Zoho Books to potężna, kompleksowa platforma do zarządzania zadaniami księgowymi

Małe firmy muszą zarządzać wszelkiego rodzaju zadaniami księgowymi, od zarządzania finansami po kontrolę zapasów. Co może zrobić właściciel małej firmy, jeśli chodzi o śledzenie rachunków firmy, wystawianie faktur kontrahentom i klientom, uzgadnianie wyciągów bankowych, kontrolowanie wydatków, nadzorowanie projektów i przestrzeganie przepisów podatkowych?

Na szczęście oprogramowanie do księgowości online może pomóc właścicielom małych firm w zarządzaniu finansami, automatyzacji przepływów pracy w firmie i wspólnej pracy w różnych działach. Chociaż istnieje wiele możliwości wyboru oprogramowania księgowego, wielu właścicieli firm woli Zoho Books, aby zapewnić kompleksowe rozwiązania księgowe, łatwe możliwości współpracy i zintegrowaną platformę.

Co to są książki Zoho?

Zoho Books to całkowicie oparta na chmurze aplikacja księgowa dla wielu użytkowników z podwójnym wejściem. Wprowadzony na rynek w 2011 roku, jest częścią zintegrowanego ekosystemu Zoho, składającego się z mnóstwa popularnych opcji oprogramowania biznesowego. Potężne możliwości platformy i skupienie się na prywatności sprawiają, że jest to najlepszy wybór wśród właścicieli firm, którzy chcą nadążać za ciągle zmieniającymi się trendami biznesowymi, podatkami i wdrożeniami chmury.

Jakie są jego najpopularniejsze funkcje? Użytkownicy mogą z łatwością wykonywać wszystkie swoje zadania księgowe, w tym:

• Zobowiązania – Books ułatwia zarządzanie zobowiązaniami, pomagając użytkownikom tworzyć i wysyłać zamówienia zakupu, przesyłać pokwitowania wydatków i śledzić wystawione płatności.
• Należności – Właściciele firm mogą otrzymywać płatności na czas. Oprogramowanie pomaga im tworzyć faktury w kilka sekund, ścigać płatności za pomocą przypomnień o płatnościach i szybciej otrzymywać płatności, oferując klientom opcję płatności online.
• Zapasy — użytkownicy są w stanie lepiej zarządzać swoimi zapasami, ponieważ oprogramowanie pomaga im śledzić poziomy zapasów, ustawiać punkty ponownego zamawiania w celu uzupełnienia zapasów, gdy są one niskie, oraz organizować zapasy za pomocą ważnych informacji, takich jak SKU, koszt i dostępne zapasy.
• Bankowość – Chcesz mieć aplikację księgową, która zarządza również Twoją bankowością? Książki mogą pomóc Ci założyć konto bankowe i zaimportować transakcje do oprogramowania księgowego, pomijając wprowadzanie danych. Pozwala także użytkownikom tworzyć reguły kategoryzujące transakcje bankowe, uzgadniać transakcje i być przygotowanym na sezon podatkowy.
• Śledzenie czasu — oprogramowanie do księgowości online pomaga użytkownikom śledzić czas spędzony nad projektami i wystawiać faktury swoim klientom. Dzięki Zoho Books użytkownicy mogą łatwo zarządzać wieloma projektami, tworzyć faktury bezpośrednio ze swoich projektów oraz śledzić niezafakturowane godziny i wydatki.
• Kontakty — chcesz mieć wszystkie kontakty w jednym miejscu, aby ułatwić komunikację? Możesz tworzyć, edytować i zarządzać kontaktami klientów i dostawców, współpracować z klientami za pośrednictwem portalu klienta i bezpiecznie przechowywać informacje o płatnościach klientów, aby automatycznie obciążać ich powtarzającymi się transakcjami.
• Raporty — Books oferuje ponad 50 raportów biznesowych, w tym zestawienia zysków i strat, podsumowujące raporty inwentaryzacyjne i podsumowujące raporty podatkowe. Firmy korzystające z Zoho Books działają płynnie, ponieważ mogą planować i udostępniać raporty, uzyskiwać dostęp do przeglądów biznesowych za pomocą niestandardowych pulpitów nawigacyjnych i dostosowywać raporty za pomocą filtrowanych danych w celu uzyskania lepszego wglądu.

Modyfikacje

Oczywiście Zoho Books zapewnia kompleksowe funkcje księgowe, ale oferuje również dodatkowe gotowe aplikacje księgowe, zaawansowaną analitykę w oprogramowaniu, zaawansowaną kontrolę zapasów i wiele więcej. Personalizacja jest jedną z jego najważniejszych możliwości.

