1099 vs. Funcionários W-2: Qual é a diferença?

Então, você é proprietário de uma empresa ou trabalha em RH e acabou de começar a examinar os diferentes tipos de formulários de impostos para sua folha de pagamento.

Você precisará preencher formulários fiscais 1099 para alguns de seus funcionários e formulários W-2 para outros.

E pode ser bastante confuso dizer a diferença entre os dois.

Embora haja muito a considerar, o principal a observar é que trabalhadores diferentes são tributados de maneira diferente.

Mesmo se você tiver um contador ou serviço de folha de pagamento fazendo o trabalho duro, o RH e os empresários devem saber o básico quando se trata de classificar os trabalhadores.

Por que é importante saber a diferença entre funcionários 1099 e W-2?

Quando você considera que a equipe pode representar entre 40% e 80% do orçamento da sua empresa, não é surpresa que isso exija o mais alto nível de atenção aos detalhes. Caso contrário, você pode enfrentar repercussões financeiras ou a reputação de sua empresa pode ser manchada.

Existem algumas razões pelas quais é crucial saber a diferença entre os trabalhadores 1099 e W-2.

• Se você classificar erroneamente um funcionário como contratado independente, o IRS poderá penalizá-lo financeiramente ou até mesmo processar sua empresa.
• Classificar seus trabalhadores afeta diretamente como todos os membros da equipe são tributados. Quando as empresas pagam aos funcionários W-2, elas são obrigadas a reter a renda e pagar impostos. Isso geralmente não é necessário quando se trata de 1.099 empreiteiros.
• Quando um trabalhador é classificado, vários aspectos de seu trabalho são afetados, como pagamento e horário. Empreiteiros e freelancers estabelecem os termos de seu emprego, como onde, como e quando trabalham, enquanto as condições de um funcionário são predeterminadas.

Os proprietários de pequenas e médias empresas precisam conhecer essas classificações e suas diferenças para saber quando contratar uma e não a outra. Verdade seja dita, as classificações W-2 e 1099 têm muito mais diferenças. Vamos dar uma olhada mais profunda em cada um deles.

O que é um funcionário 1099?

De um modo geral, um trabalhador 1099 é contratado para realizar um trabalho específico por um período limitado de tempo – como um freelancer. No entanto, muitos 1099 funcionários atendem a vários clientes a qualquer momento, fornecendo um serviço no processo.

Um exemplo clássico disso pode ser um motorista de caminhão que potencialmente trabalha para mais de uma empresa a qualquer momento. Como resultado, eles não recebem um salário tradicional.

O motorista é autônomo, o que permite que eles assumam vários empregos ao mesmo tempo. Do ponto de vista do pagamento, se o motorista for autônomo, ele registrará seus próprios impostos.

As empresas podem considerar a contratação desse tipo de trabalhador durante as temporadas mais movimentadas, pois seu contrato pode ser renovado com mais flexibilidade – tornando a relação de trabalho mutuamente benéfica para ambas as partes.

Os trabalhadores 1099 geralmente descrevem as condições de seu trabalho, como onde trabalham (por exemplo, se são trabalhadores remotos, quando e quais ferramentas usam para o trabalho. 1099 contratados também podem escolher sua própria equipe para ajudar a fornecer o serviço solicitado para.

As vantagens do funcionário 1099

• Trabalhadores flexíveis – embora os trabalhadores em tempo integral sejam potencialmente grandes investimentos para as empresas, contratar um trabalhador 1099 flexível para alguns trabalhos aqui e ali pode ser muito mais eficiente e econômico. Um horário de trabalho flexível também tem suas vantagens.
• Conhecimento especializado – uma das grandes vantagens de contratar 1099 trabalhadores é que eles geralmente são altamente qualificados em uma área específica. Trabalhos que exigem habilidades específicas podem se beneficiar da contribuição de contratados independentes.
• Risco legal mínimo – Conforme mencionado anteriormente, as empresas geralmente não são tão legalmente responsáveis ​​quando usam contratados independentes. 1099 trabalhadores geralmente têm seu próprio seguro, não são elegíveis para cobertura de compensação de trabalhadores e não podem fazer a maioria dos tipos de reivindicações de rescisão injusta.
• Mais acessível – 1099 funcionários podem custar muito menos dinheiro às suas empresas do que funcionários W-2. Não são necessários benefícios, salário mínimo e horas extras. Além disso, não há necessidade de reter folha de pagamento ou imposto de renda, o que significa menos burocracia.
• Menos obstáculos legais – Um dos benefícios de usar 1099 trabalhadores é que você não tem muita responsabilidade financeira ou legal sobre eles. Por exemplo, contratados independentes pagam os impostos de trabalho autônomo de seus empregadores e os seus próprios. Isso significa que sua empresa não é obrigada a pagar impostos sobre a folha de pagamento. Além disso, 1.099 trabalhadores não recebem os mesmos benefícios financeiros que os trabalhadores W-2 recebem. Isso inclui folga remunerada, seguro saúde e horas extras.

