Jak napisać skuteczną politykę firmy dla swojej firmy
Opublikowany: 2021-11-18Prowadzenie firmy może przypominać spacer po polu minowym. W dowolnym momencie możesz natknąć się na problemy, które okażą się wybuchowe dla Twojej firmy.
Incydenty zdarzają się we wszystkich firmach, ale polityka firmy może pomóc Ci stanąć na nogi.
W związku z tym jesteśmy świadomi, że pisanie zasad i procedur może być nudne i żmudne. Ale zaufaj nam, jeśli masz skuteczną politykę, zapewnisz swoim pracownikom bezpieczeństwo – zawodowe, osobiste, fizyczne i prawne.
A jeśli jesteś właścicielem firmy lub kierownikiem działu kadr, który chce stworzyć zasady firmy, które rzeczywiście coś zmienią, nie szukaj dalej. Zebraliśmy kilka kluczowych wskazówek, których możesz użyć do przygotowania, napisania i wdrożenia zasad, które pasują do Twojego modelu biznesowego.
Ale zanim zaczniesz, ważne jest, aby zrozumieć , dlaczego może być konieczne utworzenie własnej polityki firmy.
Dlaczego napisanie polityki firmy jest ważne?
Istnieje wiele powodów, dla których wszystkie firmy powinny tworzyć i wdrażać zasady, których powinni przestrzegać ich pracownicy.
Uwolnij pełny potencjał swojej firmy dzięki kompleksowemu oprogramowaniu do zarządzania Connecteam —
Świetne pierwsze wrażenie na nowych pracownikach
Według badań 22% rotacji pracowników ma miejsce w ciągu pierwszych 45 dni zatrudnienia, więc pierwsze wrażenie jest najważniejsze. Jedną z pierwszych rzeczy, które nowi pracownicy powinni otrzymać, są wszystkie odpowiednie polityki firmy. Wczesne wdrażanie nowych pracowników z kluczowymi celami i zadaniami nada ton i tempo ich zatrudnieniu.
Wszyscy są na tej samej stronie
Polityka firmy to wyjątkowa okazja, aby upewnić się, że wszyscy pracownicy są po tej samej stronie, jeśli chodzi o cele, wartości i zasady firmy.
Zmniejsza stres
Kiedy pracownicy przestrzegają zasad, jest mniej prawdopodobne, że popełniają niepotrzebne błędy i nieporozumienia. Dzięki temu praca jest mniej stresująca dla pracowników i kadry zarządzającej.
Wszystkie decyzje są sprawiedliwe
Jeśli od wszystkich pracowników wymaga się przeczytania, zaakceptowania i przestrzegania tej samej polityki firmy, pracują oni w uczciwym i sprawiedliwym środowisku. Nikt nie jest karany arbitralnie.
Zapewnia bezpieczeństwo prawne
Polityka firmy może sprawić, że Twoi pracownicy poczują się w bezpiecznych rękach, zwłaszcza jeśli jasno określa ich prawa i obowiązki. Polityka promująca odpowiedzialność i zarządzanie relacjami z pracownikami poprawia przejrzystość we wszystkich dziedzinach.
Poprawia lojalność pracowników
Polityka firmy może zapewnić, że pracownicy pozostaną oddani sprawie firmy, zwłaszcza jeśli uwzględnione zostaną świadczenia pracownicze.
W wielu branżach duża liczba nowych pracowników jest znana z tego, że nie czyta zasad firmy (takich jak podręczniki dla pracowników) podczas wdrażania. Widać to na powyższej infografice.
Jak przygotować politykę firmy
Niestety, nie możesz po prostu zacząć odpisywać i oczekiwać, że w efekcie końcowym będziesz mieć idealną polisę. Właściciele firm muszą starannie przygotować dokładnie to, co będą zawierać i jak przedstawią to wszystkim niezbędnym stronom. Wprowadzenie następujących kroków może mieć znaczenie.
