Dlaczego potrzebujemy dokumentacji produktu?

Podobnie jak większość właścicieli firm, prawdopodobnie myślisz o dokumentacji produktu po namyśle. To coś, co tworzysz, gdy po zakończeniu wszystkiego zostaje czas.

Opracowując swój produkt, połączysz kilka krótkich instrukcji, które pomogą użytkownikom wysiąść na właściwej nodze i odejść.

Jednak dokumentacja produktu jest jednym z najważniejszych elementów Twojej firmy — jest pomostem między produktem a klientami. Nierozpoznanie mocy kryjącej się za dokumentacją produktu może mieć katastrofalne skutki dla Twojej firmy i zatrzymać Cię w miejscu, gdy powinieneś gwałtownie rosnąć.

Przeczytaj także; dlaczego dokumentacja techniczna jest ważna.

Co to jest dokumentacja produktu?

Wiesz, co to jest, więc pokrótce.

Dokumentacja produktu to po prostu wszelkiego rodzaju informacje, które zostały stworzone, aby pomóc klientom zrozumieć i korzystać z nowo wydanego lub zaktualizowanego produktu.

Może to być coś tak małego jak strona z najczęściej zadawanymi pytaniami w Twojej witrynie lub szczegółowa instrukcja w formacie PDF dołączona do fizycznego produktu. Generalnie dzieli się na dwie kategorie:

Każda forma instrukcji technicznie liczy się jako dokumentacja produktu. Mimo to jasne jest, że istnieje dokumentacja, która działa i jest odpowiednia do celu, a dokumentacja, która po prostu nie jest wystarczająco dobra, ale omówimy to poprawnie poniżej.

Możesz użyć narzędzia takiego jak Docsie, aby z łatwością utworzyć dokument.

Dlaczego firmy potrzebują dokumentacji produktu?

Z biznesowego punktu widzenia dokumentacja produktu jest ważna z kilku powodów:

Oszczędza czas

Największą korzyścią jest to, że oszczędza czas i pieniądze. Właściwa dokumentacja produktu może drastycznie zmniejszyć liczbę otrzymywanych telefonów do pomocy technicznej i wiadomości e-mail, co pozwala zaoszczędzić pieniądze.

Dzieje się tak, ponieważ oddajesz moc funkcjonalności w ręce swoich użytkowników, a oni mogą sami się obsłużyć. Oznacza to mniej czasu na kontaktowanie się z Tobą i proszenie o zapoznanie się z produktem, uwalniając personel pomocniczy w innych sprawach.

Zwiększa satysfakcję i lojalność klientów.

Jeśli Twoi klienci z łatwością znajdą odpowiedzi, których szukają, będą bardziej zadowoleni z Twojego produktu – i Twojej firmy.

Kiedy dostarczasz komuś produkt lub usługę (np. SaaS), większość użytkowników chce po prostu utknąć w sednie tego, co oferujesz. Nie chcą siedzieć na liniach telefonicznych klientów ani spędzać czasu na czacie na żywo. Chcą po prostu zajmować się różnymi sprawami.

Właściwa, dobrze przemyślana i obszerna dokumentacja produktu pozwala na łatwe wykonanie tego zadania, ponieważ mogą oni dokonać samoobsługi i dokładnie wiedzą, jak się skonfigurować i rozwiązać potencjalne problemy, z którymi mogą się spotkać.

Dzieje się tak, ponieważ dokumentacja produktu jest częścią doświadczenia produktu, a nie tylko dodatkiem lub przykręconą do niego.

Pomyśl o tym, jak Apple i Google robią to ze swoimi opakowaniami produktów, jak to jest otwieranie nowego iPhone'a.

Jest elegancki i minimalistyczny, a jednocześnie skuteczny. Powie Ci szybko i łatwo wszystko, co musisz wiedzieć o produkcie, nie przytłaczając go. Właśnie do tego powinieneś dążyć z dokumentacją produktu.

Ponieważ klienci mają dobre doświadczenia z Twoim produktem, to z kolei prowadzi do tego, że klienci chętniej polecają Cię i nadal korzystają z Twojego produktu lub usługi. Może to poprawić Twoją reputację i zwiększyć sukces jako firmy, niezależnie od używanej metryki.

Poprawia obsługę klienta

Dokumentacja produktu może również pomóc ulepszyć obsługę klienta, zapewniając centralne miejsce na wszystkie odpowiedzi na często zadawane pytania.

Nie mówię tak bardzo o dołączonej dokumentacji, ale zamiast tego, teraz bardziej powszechne jest dostarczanie dokumentacji produktu wraz z produktem, która może pomóc użytkownikowi w konfiguracji i rozwiązaniu najbardziej podstawowych problemów, z którymi może się zetknąć.

