Como alcançar o crescimento dos negócios melhorando a conformidade e o gerenciamento do tempo: o estudo de caso da Canada Restoration Services

Massa, pregos, martelos, madeira, cola, chapas. Quando se trata de restauração de residências e escritórios, as ferramentas do comércio estão bem estabelecidas; ou pelo menos eram. Até recentemente, para ser considerado um profissional e administrar um negócio de sucesso, você simplesmente precisava ser bom em usá-los. Mas, os tempos estão mudando. Hoje em dia, a tecnologia está incorporada em nossas vidas cotidianas. Mal podemos nos imaginar sem nossa tecnologia e removê-la forçaria mudanças drásticas.

No entanto, embora a tecnologia esteja ao nosso redor e faça parte de nossas vidas cotidianas, muitas empresas locais ainda têm medo de introduzir novas tecnologias. Não é nenhum segredo que a tecnologia pode fazer um negócio avançar, mas apenas se você souber como usá-la. É por isso que muitas empresas tradicionais ainda preferem usar papel e caneta em vez de “fazer online”.

A mudança é assustadora, mas ignorar a mudança pode ser ainda mais assustador. Lenta mas seguramente, a indústria da construção está mudando e se tornando mais tecnológica. A mudança começou com grandes players da indústria que introduziram o termo e a metodologia de “Construção Enxuta”. Um método pelo qual as empresas de construção operam de forma rápida e eficaz, colocando as necessidades do cliente em primeiro lugar. Uma das maneiras mais comuns de implementar metodologias de construção enxuta é introduzir software de computador (barato) para gerar processos de trabalho mais suaves.

A construção enxuta existe há cerca de 25 anos, mas só recentemente começou a se espalhar com confiança para as empresas locais também. Por exemplo, a partir de 2012, cerca de 50% das empresas de construção norte-americanas usam software para produzir estimativas de projetos, e esse número aumenta cerca de 10% a cada ano.

Marketing em primeiro lugar

Este não é um curso de métodos Lean Construction. Em vez disso, gostaríamos de reduzir o conceito a partir da nuvem hipotética. Os desafios enfrentados pelas construtoras locais não exigem e não podem sustentar uma revisão completa de sua forma de trabalhar. Antes de tentarmos atingir o nobre e elevado objetivo de revolucionar a indústria, vamos primeiro tornar os processos do dia-a-dia menos demorados e mais produtivos.

Como mencionamos, o software de construção pode ajudar as empresas a melhorar a eficiência. No entanto, a maioria dos softwares de construção é cara e difícil de usar. Isso manteve as empresas locais longe de implementá-lo. Onde a penetração do software é profunda é no marketing. O marketing é geralmente uma das primeiras áreas em que as pequenas empresas integram novas tecnologias.

Por que? Porque você pode ver um retorno imediato (ou não) do seu investimento em novas tecnologias. Por exemplo, a maioria dos serviços de restauração de residências agora anuncia no Google. Alguns até fazem SEO (otimização de mecanismo de pesquisa) e têm uma presença ativa nas mídias sociais.

Colocar suas operações de marketing on-line é uma decisão relativamente fácil de fazer. Seus clientes em potencial já estão lá . Você também pode terceirizar facilmente seu marketing para um fornecedor externo e não precisa aprender nada de novo ou sacudir sua organização. Você apenas senta e espera que os telefonemas (ou e-mails) cheguem.

No entanto, ser um profissional não é pagar alguém para fazer isso por você, é fazer você mesmo. E embora você possa terceirizar seu marketing, não pode terceirizar suas operações principais. O que você pode fazer é usar a tecnologia para melhorar a produtividade de sua equipe, desde que encontre uma tecnologia fácil de usar, acessível e que atenda a todos os seus requisitos .

De acordo com Darren Gradus, CEO e fundador da Canada's Restoration Services, foi isso que o levou a escolher o aplicativo de funcionários da Connecteam para melhorar a eficiência e a produtividade de sua força de trabalho.

Sobre a Restauração do Canadá

A Canada's Restoration Services é uma empresa de restauração de água, fogo e mofo fundada por Darren Gradus. Desde sua fundação original em Toronto, há quase 8 anos, os Serviços de Restauração do Canadá se transformaram em uma empresa que cobre 6 locais em todo o Canadá: Ottawa, Montreal, Edmonton, Calgary, Vancouver e Toronto.

Uma vertical de clientes da Canada Restoration são as seguradoras que empregam a Canada Restoration como fornecedora. Quando uma seguradora aciona seu seguro e exige a restauração de um porão após uma enchente, por exemplo, a seguradora envia a Canada Restoration para realizar o trabalho.

Trabalhar com um grande cliente como um provedor de seguros significa que a Restauração do Canadá é obrigada a cumprir regulamentos muito específicos. O desempenho da empresa é avaliado com base no cumprimento dessas normas.