Wszystkie strony powinny zgodzić się na opracowanie polityki firmy
Niezależnie od tego, czy założyłeś firmę budowlaną, czy hotel, kierownictwo i pracownicy muszą wyrazić jednomyślne poparcie dla proponowanej polityki firmy. Należy przedstawić uzasadnione argumenty przemawiające za daną polityką. Po uzgodnieniu przez wszystkie strony można przystąpić do prawdziwego planowania.
Zbierz zespół ds. budowania polityki firmy
Polityka firmy powinna zawsze opierać się na współpracy. Im więcej osób wniesie pomysły, tym bardziej ujednolicony będzie ostateczny przekaz polityki. Ale nie możesz po prostu zwerbować nikogo do tej pracy. Ważne jest, aby korzystać z dobrych menedżerów i pracowników, którzy są ekspertami w danym temacie.
Zbuduj standardową strukturę polityki firmy
Jednym z najważniejszych elementów przygotowań jest upewnienie się, że firma posiada ujednoliconą strukturę polityki firmy. Ta struktura będzie się różnić w zależności od potrzeb firmy, ale niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem sprzedaży detalicznej, czy hydraulikiem, powinna zawierać cele polityki, wytyczne i kogo dotyczy.
Utwórz listę priorytetów
Może być konieczne utworzenie wielu zasad firmowych obejmujących szeroki zakres tematów i potrzeb. Aby więc nie dopuścić do przeciążenia zespołu tworzącego zasady firmy, spróbuj ustalić priorytety zasad w kolejności, w jakiej firma potrzebuje ich w pierwszej kolejności. Każda polisa zapewniająca krótkoterminowe korzyści powinna znaleźć się na pierwszym miejscu na liście priorytetów. Niezależnie od tego, czy szkolisz personel sprzątający, czy zarządzasz pracownikami producenta, musisz przeprowadzić burzę mózgów, które zasady wymagają natychmiastowej uwagi.
Zrób swoje badania
Musisz odrobić pracę domową, zanim zaczniesz pisać politykę firmy. Posiadanie dogłębnej wiedzy zarówno na temat Twojej firmy, jak i tematów, które chcesz objąć polityką, jest najważniejsze. Badania mogą również pomóc w ulepszeniu już obowiązujących polityk firmy, wypełniając luki odpowiednimi informacjami.
Oto kilka sposobów przeprowadzania badań dotyczących polityki firmy:
- Skonsultuj się z ekspertami w odpowiednich tematach.
- Przeprowadzaj ankiety firmowe i przeprowadzaj wywiady z pracownikami.
- Bądź na bieżąco z najnowszymi przepisami dotyczącymi zasad, które chcesz utworzyć/zaktualizować (takich jak przepisy dotyczące posiłków i przerw na odpoczynek w poszczególnych stanach).
Jak napisać polisę dla swojej firmy
Mówiąc o tym, jak napisać polisę dla swojej firmy, ważne jest, aby zaznaczyć wszystkie pola i podać wszystkie szczegóły, których powinien przestrzegać zarówno pracodawca, jak i pracownik.
Ogólnie rzecz biorąc, pracodawcy powinni rozważyć włączenie następujących elementów do każdej polityki firmy.
Oświadczenie o celu
Wyjaśnia to czytelnikowi, dlaczego firma wdraża politykę od samego początku i jakie cele chce osiągnąć, stosując ją.
Sekcja specyfikacji
Ta część polityki firmy zawiera szczegółowe zasady, wytyczne i zmiany regulacyjne, których pracownicy powinni przestrzegać. Na przykład: „Oczekuje się, że pracownicy będą nosić uniformy sklepowe od poniedziałku do piątku. W soboty personel może przestrzegać zasad swobodnego ubioru biznesowego”.
Sekcja Wdrożeniowa
Ta sekcja jasno określa, które strony mają przestrzegać tej polityki i środki, za pomocą których mogą jej przestrzegać. „Kierownicy restauracji mogą decydować, czy strój jest odpowiedni”.