As desvantagens do funcionário 1099

• Os empregadores têm menos controle – 1.099 trabalhadores estabelecem os termos de como eles trabalham e como são pagos, o que pode não atender aos interesses da empresa. É imperativo que você leia seus termos cuidadosamente antes de realmente dar-lhes o trabalho.
• Nenhuma proteção de compensação dos trabalhadores – embora as empresas possam ficar satisfeitas por não serem obrigadas a fornecer compensação ou benefícios de saúde, isso não é necessariamente uma coisa boa. 1099 trabalhadores ainda podem responsabilizá-lo se algo acontecer com eles no trabalho.

Mais fácil quebrar contratos – pode ser muito mais complicado separar-se de um empreiteiro do que romper os laços com um funcionário W-2. Certifique-se sempre de que um profissional jurídico verifique o contrato do trabalhador desde o início.

O que é um funcionário W-2?

Ao contrário de 1.099 trabalhadores, os funcionários do W-2 não têm seu próprio negócio. Eles trabalham para você e recebem um salário tradicional, benefícios de funcionários e trabalham de acordo com o cronograma e as necessidades da empresa.

É legalmente exigido que os funcionários do W-2 recebam pelo menos um salário mínimo com base em quanto tempo eles trabalham de forma contínua ou regular. Quando se trata de trabalhadores W-2, seus impostos de segurança social e assistência médica são retidos pela empresa. Além disso, a empresa paga impostos sobre a folha de pagamento do empregador. Enquanto um contratado independente é pago de acordo com os termos estabelecidos em seu contrato, os funcionários da W-2 podem ser dispensados ​​em caso de mau desempenho ou por outros motivos válidos.

Os trabalhadores W-2 também recebem todas as ferramentas necessárias para realizar seu trabalho de seu empregador. Eles também são elegíveis para contribuições de aposentadoria e seguro de saúde, entre outras coisas.

As vantagens dos funcionários W-2

• Servidores leais à sua empresa – os funcionários da W-2 podem provar ser comprometidos e partes integrantes do sucesso de uma empresa, oferecendo recompensas de longo prazo. Funcionários de meio período e período integral têm maior probabilidade de ir além.
• Mais adaptável – enquanto 1.099 trabalhadores têm maior probabilidade de serem especializados em uma habilidade, os funcionários W-2 têm maior probabilidade de serem chamados para executar uma gama mais ampla de habilidades, independentemente das necessidades do negócio. Por exemplo, um funcionário em tempo integral pode fazer rodízio de empregos e pode achar mais fácil mudar o foco e ajudar em outros projetos em curto prazo.
• Os proprietários de empresas economizam mais tempo – proprietários de pequenas empresas (e de médio porte) podem se sentir sobrecarregados com a quantidade de responsabilidades que têm. No entanto, se você tiver funcionários W-2, poderá delegar tarefas específicas a eles, dando a você mais tempo para se concentrar em assuntos de negócios de alto nível.
• Tempo de treinamento mais curto – embora o treinamento geralmente seja contínuo ao longo do trabalho de um funcionário W-2, eles aprenderão o básico de sua posição, bem como as expectativas gerais da empresa. As expectativas de 1.099 trabalhadores atenderem aos padrões da empresa são muito menores.

As desvantagens dos funcionários W-2

• Mais tempo e esforço necessários – quando você contrata funcionários W-2, leva tempo para treiná-los e gerenciá-los; tempo que os empresários podem não ter.
• As empresas precisam fornecer todos os recursos – como empresa, você é obrigado a fornecer ao funcionário tudo o que ele precisa para executar seu trabalho de acordo com seus padrões. Isso inclui ferramentas, equipamentos, materiais e recursos de treinamento. As despesas de negócios também precisam ser reembolsadas.
• Eles custam muito dinheiro – como mencionado anteriormente, os funcionários do W-2 não recebem apenas um salário. As empresas também são responsáveis ​​pelo pagamento de impostos de assistência médica e segurança social.

Como determinar se você deve contratar 1099 VS. Funcionários W-2

Ao decidir qual é o melhor tipo de trabalhador para contratar, depende completamente de seus objetivos de curto e longo prazo, bem como de seu orçamento.