Isso significa que todos os funcionários devem, em primeiro lugar, estar cientes dos regulamentos. Em segundo lugar, cumpra os regulamentos e, finalmente, seja responsável por suas ações. Ao gerenciar uma equipe pequena, um gerente pode se comunicar com facilidade e rapidez com sua equipe e verificar a conformidade. No entanto, à medida que sua equipe cresce, você não pode estar em todos os lugares ao mesmo tempo e torna-se cada vez mais difícil circular entre os locais e ainda gerenciar e desenvolver um negócio.

Crescimento de negócios x processo de negócios

As empresas que desfrutam de crescimento rápido geralmente também sofrem com operações um pouco caóticas. Você pode pensar nisso como um cavalo selvagem: quanto mais rápido e poderoso for o cavalo, mais difícil será mantê-lo sob controle.

Não nos leve a mal, o crescimento rápido é incrível e é o que toda empresa deseja. No entanto, traz alguns novos problemas. Por exemplo, algumas empresas começam o dia com uma reunião diária de 15 minutos, durante a qual todas as ordens de serviço são distribuídas para as equipes que se dirigem para seus locais. Este processo pode fazer sentido para uma empresa de construção de 10 pessoas, mas para uma empresa de 40 ou 60 pessoas, mudanças podem ser necessárias .

Darren Gradus percebeu rapidamente que, à medida que os Serviços de Restauração do Canadá cresciam, ele precisaria fazer algumas alterações para manter o nível de serviço. Em primeiro lugar, como a conformidade é uma grande preocupação para os Serviços de Restauração do Canadá, ele entendeu que precisa de outro par de olhos no campo. No entanto, para manter as margens de lucro, contratações adicionais, além das já planejadas, não eram uma opção.

Como a Connecteam ajudou

Muitas empresas que buscam uma forma de gerenciar e sustentar o crescimento dos negócios, sem diminuir suas margens de lucro, recorrem à tecnologia. E assim começou a busca por uma solução tecnológica que atendesse às necessidades da Canada Restoration Services. A solução bem-sucedida precisaria marcar muitas caixas e ainda ser acessível o suficiente para fazer sentido para os negócios.

Seria necessário garantir a conformidade e a responsabilidade, além de fornecer comunicações eficazes, gerenciamento de tarefas e gerenciamento de tempo. Também seria bom ter um sistema de relatórios embutido que forneceria informações sobre o tempo gasto, recursos usados, procedimentos concluídos (ou não). Por fim, a solução precisava ser rápida de implementar e fácil de usar, caso contrário nossa “solução” se torna um “problema” muito rapidamente.

Após uma pesquisa prolongada, Darren finalmente encontrou a ferramenta tudo-em-um para atender às suas necessidades com o Connecteam.

Gerenciamento de tempo

Para gerenciamento de tempo, o Canada Restoration Services usa o relógio de ponto móvel habilitado para GPS da Connecteam para registrar turnos de funcionários específicos por projeto. Os funcionários usam o aplicativo móvel do Canada Restoration Services para acessar seu relógio de ponto e entrar e sair enquanto estão no local .

Eles também adicionam tags e notas que são enviadas automaticamente com seus turnos para um administrador no escritório. Um quadro de horários é então criado no “Launch Pad” da área de trabalho, onde um administrador pode acessar, editar e aprovar todos os turnos. O relatório pode então ser exportado para sistemas de folha de pagamento.

Usando o relógio de ponto móvel com localização GPS, Darren conseguiu ter uma visão geral melhor de onde suas equipes estão o tempo todo.

A integração do Connecteam com QuickBooks Online e Gusto também permite que os gerentes exportem facilmente quadros de horários para folha de pagamento 100% precisa.

Fluxos de trabalho de conformidade

Os empreiteiros que trabalham com seguradoras sabem que a conformidade é fundamental, e desviar-se das diretrizes e regulamentações pode significar a ruína de seus negócios. Ainda assim, a conformidade é um problema para muitos empreiteiros.

Não é necessariamente que os funcionários não estejam interessados ​​ou não se importem com a conformidade, mas os regulamentos tendem a mudar rapidamente e é difícil ficar por dentro deles, especialmente se você está acostumado a fazer as coisas de uma determinada maneira.

Para garantir que os regulamentos e padrões sejam comunicados a todos os trabalhadores o tempo todo, o Canada Restoration Services criou fluxos de trabalho de conformidade usando o Workflow Asset da Connecteam. O Workflow Asset permite que gerentes e administradores criem uma progressão de trabalho específica que deve ser concluída antes que um trabalho possa ser considerado concluído. Os fluxos de trabalho podem ser atribuídos a todos os funcionários usando o aplicativo móvel e um relatório é produzido detalhando a conclusão.

Isso permite que gerentes e administradores tenham total visibilidade do andamento do trabalho por funcionário e também forneçam responsabilidade sobre quem fez o quê ou quem NÃO fez o quê. Chega de tentar descobrir quem é o responsável quando a conformidade não é cumprida.