Data wejścia w życie
Data wejścia w życie polityki firmy. Na przykład: „Wszystkie strony są zobowiązane do przestrzegania tej polityki od 1 stycznia 2024 r.”.
Słowniczek
Lista powszechnie używanych terminów stosowanych w całej polityce firmy, w tym definicje. Na przykład „mundur: profesjonalny strój dostarczony przez firmę detaliczną”.
Warto jednak zauważyć, że polisy nie należy mylić z umową lub listą sztywnych zasad, których należy przestrzegać dokładnie tak, jak zostały napisane. Polityka firmy powinna być napisana elastycznym językiem, dzięki czemu pracownicy będą mogli ją łatwo i przyjemnie śledzić.
Jak sformatować i nadać styl zasadom firmy
Nie chodzi tylko o to, co napiszesz w polityce swojej firmy. Styl i format, w jakim piszesz, również poprawiają czytelność, a tym samym zwiększają zaangażowanie pracowników.
Oto kilka ważnych wskazówek dotyczących formatowania podczas pisania zasad:
- Wybierz profesjonalną czcionkę, na przykład Arial, Calibri, Georgia lub Times New Roman.
- Wybierz rozmiar czcionki, który jest łatwy do odczytania (rozmiar 12) i spójny w całym dokumencie (z wyłączeniem nagłówków, tytułów i śródtytułów).
- Unikaj używania wielu kolorów, aby nadać dokumentowi profesjonalny wygląd. Trzymaj się czarnej czcionki na białym tle.
- Odpowiednio rozstaw akapity i sekcje.
Nie ma znaczenia, czy założyłeś firmę zajmującą się nieruchomościami, czy jesteś majsterkowiczem. Jeśli chodzi o styl pisania polityki firmy, należy zwrócić uwagę na kilka ważnych rzeczy:
- Napisz politykę jasno i na temat.
- Napisz to w trzeciej osobie – na przykład „on”, „ona” i „to”.
- Jeśli piszesz o organizacji (na przykład Światowej Organizacji Zdrowia), pamiętaj, aby napisać ją w całości, a na końcu możesz dołączyć właściwy akronim (WHO).
- Określeń bezwzględnych, takich jak „będzie”, „musi”, „tylko”, „zawsze” i „nigdy” nie należy używać przy opisywaniu tego, jak pracownicy powinni postępować. Zamiast tego pracodawcy powinni uciekać się do używania terminów takich jak „zwykle”, „ogólnie” i „może”, aby umożliwić menedżerom większą elastyczność w radzeniu sobie z różnymi sytuacjami.
Przejrzyj wersję roboczą i uzyskaj zatwierdzenie
Istotną częścią pisania polityki firmy jest proces przeglądu. Daj całemu zespołowi tworzącemu zasady szansę na edycję pierwszej wersji roboczej, przekazanie opinii, wykrycie błędów i dodanie wszystkiego, czego może brakować.
Gdy zespół jest zadowolony z ostatecznej wersji roboczej, prześlij ją do członka wykonawczego firmy w celu zatwierdzenia.
Po sformułowaniu polityki firmy musisz pomyśleć o tym, jak zamierzasz ją wdrożyć.
Użyj najlepszych narzędzi do wdrożenia polityki Twojej firmy
Bardzo ważne jest, aby zastanowić się, w jaki sposób udostępnisz politykę swojej firmy reszcie firmy. Drukowanie go za każdym razem, gdy kogoś zatrudniasz, jest po prostu uciążliwe. Ponadto pracownicy mogą łatwo zgubić wersję drukowaną, a jest to zdecydowanie coś, do czego wszystkie strony mają łatwy dostęp.
Connecteam to wielokrotnie nagradzana aplikacja do zarządzania, zaprojektowana specjalnie dla pracowników mobilnych — takich jak zespoły zdalne i pracownicy bez biurek.
