Regras do Formulário 1099 para Empregadores em 2023

O que é um formulário 1099 e como ele é usado? A maioria dos proprietários de empresas com sede nos EUA emitiu 1.099 formulários de impostos para contratados independentes, mantendo-os em conformidade com o Internal Revenue Service. Mas existem vários outros cenários em que um pequeno empresário emitiria ou receberia um tipo de 1099.

Você está curioso para saber quem deve obter um formulário 1099, como emitir um ou quais regras se aplicam em diferentes cenários? Neste artigo, forneceremos as respostas a essas perguntas sobre os formulários 1099 e muito mais.

O que é um formulário 1099?

O formulário 1099, emitido pelo Internal Revenue Service (IRS) nos Estados Unidos, atende a vários propósitos específicos, cada um com uma variante diferente do formulário. Alguns deles incluem:

• Formulário 1099-MISC : esta versão é emitida quando uma empresa paga a um não funcionário mais de $ 600 em um ano. É frequentemente usado para contratados independentes, freelancers ou outros trabalhadores não empregados.
• Formulário 1099-INT : Esta versão é para relatar receita de juros, por exemplo, de um banco ou outra instituição financeira.
• Formulário 1099-DIV : Esta versão relata os pagamentos de dividendos feitos por empresas a seus acionistas.

Assim como as empresas usam os formulários W2 para relatar salários, gorjetas e outras remunerações pagas aos funcionários, os formulários 1099 são usados ​​para relatar diferentes tipos de renda recebidos por indivíduos ou entidades.

O uso desses formulários ajuda o IRS a garantir relatórios e pagamentos de impostos precisos, ao mesmo tempo em que permite que indivíduos e entidades calculem corretamente suas obrigações fiscais com base em sua receita anual total.

Apesar das semelhanças com o W2, uma distinção fundamental é que os formulários 1099 não contabilizam quaisquer retenções de impostos, pois os impostos normalmente não são retidos dos tipos de renda que esses formulários informam.

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Quais tipos de pagamentos de renda são relatados em um formulário 1099?

Embora os formulários 1099 geralmente estejam associados a receitas pagas a contratados independentes, eles também podem ser usados ​​para relatar uma variedade de outros pagamentos de receitas e receitas diversas. Alguns dos tipos mais comuns de pagamentos de renda relatados em um 1099 incluem (mas não estão limitados a):

• Remuneração de não funcionários
• Pagamentos de aluguel ou royalties
• Reembolsos de impostos estaduais ou locais
• Ganhos de jogos de azar
• Ganhos ou perdas de corretagem
• Dividendos e pagamentos de juros
• Comissões
• Compensação diferida não qualificada
• Pagamentos médicos e de saúde
• Prêmios e prêmios
• Produto do seguro agrícola
• Receitas de barcos de pesca

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Quais são os tipos de formulários 1099?

Um 1099 pode ser um formulário comum do IRS, mas está disponível em várias versões. Alguns dos tipos mais comuns de formulários 1099 incluem:

• 1099-NEC relata remuneração de não funcionários, como renda obtida como contratado independente, freelancer ou autônomo.
• 1099-MISC relata pagamentos como aluguel, royalties, prêmios e recompensas, pagamentos substitutos em vez de dividendos, pagamentos de cuidados médicos e de saúde e receitas de seguro agrícola.
• 1099-INT relata pagamentos de juros de bancos, corretoras e outras empresas de investimento.
• 1099-DIV relata pagamentos a investidores, incluindo dividendos em dinheiro.
• 1099-G relata pagamentos de desemprego ou restituições de impostos locais.
• 1099-R relata pagamentos de planos de aposentadoria tributáveis ​​ou contas individuais de aposentadoria (IRAs), bem como certos planos de seguro de vida e anuidades.
• 1099-B relata receitas de commodities, vendas de ações, certos tipos de permuta e outros títulos.
• 1099-S relata transações imobiliárias que geram dinheiro, incluindo a venda de terrenos, propriedades residenciais e propriedades comerciais ou industriais.

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Quais regras 1099 comuns um proprietário de empresa deve seguir?

Como muitos outros aspectos da declaração de imposto de renda nos Estados Unidos, os formulários 1099 passaram por mudanças nos últimos anos, por isso é importante que o proprietário de uma pequena empresa se mantenha atualizado com as regras aplicáveis ​​mais recentes, como as seguintes:

Novos formulários

A partir do ano fiscal de 2020, o IRS reintroduziu o 1099-NEC, que não era usado há décadas. Antes de 2020, os pagamentos a não funcionários, como contratados independentes, sujeitos a impostos de trabalho autônomo, eram relatados em um 1099-MISC. Essa receita agora é relatada em um 1099-NEC.

