Dlaczego dokumentacja techniczna jest ważna (z przykładami)

Jako właściciel firmy nigdy nie lekceważ, jak ważna jest profesjonalna dokumentacja techniczna. Wielu uważa go nawet za jeden z najważniejszych elementów treści, które tworzy Twoja firma.

W tym przewodniku omówię dokładnie, dlaczego tak się dzieje i dlaczego musisz zacząć myśleć o tej treści jako o kręgosłupie Twojej organizacji.

Przejdźmy do tego.

Co to jest dokumentacja techniczna?

Dokumentacja techniczna to rodzaj pisma opisującego, jak coś zrobić.

Na podstawowym poziomie można myśleć o dokumentacji technicznej jako zestawie instrukcji, ponieważ większość dokumentacji technicznej często zawiera instrukcje krok po kroku, jak coś zrobić, czy to wyjaśnia, jak korzystać z oprogramowania, czy jak skonfigurować produkt.

Jednak dokumentacja techniczna może być czymś więcej.

Dokumentacja, taka jak badania, spisy i dokumentacja medyczna, nazywana jest również dokumentacją techniczną. W takim przypadku może nawet zawierać informacje, takie jak tło i historia tematu, a także definicje terminów technicznych.

Łącząc to wszystko, być może dokładniejsze jest opisanie dokumentacji technicznej jako fragmentu pisma, który przedstawia aplikację, cel, architekturę, użycie lub tworzenie produktu, usługi lub operacji.

Przeczytaj także; Dlaczego potrzebujemy dokumentacji produktu?

Dlaczego dokumentacja techniczna jest ważna?

Z biznesowego punktu widzenia ta dokumentacja jest niezwykle przydatna do śledzenia procedur i procesów w firmie, a nawet może być używana jako narzędzie szkoleniowe.

Na przykład, jeśli zarządzasz fabryką produkcyjną i instalujesz nową maszynę (lub przeprowadzasz dowolny proces), będziesz musiał stworzyć dokumentację techniczną opisującą, jak działa maszyna i jak Twoi pracownicy powinni ją bezpiecznie obsługiwać. Dostawca maszyny powinien również dostarczyć dokumentację techniczną dotyczącą działania maszyny, aby Twoi inżynierowie mogli ją utrzymać.

Może być również konieczne przeprowadzenie kontroli i audytów, aby upewnić się, że działasz zgodnie z prawem i przepisami obowiązującymi w Twojej firmie. Ponownie, będziesz potrzebować dokumentacji technicznej, aby zagwarantować, że jest to wykonywane i monitorowane dokładnie.

Gdy nowy pracownik dołącza do Twojej firmy, wykorzystasz dokumentację techniczną, aby go przeszkolić i pokazać, jak rozwiązywać problemy.

Jakie są przykłady dokumentacji technicznej?

Najbardziej przejrzystym przykładem dokumentacji technicznej byłaby instrukcja obsługi. Mogą one mieć różne kształty i rozmiary i często są dołączane do nowo wprowadzonych i zaktualizowanych produktów.

W dzisiejszych czasach prawdopodobnie nie otrzymywałbyś papierowej instrukcji tak często, ale szybki przewodnik, jak skonfigurować, a następnie uzyskać dostęp do większej ilości treści online, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Jeśli chodzi o Twoją firmę lub Twoich pracowników, dokumentacja techniczna może obejmować:

• Warunki i procedury
• Opisy stanowisk pracy
• Poradniki dla pracowników
• Przepływy procesowe
• Materiały treningowe

Jako nieco obszerną listę, inne formy dokumentacji technicznej mogą obejmować;

• Propozycje biznesowe
• Przewodniki użytkownika i klienta
• Poradniki i instrukcje dla pracowników
• Broszury
• Notatki
• Plany marketingowe
• Dokumenty dotyczące zarządzania projektami
• Dokumentacja medyczna
• Biuletyn Informacyjny
• Proces operacji
• Instrukcje naprawy
• Referencje SDK

Zobacz też; Co to jest produkt Wymagany dokument.

Po co powinienem priorytetowo traktować pisanie dokumentacji technicznej?

Kiedy tworzysz swój własny „tech doc” (czy myślisz, że kiedykolwiek się przyjmie?), pierwszym punktem wyjścia jest zastanowienie się, o czym powinieneś pisać. Jasne, prawdopodobnie potrzebujesz dokumentacji podczas korzystania z komputerów w pracy lub uzyskiwania dostępu do serwerów, ale co z tym, jak korzystać z ekspresu do kawy?

