyko wyczerpania zapasów i rozczarowania klientów.
• Zapotrzebowanie klientów może zmienić się z dnia na dzień.
• Zarządzanie przestarzałymi zapasami wymaga zrównoważenia potrzeby sprzedaży istniejących, mniej pożądanych zapasów przy jednoczesnej zmianie kierunku w celu zaspokojenia nowych potrzeb klientów.
• Zarządzanie wieloma lokalizacjami i dostawcami.
• Integracja z innymi systemami stwarza kolejny potencjalny problem, gdy firmy próbują aktualizować oprogramowanie i systemy zarządzania zapasami, aby stwierdzić, że nie wszystkie są ze sobą kompatybilne.
• Nadążanie za innowacjami i technologią.

Co to jest system zarządzania zapasami?

System zarządzania zapasami (IMS) zarządza i realizuje proces śledzenia produktów od inwentaryzacji surowców i informacji poprzez procesy produkcji, magazynowania, sprzedaży i wysyłki.

Oto trzy typy IMS:

• Ręczne systemy inwentaryzacji to staromodny sposób, polegający na liczeniu każdego elementu i ręcznym aktualizowaniu lokalizacji.
• W systemach okresowej inwentaryzacji zespół liczy fizyczne inwentaryzacje co miesiąc lub co kwartał. Systemy kodów kreskowych mogą być szybszym, łatwiejszym i wydajniejszym sposobem liczenia i śledzenia zapasów poprzez skanowanie kodu kreskowego na produkcie.
• Systemy ciągłej inwentaryzacji automatycznie zliczają i śledzą inwentaryzację za pomocą oprogramowania do aktualizacji inwentaryzacji, gdy materiały, komponenty i produkty są kupowane lub sprzedawane. Systemy RFID wykorzystują znaczniki identyfikacji radiowej do rejestrowania i śledzenia przychodzących lub wychodzących zapasów, automatycznie aktualizując system.

Na co zwrócić uwagę w systemie zarządzania zapasami

Twój IMS obsługuje wszystko, czego potrzebujesz, aby zarządzanie zapasami, a co za tym idzie, Twoja firma, odniosła sukces. Firmy inwestujące w odpowiednie oprogramowanie wspierające IMS zyskują przewagę konkurencyjną.

Oto kilka cech i funkcjonalności, które powinien posiadać skuteczny system IMS:

• Zautomatyzowane śledzenie zapasów przyspiesza i upraszcza pracę, zmniejszając liczbę powtarzalnych zadań, które są podatne na błędy ludzkie.
• Dostęp do danych w czasie rzeczywistym zapewnia przejrzystość dla mądrzejszych i bardziej opłacalnych decyzji dotyczących zarządzania zapasami.
• Prognozowanie popytu wykorzystuje dane w czasie rzeczywistym i moc analityczną uczenia maszynowego, aby pomóc w podejmowaniu decyzji dotyczących zapasów, które mogą zmniejszyć ilość odpadów i zwiększyć przychody.
• Integracja wielokanałowa pozwala skupić się na faktycznym zarządzaniu zapasami, zamiast walczyć z niekompatybilnymi systemami. Ponadto lepszy wgląd w dane w czasie rzeczywistym w całej firmie gwarantuje, że wszyscy widzą te same dane i mają łatwy dostęp do informacji z dowolnego miejsca w dowolnym czasie.
• Kody kreskowe i skanowanie umożliwiają bardziej efektywne zarządzanie zapasami dzięki dokładniejszym danym.
• Alerty i powiadomienia przekazują ważne informacje osobom, które ich potrzebują, aby podejmować lepsze decyzje i podejmować szybkie działania.
• Mobilny dostęp rozszerza zasięg IMS na załogi w terenie, umożliwiając krótsze czasy reakcji z dowolnego miejsca.
• Zarządzanie dostawcami zapewnia bezproblemową pracę z dostawcami oraz zarządzanie zamówieniami, wysyłkami, śledzeniem i zatwierdzaniem.
• Optymalizacja zapasów jest sednem zarządzania zapasami; IMS powinien pomóc ci w uzyskaniu zrównoważonych zapasów, które minimalizują marnotrawstwo i maksymalizują zysk.
• Raporty i analizy są niezbędnymi narzędziami do monitorowania wydajności, aby zobaczyć, co działa i gdzie można wprowadzić ulepszenia.

Posiadanie najlepszych metod i systemów zarządzania zapasami może zadecydować o walce o przetrwanie i długotrwałym biznesie. Czy będziesz się zastanawiać, jak robi to konkurencja, czy też cieszyć się zadowolonymi klientami i rentownością pomimo trudności ekonomicznych?