Limite de US$ 600

As empresas são obrigadas a enviar cópias do Formulário 1099-NEC ao IRS e aos contratados se pagarem $ 600 ou mais em compensação . O limite de $ 600 também se aplica a outros formulários 1099 para relatar pagamentos, como compensação diferida não qualificada, receitas de seguro agrícola, aluguel, prêmios e muito mais. Os contribuintes que ganham menos de $ 600 geralmente ainda são obrigados a declarar a renda com suas obrigações fiscais, mesmo que não tenham recebido um 1099.

Datas e Prazos

As empresas devem fornecer um 1099 para empreiteiros e fornecedores, bem como arquivar uma cópia no IRS, até 31 de janeiro. No entanto, se essa data cair em um fim de semana, a data de vencimento é na segunda-feira seguinte. Alguns tipos de formulários 1099 exigem o arquivamento do IRS até 28 de fevereiro, mas as cópias ainda devem ser fornecidas aos destinatários até 31 de janeiro.

Trabalhadores estrangeiros

Se você contratar um cidadão não americano que trabalhe remotamente via Internet em outro país, em geral, não é necessário preencher um 1099 para essa pessoa. No entanto, se o trabalhador estrangeiro realizar algum trabalho dentro dos Estados Unidos, você precisará arquivar o 1099.

Pagamentos a Corporações

As empresas geralmente não precisam emitir formulários 1099 para pagamentos feitos a empresas. Por exemplo, se pagar uma corporação que fornece serviços de web design ou algum outro serviço comercial, eles não precisam emitir um 1099. Isso também pode incluir contratos independentes operando como S Corp. No entanto, é importante lembrar que uma LLC, ou sociedade de responsabilidade limitada, não é o mesmo que uma corporação. Em geral, espera-se que uma entidade envie 1.099 formulários para a maioria das pequenas empresas LLCs.

Pagamentos com cartão de crédito e PayPal

Na maioria dos casos, as empresas não são obrigadas a enviar formulários 1099 para contratados independentes ou empresas sem personalidade jurídica se forem pagas eletronicamente via PayPal ou cartões de crédito. Em vez disso, as empresas de cartão de crédito e de pagamento cuidarão de todos os relatórios necessários.

Pagamentos pessoais

Os formulários 1099 não são necessários para pagamentos pessoais. As entidades são obrigadas a emitir relatórios 1099-MISC apenas para pagamentos feitos no curso de uma negociação ou negócio. Se você administra uma organização sem fins lucrativos, no entanto, isso é considerado um negócio para fins de 1099s.

1099 erros

Um pagador que mais tarde descobre um erro deve reemitir um formulário 1099 corrigido para esse beneficiário e corrigir o registro no IRS. Se um beneficiário receber um 1099 com erro, o destinatário deverá entrar em contato com o pagador para corrigir o formulário. Se não conseguirem corrigir o formulário, devem anexar uma explicação à sua declaração de imposto e declarar os rendimentos corretamente.

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Como emitir e arquivar formulários 1099

Emitir e preencher um formulário 1099 é simples, uma vez que o pagador tenha as informações adequadas. Para preencher um formulário 1099, uma empresa precisa de quatro informações:

• Informações do pagador
• Informações do Beneficiário
• Valor da remuneração de não funcionários
• Informações fiscais, como número do Seguro Social ou número de identificação fiscal

A primeira caixa do 1099-NEC contém as informações da empresa pagadora. Existe apenas uma caixa para esta informação, e você deve incluir seu nome e razão social, endereço e número de telefone.

A segunda seção do 1099-NEC é para informações do contratante pago. Para obtê-lo, o pagador enviará ao beneficiário um formulário W-9 solicitando seu nome, endereço e número de identificação do contribuinte. No entanto, se o contratado não for residente nos EUA, o pagador precisará de um W-8BEN ou W-8BEN para certificar que reside fora do país.

Depois que uma empresa preenche essas seções, ela precisa apenas inserir o valor da compensação que o contratante recebeu durante o ano fiscal.

Depois que o formulário 1099 for preenchido, verifique os requisitos do formulário 1099 do estado. Alguns estados exigem que os formulários sejam enviados a eles, enquanto outros não. Para atender aos requisitos federais, a empresa deve enviar duas cópias, uma para o IRS e outra para o beneficiário, que deve chegar aos seus locais até 31 de janeiro. Os procedimentos detalhados para arquivar cada um deles são explicados na primeira página do formulário 1099.