Co ciekawe, tak, prawdopodobnie powinieneś mieć dokumentację techniczną do wszystkiego w swojej firmie. To tylko dokumentacja ekspresu, która zwykle będzie niewiele więcej niż naklejka z przodu, która pokazuje kilka schematów instruktażowych.

Chodzi o ustalanie priorytetów .

Powinieneś zacząć od nałożenia priorytetów na rzeczy, które są najważniejsze dla Twojej firmy. Może to obejmować procedury i procesy, które są niezbędne w codziennej działalności Twojej firmy, a także materiały szkoleniowe dla nowych pracowników.

Pamiętaj, dokumentacja techniczna nie musi być długa i skomplikowana. Może to być tak proste, jak kartka papieru, która szczegółowo opisuje sposób użytkowania maszyny i środki bezpieczeństwa, które należy zastosować.

Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, doskonałym miejscem do rozpoczęcia jest utworzenie listy rzeczy, które Twoim zdaniem mogą być najważniejsze dla Twojej dokumentacji technicznej.

Gdy już masz tę listę, możesz zacząć pisać!

Jak stworzyć własną dokumentację techniczną?

Teraz, gdy omówiliśmy, czym jest dokumentacja techniczna i dlaczego jest ważna, możesz się zastanawiać, jak możesz stworzyć własną dokumentację techniczną.

Jest to niewątpliwie trudne zadanie, ale na szczęście istnieje wiele różnych narzędzi i zasobów, których można użyć do tworzenia dokumentacji technicznej.

Oto przewodnik krok po kroku, jak do tego podejść.

1. Określ swój cel

Przy tworzeniu dokumentacji technicznej pamiętanie o celu jest ważne, ponieważ potrzebne jest dokładne zrozumienie kierunku, w którym ma podążać. W przeciwnym razie Twój tekst będzie wszędzie i może nie obejmować tego, co jest dla Ciebie ważne.

Zadaj sobie te pytania, które pomogą Ci pokierować myśleniem:

1. Co chcesz osiągnąć dzięki swojej dokumentacji technicznej?
2. Chcesz wykorzystać go jako narzędzie szkoleniowe dla nowych pracowników?
3. Czy chcesz go wykorzystać jako punkt odniesienia dla pracowników, którzy muszą rozwiązywać problemy?
4. Czy dokumentacja jest dla klientów?
5. Czy dokumentacja produktu lub usługi?

Po zdefiniowaniu celu będziesz mógł lepiej zdecydować, jaki rodzaj dokumentacji technicznej musisz stworzyć.

2. Wybierz swój format

Istnieje wiele różnych formatów dokumentacji technicznej, których można używać. Niektóre popularne formaty obejmują podręczniki użytkownika, przepływy procesów i materiały szkoleniowe.

Jak zamierzasz przedstawić swoją dokumentację?

Czy używasz fizycznych teczek i papieru? Cyfrowy film szkoleniowy? Baza danych? Strona internetowa?

To naprawdę zależy od Ciebie, ale ważne jest, aby sformatować dokumentację w sposób, który będzie najkorzystniejszy dla Twoich użytkowników. W końcu powinni szybko i łatwo przyswajać informacje i nie powinno być miejsca na nieporozumienia.

Zadaj sobie pytanie, jaki jest najlepszy sposób przekazania niezbędnych informacji w możliwie najszybszy i najbardziej zwięzły sposób docelowej grupie odbiorców, z którą pracujesz?

Zapewni to najlepszy format, jakiego potrzebujesz.

3. Zbierz informacje

Niestety, nie możesz po prostu skosztować pisania dokumentacji technicznej. Musisz poświęcić czas na zebranie wszystkich źródeł informacji, a potencjalnie nawet na sprawdzenie faktów, aby upewnić się, że informacje, których używasz, są dokładne i aktualne.

Informacje te mogą pochodzić z różnych źródeł, takich jak polityka firmy, opisy stanowisk i podręczniki pracowników. Po zebraniu wszystkich potrzebnych informacji będziesz mógł rozpocząć tworzenie dokumentacji technicznej.

4. Stwórz swoją dokumentację

Teraz czas na zabawę. Tworzenie treści.

