Zoho Workplace obiecuje lepszą komunikację i zaangażowanie pracowników

Pracownicy małych firm mogą teraz zabrać swoje pakiety biurowe w dowolne miejsce, uzyskując dostęp do dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji oraz pracując nad nimi. Zoho Workplace nie tylko oferuje zdalny i hybrydowy dostęp do narzędzi zwiększających produktywność, ale także promuje współpracę zespołową, umożliwiając członkom zespołu wspólną pracę z dowolnego miejsca poprzez organizowanie spotkań i seminariów internetowych, a także współpracę nad plikami w przestrzeni roboczej.

„Chcemy umieścić wiele form komunikacji w tym samym miejscu, ujednolicając style komunikacji użytkownika” — mówi Rakeeb Rafeek, główny menedżer ds. marketingu produktów Zoho w aplikacjach Zoho Workplace. „Czy to za pośrednictwem wiadomości, czatu e-mail, rozmów audio-wideo, spotkań, a nawet ratusza, mamy platformę dla wszystkiego gotową w tym samym miejscu w Zoho Workplace.”

Co to jest miejsce pracy Zoho?

Jest to pakiet aplikacji do komunikacji i współpracy zaprojektowanych w celu zaoferowania pełnego zestawu rozwiązań promujących współpracę. Zoho Workplace zawiera aplikacje usprawniające pocztę e-mail, zarządzanie dokumentami, prezentacje, czaty i nie tylko.

Zoho Workplace zawiera trzy pakiety aplikacji, z których każdy zawiera powiązane aplikacje, które są ze sobą zintegrowane. Niektóre aplikacje w Zoho Workplace obejmują:

• Pisarz Zoho
• Arkusz Zoho
• Pokaż Zoho\
• Zoho WorkDrive
• Spotkanie Zoho
• Poczta Zoho
• Zoho Cliq
• Zoho Connect

Równanie zrównoważone

Zoho Workplace oferuje jednak małym firmom znacznie więcej niż zestaw aplikacji. Aby zapewnić swoim użytkownikom najlepsze wrażenia z hybrydowego miejsca pracy, Zoho zaktualizowało Workplace, aby stworzyć zrównoważone równanie. Ponieważ nowoczesne miejsce pracy ewoluuje w szybkim tempie, Zoho uznał, że dzisiejsze rozwiązanie może nawet nie stanowić problemu jutro.

Po dwóch latach zakłóceń w miejscu pracy związanych z pandemią zespół Zoho wiele się dowiedział o wyzwaniach związanych ze zdalnymi i hybrydowymi środowiskami pracy. Na przykład nowo zatrudnieni pracownicy pracujący całkowicie zdalnie nie mają kontaktu z kolegami i kierownictwem firmy.

„W efekcie nawiązują znacznie mniej kontaktów z pracodawcą i innymi pracownikami firmy, ponieważ wszystko jest tak ściśle zaplanowane”, mówi Rafeek. „Pracują sami lub pracują w zaplanowanych rozmowach grupowych i nie ma nic pomiędzy, więc jest mniej okazji, aby wpaść na siebie i odbyć tę przypadkową rozmowę i zbudować zaufanie”.

Rafeek mówi, że najlepiej byłoby, gdyby przedsiębiorstwo miało zrównoważone miejsce pracy. Narzędzia takie jak Zoho Workplace umożliwiają to, oferując elastyczność pracy z domu, biura lub gdziekolwiek chcesz.

Niezależnie od tego, jaki tryb pracy wybierze pracownik, idealne hybrydowe miejsce pracy powinno nadal stwarzać równe możliwości przepływu nieustrukturyzowanej nieformalnej komunikacji. Zoho Workplace osiąga to, oferując przejrzyste procesy i przepływy pracy, aby zapewnić większą przejrzystość wskaźników, wydarzeń itp.

Funkcje Zoho w miejscu pracy

Zoho Workplace oferuje szereg funkcji wbudowanych w platformę w celu promowania komunikacji w hybrydowym środowisku pracy, w tym:

Wiele trybów pracy

Załóżmy, że jeden pracownik pracuje w biurze, a drugi z lokalizacji zdalnej. W takim przypadku Zoho Workplace pozwala każdemu po prostu kliknąć zdjęcie profilowe z dowolnej aplikacji do współpracy, aby sprawdzić, czy inny użytkownik jest w stanie zdalnym lub w biurze. Dzięki tym przejrzystym statusom pracy procesy współpracy mogą przebiegać płynnie i szybko.

