O que é um plano de ação e como criá-lo + um exemplo

Um plano de ação é uma lista organizada de etapas que você pode executar para atingir uma meta desejada. A criação de um plano de ação requer uma consideração cuidadosa de recursos, metas e tempo disponível. Com um plano de ação bem estruturado, você consegue atingir seus objetivos da forma mais eficiente possível. Veja como criar um plano de ação – além de alguns exemplos úteis e dicas para economizar tempo para guiá-lo durante o processo de planejamento estratégico.

O que é um Plano de Ação?

Em um ponto ou outro, você pode ter uma tarefa que parece maior que a vida. Mas um plano de ação ajuda.

Em essência, um plano de ação é um projeto sistemático e detalhado, ou um documento abrangente, que estabelece a estratégia para atingir um determinado objetivo ou conjunto de objetivos. É semelhante a um roteiro, fornecendo instruções claras sobre como você pode passar de seu status atual para o estado desejado.

O conceito de plano de ação não se limita a nenhum domínio específico, tornando-se uma ferramenta versátil. Pode ser aplicado em vários campos, como negócios, educação, gerenciamento de projetos, crescimento pessoal, saúde e assim por diante.

Um plano de ação bem elaborado normalmente engloba vários elementos:

• Objetivo: O objetivo é o objetivo final que você pretende alcançar. Precisa ser claro e preciso. Este é o “destino” que você está se esforçando para alcançar, por isso é vital defini-lo de uma forma que não deixe espaço para ambigüidades. Freqüentemente, a estrutura SMART (Específica, Mensurável, Atingível, Relevante, Limitada no Tempo) é usada para enquadrar esses objetivos.

• Etapas ou Tarefas: Depois que a meta é definida, a próxima etapa é dividi-la em etapas ou tarefas menores e gerenciáveis. Cada tarefa deve ser simples, viável e deve contribuir diretamente para a obtenção do objetivo final. Por exemplo, quando você divide um grande projeto em tarefas menores e gerenciáveis, isso o mantém no caminho do sucesso e facilita a motivação nos negócios durante projetos difíceis.

• Recursos: Para cada tarefa, você também deve identificar os recursos necessários. Estes podem ser recursos físicos, como equipamentos ou materiais, ou recursos humanos, como habilidades específicas ou pessoal. Ao identificá-los antecipadamente, você pode planejar melhor e mitigar possíveis gargalos.

• Cronograma: também é crucial definir um cronograma para cada tarefa, que inclua uma data de início e término. Isso não apenas incute um senso de urgência, mas também ajuda a acompanhar o progresso ao longo do tempo. Um cronograma bem planejado também pode evitar que as tarefas se sobreponham ou entrem em conflito.

• Atribuição de responsabilidade: Cada tarefa precisa de uma pessoa ou equipe responsável que a acompanhará até a conclusão. Definir isso garante responsabilidade e evita que as tarefas sejam negligenciadas.

• Plano de Contingência: Apesar do melhor planejamento, imprevistos podem surgir. Ter um plano de contingência prepara você para tais cenários, garantindo que seu plano permaneça robusto e flexível.

• Acompanhamento e avaliação: Um aspecto importante de um plano de ação é acompanhar o progresso e avaliar os resultados. Esta etapa é essencial, pois permite que você ajuste seu plano conforme necessário, com base no desempenho de cada tarefa ou na mudança das circunstâncias.

Criando um Plano de Ação Eficaz

Criar um plano de ação eficaz é parte integrante do alcance de qualquer objetivo. No vídeo a seguir, Brian Tracy, um conhecido palestrante e autor no campo do autodesenvolvimento, descreve seu método para formular tal plano. O processo de Tracy, construído a partir de anos de experiência, fornece etapas claras e práticas que podem ser aplicadas a qualquer projeto ou objetivo.

Preciso de um plano de ação?

Todos que definiram metas de negócios devem se esforçar para um planejamento de negócios eficaz. Sem um plano de ação, é muito fácil ficar sobrecarregado com metas importantes ou perder de vista quais perspectivas devem guiar o processo de tomada de decisão. Ter um plano organizado e realista é como se manter motivado e focado em alcançar o sucesso.

Isso é especialmente verdadeiro para empresas maiores que estão tentando navegar em projetos complexos ou lançar várias iniciativas ao mesmo tempo. Um plano de ação pode ajudá-los a se manter organizados, acompanhar o andamento do projeto, antecipar possíveis desafios e simplificar a contratação.

As empresas menores também podem se beneficiar de um plano de ação, pois fornecerá um roteiro para ampliar as operações no futuro. Um plano de ação eficaz deve incluir estratégias, recursos, cronogramas, metas de receita e medidas de sucesso. O orçamento empresarial e o fluxo de caixa sempre devem ser levados em consideração na hora de criar um plano de ação.