Jeśli użytkownik potrzebuje dodatkowej pomocy, zazwyczaj zostanie przekierowany do internetowej bazy wiedzy produktu, która będzie zawierała obszerniejszą treść.

Ta wiedza online nadal liczy się jako dokumentacja produktu i jest częścią doświadczenia produktu, więc musisz to wziąć pod uwagę!

Weźmy na przykład bazę pomocy Google.

Nie ma znaczenia, z jakim produktem masz problemy lub co próbujesz zrobić, baza wiedzy jest ułożona w absurdalnie prosty i skuteczny sposób, który pomaga zapewnić użytkownikom to, czego potrzebują, aby uzyskać wyniki.

Ostatecznie jest to idealny scenariusz, ponieważ klienci mogą rozwiązać swoje problemy bez pomocy.

Dlaczego klienci potrzebują dokumentacji produktu?

Skuteczna dokumentacja produktu to nie tylko sposób, aby użytkownicy zrozumieli, jak włączyć swoje urządzenia lub gdzie umieścić baterie. To o wiele więcej, a mimo to wiele firm tego nie dostrzega. W związku z tym nadal publikują słabą dokumentację produktową, która nie służy ich interesom.

Dokumentacja produktu jest potężna z kilku powodów;

1. Pomaga im zrozumieć Twój produkt

Dokumentacja produktu jest niezbędna, aby pomóc klientom zrozumieć, jak działa Twój produkt i co mogą z nim zrobić. Mogą kupić Twój produkt z jednego powodu, ale edukowanie ich o pełnym potencjale Twojego produktu sprawia, że ​​czują się tak, jakby czerpią korzyści z poważnego stosunku jakości do ceny i otwierają tak wiele drzwi do tego, jak mogą w pełni wykorzystać Twój produkt .

Im bardziej wykształceni są Twoi użytkownicy, tym bardziej zaangażują się w Twój produkt i będą z nim wchodzić w interakcje, a także tym bardziej cenią Twoją firmę. W ten sposób tworzysz lojalnych, powracających klientów!

2. Oszczędza im czas

Tak jak fantastyczna dokumentacja produktu oszczędza Twój czas, oszczędza również czas Twojego użytkownika! Zamiast kontaktować się z obsługą klienta lub przeszukiwać fora w celu uzyskania pomocy, mogą po prostu zapoznać się z dokumentacją produktu i znaleźć odpowiedź, której szukają.

Co sprawia, że ​​dokumentacja produktu jest dobra?

Dobra, przejdźmy do sedna tego postu. Co sprawia, że ​​dokumentacja produktu jest skuteczna? Dlaczego nie możesz po prostu wpisać listy instrukcji i najczęściej zadawanych pytań i skończyć z tym?

Cóż, teoretycznie mógłbyś, ale to ci nie pomoże. Ponownie, dokumentacja produktu jest podstawową częścią obsługi produktu i nie można tego wystarczająco określić. Te dwa elementy uzupełniają się nawzajem, a dokumentacja nie jest jedynie dodatkiem lub opcjonalnym dodatkiem.

Na dobrą dokumentację produktu składa się kilka rzeczy:

1. Łatwo znaleźć

Dokumentacja produktu powinna być łatwa do znalezienia przez klientów. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest to, aby klienci zrezygnowali z szukania odpowiedzi, ponieważ nie mogą znaleźć Twojej dokumentacji. Upewnij się, że jest łatwo dostępny z Twojej witryny, interfejsu produktu lub opakowania.

2. Jest kompleksowy

Dokumentacja produktu powinna być wyczerpująca i obejmować wszystkie główne funkcje i przypadki użycia produktu. Jeśli masz złożony produkt, rozważ utworzenie wielu poziomów dokumentacji (np. początkujący, średniozaawansowany i zaawansowany), aby ułatwić klientom znalezienie tego, czego szukają.

W tym miejscu w grę wchodzi szczegółowa, obszerna, a jednocześnie łatwa w nawigacji baza wiedzy cyfrowej. Nie możesz fizycznie mieć podręczników tak grubych jak książki, które są dostarczane wraz z nimi do fizycznych produktów. Musisz znaleźć odpowiednią równowagę, która działa dla Ciebie, Twojej grupy docelowej i konkretnego produktu.

3. Jest aktualny

Dokumentacja produktu powinna być aktualizowana o najnowsze zmiany w produkcie. Jeśli wydajesz nowe funkcje lub wprowadzasz zmiany w istniejących, pamiętaj o odpowiednim zaktualizowaniu dokumentacji. Pomoże to zapewnić, że klienci zawsze będą mieli dokładne informacje o Twoim produkcie.

