O que é um software de colaboração tudo-em-um e por que você deve usar um?

Na era digital de hoje, a colaboração é um componente essencial de todos os negócios.

Com o trabalho remoto se tornando mais comum, as empresas precisam de maneiras eficientes de se comunicar e colaborar, compartilhar arquivos, gerenciar tarefas e acompanhar projetos em um só lugar.

É aí que entra o software de colaboração tudo-em-um.

Um software de colaboração tudo-em-um integra vários recursos de comunicação e colaboração em uma plataforma, facilitando o trabalho conjunto das equipes.

Nesta postagem de blog, exploraremos o que é um software de colaboração tudo-em-um, como ele pode beneficiar sua empresa e por que você deve considerar o uso de um.

O que é um software de colaboração tudo-em-um?

A história do software de colaboração tradicional começou há mais de 30 anos, quando as empresas começaram a formar seus departamentos de TI e precisavam reunir produtos de vários fornecedores para obter toda a gama de funcionalidades necessárias para realizar seu trabalho. Naquela época, o software de colaboração era uma solução única para o único caso de uso da equipe, fosse gerenciamento de tarefas, dados ou bate-papo.

Avançando rapidamente para o presente tecnologicamente avançado, esses tipos de software de colaboração chamados de soluções pontuais ainda existem, mas há muito são superados por soluções de colaboração completas.

O software de colaboração tudo-em-um foi projetado para ajudar as equipes a serem mais produtivas e trabalhar com mais eficiência, permitindo que compartilhem, gerenciem documentos, arquivos e outros tipos de dados e trabalhem juntos em projetos e tarefas de qualquer local e dispositivo. .

Benefícios do software de colaboração tudo-em-um

Há muitos benefícios que acompanham o software de colaboração. Talvez o mais importante de tudo seja a oportunidade de melhorar a produtividade entre as equipes que não trabalham necessariamente no mesmo escritório, no mesmo país ou no mesmo fuso horário.

Aqui estão alguns outros benefícios do software de colaboração tudo-em-um e como eles levam a um trabalho em equipe produtivo:

Comunicação Aprimorada

A comunicação, dizem eles, é a chave para o trabalho em equipe.

A comunicação e a colaboração pessoalmente são ótimas, mas quando isso não é possível, as ferramentas on-line, como o software de colaboração multifuncional, nos ajudam a manter o fluxo de conversas, feedback e ideias. A comunicação eficiente não apenas aumenta a produtividade, mas também ajuda a prevenir e resolver problemas mais rapidamente.

Gerenciamento de Projetos Aprimorado

Gerenciar um projeto pode ser uma tarefa simples, mas que tal gerenciar dezenas de projetos ao mesmo tempo? Como evitar se perder na organização e coordenação de eventos ou projetos sem a ajuda de uma ferramenta de colaboração?

Felizmente, você não precisa se preocupar com isso. O software de colaboração tudo-em-um garante que tudo esteja no caminho certo para evitar erros e confusões que podem atrasar projetos ou tarefas individuais.

Melhor organização

Ao usar várias ferramentas para gerenciar tarefas, comunicar e armazenar arquivos, é fácil perder a noção do que foi feito, do que não foi feito, de quem disse o quê e a qual tarefa estava se referindo. Tudo está uma bagunça. Mas manter todos os aspectos de seus projetos e tarefas organizados não precisa ser complicado. O software de colaboração tudo-em-um ajuda a criar calma e organização no fluxo de trabalho de sua equipe por meio de comunicação aberta e coordenação de projetos e eventos, mantendo tudo em uma plataforma onde nada se perde misteriosamente.

Tomada de decisão baseada em dados

Com o poder de uma solução de análise de dados, sua equipe não precisará mais perder tempo tentando analisar planilhas para obter seus dados, mas terá mais tempo para se concentrar nos insights coletados e fazer escolhas com base em fatos que ajudarão você a alcançar sua empresa metas e objetivos mais rapidamente. Ter isso disponível em um só lugar com todas as outras ferramentas de produtividade traz facilidade e eficácia instantâneas ao processo de tomada de decisão baseado em dados.