Quando você emprega um funcionário W-2, ele se torna um componente oficial da sua empresa. Isso significa que agora eles exigem itens essenciais da empresa, como RH e folha de pagamento. Este não é o caso com 1099 trabalhadores.

Aqui estão alguns fatores que devem ser considerados ao decidir como classificar os trabalhadores:

• Nível de supervisão : você pode controlar como, quando e onde o trabalhador trabalha diariamente? Alguns trabalhos podem exigir níveis mais altos de supervisão do que outros. Por exemplo, se você precisa de um especialista em mídia social que deve cumprir prazos específicos, esse é um padrão que deve ser observado em seu contrato.
• Tipo de pagamento : diferentes tipos de trabalhadores exigem diferentes tipos de pagamento. Por exemplo, se você trabalha no varejo, uma indústria onde as vendas são um KPI regular, espera-se que pague aos trabalhadores um salário semanal ou mensal e, portanto, eles seriam classificados como funcionários W-2. No entanto, se você precisar de um motorista para fazer algumas entregas pontuais, um único pagamento será suficiente e fará sentido classificá-lo como um trabalhador 1099.
• Tipo de relacionamento : você precisa que o candidato trabalhe em tempo integral, meio período ou como um emprego pontual? O funcionário exige benefícios? Você pode contratar um trabalhador que também trabalha para outros clientes? As demandas do trabalhador cabem no seu orçamento?

A tabela a seguir inclui vários cenários que você pode enfrentar como proprietário de uma empresa, bem como o trabalhador mais adequado para cada um:

Depois de considerar esses três fatores, você provavelmente será capaz de determinar se o trabalho deve ou não ser classificado como 1099 ou W-2. Também é importante notar que mesmo 1.099 trabalhadores podem ser reclassificados como funcionários W-2 ao longo do tempo e vice-versa.

Use a tecnologia mais recente para gerenciar funcionários 1099 e W-2

O uso de software digital como o Connecteam ajuda a tornar a folha de pagamento acessível, mais fácil e mais eficiente, independentemente do tipo de trabalhador que você contratar.

Aqui estão alguns dos recursos mais úteis do aplicativo multifuncional para proprietários de empresas que usam 1099 contratados independentes ou funcionários W-2:

• O relógio de ponto do aplicativo permite que os proprietários de empresas bloqueiem o quadro de horários no final do dia e o exportem para um processo de folha de pagamento fácil e conveniente (inclusive por meio da integração QuickBooks Online e Gusto da Connecteam).
• As horas extras são rastreadas automaticamente, permitindo que os empregadores paguem de acordo com os regulamentos.
• Os gerentes obtêm uma visão geral completa do quadro de horários, podem ver facilmente os dias de ausência/férias e podem enviar lembretes aos funcionários para marcar ponto e ponto, independentemente de sua classificação.

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Saber mais

• Defina horários precisos em apenas alguns minutos para seus 1.009 funcionários e funcionários W-2 de acordo com o contrato.
• Crie modelos de cronograma de semanas anteriores e copie e cole facilmente.
• Duplique ou defina horários recorrentes, arraste e solte e abra turnos para ganhar.
• Personalize os turnos, anexando fotos, vídeos, guias e notas para que os trabalhadores saibam tudo o que precisam fazer.
• Receba notificações quando os turnos forem concluídos.

A linha inferior em 1099 VS. Funcionários W-2

Como mencionado anteriormente, conhecer cerca de 1.099 contratados independentes e funcionários do W-2 pode ser bastante complicado para os proprietários de empresas que são novos nos termos. Mas depois de ler este blog, achamos que você entenderá melhor as diferenças entre os dois e como eles afetam as pequenas e médias empresas.

É inconclusivo se os funcionários W-2 são ou não mais benéficos para as empresas do que 1099 trabalhadores. No entanto, é claro que os empresários devem considerar ambos e selecionar um ou outro, dependendo do que mais se adapta às necessidades de sua empresa. De qualquer forma, é importante certificar-se de que todos os membros da equipe sejam classificados com precisão para garantir que sua empresa não desperdice dinheiro.

O uso de um aplicativo de negócios completo como o Connecteam pode ajudar os proprietários de empresas a acompanhar quanto tempo os funcionários 1099 e W-2 gastam trabalhando, tornando a folha de pagamento mais precisa e simplificada e diminuindo as chances de erros fiscais. Eles também podem garantir que os horários dos turnos sejam sempre preenchidos e que eles aproveitem ao máximo seus funcionários, independentemente da classificação.

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