Najprostszym sposobem na to jest użycie programu do edycji tekstu, takiego jak Dokumenty Google lub Microsoft Word. Oba mają wbudowane szablony, których możesz użyć, aby rozpocząć i wypełnić puste miejsca. Nie ma jednak wątpliwości, że będziesz potrzebować pewnego stopnia dostosowania, a niektóre tematy będą wymagały znacznie bardziej zaawansowanego przetwarzania tekstu.

Na szczęście dostępnych jest wiele narzędzi, w tym:

• Docsie: Jeśli chcesz uprościć proces i chcesz, aby Twoja dokumentacja techniczna wyglądała jak część i zmaksymalizowała funkcjonalność, Docsie jest dobrym rozwiązaniem. Jest to wielokrotnie nagradzana aplikacja do dokumentacji produktów, która umożliwia automatyczne tworzenie dokumentów za pomocą kreatora. Istnieje również mnóstwo narzędzi do współpracy i publikacji
• Monday.com oferuje różnorodne produkty, w tym wiele funkcji do zarządzania pracą i rozwoju.
• Whatfix: Jest to cyfrowa platforma adopcyjna zaprojektowana w celu przełamania granic między użytkownikami a nową technologią. Chociaż jest niszowy, może być bardzo pomocny w usprawnianiu procesu twórczego i analizowaniu, gdzie możesz poprawić.

Po utworzeniu dokumentacji technicznej należy ją zapisać w formacie, do którego pracownicy będą mieli łatwy dostęp. Najpopularniejszym formatem dokumentacji technicznej jest PDF. Możesz jednak również rozważyć zapisanie dokumentacji technicznej w formacie, który można łatwo wydrukować, takim jak Word lub HTML.

Nie martw się, chociaż może to wydawać się potężnym procesem, zwłaszcza że prawdopodobnie masz nieskończoną liczbę rzeczy, dla których możesz tworzyć dokumentację techniczną, istnieje wiele innych narzędzi, które mogą pomóc.

5. Sprawdź swoją dokumentację

Ważną rzeczą w dokumentacji technicznej jest to, że ma rację.

W końcu nie ma sensu posiadanie instrukcji technicznej, która szczegółowo opisuje, jak korzystać z maszyny, jeśli informacje są nieprawidłowe. Dlatego ważne jest, aby Twoja dokumentacja techniczna została sprawdzona przez kogoś, kto ma wiedzę na ten temat. Po sprawdzeniu dokumentacji technicznej możesz ją przekazać pracownikom.

6. Udostępnij swoją dokumentację

Po utworzeniu dokumentacji i przygotowaniu jej dla całego świata, nadszedł czas, aby ją udostępnić, a to oznacza przekazanie tego, co stworzyłeś, dlaczego, w jaki sposób pomoże i jak jest dostępny. W końcu wiesz, jacy mogą być pracodawcy z tego rodzaju rzeczami.

Po pierwsze, udostępnij swoje treści.

Dokumentację techniczną można publikować na różne sposoby, na przykład w witrynie internetowej firmy lub w intranecie, w portalu pracowniczym lub w biuletynie firmowym lub liście mailingowej.

Po opublikowaniu dokumentacji technicznej możesz udostępnić ją pracownikom i innym interesariuszom.

Po opublikowaniu musisz umożliwić komunikację między poziomami swojej firmy.

Twoja dokumentacja jest prawdopodobnie pełna technicznego żargonu i trudnych pojęć, które należy przekazać w sposób zrozumiały dla wszystkich. Dlatego powinieneś organizować spotkania i stwarzać ludziom możliwości wyrażania opinii, co pozwala na modyfikowanie i ulepszanie treści, aż będzie pasować do celu.

7. Przegląd i aktualizacja

Zdecydowanie najbardziej niedoceniany krok w tym procesie, o którym zapomina tak wiele firm. Tylko dlatego, że twoja dokumentacja techniczna się skończyła, nie oznacza to, że jest skończone. Standardy i procedury zmieniają się cały czas. Produkty i usługi są aktualizowane. Metody pracy stają się bardziej usprawnione lub wprowadzana jest nowa technologia.

Te czynniki mogą wpływać na dokumentację techniczną, dlatego ważne jest regularne przeglądanie i aktualizowanie dokumentacji technicznej.

Jeśli wykonasz te kroki, będziesz w stanie stworzyć dokładną i aktualną dokumentację techniczną, ostatecznie zapewniając, że masz wszystko, czego potrzebujesz, aby jak najlepiej wykorzystać to, co dokumentacja techniczna ma do zaoferowania.

Potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci stworzyć dokumenty techniczne? Sprawdź Docsie!