Por que sua empresa deve ter um plano de ação

Toda empresa deve ter um plano de ação, pois é essencial para o sucesso e para manter sua empresa no caminho certo. Aqui estão cinco razões pelas quais sua empresa precisa de um:

• Clareza de propósito: um plano de ação permite que todos em sua empresa saibam exatamente o que precisam realizar, para que possam se manter focados e produtivos. Defina exemplos de call-to-action e expectativas de desempenho para que todos saibam pelo que se esforçar.
• Resultados mensuráveis: ter metas específicas e um cronograma ajuda você a acompanhar seu progresso, ver o que está funcionando e ajustar os planos quando necessário.
• Metas atingíveis: os planos de ação garantem que você não se prepare para o fracasso ao definir objetivos irrealistas. Descreva as etapas para o sucesso em peças gerenciáveis.
• Uso Eficaz de Recursos : Um plano de ação ajuda você a priorizar tarefas e recursos, para que você possa obter o melhor retorno sobre o investimento (ROI). Estratégias e campanhas de relações públicas são dois exemplos comuns.
• Maior responsabilidade: Ao definir claramente papéis, responsabilidades, prazos e expectativas, todos os envolvidos são mais responsáveis ​​por suas tarefas e pelo sucesso do projeto como um todo.

Como Escrever um Plano de Ação

Um plano de ação eficaz funciona como uma luz orientadora, liderando o caminho para alcançar objetivos, marcos e metas específicos. Para qualquer projeto ou tarefa substancial, pode ser o elemento central que oscila entre o sucesso e o fracasso.

Para facilitar o processo de criação de um plano de ação, fornecemos uma tabela de resumo abaixo. Esta tabela funciona como uma lista de verificação, descrevendo etapas claras e eliminando qualquer confusão sobre o que precisa ser feito a seguir.

Ter essa visão geral pode ser um excelente ponto de partida, mas uma compreensão mais profunda de cada etapa ajudará você a elaborar um plano de ação robusto. Então, vamos começar e explorar cada uma dessas etapas com mais detalhes.

Passo 1: Defina o objetivo

Definir os objetivos do projeto é um primeiro passo crítico no processo de planejamento de ações. Envolve estabelecer um objetivo claro e conciso que oriente o restante do plano. Uma meta bem definida serve como um roteiro para a equipe, fornecendo direção e foco para seus esforços. Também ajuda a manter todos alinhados e no caminho certo, garantindo que o plano seja executado com eficácia.

Para definir uma meta de forma eficaz, é importante considerar vários fatores-chave. Em primeiro lugar, o objetivo deve ser específico, o que significa que deve indicar claramente o que deve ser alcançado. Em segundo lugar, deve ser mensurável, permitindo que o progresso seja rastreado e avaliado.

Em terceiro lugar, deve ser atingível, o que significa que deve ser realista e alcançável, dados os recursos e restrições disponíveis. Quarto, a meta deve ser relevante e alinhada com a estratégia e as metas gerais da organização. Finalmente, deve ter um cronograma específico, com prazos estabelecidos para garantir que a meta seja alcançada em um período de tempo razoável.

Passo 2: Gerenciamento de projetos – Identificar as ações necessárias

Esta etapa descreve as tarefas e atividades específicas que precisam ser executadas para atingir o objetivo definido. Envolve dividir a meta em etapas menores e gerenciáveis ​​e determinar o que precisa ser feito para realizar cada etapa. As ações devem ser específicas, mensuráveis ​​e ter entregas claras.

O gerenciamento de projetos tem um papel vital nessa etapa, pois ajuda a garantir que as ações necessárias sejam planejadas e executadas de forma eficaz. Os gerentes de projeto usam uma variedade de ferramentas e técnicas para identificar as ações necessárias, como criar uma estrutura analítica do projeto, criar um cronograma do projeto e identificar as dependências do projeto.

Eles também trabalham em estreita colaboração com a equipe para garantir que os recursos necessários estejam disponíveis, que os riscos sejam identificados e gerenciados e que o progresso seja rastreado e relatado. Usando as melhores práticas de gerenciamento de projetos, a equipe pode garantir que as ações necessárias sejam executadas com eficiência e eficácia e que o projeto permaneça no caminho certo e dentro do cronograma.

Etapa 3: Atribuir tarefas e responsabilidades aos gerentes de projeto e qualquer pessoa responsável

A atribuição de tarefas e responsabilidades é uma etapa fundamental no processo de planejamento de ações, pois garante que todas as tarefas tenham uma pessoa designada responsável por sua conclusão. Esta etapa envolve identificar quem será responsável por cada uma das ações necessárias identificadas na etapa anterior e atribuir a propriedade para a entrega de cada tarefa. É importante garantir que as responsabilidades sejam claramente definidas e que cada pessoa entenda seu papel e o que se espera dela.