„Sam produkt został zaprojektowany z myślą o tym, że nigdy nie powinniśmy ograniczać przepływu użytkowników” — mówi starszy księgowy, kierownik ds. rozwoju, Dheeraj VN. „Chcieliśmy, aby nasi użytkownicy zdefiniowali przepływ, w jakim chcą, aby aplikacja działała, dlatego jest ona wysoce konfigurowalna”.

Niektóre z opcji dostosowywania, które zostały dodane do aplikacji, obejmują otwarte API, które umożliwia użytkownikom łączenie aplikacji innych firm, a także ich stron internetowych i innych aplikacji Zoho.

Zaufani eksperci podatkowi na całym świecie

Jest również zaprojektowany do obsługi skalowalności. Działalność użytkowników nie jest ograniczona geograficznie, ponieważ aplikacja jest dostępna w wielu wersjach, aby zachować zgodność z przepisami podatkowymi w 14 krajach, w tym w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Meksyku, Wielkiej Brytanii, Australii, Kenii, Indiach i innych. Jest również dostępny w 17 językach.

„Możemy śmiało powiedzieć naszym klientom, że jeśli pochodzisz z jednego z tych 14 krajów, oznacza to, że Books przestrzega lokalnych przepisów obowiązujących w tym konkretnym regionie” — mówi VN.

Oczywiście nie ogranicza się to do użytkowników w tych krajach, ponieważ Zoho stara się pomagać w składaniu podatków gdzie indziej, generując przydatne raporty.

Integracje

Jednym ze sposobów, w jaki Books wyróżnia się na tle konkurencji, są możliwości integracji. Aplikacja jest nie tylko zintegrowana z pakietem finansowym Zoho i rozbudowanym pakietem aplikacji Zoho, ale może być również zintegrowana z wieloma popularnymi aplikacjami biznesowymi innych firm.

„W pakiecie finansowym Zoho Books jest centralną aplikacją, a dane ze wszystkich innych produktów, w tym z Twojego inwentarza, aplikacji do zarządzania subskrypcjami, oprogramowania do raportowania podróży i wydatków oraz listy płac, w końcu trafiają automatycznie do Zoho Books” — mówi VN. „Tak więc użytkownicy nie muszą nic robić na końcu; wszystko jest wstępnie zintegrowane. To jest zaleta, jaką otrzymują nasi użytkownicy”.

Integracje Zoho Finance z Zoho Books obejmują:

• Inwentarz Zoho
• Subskrypcje Zoho
• Wydatki Zoho
• Faktura Zoho
• Kasa Zoho
• Lista płac Zoho

Zoho Books integruje się również z innymi aplikacjami Zoho spoza pakietu finansowego, w tym:

• Zoho CRM
• Analityka Zoho
• Projekty Zoho
• Zoho Ludzie
• Przepływ Zoho

Zoho Books łączy jednak znacznie więcej niż inne aplikacje Zoho. Można go również zintegrować z różnymi aplikacjami innych firm, w tym Zapier, Twilio, Slack, Razorpay, EazyPay, PayPal, Office 365, Evernote, SurePayroll i G Suite. Zoho Books ma nawet własny rynek, na którym programiści lub partnerzy mogą tworzyć i publikować rozszerzenia do użytku dla własnych firm lub innych użytkowników.

Historie biznesowe Zoho Books

Jak klienci Books praktycznie korzystają z aplikacji? VN demonstruje, w jaki sposób klienci mogą w pełni wdrożyć Książki, opisując dwa różne scenariusze użytkowania przez klientów, podkreślając, w jaki sposób oprogramowanie online może przynieść korzyści użytkownikom w branży handlu detalicznego i usług.

Użyj w handlu detalicznym

Jackson, właściciel firmy zajmującej się handlem detalicznym, handluje różnymi przedmiotami w wielu magazynach rozsianych po całej Kanadzie. Jego sprzedaż pochodzi od klientów internetowych, stacjonarnych i hurtowych. Jackson szuka oprogramowania księgowego, które pomoże mu sprzedawać na wielu platformach internetowych, poznawać najlepiej działające produkty i informacje giełdowe w czasie rzeczywistym, uzgadniać konta finansowe, zarządzać sprzedażą, współpracować z klientami i dostawcami, a także zachować zgodność z przepisami podatkowymi.

