Pytania i odpowiedzi: Dlaczego zarządzanie projektami jest ważne?

Jeśli chodzi o projekty transformacji cyfrowej, zarządzanie projektami jest ważnym aspektem zapewniania, że ​​wdrożenia technologii są przyjmowane z jak najmniejszą liczbą problemów.

W Impact nadzorowaliśmy wiele projektów DX-owych i przez lata sami przeszliśmy znaczną transformację, więc wiemy co nieco o zarządzaniu projektami.

Spotkaliśmy się z Alexem Parkiem, dyrektorem Biura Zarządzania Programami Impact, aby omówić, co oznacza zarządzanie projektami dzisiaj i dlaczego firmy każdej wielkości korzystają z wysokiej jakości PM w swoich wdrożeniach.

Wskoczmy od razu.

Jak ważna jest relacja między inicjatywami transformacji cyfrowej a zarządzaniem projektami?

AP: Absolutnie konieczne. Historycznie rzecz biorąc, projekty wszelkiego rodzaju ucierpiały z powodu problemów z budżetem, zakresem i dostosowaniem. W miarę łączenia wysiłków wokół cyfrowej transformacji (DX) — łączenia starego z nowym — te historyczne zagrożenia znacznie się zwiększają.

W jaki sposób zarządzanie projektami czerpie korzyści z narzędzi cyfrowych?

AP: Z mojego doświadczenia wynika, że ​​odpowiedni zestaw narzędzi jest tak dobry, jak dane leżące u jego podstaw, które napędzają wykonanie pracy. Dzięki właściwemu zarysowi projektu i dobremu dostosowaniu odpowiedzialności, wiele tradycyjnych zadań związanych z zarządzaniem projektami można zautomatyzować, pod warunkiem, że wszyscy członkowie projektu wnoszą swoje punkty danych do zestawu narzędzi.

Przypomnienia przepływu pracy mogą zautomatyzować żądania aktualizacji „zaewidencjonowania zadań” i „przypisania otwartych pozycji”. Po osiągnięciu bramek decyzyjnych lub zatwierdzających można wstępnie zaprogramować automatyczne przepływy pracy, aby wysyłać i aktualizować zgodnie z określonym harmonogramem.

Podstawowe dane obejmują takie rzeczy, jak budżet projektu, stan osi czasu, personel zasobów, otwarte pozycje, kamienie milowe i inne — z których wszystkie można raportować.

Wiele projektów DX-owych jest uznawanych przez firmy za niepowodzenia , gdy ich oczekiwane rezultaty nie są osiągnięte. Jak myślisz, gdzie firmy mają tendencję do niewłaściwego podejścia, jeśli chodzi o wyniki?

AP: Brak przywództwa wykonawczego, wyrównanie i stałe poparcie to początek problemów w naszym doświadczeniu.

Sprowadzenie wszystkich zaangażowanych stron do stołu w celu omówienia celów, kluczowych wymagań biznesowych, metryk sukcesu i wskaźników wydajności jest niezbędne do rozpoczęcia wysiłków DX-owych, ale jeszcze ważniejsza jest kontynuacja ponownej oceny wszystkich tych konsekwentnie w całym projekcie.

Krajobraz biznesowy stale się zmienia i wymaga spójnego, iteracyjnego podejścia, aby pozostać w zgodzie z bieżącymi celami i zadaniami kierownictwa wykonawczego i menedżerów biznesowych — wystarczy spojrzeć wstecz na ostatni rok, aby zobaczyć, jak szybko mogą się zmienić okoliczności.

Podobnie wiele organizacji nie bierze pod uwagę czasu potrzebnego na wdrożenie zmiany kulturowej. Czas zasobów nie tylko od kierownictwa i kierownictwa, ale także od bezpośrednich użytkowników końcowych, którzy przekazują ważne informacje zwrotne dotyczące użyteczności.

Ponadto, wymagane umiejętności techniczne i zarządcze niezbędne do skutecznego projektowania, koordynowania, wdrażania, iteracji i dostarczania rozwiązań z poszanowaniem zdefiniowanych celów są często niedoceniane przez firmy, co jest jednym z powodów, dla których ludzie przychodzą do nas w pierwszej kolejności.

W jaki sposób skuteczne zarządzanie projektami pomaga złagodzić te problemy dotyczące obecnych podejść wśród małych i średnich firm?

AP: Zarządzanie projektem może pomóc złagodzić niektóre z tych problemów po stronie realizacji, jeśli raportowane wskaźniki i wymagania są aktualne i zgodne z oczekiwaniami kierownictwa i kierownictwa.

Jeśli te rozmowy o wyrównaniu nigdy się nie wydarzą lub nie będą miały miejsca w sposób ciągły i powtarzalny w trakcie podróży DX-owej firmy, to bez względu na to, jak dobrze przydzielone są zasoby lub jak ściśle plan jest zgodny z harmonogramem wdrożenia, projekt nadal będzie awaria.

Co powinny wziąć pod uwagę firmy, gdy zarządzają projektami we własnym zakresie, a nie zatrudniają osoby trzeciej?

AP: Jak wszystko inne, istnieje analiza kosztów i korzyści między talentem a wiedzą, którą firma musi przeprowadzić, aby zrozumieć, co ma sens dla jej organizacji.

Oto niektóre pytania, które firmy powinny sobie zadać; w jakim stopniu działalność biznesowa wiąże się z pracą projektową? Jakie projekty są realizowane? Czy talent techniczny jest zlecany na zewnątrz; i jakie są możliwości ich wewnętrznych zasobów zarządzania w porównaniu z dostępną stroną trzecią?

