Connecteam to aplikacja pracownicza nr 1 używana przez agencje opieki

Niewątpliwie agencje opieki mogą naprawdę uratować życie osobom potrzebującym pomocy. Jednak jest to zwykle trudne i trudne zadanie zarówno dla pacjenta, jak i jego opiekuna (opiekunów) z kilku powodów.

Agencje opieki stoją przed wieloma wyzwaniami, które mogą sprawić, że codzienne czynności staną się czasochłonnym i żmudnym zadaniem. Na przykład ręczne wypełnianie formularzy za pomocą pióra i papieru lub planowanie, które prowadzi do zbyt dużej ilości papierkowej roboty i często pomyłek lub pomyłek. Agencje opieki również borykają się z wysokimi wskaźnikami rotacji pracowników, słabą komunikacją, brakiem zaangażowania i nie tylko.

Dlatego postanowiliśmy skupić się na tym, jak i dlaczego setki agencji opieki zwróciły się do Connecteam, aby pomóc im przezwyciężyć te wyzwania. Dzięki Connecteam agencje opieki mogą radykalnie poprawić swoje działania, komunikację i zaangażowanie ze swoimi opiekunami i całym zespołem. W ten sposób opiekunowie mogą skupić się na zapewnieniu jak najlepszej opieki swoim pacjentom, a kierownictwo wyższego szczebla może skoncentrować się na sprawnym prowadzeniu codziennych operacji i procedur.

Wyzwania, przed którymi stanęły agencje opieki przed Connecteam

Niekończąca się papierkowa robota

Wszystkie kluczowe dokumenty są wypełniane tradycyjnymi metodami, takimi jak formularze papierowe. Jest to nieefektywny proces, ponieważ kierownictwo musi natychmiast zapoznać się z tymi formularzami i podjąć w związku z nimi działania, ale agencje opieki nie zawsze otrzymują te formularze.

Ponadto agencje opieki wysyłają również wiele informacji i załączników pocztą elektroniczną do pracowników; zajmując zbyt dużo czasu.

Informacje rozproszone w wielu miejscach

Materiały, których opiekunowie potrzebują regularnie, znajdują się w biurze lub są przewożone w każde miejsce. To niewygodne i bałagan. Za każdym razem, gdy agencje opieki muszą zaktualizować te materiały, musisz wydrukować nowe dokumenty i wręczyć je każdemu opiekunowi, a nie zawsze jest to łatwe przy harmonogramach wszystkich. Nie można mieć pewności, że każdy opiekun ma najnowszy materiał.

Brak zaangażowania i komunikacji pracowników

Personel nie jest w stanie łatwo się ze sobą komunikować, większość pozostałych opiekunów jest zapisana na telefonach osobistych pracowników lub nie ma ich wcale.

Aktualizowanie opiekunów zajmuje zbyt dużo czasu, niezależnie od tego, czy są to życzenia urodzinowe, czy ważna aktualizacja proceduralna, agencje wysyłają masowe e-maile lub wiadomości tekstowe. Śledzenie, kto czyta Twoją wiadomość lub e-mail, jest żmudne i zajmuje zbyt dużo czasu.

Czas stracony na szkolenie i wdrażanie

Agencje opieki zwykle mają wielu opiekunów, którzy odchodzą w ciągu pierwszych sześciu miesięcy, więc cały ten czas, który poświęcają na szkolenie i wdrażanie ich, jest nieistotny. Agencje opieki potrzebują bardziej wydajnego i szybkiego sposobu, aby to zrobić, jednocześnie zapewniając, że nowy opiekun jest profesjonalny i gotowy do pracy.