Spotkanie Interfejs

Zoho Workplace ujednolicił również interfejsy konfiguracji spotkań, aby obsługiwać zarówno spotkania osobiste, jak i zdalne. Dzięki temu samemu interfejsowi dla użytkowników pracujących w dowolnym trybie oprogramowanie tworzy ujednolicony proces dla wszystkich. Użytkownicy mają możliwość wyboru sposobu, w jaki chcą pracować i informowania o tym innych.

Zintegrowane odprawy

Wszystkie produkty w Zoho Workplace umożliwiają użytkownikom zameldowanie i wymeldowanie z pracy. Zamiast wychodzić do platformy obsługi pracowników, użytkownicy mogą po prostu połączyć się z aplikacją do zarządzania czasem i zalogować się do pracy lub poza nią z dowolnej aplikacji Zoho do współpracy.

Ulepszenia bezpieczeństwa

Bezpieczeństwo to czynnik o dużym znaczeniu w praktycznie każdym nowoczesnym przedsiębiorstwie. Dzięki Zoho Workplace pracownicy mogą pracować zdalnie bez narażania zabezpieczonych systemów lub danych firmy. Małe firmy korzystające z Zoho Workplace mogą zapewnić swoim pracownikom elastyczność pracy z dowolnego miejsca fizycznego, zachowując spokój ducha.

Zarządzanie urządzeniami

Zoho Workplace zwiększa bezpieczeństwo firmy poprzez dodanie do platformy kontroli zarządzania urządzeniami. Pracodawcy mogą rozpowszechniać wybrane aplikacje do współpracy na każdym urządzeniu należącym do firmy i dystrybuowanym przez firmę. Mogą również stosować dodatkowe funkcje bezpieczeństwa, takie jak wyłączanie zrzutów ekranu z aplikacji Zoho Workplace.

Analityka

W aplikacje dostępne w Zoho Workplace wbudowany jest szeroki zakres analiz. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do informacji, takich jak średnia frekwencja każdego działu i zaangażowanie pracowników dzięki udostępnionym plikom. Zoho Workplace zawiera mnóstwo informacji i analiz w większości aplikacji, aby dać administratorom dodatkową rękę w decydowaniu, ile elastyczności mogą zaoferować swoim pracownikom.

Usuwanie barier współpracy

Zoho Workplace pomaga budować zaufanie wśród pracowników, usuwając barierę współpracy. Oprogramowanie zostało zaprojektowane tak, aby umożliwić swobodny przepływ nieformalnej komunikacji wewnątrz firmy. Oprócz udostępnienia klikalnego zdjęcia profilowego z każdej aplikacji do współpracy, użytkownicy mogą dodawać komentarze i odpowiadać na konwersacje, po prostu klikając zdjęcie profilowe i wybierając, czy zadzwonić do nich, rozpocząć czat wideo, a nawet wysłać do nich bezpośrednią wiadomość… nawet z wnętrza dokument.

Oprogramowanie Zoho Workplace pomaga również zwiększyć współpracę i usunąć bariery poprzez udostępnianie poczty e-mail. Gdy tylko użytkownik otrzyma wiadomość e-mail od dostawcy lub innego użytkownika, nie musi wykonywać zrzutu ekranu ani kopiować go do innego programu, aby rozpocząć rozmowę ze swoim zespołem. Zoho Workplace umożliwia prowadzenie rozmowy w stylu mediów społecznościowych za pośrednictwem tego e-maila. Użytkownicy mogą @ wspominać o innych, oznaczać je w sugestii i tworzyć grupy, a inni mogą komentować i odpowiadać na wątek w sposób dobrowolny i bez zaśmiecania skrzynek odbiorczych innych osób za każdym razem, gdy pojawia się jakiś dodatek do rozmowy.