Ponad 10 000 firm z ponad 90 branż korzysta z wszechstronnej aplikacji Connecteam do zarządzania szkoleniami, aby tworzyć dokumenty i zasady oraz łatwo dystrybuować je do każdego pracownika, bez względu na to, gdzie pracuje.
Oto tylko niektóre z korzyści, jakie przynosi Connecteam:
- Jeśli pracownik musi przejrzeć zasady, może po prostu odwołać się do aplikacji, zamiast marnować czas na niechlujne, zagracone dokumenty papierowe.
- Pracownicy mogą dodać podpis i zdjęcia do formularza cyfrowego, aby mieć pewność, że wszystko zostało uwzględnione.
- Connecteam oferuje zarządzanie czasem (w tym integrację QuickBooks Online i Gusto w celu zapewnienia płynnej listy płac), komunikację zespołową i możliwości centrum wiedzy, spełniając wszystkie wymagania Twojej firmy.
- To kompleksowe oprogramowanie do szkolenia pracowników jest bezpłatne.
Connecteam zapewnia właścicielom firm i HR narzędzia niezbędne do digitalizacji polityki firmy i aktualizowania jej w takim zakresie, w jakim jest to potrzebne, bez konieczności drukowania.
Naucz swoich pracowników zasad firmy
Connecteam pozwala stworzyć własną bazę wiedzy dla całego zespołu, do której możesz dołączać wszystkie polityki firmy w czasie rzeczywistym. Możesz nawet wyszukiwać określone zasady według słów kluczowych. Jest dostępny na telefonie komórkowym pracowników, dzięki czemu mają oni bezpośredni dostęp do polityki w dowolnym momencie (od momentu jej aktualizacji).
Zmniejsz bałagan i zapewnij pracownikom określone zasoby edukacyjne. Przypisz wiele baz wiedzy do różnych działów, a także wiele sekcji z folderami, podfolderami, elementami i plikami.
Komunikuj się ze swoim zespołem na temat zasad Twojej firmy
Często pomijanym krokiem do wdrożenia polityki firmy jest skuteczne komunikowanie jej pracownikom. Nie wystarczy po prostu narzucić polityki pracownikom firmy. Musisz jasno przekazać wartość polityki i dlaczego ważne jest, aby wszystkie strony jej przestrzegały.
Podczas gdy spotkania, notatki i e-maile są odpowiednimi sposobami aktualizowania pracowników, oprogramowanie angażujące pracowników może sprawić, że komunikacja będzie bardziej efektywna i wydajna.
Connecteam umożliwia również menedżerom wysyłanie prostych, atrakcyjnych aktualizacji firmy, które pracownicy mogą oglądać i rozumieć, korzystając z obrazów, filmów i innych plików. Mogą również zobaczyć, którzy pracownicy przeczytali aktualizację iw razie potrzeby łatwo śledzić przypomnienia lub czat 1: 1.
Prześlij zasady swojej firmy i aktualizuj swoich pracowników w podróży
Zaktualizuj zasady swojej firmy
Nawet po tym, jak skończysz pisać, przeglądać i wdrażać tę politykę, Twoja polityka nadal nie jest ugruntowana. Powinien to być żywy, oddychający dokument, który aktualizujesz na bieżąco.
Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy rządy i stany uchwalają nowe przepisy, które mogą mieć wpływ na Twoją firmę. Na przykład, jeśli płaca minimalna w stanie, w którym znajduje się Twoja firma, ulegnie zmianie, możesz chcieć uwzględnić w polityce swojej firmy, w jaki sposób firma poradzi sobie z tym postępem. (A kiedy zaktualizujesz zasady w Connecteam, wszyscy Twoi pracownicy będą mieli najnowszą, aktualną wersję).
Często zadawane pytania dotyczące zasad firmy
Czym dokładnie jest polityka firmy?
Ogólnie rzecz biorąc, polityka firmy to dokument, który zawiera instrukcje dotyczące prawidłowego wykonywania pewnych czynności w firmie.