„Celami Phoenix Homecare and Support było zwiększenie zaangażowania pracowników, digitalizacja naszych papierowych formularzy i stworzenie centralnego centrum firmy. Connecteam pomógł nam osiągnąć wszystkie te cele. Nasi pracownicy codziennie korzystają z aplikacji i częściej niż dotychczas wypełniają ważne formularze. Jako agencja opieki domowej ważne jest, abyśmy mogli zapewnić naszym opiekunom narzędzia, których potrzebują, aby mogli skutecznie wykonywać swoje role”. – Garretta Williamsa

Biorąc pod uwagę wszystkie wymienione powyżej wyzwania, opiekunowie rozumieją, że dzięki odpowiedniej aplikacji dla opiekunów mogą usprawnić codzienne procesy, aby nie byli przytłoczeni zbyt dużą ilością papierkowej roboty. Zamiast tego właściwe rozwiązanie pozwala skupić się na pacjencie. Właśnie dlatego tak wiele agencji opieki zwraca się do Connecteam.

W rzeczywistości przeczytaj, jak pewna agencja opieki była w stanie zaoszczędzić dużo czasu na zadaniach administracyjnych i utrzymać kontakt i zaangażowanie swojego zespołu.

Aplikacja Connecteam Caregiver kończy typowe wyzwania, oto jak…

Planowanie zadań

Do wysyłania i zarządzania połączeniami użytkowników usług, agencje opieki wykorzystują funkcję planowania zadań Connecteam, aby łatwo i szybko dostarczać opiekunom wszystkich istotnych informacji:

• Przydzielanie opiekunów do usług w oparciu o różne wymagania.
• Dostarczenie wszystkich istotnych informacji, w tym czasu rozpoczęcia, adresu i specjalnych instrukcji.
• Zapisy czasu wejścia i wyjścia pracownika oraz jego lokalizacji.
• Menedżerowie i pracownicy mogą w razie potrzeby dodawać notatki zmianowe z komentarzami i zdjęciami.
• Umożliwienie pracownikom akceptowania i odrzucania zmian (opcjonalnie – można wyłączyć).
• Twórz zadania zmianowe, aby mieć pełny nadzór nad postępami swojego zespołu, a Twoi pracownicy dokładnie wiedzieli, co mają robić.
• Pracownicy mogą bezpośrednio wysyłać wiadomości do menedżerów podczas wpisywania harmonogramu bezpośrednio z telefonu, jeśli coś jest niejasne lub czegoś brakuje.
• Otrzymuj automatyczne powiadomienie, jeśli ktoś zbliża się do nadgodzin, abyś mógł natychmiast zająć się sprawą.
• Wszystkie informacje dotyczące planowania zadań są zapisywane i można tworzyć raporty w celu przeglądu wydajności pracowników, obecności i czasu spędzonego u każdego klienta.
• Bezbłędne planowanie z własnymi dostosowywalnymi ograniczeniami.

W rzeczywistości firma Capterradokonała przeglądu wiodących rozwiązań programowych dla opiekunów i pielęgniarek i uznała Connecteam za najlepsze rozwiązanie do wydajnego planowania.

Usprawnij komunikację

Komunikacja z opiekunami ma kluczowe znaczenie, ale nie jest łatwym zadaniem. Ponieważ większość zespołu jest w ruchu, utrzymanie wszystkich na tej samej stronie i zaangażowania może stanowić prawdziwe wyzwanie.

Oto niektóre z najlepszych metod i narzędzi komunikacji używanych przez agencje opieki/świadczeniodawców korzystających z Connecteam:

• Powiadomienia push w czasie rzeczywistym o aktualizacjach i ogłoszeniach: zarówno do komunikacji formalnej, jak i nieformalnej.Od świętowania urodzin i wydarzeń po wysyłanie notatek od prezesa, po aktualizacje dotyczące nowych dostępnych usług, zmian zmian lub nowych miejsc pracy w firmie.
• Ukierunkowana komunikacja :dostarczanie każdemu pracownikowi odpowiednich informacji, których potrzebuje. Łatwe rozróżnienie między pracownikami na okres próbny, pracownikami godzinowymi, tymczasowymi, kierownikami usług opieki, opiekunami lub placówkami. Menedżerowie mogą łatwo zobaczyć, kto nie czytał lub nie przeglądał ważnych ogłoszeń lub wiadomości, i mogą kontaktować się z nimi prywatnie. Kierownictwo może również sprawdzać, w jakich godzinach najlepiej publikować ogłoszenia lub aktualizacje w całej firmie na podstawie wykorzystania pracowników.
• Katalog pracowników: ułatw pracownikom wyszukiwanie informacji kontaktowych za pomocą cyfrowego katalogu pracowników.Opiekunowie mogą wyszukiwać według nazwiska, lokalizacji, a nawet stanowiska.
• Grupy i kanały czatu: usprawniaj codzienną komunikację łatwo i wydajnie.Zapewnij opiekunom bezpośredni kanał komunikacji z ich przełożonym lub utwórz czaty grupowe w celu rozpowszechniania informacji wśród grupy opiekunów.