4. Jest dobrze napisany

Dokumentacja produktu powinna być dobrze napisana i wolna od technicznego żargonu. Pamiętaj, że Twoja dokumentacja będzie prawdopodobnie pierwszym wrażeniem, jakie klienci będą mieli na temat Twojego produktu, więc upewnij się, że jest jasna i zwięzła.

Nie chcesz przeciążać użytkownika ani stresować go tym, że nie rozumie, co robić. Chociaż instrukcje dotyczące płaskich opakowań Ikea są nieco znane w zabawny sposób, nie dotyczą one każdej firmy.

Na przykład użytkownik SaaS nie chce wychodzić z siebie, aby dowiedzieć się, jak sprawić, by wszystko działało. Rozumieją, że jest krzywa uczenia się, ale chcą jak najszybciej rozpocząć pracę.

Jako firma właśnie tego chcesz. Zadowoleni, funkcjonujący klienci, którzy są zintegrowani z Twoją firmą tak łatwo, jak to możliwe. Od Ciebie zależy, czy tak się stanie.

Również tutaj trochę napiwku.

Upewnij się, że piszesz dla swojej grupy docelowej. Jeśli piszesz instrukcje do gry planszowej dla dzieci, musisz pisać w sposób, który rozumieją. To znacznie różni się od sposobu pisania instrukcji dla oprogramowania księgowego.

Jak stworzyć udaną dokumentację produktu?

Mógłbym zrobić kompletny przewodnik, jak zrobić dokumentację produktu w przewodniku krok po kroku, ale prawda jest taka, że ​​zmiennych jest tak wiele. To, co sprawdza się w przypadku produktu konkurencyjnej firmy, może nie działać w Twoim przypadku pod względem stylu i wzornictwa.

Niektóre produkty wymagają dosłownych instrukcji (takich jak produkcja maszyn drukarskich na poziomie fabrycznym), a inne będą się wyróżniać dzięki prostej fiszce zawierającej informacje, które trzeba znać. To zależy od Ciebie.

Jednak tworzenie udanej dokumentacji produktu nie musi być skomplikowane. Po prostu postępuj zgodnie z tymi prostymi wskazówkami, aby pomóc Ci w tym procesie.

1. Utrzymuj porządek

Dokumentacja produktu powinna być dobrze zorganizowana i łatwa w nawigacji. Rozważ użycie nagłówków, podtytułów i spisu treści, aby pomóc klientom znaleźć to, czego szukają.

2. Zrób to wizualnie

Dokumentacja produktu powinna być atrakcyjna wizualnie i łatwa do zrozumienia. Użyj obrazów, zrzutów ekranu i filmów, aby uzupełnić tekst i pomóc wyjaśnić złożone pojęcia. Pamiętaj, że dobra dokumentacja produktu polega na przekazywaniu jak największej ilości cennych informacji w najprostszy sposób, więc użyj obrazów, aby to osiągnąć.

3. Używaj odpowiednich narzędzi

Chociaż wystarczy otworzyć dokument programu Word, aby napisać dokumentację produktu, będzie on potrzebny, aby wyglądać jak część. Oznacza to, że powinieneś używać odpowiednich narzędzi, aby stworzyć idealną dokumentację, która jest odpowiednia do celu.

Oto kilka narzędzi, które mogą pomóc:

• Narzędzia do tworzenia dokumentacji, takie jak Docsie, pomagają usprawnić i zautomatyzować cały, kompleksowy proces
• Narzędzia do pisania AI, takie jak Jasper, ułatwiające pisanie treści
• Piktochart do tworzenia grafiki i wizualizacji
• Narzędzia takie jak Grammarly do sprawdzania poprawności i profesjonalizmu ostatecznej treści

4. Pisz dla swoich odbiorców

Dokumentacja produktu powinna być napisana dla grupy docelowej. Unikaj używania technicznego żargonu lub zbyt skomplikowanego języka. Zamiast tego skup się na tym, aby dokumentacja była przejrzysta i zwięzła.

5. Dbaj o aktualność

Dokumentacja produktu powinna być aktualizowana o najnowsze zmiany w produkcie. Pomoże to zapewnić, że klienci zawsze będą mieli dokładne informacje o Twoim produkcie. Może to zająć trochę czasu, ale dopóki jesteś zorganizowany i produktywny w swoim podejściu, powinieneś być w stanie znaleźć przepływ pracy, który Ci odpowiada.

Do Ciebie

Dokumentacja produktu jest niezbędna zarówno dla firm, jak i klientów.

Odpowiadanie na często zadawane pytania i problemy może zwiększyć satysfakcję klientów i powtórzyć biznes. Tworzenie udanej dokumentacji produktu nie jest trudne, ale wymaga pewnego planowania i wysiłku.

Bądź proaktywny w swoim podejściu, a będziesz mieć pewność, że odniesiesz wiele korzyści, jakie ma do zaoferowania dokumentacja produktu.