10 maneiras comprovadas de reduzir seus custos de TI

Tornou-se uma necessidade para as empresas manterem-se digitalmente atualizadas para se manterem competitivas no mercado. À medida que as empresas dependem mais da tecnologia, a TI se tornou o principal foco de investimento para as empresas mais do que nunca.

Estima-se que os gastos totais com TI representem 7,5% da receita . As organizações na América estão alocando aproximadamente 8,5% de sua receita para TI em comparação com as da Europa, onde essa alocação é de 6%. A figura abaixo mostra o detalhamento dos gastos com TI como porcentagem da receita por setor.

Com os orçamentos gigantescos, o foco das organizações agora está mudando para otimizar os custos. Para simplificar, os líderes de TI agora estão se concentrando em cortar custos, o que todos sabemos ser um processo complicado.

Com essa mudança tecnológica de paradigma, 80% das empresas adotaram a digitalização com a visão de transformar seus negócios. No entanto, apenas 16% das organizações maiores acreditam que têm as pessoas certas para realizar o trabalho, e apenas 13% das organizações afirmam que têm os processos corretos implementados.

Isso conclui que, apesar de ter um sistema de informação robusto e talentos, a maioria das organizações ainda duvida que possa competir com os pioneiros digitais. Isso deixa uma impressão nos CEOs de que o departamento de TI é caro. Para garantir o valor agregado ideal, os CIOs continuam procurando novas ideias para eliminar o desperdício e reduzir os gastos gerais, que são mais fáceis de dizer do que de fazer.

Dito isso, existem algumas estratégias comprovadas que podem levar à redução de custos de TI. Vamos discutir o mesmo no artigo.

10 estratégias-chave para reduzir custos de TI

A maioria dos custos de TI parecem fixos e supõe-se que não podem ser comprometidos. Quebrando esse mito, abaixo estão alguns dos custos que não são fixos e podem ser reduzidos.

A publicação de uma métrica sobre a economia mensal de iniciativas de redução de custos de TI influenciará muito o comportamento da equipe e os incentivará a se concentrar em estratégias de redução de custos.

1. Reduzir os custos de pessoal

Ao avaliar os orçamentos de TI, os custos com pessoal são a principal despesa. O crescimento de funcionários junto com o crescimento organizacional leva a um aumento no número de funcionários no nível superior, tornando o departamento pesado ao longo de um período de tempo. Isso acontece de forma não intencional, especialmente em organizações de TI. Com a intenção de realizar o trabalho com facilidade, as organizações acabam contratando funcionários experientes. Isso aumenta o custo geral de TI

A prática geral que as organizações optam é a demissão regular de funcionários para otimizar o custo do departamento. Isso deixa angústia na organização deixando consequências negativas para a organização. Os líderes também precisam enfrentar o trauma da demissão.

Para superar esse desafio, as organizações podem contratar estrategicamente pessoas com funcionários de nível inferior como substitutos, a menos que não sejam necessários em uma situação excepcional.

Ao contratar novos graduados todos os anos, os recursos podem ser contratados com um orçamento salarial menor em comparação com os funcionários experientes existentes. A contratação de estagiários para projetos também é uma proposta de valor.

O custo com pessoal também pode ser reduzido com a contratação de um número menor de recursos offshore. Ele foi inicialmente iniciado como uma estratégia de redução de custos de TI, no entanto, tem sido usado em demasia. O outro erro que as organizações cometem é calcular o custo completo com base nos custos offshore, presumindo a economia de acordo. Por exemplo, se 30% do trabalho for terceirizado, o cálculo pode ser feito nos 70% restantes no local em escala semelhante. O custo de viagem é o custo adicional que pode ser incorrido ao obter os serviços offshore a bordo.

2. Terceirize a equipe e os serviços de TI

A contratação de pessoal terceirizado é outra forma de implementar uma estratégia de redução de custos. Muitas organizações terceirizam seus serviços de digitalização, pois o custo é baseado nas entregas do projeto. Ter uma força interna completa terá impactos de custo mais altos, pois a organização pode ter períodos com um número menor de projetos. Você será obrigado a pagar o salário aos funcionários, mesmo durante esse período, quando a equipe estiver com excesso de funcionários, pois você precisa retê-los por um período ocupado.

A contratação de pessoal offshore, em muitos cenários e de forma calculada, também pode ajudar na redução de custos.

Um estudo de negócios afirma que as empresas experimentam uma redução de custos de TI de 25 a 40% ao terceirizar sua equipe e serviços de TI. Como as empresas menores têm orçamentos de TI limitados, 78% das pequenas empresas usam serviços freelance para obter vantagem sobre seus concorrentes.

Além disso, as empresas podem economizar custos terceirizando os serviços de infraestrutura com base no pagamento por uso, segurança como serviço, backup como serviço e muito mais.

[Leia também: O que é melhor para o desenvolvimento de aplicativos: interno ou terceirizado ?]

3. Reduzir o Volume de Negócios

Recrutar e treinar um novo funcionário incorre em custos significativos. Assim, torna-se importante garantir menores taxas de rotatividade. O custo de substituição pode ser tão alto quanto o custo de seis a nove meses do funcionário que está se despedindo.

Comece com um processo de recrutamento robusto e rigoroso. Isso garantirá que você obtenha o candidato certo para a função e a designação exigidas. Melhorar a cultura organizacional para que o funcionário goste de vir trabalhar. Valorize suas contribuições e reconheça seus esforços de vez em quando. Garantir um bom equilíbrio entre vida profissional e pessoal, oportunidades de crescimento e um caminho de aprendizado eficaz são algumas das maneiras de manter os funcionários motivados.