Zwiększ zaangażowanie pracowników

Agencje opieki często odczuwają potrzebę umieszczenia opiekunów w centrum i podniesienia ogólnego zaangażowania pracowników w firmach.

Niektóre z typowych praktyk stosowanych w celu osiągnięcia lepszego zaangażowania pracownikówobejmują:

• Ankiety okresowe — niezależnie od tego, czy jest to prosta ankieta z dwoma pytaniami, czy też szczegółowa ankieta satysfakcji pracowników, agencje opieki korzystają z Connecteam, aby umożliwić pracownikom łatwe i wydajne dzielenie się opiniami.
• Informacje zwrotne od trenera – umożliwiające opiekunowi przekazanie informacji zwrotnej na temat trenera i sesji treningowej.
• Biuletyny – biuletyny to skuteczny sposób na utrzymanie zespołu na tej samej stronie, dostarczając najnowsze aktualizacje dotyczące firmy, działań, rozwoju itp.
• Albumy fotograficzne i obrazy – udostępnianie zespołowi zdjęć i obrazów z kluczowych wydarzeń.
• Pole sugestii — często używane, aby wszyscy członkowie zespołu mogli dzielić się pomysłami i przemyśleniami w czasie rzeczywistym, jak robić rzeczy lepiej i zgłaszać pomysły na ulepszenia.
• Polityka otwartych drzwi – świadczeniodawcy z polityką otwartych drzwi umożliwiają swoim opiekunom zwracanie się do kluczowych interesariuszy (kierowników usług, kierownictwa, HR) z pytaniami lub problemami, zapewniając bezpośredni kanał, który można śledzić i jest wydajny.
• Quizy – twórz quizy i przeglądaj odpowiedzi pracowników, aby przekazać im informacje zwrotne na temat tego, co mogą poprawić.
• Wydarzenia — publikuj wydarzenia dotyczące całej firmy, takie jak dzień zabawy w firmie lub happy hour, aby utrzymać zaangażowanie i łączność pracowników.

Lepsza zgodność w całej firmie

Ponieważ zgodność jest na co dzień dużą częścią agencji opieki i usługodawców, formularze „Przeczytaj i podpisz” są powszechne i często są wykorzystywane przez urzędników ds. zgodności w celu indywidualnego potwierdzenia zasad i przepisów firmy.

Powszechnie używane dokumenty zgodności typu „odczytaj i podpisz”używane przez agencje opieki obejmują:

• Rezygnacja z dyrektywy o 48-godzinnym czasie pracy
• Zasady i procedury dotyczące leków
• Zarządzanie polityką lekową
• Pomoc w samodzielnym prowadzeniu polityki lekowej
• Audyt i monitorowanie polityki lekowej
• Zbiór zasad dotyczących recept
• Kontrolowana polityka narkotykowa
• Zasady dotyczące leków poza domem
• Zasady dotyczące błędów w lekach i sytuacji grożących wypadkiem
• Lek bez recepty
• Polityka i procedura bezpiecznego usuwania leków
• Przechowywanie zasad i procedur dotyczących leków
• Polityka i procedury dotyczące szkoleń i kompetencji
• Polityka dotycząca molestowania seksualnego
• Inne czytać i podpisywać dokumenty.