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Principais recursos do software de colaboração tudo-em-um

Cada software de colaboração é diferente, mas a maioria das ferramentas irá (ou deveria) incluir os seguintes recursos:

Gerenciamento de projetos – Organize todos os aspectos de um projeto, desde o planejamento e programação até a alocação e execução de recursos.

Gerenciamento de tarefas – Tudo o que é necessário para gerenciar uma tarefa ao longo de seu ciclo de vida, do planejamento à execução. Defina prazos, dependências e prioridades e garanta que o projeto permaneça no caminho certo e seja concluído no prazo.

Gerenciamento de documentos – O recurso de gerenciamento de documentos é importante para todos os softwares de colaboração multifuncionais. Ele permite que os usuários compartilhem e trabalhem em documentos juntos, integrando facilmente aplicativos de armazenamento em nuvem de terceiros à plataforma . Esse recurso também ajuda a manter os documentos bem organizados em um só lugar, para que todos possam acessá-los facilmente a qualquer momento.

Colaboração multifuncional – Um único local onde todos dentro de sua organização (marketing, vendas, RH, logística, desenvolvedores, suporte, etc.) se reúnem para trabalhar em uma meta ou projeto.

Mensagens internas – Este é um recurso obrigatório que pode ajudar a manter a comunicação organizada e no tópico. A capacidade de se comunicar no aplicativo e colaborar em tarefas e projetos individuais, compartilhando comentários, feedback e ideias, mantendo um registro histórico das discussões que todos podem consultar a qualquer momento. A maioria das ferramentas de colaboração multifuncionais também oferece aos usuários a capacidade de comentar sobre tarefas e níveis de projeto e anexar arquivos para dar suporte a tarefas e projetos.

Análise de dados – Esse recurso não é muito comum, mas altamente benéfico para a saúde do seu negócio. Ao ter acesso a dados em tempo real, os usuários podem tomar decisões mais bem informadas que não são baseadas em instinto, mas apoiadas em insights de dados importantes. Hoje em dia, a análise de dados é uma obrigação para todas as empresas. As startups também não devem negligenciá-lo – os dados podem ajudar as empresas iniciantes a crescer muito mais rápido .

Notificações – Para manter-se atualizado com todas as modificações recentes feitas em tarefas, menções, discussões e muito mais.

Oportunidades de integração – Com o software de colaboração tudo-em-um, os usuários devem poder acessar todos os tipos de documentos, arquivos e recursos, alguns dos quais são armazenados em um aplicativo de terceiros. Portanto, é importante que a solução de software de colaboração tudo-em-um escolhida ofereça oportunidades robustas de integração com ferramentas como Dropbox, Google Drive etc.

Interface intuitiva – Um bom software de colaboração tudo-em-um deve ser intuitivo e fácil de usar e não deve demorar mais do que alguns dias para se acostumar. O objetivo desse tipo de ferramenta é simplificar o processo de trabalho e torná-lo mais eficiente, portanto, uma das características mais importantes de qualquer software de colaboração é ser simples e direto.

Design compatível com dispositivos móveis – As ferramentas de colaboração completas também devem funcionar corretamente em telefones celulares e tablets. Funcionários remotos ou funcionários cujas funções exigem movimentação nem sempre estarão na frente da área de trabalho, portanto, fornecer a eles uma solução que lhes permita permanecer produtivos e trabalhar em suas tarefas, mesmo em trânsito, deve ser uma prioridade.

Segurança – Ao focar nos recursos que as soluções de software de colaboração tudo-em-um fornecem, você não deve esquecer a importância da proteção e segurança de dados. E embora algumas ferramentas gratuitas de software de colaboração ofereçam menos proteção do que as ferramentas corporativas, todas elas devem exigir logins e senhas para proteger os dados e as informações compartilhadas na plataforma. Se o software de colaboração oferecer autenticação de dois fatores, melhor. Ele ajuda a evitar violações de segurança e verifica a identidade do usuário.