4. Virtualização

O processo de pensamento básico por trás da virtualização é substituir o hardware físico por equivalentes virtuais. Tradicionalmente, cada aplicativo tinha um servidor dedicado junto com servidores de teste. Mas nem todos os servidores foram utilizados de forma otimizada.

Ao compartimentar esses servidores de baixo uso, você pode economizar consideravelmente nos custos de hardware. As empresas ainda têm a opção de migrar completamente para os servidores virtuais, evitando completamente a necessidade dos servidores físicos, reduzindo assim os custos de energia e hardware.

5. Implemente a nuvem híbrida

O armazenamento em nuvem é a maneira mais popular de economizar custos de TI, pois as empresas não precisam gastar em hardware, reduzindo assim os custos de negócios. O armazenamento em nuvem funciona como uma das estratégias de redução de custos de TI mais eficazes, pois você paga apenas pelo que usa.

O escopo do gerenciamento de operações em nuvem cresceu significativamente. Estudos mostraram que 63% das empresas aumentarão o uso de serviços em nuvem. Das empresas que vão trabalhar com Managed Service Provides (MSP), 100% delas serão beneficiadas com os serviços . 80% das empresas que adotaram a abordagem de nuvem afirmam que estão economizando dinheiro, alcançando melhor produtividade e segurança.

Muitas organizações se beneficiaram dos serviços de computação em nuvem, pois ajudaram a aumentar a produtividade junto com a economia de custos de TI. Para segurança extra, as empresas podem optar por soluções de nuvem híbrida, distribuindo suas cargas de trabalho entre ambientes de nuvem privada e pública.

6. Padronização da Infraestrutura de TI

Como a palavra padrão significa uniforme, garantir a consistência entre diferentes aplicativos de hardware e software contribuirá para iniciativas de redução de custos de TI. Isso pode ser tão simples quanto fornecer a todos os funcionários tipos semelhantes de sistemas de computador e sistemas operacionais.

Treinar todos na mesma tecnologia não só economiza tempo, mas também reduz o custo. Por ter uma infraestrutura diversificada, o custo e o tempo de treinamento aumentarão substancialmente, aumentando o custo geral do negócio.

7. Utilizar software de código aberto

O software de código aberto fornece software gratuito, acesso ao código-fonte e suporte da comunidade para ajudar seus negócios. Obter software licenciado tem um custo substancial. As empresas podem economizar até 3% com essa estratégia de redução de custos de software.

Existem vantagens adicionais das quais se pode se beneficiar ao adotar software de código aberto. Como as atualizações de código são feitas por desenvolvedores de várias empresas, ele melhora mais rápido, e você terá várias opções de suporte disponíveis para assistência, sempre que necessário, aliviando você da dependência de um único provedor de software.

8. Compreenda completamente os diferentes custos

Os custos de TI podem ser divididos em custos operacionais e custos de capital. Os custos operacionais são despesas previsíveis que são necessárias para as operações normais de negócios. No entanto, o dispêndio de capital é aquele que inclui ativos fixos.

Os custos operacionais incluem o custo de estoque, aluguel, equipamentos e despesas semelhantes, enquanto os gastos de capital incluem o capital necessário para manter, atualizar e obter tecnologia, equipamentos, construção e outros ativos físicos.

Os custos previsíveis são comparativamente mais baixos e podem ser orçados, no entanto, os gastos de capital são fixos e têm um impacto maior no orçamento geral. Assim, uma análise minuciosa dos requisitos deve ser feita na hora de escolher a tecnologia e os equipamentos certos. Decisões corretas levarão ao uso a longo prazo dos ativos, economizando custos de forma incremental.

9. Consolidação do Sistema

Como a palavra diz, consolidação significa combinar vários processos em uma única unidade. Agilizar várias soluções de tecnologia da informação em conjunto requer muito esforço, mas, uma vez feito, ajuda as empresas a funcionarem sem problemas. A consolidação também ajuda a economizar tempo e espaço, além de reduzir os custos de TI.

Isso também ajudará a melhorar a eficiência dos processos, fazendo pequenas, mas críticas, mudanças em instâncias específicas. No entanto, certifique-se de testar essas alterações antes de realmente implementá-las, para que os processos de negócios regulares não sejam prejudicados e a eficácia das alterações também possa ser testada.

10. Use hardware menos caro

Negociar, renegociar e explorar minuciosamente as opções disponíveis para substituir seu hardware atual também é uma iniciativa estratégica de redução de custos de TI. Optar por hardware mais barato pode ajudar em enormes economias de custos de TI. Por exemplo, comprar um Mac em vez de um PC pode ser uma ideia de economia de custos, pois o valor residual de um Mac é muito maior do que o de um PC.

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Em suma!

Estima-se que três quartos do orçamento de TI alocado sejam consumidos para manutenção e serviços e o quarto restante seja usado para inovação. É necessário reduzir os custos de infraestrutura, e os CIOs precisam apresentar ideias inovadoras de economia de custos para que o orçamento para inovação de TI possa ser aumentado.

As estratégias de economia de custos listadas acima ajudarão você a economizar em grande parte nos custos de TI. No entanto, pouco esforço, pesquisa e planejamento são necessários para implementar com sucesso essas estratégias de redução de custos de TI.