Jackson był w stanie zoptymalizować swoje procesy biznesowe z Zoho Books, używając aplikacji do:

• Konfiguruj lokalizacje i magazyny – Jackson może konfigurować różne lokalizacje, w których ma magazyny.
• Skonfiguruj produkty i cenniki – Zoho Books pomaga Jacksonowi skonfigurować jego katalog produktów, importując zapasy i dostosowując cenniki.
• Połącz konta bankowe i karty kredytowe – Łącząc konta bankowe z Zoho Books, każda transakcja automatycznie pojawi się w Zoho Books w celu uzgodnienia.
• Generuj raporty – Zoho Books oferuje ponad 70 dynamicznych i konfigurowalnych raportów, w tym raporty przeglądu biznesowego i raporty inwentaryzacyjne.
• Współpracuj z klientami i dostawcami – Jackson może skonfigurować swoich dostawców w Zoho Books, aby zarządzać swoim procesem zakupów za pośrednictwem Zoho Books. Może również korzystać z portalu klienta i portalu dostawcy w celu usprawnienia współpracy w ramach Zoho Books.
• Kompleksowe zarządzanie sprzedażą – Dzięki Zoho Books Jackson może tworzyć profile klientów i generować faktury, zamówienia sprzedaży, kosztorysy i zamówienia zakupu z szablonów, a także zarządzać sprzedażą online i wysyłkami z wielu platform.
• Przestrzegaj obowiązujących wymogów podatkowych – Zoho Books pomaga Jacksonowi upewnić się, że jego firma spełnia wymogi podatkowe. Aplikacja została zaprojektowana do obsługi zgodności podatkowej w 14 krajach i generuje niezbędne raporty, dzięki czemu użytkownicy tacy jak Jackson mogą składać swoje podatki bezpośrednio z Zoho Books, a nawet przekazywać dane bezpośrednio do odpowiedniego portalu rządowego.

Użyj w firmie usługowej

Sophia jest dyrektorem generalnym rozwijającego się przedsiębiorstwa, które świadczy usługi marketingowe dla tysięcy mikroprzedsiębiorstw na całym świecie. Poszukuje oprogramowania księgowego, które wesprze jej wysiłki na rzecz sprzedaży na całym świecie, umożliwi jej zespołowi sprzedaży dostęp do danych finansowych, skutecznie śledzi realizowane projekty, identyfikuje najlepiej działające usługi i zachowuje zgodność z przepisami podatkowymi.

W jaki sposób Zoho Books może pomóc Sophii osiągnąć jej cele biznesowe? Może zoptymalizować swoje procesy biznesowe, korzystając z Zoho Books, aby:

• Zarządzaj sprzedażą w wielu walutach — dzięki Books Sophia może tworzyć profile i zarządzać sprzedażą dla klientów na całym świecie, wystawiać faktury w wielu walutach iw dowolnym języku.
• Połącz się z Zoho CRM – ponieważ Zoho oferuje połączony ekosystem, w tym Zoho CRM, Sophia może uzyskać dostęp do wszystkich swoich danych finansowych z poziomu CRM.
• Śledź usługi klienta – Sophia może również używać Zoho Books do tworzenia projektów usług śledzenia.
• Zbieraj płatności online – dzięki Zoho Books Sophia może akceptować płatności na całym świecie za pomocą wbudowanych bramek płatniczych. Może również pobierać zaliczki od klientów.
• Dostosuj szablony faktur – Sophia może używać Książek do dostosowywania swojego wyboru wielu szablonów faktur.
• Twórz procesy zatwierdzania — Tworzenie procesów zatwierdzania, takich jak karty czasu pracy i transakcje, jest proste przy użyciu Zoho Books.
• Zautomatyzuj zadania – Zoho Books oszczędza czas Sophii zarządzającej jej firmą, umożliwiając jej automatyzację zadań, takich jak przypomnienia o płatnościach i pobieranie opłat za opóźnienia.
• Zdobądź cenne informacje – dzięki zaawansowanej analityce Zoho Books będzie generować znaczące raporty na podstawie danych Sophii.
• Pozostań w rozliczeniu podatkowym – podobnie jak Jackson, Sophia może liczyć na pomoc Zoho Books, która pomoże jej w utrzymaniu rozliczenia podatkowego w oparciu o wymogi podatkowe w 14 różnych krajach.

Ceny książek Zoho

Ile kosztuje Zoho Books? Oprogramowanie księgowe w chmurze jest dostępne w różnych planach cenowych, dostosowanych do różnych potrzeb biznesowych i budżetów.

Bezpłatna wersja Zoho Books jest dostępna dla firm o rocznych przychodach poniżej 50 000 USD. Mieści jednego użytkownika i jednego księgowego. Stamtąd standardowa wersja Zoho Books kosztuje 10 USD miesięcznie i obsługuje do trzech użytkowników, wersja profesjonalna może pomieścić do 5 użytkowników za 20 USD miesięcznie, a wersja premium obsługuje do 10 użytkowników za 30 USD miesięcznie.

Wersje Elite i Ultimate są również dostępne za 100 USD i 200 USD miesięcznie. Każda kolejna wersja zawiera więcej funkcji niż niższe poziomy.

Obraz: Zoho