Następnie masz dalsze rozważania dotyczące realizacji projektu, takie jak terminy projektu, możliwości dostarczania w tych terminach, podział odpowiedzialności między interesariuszy, sponsoring wykonawczy oraz mierzenie i raportowanie wyników.

Innymi słowy, jeśli firma może być pewna wszystkich aspektów wymaganych do realizacji projektu, to świetnie. Jednakże, jeśli firma czuje, że nie ma zdolności lub zdolności do wdrożenia projektu DX-owego, warto szukać pomocy zewnętrznej u osób trzecich.

Zlecając stronie trzeciej zarządzanie projektem DX-owym, na co sugerowałbyś, aby potencjalni klienci zwracali uwagę na MSP?

AP: Ekspozycja i doświadczenie na platformach, procesach lub systemach zaangażowanych w działania DX-owe w firmie.

W Impact wykorzystujemy operacje wewnętrzne jako nasze stanowisko testowe dla wszystkich rozwiązań, które budujemy dla naszych klientów.

Oprócz odpowiedniego doświadczenia technicznego i właściwej metodologii zarządzania projektami i doświadczenia, firma powinna szukać partnera, który potrafi zrozumieć ich cele wykonawcze – lub pomóc im pokierować – w łatwy sposób konstruować raportowanie wokół tych wskaźników, które poinformują ich, czy cele te są realizowane, oraz kto ma ugruntowany i dojrzały proces realizacji projektu, który dostarcza w czasie rzeczywistym informacje eksploatacyjne związane z ryzykiem, decyzjami, problemami, terminami, kamieniami milowymi, budżetem oraz wydajnością projektu i portfela jako całości.

Zakres transformacji cyfrowej zwiększa się z roku na rok, a inicjatywy są dziś bardziej dostępne dla firm każdej wielkości. Mając to na uwadze, jak ważną rolę będą odgrywać kierownicy projektów w 2021 r. i później i co to oznacza dla firm, które chcą cyfryzować?

AP: Kierownicy projektów przekształcają cele biznesowe w fazy, a następnie dzielą je na niewielkie rezultaty.

Tłumaczą mowę biznesową na język techniczny, który może być interpretowany i wykonywany przez inne zasoby, tworzą raporty na podstawie kluczowych danych metryki wydajności, wizualizują postęp projektu dla kierownictwa i kierownictwa oraz pracują nad utrzymaniem wszystkich zasobów zgodnie z zadaniem/harmonogramem i komunikują korekty kiedy i gdzie jest to wymagane w górę iw dół łańcucha dowodzenia.

Wiedząc, że DX zwykle przemierza wiele silosów klientów, koordynacja i zarządzanie wszystkimi połączonymi ze sobą częściami jest ważniejsza niż kiedykolwiek i niezbędna dla wszechstronnego i strategicznego wysiłku DX.

Czy są jakieś okoliczności, w których poleciłbyś biznes , który nie ma kierownika projektu?

AP: Koszt zespołu zarządzającego projektem nie może przekraczać wartości, jaką zespół wnosi do organizacji.

W tym kontekście sposób, w jaki organizacja definiuje „wartość”, jest elastyczny.

Organizacje bez wielu zdefiniowanych procesów lub dobrego podziału obowiązków pracowniczych mogą nie realizować korzyści płynących z kierownika projektu. Organizacje, które nie mają przywództwa wykonawczego ani kierownictwa, nie skorzystałyby w pełni z kierownika projektu, ponieważ wysiłki, które kierowałby kierownikiem projektu, byłyby niejasne pod względem zakresu, celu wynikowego itp.

W takich przypadkach należy skoncentrować się na wizji wykonawczej i przywództwie, a wtedy kierownik projektu może pomóc pokierować inicjatywami, gdy tylko nadejdzie dobry kierunek.

Jakie są Twoje ostateczne przemyślenia i rekomendacje dla liderów biznesu, którzy nie są pewni, czy potrzebują dedykowanego kierownika projektu do swoich inicjatyw?

AP: Zanim zastanowisz się, czy zarządzanie projektem wstrzymuje twoje cele i wysiłki, sprawdź w rzeczywistości, czy wykonałeś dobrą robotę, określając swoje cele „SMARTly” – konkretny, mierzalny, osiągalny, odpowiedni, terminowy – jaki jest wyraźny cel, którym jesteś do osiągnięcia?

Po zrozumieniu celu końcowego, współpracuj z liderami zarządzania biznesowego w celu zidentyfikowania kluczowych wymagań operacyjnych (OKR) dla każdej jednostki.

Gdy już dobrze zrozumiesz i zrozumiesz te obszary, możesz pomyśleć o zatrudnieniu kierownika projektu, aby pomógł sformalizować te cele i OKR w ramowy plan realizacji z kamieniami milowymi i produktami.

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) można następnie zebrać od kierownictwa i kierownictwa, aby ocenić sukces OKR, a odpowiednie raporty agregują te dane, aby ocenić status projektu.

Długoterminowe dopasowanie zarządzania projektami i organizacji jest konieczne, aby zapewnić, że wysiłki w zakresie realizacji po stronie projektu są konsekwentnie zgodne z celami biznesowymi po stronie przywództwa.

Subskrybuj nasz blog , aby otrzymywać więcej informacji na temat technologii biznesowych i być na bieżąco z nowościami i trendami w zakresie marketingu, cyberbezpieczeństwa oraz innymi nowinkami technicznymi i trendami (nie martw się, nie będziemy Cię niepokoić).