Zautomatyzuj listy kontrolne i raporty

Codziennym operacjom często towarzyszą odpowiednie dokumenty. Agencje opieki korzystające z Connecteam mogą digitalizować codzienne formularze, listy kontrolne i raporty. Poprzez digitalizację i automatyzację codziennych formularzy, list kontrolnych i raportów, agencje opieki mogą zmniejszyć problemy związane z codziennymi czynnościami, zautomatyzować przepływ informacji, skrócić czas reakcji i uzyskać lepszy nadzór.

Oto kilka popularnych przykładów:

• Raport podsumowujący inspekcję przełożonego dla opiekuna
• Ocena ryzyka upadku
• Ocena ryzyka leków
• Lista kontrolna podnośnika
• Ocena poręczy łóżka
• Wizualna kontrola sprzętu
• Ocena pracownika nocnego
• Raport powypadkowy
• coroczny urlop wypoczynkowy
• Śledzenie przebiegu (tygodniowe lub miesięczne)
• Zwrot kosztów
• Przegląd wydajności pracowników

Wszystkie wpisy przesłane przez pracowników są rejestrowane cyfrowo, mogą być automatycznie wysyłane na predefiniowany adres e-mail jako kopia PDF, a także mogą być eksportowane w formacie obsługiwanym przez Excel.

Ponadto możesz otrzymywać automatyczne raporty, które są wysyłane do dowolnego personelu wewnętrznego lub zewnętrznego, zawierające wszystkie informacje, które chcą otrzymać na podstawie funkcji filtrowania. Ponadto możesz użyć pól menedżera do monitorowania i przekazywania użytkownikom opinii na temat codziennych formularzy. Ponadto menedżerowie mogą również przekazywać pracownikom informacje zwrotne na żywo bezpośrednio z przesłanego formularza, aby upewnić się, że wszystko zostało wykonane prawidłowo. Connecteam cieszy się zaufaniem ponad 1000 agencji opieki — Zacznij od bezpłatnego okresu próbnego już teraz!

Płynny proces wdrażania

Konieczność radzenia sobie z dużą rotacją pracowników i zapewniania wysokiego poziomu usług skłania agencje opieki do budowania procesu onboardingu w aplikacji, aby rozwój zespołu był bardziej wydajny i szybki. Ponadto możesz również archiwizować starych pracowników, aby ich dane nigdy nie zostały utracone. Zwykle obejmuje to:

• Oficjalne pismo witające pracownika w firmie
• Podręcznik pracownika
• Polityka firmy
• Lista kontrolna nowego pracownika
• Formularz danych osobowych
• Formularz rezygnacji (dyrektywa o 48-godzinnym czasie pracy)
• Deklaracja wcześniej zarezerwowanych wakacji
• Jednolity formularz zamówienia
• Informacje o odznace firmowej
• Informacje zwrotne dotyczące podsumowania szkolenia
• Przeczytaj i podpisz odpowiednie formularze

Conneteam zaufało ponad 1000 firm zajmujących się opieką – Zacznij od bezpłatnego okresu próbnego już teraz!

Buduj umiejętności zawodowe poprzez szkolenia

Szkolenia w aplikacji są wykorzystywane przez agencje opieki w celu zapewnienia wszystkich odpowiednich materiałów szkoleniowych dla osób z agencji. Dbaj o to, aby opiekunowie byli na bieżąco dzięki ciągłym szkoleniom, które mogą ukończyć bezpośrednio na swoim urządzeniu mobilnym. Ponadto monitoruj postępy pracowników w trakcie szkolenia dzięki aktualizacjom w czasie rzeczywistym ukończonych kursów.

Powszechne praktyki szkoleniowe obejmują zarówno szkolenia zawodowe, jak i związane z przestrzeganiem przepisów:

• Trening demencji
• Szkolenie z pielęgnacji stomii
• Szkolenie z pierwszej pomocy
• Szkolenie z podnoszenia
• Szkolenie w zakresie nadużywania zaniedbania wykorzystywania (ANE).
• Szkolenie z molestowania seksualnego
• Testy i quizy.