Os gerentes de projeto desempenham um papel central na atribuição de responsabilidades, pois são responsáveis ​​por garantir que a pessoa certa seja designada para cada tarefa. Eles trabalham em estreita colaboração com os membros da equipe para entender seus pontos fortes, habilidades e disponibilidade e fazem atribuições com base nessas informações.

Eles também podem atribuir recursos de backup para garantir que a equipe possa concluir as tarefas mesmo se o principal responsável não estiver disponível. É importante lembrar que atribuir responsabilidades é um processo colaborativo e que os membros da equipe devem ter a oportunidade de fornecer informações e feedback. Empregue exercícios de formação de equipes para promover o trabalho em equipe e forneça métodos simplificados para que os funcionários se comuniquem com gerentes e tomadores de decisão.

Passo 4: Determine o cronograma e os prazos

Esta etapa envolve a criação de uma linha do tempo que descreve quando cada tarefa deve começar e terminar e quando os marcos devem ser alcançados. O cronograma deve ser baseado no escopo do projeto, na disponibilidade de recursos e em quaisquer outras restrições. Use um calendário ou gráfico de Gannt para delinear a programação exata de cada etapa.

Ter um cronograma e prazos claros ajuda a manter o projeto no caminho certo e garante que as tarefas sejam concluídas em tempo hábil. Ele também fornece uma representação visual clara do progresso do projeto e ajuda a identificar possíveis problemas ou atrasos.

Os prazos também ajudam a manter os membros da equipe responsáveis ​​e focados, pois eles sabem quando precisam concluir suas tarefas. Prazos também ajudam a priorizar tarefas e garantir que o trabalho mais importante seja concluído primeiro.

Passo 5: Estabeleça um sistema para monitorar o progresso

Estabelecer um sistema para monitorar o progresso fornece uma maneira de acompanhar o progresso do projeto e identificar quaisquer problemas ou desafios que possam surgir. Esta etapa envolve a implementação de ferramentas, processos e métricas que podem ser usadas para medir o progresso do projeto em relação ao cronograma e aos objetivos. O sistema de monitoramento do progresso deve ser simples, eficiente e fácil de usar.

Ter um sistema para monitorar o progresso é importante por vários motivos. Primeiro, fornece visibilidade em tempo real do andamento do projeto, permitindo que o gerente e a equipe do projeto identifiquem rapidamente quaisquer problemas ou desafios que possam surgir.

Em segundo lugar, ajuda a manter todos responsáveis ​​e focados, pois os membros da equipe sabem que seu trabalho será monitorado e avaliado. Em terceiro lugar, permite a melhoria contínua, pois o gerente de projeto pode usar os dados e as métricas coletadas para identificar áreas de melhoria e fazer os ajustes necessários.

Etapa 6: Acompanhe o progresso, avalie e ajuste conforme necessário

Avaliar e ajustar conforme necessário é uma etapa crítica no processo de planejamento de ações, pois fornece uma maneira de garantir que o projeto permaneça no caminho certo e seja executado com eficácia.

Esta etapa envolve revisar regularmente o progresso real do projeto e fazer os ajustes necessários no plano, cronograma e ações. A avaliação deve ser baseada no sistema de monitoramento do progresso estabelecido em uma etapa anterior.

Acompanhar o progresso é uma parte importante desta etapa, pois fornece os dados e as métricas necessárias para avaliar o progresso do projeto e identificar as áreas de melhoria. O gerente de projeto deve usar o sistema para monitorar o progresso para rastrear as principais métricas, como taxas de conclusão de tarefas, progresso do cronograma e utilização de recursos. Essas informações podem ser usadas para avaliar o progresso do projeto em relação às metas e cronograma e para identificar áreas de melhoria.

Ao avaliar e ajustar conforme necessário, o gerente de projeto pode garantir que o projeto permaneça no caminho certo e seja executado com eficácia. Isso ajuda a minimizar interrupções e atrasos e garante que o projeto permaneça alinhado com as metas e objetivos.

O processo de avaliação e ajuste deve ser contínuo, com avaliações regulares e revisões de progresso. Isso permite que o gerente de projeto responda rapidamente a quaisquer mudanças ou desafios que possam surgir e faça os ajustes necessários para manter o projeto em andamento. Por exemplo, você pode precisar empregar algumas dicas de economia de tempo ou delegar para voltar ao cronograma. Alternativamente, você pode precisar tentar alguns novos exemplos de chamada para ação para impactar de forma mais eficaz o comportamento do cliente para atingir seus objetivos.