Gerenciamento de documento

Fornecedores de seguradoras não são apenas profissionais da construção, eles também são ninjas burocráticos. Como qualquer fornecedor de seguros lhe dirá, trabalhar com seguradoras significa que você precisa de um sistema de arquivamento eficiente ou terá um dia muito estressante garantido.

os contratados devem desenvolver uma política abrangente de retenção de registros. Mantenha todos os certificados de seguro com endossos, uma cópia do contrato do fornecedor e o escopo de trabalho e notas de campo do fornecedor por no mínimo 7 anos após a conclusão do projeto.

Muitos estados têm estatutos de 10 a 12 anos para apresentar reivindicações de danos materiais, mas nenhuma limitação para reivindicações de lesões corporais. Alguns litígios por danos corporais envolvendo responsabilidade por amianto e poluição que supostamente ocorreram desde a década de 1960 ainda estão em andamento hoje.

O benefício imediato de manter esses registros de seguro é evitar custos de litígio de uma reivindicação de defeito de construção de 10 anos à seguradora de seu subcontratado de nível inferior, evitando assim o impacto dessas despesas em seu balanço ou índice de sinistralidade. Com a popularidade das opções de armazenamento digital, é melhor manter os registros permanentemente.

Os Serviços de Restauração do Canadá levaram seu gerenciamento de registros um passo adiante. Ao usar o Connecteam, eles poderiam disponibilizar todos os registros em dispositivos móveis e atribuí-los aos gerentes de projeto relevantes enquanto estivessem no local. Isso tornou os processos de trabalho muito mais rápidos e reduziu a necessidade de os gerentes de projeto voltarem ao escritório, o que, por sua vez, reduziu os custos de combustível e aumentou a produtividade.

Treinamento no local de trabalho com responsabilidade integrada

A partir de 2014, o Ministério do Trabalho de Ontário exige que todos os empregadores garantam que todos os seus trabalhadores e supervisores concluam um programa básico de treinamento de conscientização sobre saúde e segurança ocupacional. Além desses novos requisitos, os empregadores continuam a ter deveres contínuos de acordo com a OHSA para informar os trabalhadores sobre os perigos específicos do local de trabalho .

Ninguém nega a importância do treinamento de segurança, especialmente na indústria da construção. No entanto, quando o treinamento significa retirar um funcionário de um projeto para cumprir os requisitos de treinamento de segurança, isso pode ter sérias repercussões para uma empresa de construção local.

Os Serviços de Restauração do Canadá usam os módulos de treinamento integrados da Connecteam para fornecer módulos de treinamento de segurança OSHA para supervisores e funcionários . Eles podem concluir o programa de treinamento no local, em trânsito ou em casa. O administrador recebe um relatório completo de seu progresso e ainda pode adicionar questionários para avaliar seus conhecimentos.

O treinamento de segurança é obviamente um ótimo começo, mas os usos são infinitos e podem realmente levar suas equipes ao próximo nível.

Orientação Profissional em Tempo Real

A maioria das empresas de construção tem dificuldade em levar o conhecimento do escritório para o campo. As sessões de treinamento são uma ótima solução se você estiver procurando por uma solução estratégica e de longo prazo, mas às vezes você só precisa fornecer conversas não formais rápidas e eficazes, nas quais os gerentes possam discutir problemas em tempo real com a equipe enquanto estiverem fora do local.

O Chat Asset da Connecteam foi bem utilizado pelas equipes do Canada Restoration Services como uma espécie de fórum profissional onde eles poderiam compartilhar conhecimento e discutir diferentes opções. O recurso de bate-papo permite que as equipes carreguem imagens e comentem arquivos em um ambiente de bate-papo ao vivo. Para os trabalhadores menos experientes o chat revelou-se uma óptima ferramenta onde podiam pedir conselhos aos trabalhadores mais experientes de uma forma informal e mais acessível.

O que podemos aprender disso

Então, como diria Austin Powers: “O que tudo isso significa, Basil”? Se você gerencia e opera uma empresa de construção ou de serviços, está muito ciente da revolução digital que está acontecendo ao nosso redor. Você está no Facebook, tem uma conta no Twitter (provavelmente não ativa há alguns anos), você faz a maior parte de sua comunicação usando os aplicativos móveis em seu smartphone.

No entanto, sua empresa ainda funciona com caneta, papel, quadro branco e talvez uma planilha do Excel se você for super diligente. Você também sabe que seus concorrentes também estão começando a fazer a mudança digital.

No entanto, como a maioria dos empresários, você tende a aderir ao ditado: “Se não está quebrado, não conserte”. O que acontece com os velhos ditados é que eles são, bem, velhos e não podem ser aplicados ao mundo acelerado e tecnológico em que vivemos hoje. Ignorar a mudança que está acontecendo ao redor pode ser catastrófico para o seu negócio. Quanto mais cedo você entrar na era digital, mais fácil será aumentar a produtividade e obter uma vantagem sobre seus concorrentes.

Pedimos a Darren para resumir sua experiência usando o Connecteam em uma frase: “Você não encontrará um ROI melhor em nenhum software existente, uma plataforma que faz TUDO”.