Przenieś zasady firmy do Connecteam

Agencje opieki często udostępniają swoim zespołom zasoby cyfrowe, aby mogły łatwo znaleźć potrzebne informacje w jednym miejscu. Zapewniając opiekunom łatwo dostępne zasoby cyfrowe, agencje opieki mogą zmniejszyć zamieszanie i błędy, zapewnić, że wszyscy opiekunowie są na tej samej stronie i poprawić zadowolenie pracowników.

Do najczęściej udostępnianych zespołom zasobów należą:

• Zasady i protokoły
• Podręcznik pracownika
• Przewodniki „jak to zrobić” (korzystanie ze sprzętu elektronicznego/logowanie do serwisu internetowego itp.)
• Kodeks etyczny
• Polityka dotycząca molestowania seksualnego
• Jednolita polityka

Potrzeby w zakresie zasobów ludzkich

Zespoły HR i kierownicy w agencjach opieki wykorzystują Connecteam do automatyzacji procesów i lepszej kontroli nad kwestiami związanymi z personelem:

• Poleć znajomemu;ułatwia pracownikom polecanie znajomych na stanowisko, co pomaga zwiększyć ich zasięg rekrutacji.
• Formularz danych osobowych do wdrażania nowych pracowników, taki jak dane osobowe, dane kontaktowe, kontakt w nagłych wypadkach, dokumenty, takie jak formularze podatkowe i dokument tożsamości ze zdjęciem itp.
• Aktualizowanie informacji kontaktowych, takich jak adres, imię i nazwisko, numer telefonu komórkowego, adres e-mail, informacje o koncie bankowym i inne.
• Ankiety satysfakcji pracowników lub oceny wydajności.

Dokładne śledzenie czasu

Jeśli chodzi o dokładne śledzenie czasu i listy płac, agencje opieki polegają na Connecteam, aby ten proces przebiegał płynnie.

• Do rejestrowania zmian i wyjść ze zmian za pomocą znacznika lokalizacji GPS, dzięki czemu pracownicy są rejestrowani we właściwej lokalizacji.
• Wysyłanie powiadomień push, aby przypomnieć pracownikom o wejściu lub wyjściu.
• Wykorzystanie notatek i tagów w celu zaspokojenia określonych potrzeb (takich jak filtrowanie według klienta lub określonych dat).
• Eksport arkuszy płac, na zmianę lub łącznie. Integruje się bezpośrednio z QuickBooks Online i Gusto, zapewniając bezbłędną listę płac.
• Przeglądanie bieżących i przeszłych grafików.
• Żądanie czasu wolnego — pracownicy otrzymują powiadomienie w momencie zatwierdzenia lub odrzucenia wniosku.
• Dodaj załączniki zmianowe.
• Podpisywanie kart czasu pracy stanowi dodatkowe zabezpieczenie dla menedżerów, aby ograniczyć kradzież czasu pracowników.
• Prześlij pliki do zegara czasu.

Ponadto możesz skorzystać z funkcji geofence, aby użytkownicy mogli rejestrować się tylko wtedy, gdy faktycznie znajdują się w domu klienta, zmniejszając w ten sposób kradzież czasu.

Dolna linia

Connecteam to wiodąca wszechstronna aplikacja do zarządzania pracownikami z różnymi funkcjami zaprojektowanymi, aby pomóc w skalowaniu działalności agencji opieki. Dzięki Connecteam agencje opieki upraszczają planowanie pracy, usprawniają komunikację, poprawiają zaangażowanie pracowników, zapewniają zgodność, automatyzują listy kontrolne i raporty, skutecznie wdrażają nowych pracowników i szkolą obecnych pracowników w zakresie nowych umiejętności oraz dokładnie śledzą i przechowują godziny pracy i karty czasu pracy.

Ponadto opcje cenowe Connecteam są oczywiste, więc zacznij od bezpłatnego okresu próbnego i aby dowiedzieć się więcej, sprawdź ten link i zarezerwuj bezpłatną prezentację produktu, aby sprawdzić, czy Connecteam spełnia Twoje potrzeby biznesowe.