Exemplo de Plano de Ação (Modelo)

Um plano de ação bem estruturado ajuda a manter o projeto no caminho certo e dentro do cronograma, fornecendo um caminho claro para o sucesso. Aqui está um exemplo de modelo de plano de ação que você pode usar para se inspirar em seus próprios projetos:

I. Defina o objetivo:

A. Objetivo: Lançar uma nova linha de produtos

B. Meta SMART: Lançar uma nova linha de produtos em 6 meses, gerando $ 500.000 em receita no primeiro ano.

II. Identifique as ações necessárias:

A. Realizar pesquisas de mercado para determinar o público-alvo e a demanda

B. Desenvolver protótipos de produtos e realizar testes

C. Criar materiais de marketing e campanhas promocionais

D. Configurar a cadeia de suprimentos e a logística

E. Lançar produtos por meio de canais digitais e físicos

III. Atribuir responsabilidades:

A. Pesquisa de mercado: equipe de marketing

B. Desenvolvimento de produto: equipe de P&D

C. Plano de marketing, materiais e campanhas: equipe de marketing

D. Cadeia de suprimentos e logística: equipe de operações

E. Lançamento do produto: equipes de marketing e operações

4. Determine o cronograma e os prazos:

A. Pesquisa de mercado: Mês 1-2

B. Desenvolvimento de produto: Mês 2-4

C. Materiais e campanhas de marketing: Mês 4-5

D. Cadeia de suprimentos e logística: Mês 5-6

E. Lançamento do produto: Mês 6

V. Estabelecer um sistema para monitorar o progresso:

A. Principais métricas: receita, participação de mercado, satisfação do cliente

B. Ferramentas: software de gerenciamento de projetos, reuniões semanais de progresso

C. Reuniões de revisão de progresso: A cada 2 semanas

VI. Avalie e ajuste conforme necessário:

A. Revise regularmente os dados de receita e satisfação do cliente

B. Ajustar a estratégia de marketing e as promoções conforme necessário

C. Monitorar a cadeia de suprimentos e a logística e fazer os ajustes necessários

D. Avalie o cronograma e os prazos e faça os ajustes necessários para garantir o lançamento oportuno do produto.

Dicas para construir um plano de ação fantástico

Construir um plano de ação é o primeiro passo para atingir seus objetivos de negócios. Aqui estão cinco dicas para criar um plano de ação fantástico:

• Seja claro e específico: certifique-se de que todos os envolvidos no projeto entendam o que precisa ser feito e quando deve ser concluído. Defina metas mensuráveis ​​e alcançáveis, com cronogramas e prazos específicos.
• Priorize tarefas: Identifique quais tarefas devem ter prioridade para que você possa se concentrar no que é importante agora, enquanto ainda tem um plano para o futuro.
• Comece pequeno: Divida grandes projetos em componentes menores que você pode fazer em etapas, em vez de tentar realizar tudo de uma vez. Os exercícios de formação de equipes são uma ótima maneira de manter a energia e a motivação em alta.
• Descreva os recursos necessários: Pesquise com antecedência quais recursos serão necessários para cada tarefa e certifique-se de ter tudo preparado de antemão.
• Inclua espaço para mudanças: a realidade é que as coisas nem sempre saem conforme o planejado, portanto, esteja preparado para ajustar cronogramas ou objetivos conforme necessário ao longo do caminho.

Plano de ação x lista de tarefas

Planos de ação e listas de tarefas podem parecer semelhantes à primeira vista, mas são duas ferramentas diferentes que atendem a propósitos específicos. Um plano de ação é uma abordagem organizada para alcançar um objetivo. Ele ajuda você a dividir tarefas maiores em partes menores e gerenciáveis ​​e descreve as etapas necessárias para atingir seus objetivos.

Uma lista de tarefas é uma ferramenta usada para acompanhar as tarefas do dia a dia ou itens que precisam de atenção. É normalmente usado como uma lista de verificação para fazer as coisas em um determinado período de tempo. Embora ambos possam ser úteis quando se trata de se manter organizado e produtivo, os planos de ação oferecem uma abordagem mais abrangente para atingir metas de longo prazo.

Plano de Ação x Plano de Projeto

Um plano de ação e um plano de projeto são ferramentas usadas para ajudar a manter a organização e a produtividade ao trabalhar em direção a uma meta específica. Os planos de ação concentram-se em tarefas menores que precisam ser concluídas e as priorizam em uma lista organizada.

Os planos de projeto são mais abrangentes, fornecendo uma visão geral de todas as etapas necessárias para a conclusão de um projeto específico. Eles geralmente incluem cronogramas, prazos, recursos necessários e outros detalhes. Embora os planos de ação possam ajudar a definir as tarefas diárias necessárias para a conclusão de um projeto, eles devem, em última análise, ser formulados como parte de um plano de projeto maior.

Imagem: Envato Elements