Um novo portal online do IRS que permite aos usuários criar e arquivar formulários 1099, conhecido como Sistema de Recebimento de Retorno de Informações, está programado para estar disponível em 1º de janeiro de 2023.

1099 Penalidades Relacionadas

As empresas que não emitirem um 1099-NEC ou 1099-MISC dentro do prazo de arquivamento podem enfrentar multas que variam de US$ 50 a US$ 280 por formulário para o ano fiscal de 2022, dependendo do atraso no envio do formulário. As empresas que desconsiderarem intencionalmente a solicitação de um beneficiário para corrigir um 1099 com erros podem estar sujeitas a uma multa mínima de $ 570 por formulário ou 10% da receita informada no formulário, sem limite máximo.

E se você não receber um 1099?

Os contribuintes que recebem renda qualificada devem receber um formulário 1099 do pagador até o início de fevereiro, mas o que acontece quando não recebem? O primeiro passo a tomar se um 1099 não for recebido é entrar em contato com o pagador. Se ainda não for recebido até 15 de fevereiro, a parte deve ligar para o IRS para obter ajuda em 1-800-
829-1040.

Independentemente de receber ou não um 1099, o contribuinte ainda é obrigado a declarar a renda em sua declaração de imposto, o que às vezes pode ser obtido extraindo os dados de outras fontes, como extratos bancários.

Qual é o limite de renda de um autor para royalties de livros?

Os royalties pagos a um artista, como autor, músico, compositor ou cantor, são considerados renda tributável. Se esses royalties estão ou não sujeitos ao imposto de trabalho autônomo depende muito se o artista é um profissional ou um hobby. O Código Tributário dos Estados Unidos exige que os editores relatem royalties pagos que excedam US$ 10 no Formulário 1099-MISC.

O que são considerados outros pagamentos de renda em um 1099?

O formulário 1099-MISC relata pagamentos "outros" além da remuneração de não funcionários feitos por um comércio ou empresa para outros. Exemplos dessas “outras” receitas incluem pagamentos de aluguel, royalties, prêmios e recompensas, bem como pagamentos substitutos em vez de dividendos.

O 1099-MISC inclui até uma área para pagamentos que não se enquadram em suas categorias definidas, rotulada como “outras receitas”. É aqui que uma empresa relatará pagamentos de $ 600 ou mais feitos para atividades, incluindo participação em um estudo de pesquisa médica, prêmios ou prêmios monetários, rescisão de vendedores de seguros autônomos e danos punitivos, danos por lesões não físicas ou doença e quaisquer outros danos tributáveis .

Como você relata a receita de juros para o IRS?

A maior parte dos juros que podem ser sacados por um contribuinte sem multa é considerada renda tributável pelo IRS, com algumas exceções. Os destinatários dos juros devem receber a Cópia B do formulário 1099-INT ou 1099-OID, que relata pagamentos de juros tributáveis ​​ou isentos de impostos de US$ 10 ou mais.

Esses formulários normalmente são emitidos por um corretor como parte de uma declaração composta. Os detentores de juros devem declarar todos os juros tributáveis ​​e isentos de impostos em suas declarações de imposto de renda federal, independentemente de receberem ou não o formulário 1099.

Onde você pode obter 1099 formulários?

Formulários em branco 1099 estão disponíveis em vários locais convenientes. As empresas podem obter cópias em papel em muitas agências dos correios, bibliotecas públicas e até mesmo em lojas de material de escritório. Eles também podem solicitar formulários 1099 do IRS, que podem ser enviados a eles em papel ou baixados para impressão. No entanto, é importante saber o formulário 1099 correto para solicitar.

Um novo portal online do IRS, conhecido como Information Return Intake System, está programado para estar disponível em 1º de janeiro de 2023 e permitirá que os usuários criem e arquivem eletronicamente formulários 1099. Alguns serviços de software de contabilidade e preparação de impostos também preparam, imprimem e arquivam certos formulários 1099, como o 1099-NEC.

Um contador ou preparador de impostos também pode arquivar formulários 1099 junto com os impostos da própria empresa. Deve-se observar que, se uma empresa precisar arquivar mais de 250 1099s, ela deverá arquivar eletronicamente. Aqueles que não cumprirem e não tiverem uma renúncia aprovada podem estar sujeitos a multas de até US$ 100 por devolução.

Imagem: Depositphotos