Software All-in-One vs Point Collaboration

As ferramentas de colaboração são ótimas porque aumentam a eficiência e a produtividade da equipe, e você quer isso para o seu negócio, mas aí você se depara com o dilema de qual tipo de solução escolher: tudo em um ou solução pontual?

Para ajudá-lo a entender melhor algumas diferenças importantes e os prós e contras de cada solução, fizemos essa tabela de comparação para referência:

O que você deve considerar ao escolher um software de colaboração multifuncional?

Obter um software de colaboração completo para sua equipe é uma decisão comercial crítica. Você não gostaria de perder tempo e dinheiro testando todas as soluções disponíveis no mercado. Nós o ajudamos a restringir suas escolhas, para que você possa tomar a melhor decisão possível – tanto para sua equipe quanto para o seu negócio.

Aqui estão os 6 principais fatores a serem considerados ao escolher uma solução de colaboração completa:

1. Necessidades – O primeiro passo para escolher um software de colaboração tudo-em-um é entender as necessidades da sua organização – como sua equipe trabalha atualmente, o que pode e deve ser melhorado em seu processo de trabalho e seu trabalho é estruturado ou não estruturado? Para encontrar as respostas a essas perguntas, você não deve apenas observar seu trabalho em equipe à distância, mas também consultá-los. Afinal, essas são as pessoas que usarão esse software de colaboração; portanto, suas necessidades e opiniões sobre o assunto são o que mais importa em primeiro lugar.

O que mais você deve considerar nesta primeira etapa é se a solução é hospedada na Web ou no local. Os dados e arquivos da sua organização estarão seguros? Depois de determinar suas necessidades específicas, você pode passar para a próxima etapa.

2. Recursos – Os recursos que o software de colaboração multifuncional oferece são as peças do quebra-cabeça que faltam para sua organização. O software deve fornecer todos os recursos necessários para que seja uma ferramenta de produtividade eficaz para sua equipe. Eles devem ser responsivos, fáceis de usar e, claro, devem ajudar sua equipe a realizar o trabalho com mais eficiência.

3. Custo – Quanto seu orçamento permite para este tipo de software? Seu investimento deve ser razoável e deve considerar o valor a longo prazo que o software pode ter para sua equipe e organização, bem como todos os outros custos que possam vir com ele, como atualizações futuras, manutenção etc.

4. Suporte – Suporte confiável é obrigatório. Sua equipe precisará ser treinada e deverá ter acesso a tutoriais e uma base de conhecimento. Se o fornecedor não oferecer isso, é melhor você passar para o próximo.

5. Integração com outras ferramentas – Você precisa encontrar um software de colaboração que possa se integrar com as ferramentas que sua equipe já usa. Não ignore este fator se você escolheu uma ferramenta que não pode se integrar com outras ferramentas necessárias para sua equipe, então o software não será de grande ajuda – sua equipe ainda precisará alternar entre aplicativos para poder acessar tudo precisava para completar seu trabalho.

6. Segurança – A segurança é importante, portanto, em qualquer caso, você deve escolher uma solução que tenha recursos de segurança que garantam a segurança de seus dados. Você também deve ser capaz de escolher onde seus dados serão armazenados. Se um fornecedor não oferece recursos de segurança ou oferece apenas segurança fraca, dê adeus a ele e continue procurando uma solução melhor.

Slingshot, um software de colaboração tudo-em-um completo

O Slingshot simplifica a colaboração incorporando projetos modernos e gerenciamento de arquivos de equipe , bate-papo e análise de dados em um único aplicativo. Quando você pode compartilhar facilmente todos esses elementos em um só lugar com membros da equipe e compartilhar projetos com membros externos da equipe, a calma é restaurada. Com produtividade robusta flui imediatamente e é projetado para funcionar perfeitamente para permitir fluxos de trabalho de colaboração contínua. Isso ajuda as equipes a eliminar os silos de colaboração, evita interrupções no trabalho e facilita o trabalho conjunto das equipes.