Zasady firmy pomagają kształtować decyzje podejmowane codziennie przez właścicieli firm i pracowników. Może wpływać na wiele aspektów życia firmy, takich jak etyka pracy, kultura firmy, zachowanie w biurze oraz zdrowie i bezpieczeństwo.
Każda firma wymaga własnego, unikalnego zestawu zasad, w zależności od wyznaczonych celów, zarówno krótko-, jak i długoterminowych, a także nadrzędnej misji.
Z jakich przykładów zasad firmy powinna korzystać moja firma?
Branża, w której działa Twoja firma, i potrzeby Twojej firmy określą, jakiego rodzaju zasady firmy musisz stworzyć. Istnieje tak wiele różnych przykładów polityki firmy. Chociaż nie wszystkie z nich będą miały zastosowanie do Twojej konkretnej firmy, wiele z poniższych zasad firmowych można znaleźć w większości firm, w pewnym kształcie lub formie:
- Zasady bezpieczeństwa w miejscu pracy (oparte na przepisach miejskich/krajowych/stanowych/federalnych)
- Zachowanie pracowników (kodeks ubioru, polityka dotycząca molestowania, procedury bezpieczeństwa, odpowiednie zachowanie)
- Opisy stanowisk pracy
- Polityka kadrowa (godziny pracy, warunki zatrudnienia, wynagrodzenie państwowe, wynagrodzenie/premie, urlopy/zwolnienia chorobowe/urlopy macierzyńskie, ubezpieczenia/świadczenia, plan emerytalny)
- Zarządzanie firmą (kultura i wartości firmy)
- Struktura firmy (wykres przedstawiający nazwisko każdego pracownika i dział, w którym pracuje)
- Polityka równych szans/niedyskryminacji (rasa, płeć, orientacja seksualna, religia, kultura)
- Polityka obecności (harmonogramy, czas wolny, absencja w pracy)
- Polityka dotycząca nadużywania substancji (alkohol, narkotyki, tytoń)
- Polityka dyscyplinarna (słabe wyniki, niewłaściwe zachowanie, nieuczciwość)
- Polityka technologiczna (urządzenia, telefony komórkowe, poczta elektroniczna, internet)
- Polityka finansowa (różne rodzaje wynagrodzeń, świadczenia, wynagrodzenie wsteczne, autoryzacja wydatków)
- Polityka prywatności
- Polityka obsługi klienta
Warto zauważyć, że ta lista nie obejmuje wszystkich zasad stosowanych przez firmy. Ale wiele zasad firmowych mieści się w wyżej wymienionych przykładach zasad firmowych.
Dolna linia pisania polityki firmy
Rozumiemy, że jako właściciel firmy (lub kierownik HR) możesz być przytłoczony wszystkimi podanymi krokami.
Chociaż może się to wydawać dużo do naśladowania, zwłaszcza jeśli piszesz swoją pierwszą politykę firmy, zalecamy poświęcenie czasu i sprawdzenie, co działa dla Ciebie. Ostatecznie, im bardziej szczegółowa jest polityka, tym bezpieczniejsi będą Twoi pracownicy. Stworzenie najlepszej polityki firmy wymaga czasu, wiedzy i siły roboczej.
Ale kiedy już ustalisz politykę firmy, wdrożenie jej może być szybkie, łatwe i niedrogie. Korzystanie z rozwiązania cyfrowego, takiego jak Connecteam, umożliwia menedżerom i pracownikom łatwy dostęp do polis.
Wystarczy kilka kliknięć, aby pobrać, przeczytać i podpisać wszystkie istotne dokumenty. Możesz także użyć tej aplikacji do komunikacji, aby zainicjować dialog na temat zasad, przesyłać opinie w celu ich ulepszenia oraz wysyłać przypomnienia, aby upewnić się, że wszyscy je przeczytali i zrozumieli.
Odłóż więc na bok długopisy i papier i zacznij digitalizować – ponieważ przygotowywanie, pisanie i wdrażanie polityki firmy nigdy nie było łatwiejsze.
