Como fazer de uma agência uma extensão de sua equipe interna

Desde preencher lacunas de habilidades e preencher recursos até dimensionar todas as suas operações, a parceria com uma agência digital traz inúmeros benefícios. No entanto, se você não trabalhar com sua agência da maneira certa, certamente perderá o verdadeiro valor que pode obter.

Para garantir uma parceria perfeita, é essencial integrar as agências parceiras como uma extensão da sua equipe interna. Embora muito disso dependa da agência que você escolher, há algumas coisas que você pode fazer para ajudar no processo.

Vamos explorar como você pode transformar uma agência externa em um parceiro colaborativo que trabalhe em harmonia com suas equipes internas e proporcione o melhor retorno possível.

7 maneiras de tornar sua agência uma extensão de sua equipe interna

1. Certifique-se de que sua comunicação esteja correta
2. Estabeleça a integração e a construção de relacionamento desde o início
3. Compartilhe recursos e insights sempre que possível
4. Configure ferramentas colaborativas para todos
5. Defina funções e responsabilidades
6. Promova um ciclo de feedback
7. Alinhe metas e KPIs

Nº 1 Certifique-se de que sua comunicação esteja correta

A base de qualquer parceria de sucesso é uma comunicação clara. Desde o início, certifique-se de que as expectativas, metas e resultados sejam bem compreendidos tanto pela equipe interna quanto pela agência. Dessa forma, não haverá fios cruzados e todos terão os mesmos objetivos em mente.

Para fazer isso, você precisará definir os objetivos do projeto e concordar com os cronogramas com a equipe da sua agência, atribuir um ponto de contato que gerenciará as comunicações do seu lado e estabelecer quais canais de comunicação você usará. Use ferramentas como o Slack para comunicações diárias e perguntas rápidas ou use o e-mail para atualizações mais longas e configure chamadas regulares no Microsoft Teams ou no Google Meet para manter todos alinhados.

Nº 2 Estabeleça a integração e a construção de relacionamento desde o início

Se você deseja que a agência funcione como uma extensão da sua equipe, eles precisam se sentir incluídos. Estabeleça uma cultura colaborativa tratando-os como parte da organização, especialmente para agências parceiras de longa data.

Assim como as novas contratações, as agências precisam estar integradas à cultura da sua empresa. Compartilhe os valores e processos da empresa para que eles possam alinhar seu trabalho aos seus padrões internos. Dessa forma, é mais provável que eles correspondam às expectativas da sua empresa e reflitam os valores da sua marca em seu trabalho.

Para maior sinergia, convide os principais membros da agência para participar de reuniões de equipe, sessões de brainstorming e até mesmo de eventos em toda a empresa, quando apropriado. Dependendo do seu relacionamento, você pode até incentivar conversas informais e construir um melhor relacionamento em nível pessoal para maior confiança e colaboração, assim como faria com colegas.

Nº 3 Compartilhe recursos e insights sempre que possível

Para garantir que a agência compreenda totalmente sua marca e seu negócio, forneça a eles acesso aos principais recursos e insights. Um bom ponto de partida seria compartilhar as diretrizes da sua marca, documentos de tom de voz, campanhas anteriores e quaisquer outros ativos que possam ser úteis.

Dependendo das políticas de privacidade, forneça à agência o máximo de dados possível, incluindo métricas de desempenho e percepções do cliente, pois isso ajudará a informar suas estratégias e apoiar seus objetivos. Não faz sentido controlar as informações, pois isso apenas prejudicará o seu sucesso.

Nº 4 Configure ferramentas colaborativas para todos

A colaboração eficaz requer as ferramentas certas. Use plataformas digitais para promover uma cooperação perfeita entre sua equipe e a agência. Plataformas como Trello ou monday.com podem ajudar ambas as equipes a atribuir tarefas e gerenciar prazos.

Use ferramentas como Google Drive ou Dropbox para compartilhar facilmente arquivos, ativos e documentos importantes. E se você realiza sessões colaborativas com frequência, use ferramentas de edição em tempo real, como Miro ou Figma, para planejar e compartilhar ideias.

Na Semetrical, somos flexíveis e usamos as ferramentas que funcionam melhor para nossos clientes. Alguns de nossos favoritos incluem o Google Drive, para compartilhar documentos facilmente e implementar sugestões para trabalho colaborativo, e o Slack para mensagens instantâneas. Também realizamos reuniões regulares com nossos clientes, seja via Google Meets ou Teams, ou até mesmo presenciais se assim preferir.

#5 Defina funções e responsabilidades

Para que uma agência funcione de forma eficaz com sua equipe interna, todos devem saber quem é responsável por quê. A clareza aqui evita falhas de comunicação e garante a responsabilização. Você não quer que ninguém pise no calo de ninguém.

Primeiro, defina quem é responsável pelos diferentes aspectos do projeto. Isso ajuda a evitar duplicação de esforços e confusão. Capacite ambas as equipes para fornecer informações e tomar decisões conjuntas; no entanto, também recomendamos que você confie na experiência da agência. Embora sua equipe interna possa estar fortemente envolvida, é importante dar espaço à agência para contribuir com sua experiência e trazer novas ideias para a mesa. Afinal, foi para isso que você os contratou!

#6 Promova um ciclo de feedback

O feedback é essencial para melhorar processos e resultados. Estabelecer um ciclo de feedback ajuda a garantir que a parceria evolua e melhore continuamente. Questões que podem ser óbvias para você, podem não ser para a agência. Certifique-se de que eles saibam o que está acontecendo para que possam melhorar seus serviços de acordo com os padrões que você exige.

Agende revisões periódicas para discutir o que está funcionando bem e áreas que precisam ser melhoradas. Isso pode incluir marcos do projeto e colaboração geral. Tente promover uma cultura onde tanto a agência quanto a equipe interna se sintam confortáveis ​​em fornecer feedback honesto, pois essa é a única maneira de continuar melhorando.

Nº 7 Alinhe metas e KPIs

A agência só pode ser uma extensão da sua equipe se ambos os lados estiverem trabalhando pelos mesmos objetivos. Alinhe seus objetivos para criar uma direção unificada. Definir KPIs compartilhados é fundamental para garantir que ambos os lados sejam responsáveis ​​pelo sucesso do projeto.

Comemore marcos e reconheça as conquistas junto com sua agência, pois isso criará motivação geral e incentivará o bom trabalho a continuar.

Quando bem feito, trabalhar com uma agência pode agregar imenso valor ao seu negócio, fornecendo novas perspectivas, habilidades especializadas e recursos escalonáveis. Ao tratar a agência como uma extensão da sua equipe interna, promovendo a comunicação aberta, alinhando metas e compartilhando recursos, você pode garantir uma parceria produtiva e contínua que beneficia ambos os lados.

Pronto para ter sua própria extensão de sua equipe interna? Nossa equipe de especialistas em marketing está entusiasmada em ajudá-lo a realizar suas ambições digitais. Adoraríamos ouvir de você!