Inne aspekty Zoho Workplace, które pomagają usunąć bariery współpracy, obejmują możliwość bezpośredniego dodawania adnotacji do filmów i forów firmowych w celu umożliwienia rozmów na tematy niezwiązane z pracą. Fora pomagają pracownikom, którzy mogą nie widywać się twarzą w twarz, prowadzić otwarte dyskusje o wszystkim na świecie w interfejsie podobnym do mediów społecznościowych.

Dzięki hangoutom zespołowym, które jest również funkcją Zoho Workplace, użytkownicy mogą tworzyć internetowe spotkania zespołowe z tablicą, na której mogą prowadzić dyskusje, a nawet grać w nieformalne rozmowy, takie jak te, które mają miejsce w fizycznych przerwach i kawiarniach. Tymczasem kanały ogłoszeń zapewniają, że użytkownicy nie przegapią niczego ważnego, co dzieje się w firmie.

Poprawa zaangażowania pracowników

Zoho wbudował funkcje do swojego produktu Workplace, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników i zwiększyć przejrzystość. Dzięki urzędom miejskim platforma umożliwia pracownikom i kierownictwu prowadzenie rozmów i otwartych dyskusji. Pracownicy mogą zadawać pytania i otrzymywać szczere odpowiedzi od kierownictwa. Firma może organizować spotkania w ratuszu za pośrednictwem Zoho Workplace w określonych godzinach lub z określonymi działami.

Chatboty zwiększają przejrzystość procesów i przepływów pracy w Zoho Workplace. Administratorzy firmy mogą ustalić, kiedy chcą wysyłać wiadomości lub w jakich okolicznościach chcą ostrzegać pracowników. Na przykład, jeśli dany rodzaj wydatków zostanie zatwierdzony, chatbot może wysłać natychmiastowe powiadomienie do pracowników, którzy potrzebują tych informacji. Podobnie, jeśli bilet zostanie przydzielony, odpowiedni pracownik również zostanie natychmiast powiadomiony za pośrednictwem chatbota.

Dzięki obiegom dokumentów użytkownicy mogą tworzyć niestandardowe procesy przeglądu i przesyłania w firmie. Mogą wybrać, kto z pierwszej ręki recenzuje elementy, w jaki sposób pojawiają się sugestie lub poprawki, a także kto ostatecznie podpisuje dokument.

Zarządzanie chmurą może stać się główną przeszkodą, gdy pracownicy pracują zdalnie za pośrednictwem wszelkiego rodzaju połączeń internetowych. Jak pracownicy i kierownictwo znajdują odpowiednie akta? Aby rozwiązać ten problem, Zoho Workplace wprowadził funkcję o nazwie zarządzanie metadanymi. Za każdym razem, gdy przesyłany jest nowy plik, użytkownicy mogą ustawić Zoho WorkDrive tak, aby pytał o dodatkowe właściwości tego pliku, takie jak do którego klienta należy lub do którego dostawcy się odnosi.

Użytkownicy mogą również dodawać wiele różnych dodatkowych informacji, dzięki czemu można organizować i łatwo lokalizować pliki.

„Chcemy, aby wszyscy w organizacji czuli się częścią decyzji podejmowanych za pomocą przejrzystych narzędzi i bezpieczeństwa naszych produktów”, mówi Rafeek. „Mamy platformę dla wszystkiego w tym samym miejscu w Zoho Workplace.”

Cennik Zoho w miejscu pracy

Zoho Workplace oferuje kompletny zestaw narzędzi potrzebnych do komunikacji i współpracy w konkurencyjnej strukturze cenowej. Firmy z pięcioma lub mniej użytkownikami mają opcję bezpłatnego planu z ograniczonymi funkcjami. Organizacje mogą dodawać użytkowników w ramach planu tylko do poczty za jedyne 1 USD miesięcznie lub wybrać plan standardowy i uzyskiwać dostęp do funkcji Workplace za 3 USD za użytkownika miesięcznie, rozliczane corocznie.

Chcesz uaktualnić do planu profesjonalnego z ponad trzykrotnie większą przestrzenią dyskową na użytkownika i dziesięciokrotnie większą ilością miejsca w WorkDrive? To wciąż tylko 6 USD na użytkownika miesięcznie. Profesjonalny plan oferuje nawet 15-dniowy bezpłatny okres próbny i nie jest wymagana karta kredytowa.