Partes de uma fatura: o que uma fatura deve conter

Quando você começa a criar faturas, certamente pode ser esmagador. Isso é especialmente verdade, pois muitas faturas serão diferentes dependendo do trabalho que você fez, dos requisitos de você e de seu cliente e se você está criando faturas consolidadas. No entanto, há vários elementos-chave que você precisa incluir em todas as faturas, tanto para faturas ad hoc quanto para faturas recorrentes.

Você pode pensar nisso como a 'linha de base' da sua fatura – as informações mais importantes para você e para o destinatário. Ao certificar-se de incluí-los em todas as faturas emitidas, você terá um bom modelo para construir.

Neste artigo, mostraremos os oito elementos principais que você precisará mostrar em todas as faturas. Também abordaremos como você pode facilitar todo o processo de pagamento usando um software de faturamento como o Hiveage. Vamos começar!

8 partes essenciais de uma fatura que todas as suas faturas devem conter

Obviamente, sua fatura geralmente conterá todos os elementos exigidos por seus clientes, e isso às vezes será ditado por leis e regulamentos geográficos ou específicos do governo. No entanto, nosso primeiro elemento está firmemente alicerçado no bom senso.

1. Marque claramente suas faturas como tal

Este primeiro item é fácil. Isso significa simplesmente incluir a palavra “Fatura” em sua fatura. Embora isso possa parecer óbvio, na verdade é muito importante deixar claro seu propósito. Por exemplo, marcar claramente sua fatura evitará situações em que as pessoas possam confundi-la com um recibo, extrato ou estimativa.

Ao ler esses elementos, lembre-se de que seu principal objetivo deve ser receber o pagamento o mais rápido possível assim que uma fatura for emitida. Como tal, muitas vezes você notará que seu modelo precisará de algum ajuste se os tempos de pagamento forem muito longos.

2. Adicione um número de fatura exclusivo

Um número de identificação de fatura, ou simplesmente número de fatura, é uma string exclusiva que identifica uma fatura específica. Estes geralmente têm um formato pré-determinado, incluindo um prefixo e uma série de números. Os IDs de fatura são mais comumente associados ao faturamento recorrente.

No entanto, eles ainda são extremamente importantes para incluir, mesmo em faturas únicas para seus próprios registros e de seus clientes. Ao atribuir um identificador exclusivo a cada fatura, você pode consultar facilmente as faturas anteriores e torna muito mais simples rastrear o trabalho que você fez com diferentes clientes.

3. Inclua valores de custo precisos

Naturalmente, você precisa dizer ao seu cliente o que ele precisa pagar. No entanto, juntamente com a soma total, você também deve dividir os custos em valores individuais para cada aspecto do trabalho que você fez.

Por exemplo, se você projetou um site e um logotipo para um cliente, deve descrever o custo de cada tarefa. Isso os ajudará a ter uma ideia mais clara do que estão pagando e como o valor final foi calculado.

4. Esclareça as Condições de Pagamento

Além de dizer a eles o que eles devem pagar, você também precisa deixar claro como eles devem fazer isso. Você pode usar isso para informá-los se pagamentos parciais são permitidos, quais métodos de pagamento você usa para receber o pagamento e quando deseja que eles paguem (ou seja, data de vencimento)

Ser claro nesta fase ajudará a evitar incertezas ou atrasos no pagamento. Como mencionamos, quanto mais fácil for pagar uma fatura, mais rápido você receberá o dinheiro.

5. Fornecer Detalhes de Pagamento

Obviamente, você também precisa fornecer ao seu cliente os detalhes necessários para concluir o pagamento. Por exemplo, isso pode incluir os detalhes da sua conta e o código de classificação ou seu endereço do PayPal.

Como antes, fornecer todas as informações e detalhes nesta etapa facilitará para seus clientes concluir o pagamento no prazo. Também garante que cada pagamento seja concluído de acordo com suas necessidades.

6. Inclua todas as datas relevantes em sua fatura de vendas

Sua fatura também precisa conter informações de data precisas. Isso inclui o seguinte:

• Data de fornecimento: Quando você entregou o serviço ou produto ao cliente.
• Data da fatura: quando você enviou a fatura.
• Data de vencimento do pagamento: Prazo para pagamento da fatura.

Naturalmente, também é importante que você deixe as datas relevantes completamente claras, a fim de evitar mal-entendidos.

7. Inclua um Resumo do Produto ou Serviço Faturado

Você deve incluir uma descrição do que exatamente é a fatura. O objetivo disso é descrever claramente qual produto ou serviço você forneceu ao cliente.

Certifique-se de ser o mais específico possível aqui, pois isso ajudará os responsáveis ​​pelo processamento da fatura a saber exatamente pelo que estão pagando. Evite comentários vagos como “Forneceu vários serviços” e concentre-se nas entregas reais.

8. Fornecer informações pessoais para você e seu cliente

Por fim, certifique-se de adicionar todas as informações pessoais relevantes sobre você e seu cliente. Para você, isso inclui, no mínimo, seu nome, endereço e informações de contato. Quando se trata do cliente, você deve pelo menos incluir o nome e o endereço da empresa.

Você também pode adicionar informações adicionais, conforme apropriado, como números de identificação fiscal. No entanto, evite adicionar preenchimento sem importância, pois isso pode dificultar a leitura da fatura.

Como criar e gerenciar facilmente faturas profissionais

Embora haja algumas coisas que você precisa considerar, criar um modelo de fatura funcional não precisa ser difícil. Para facilitar a sua vida, você deve considerar o uso de software dedicado como o Hiveage para criar faturas eletrônicas.

Com isso, você pode criar facilmente faturas profissionais usando modelos, o que garante que todas as informações relevantes sejam incluídas sempre. Você pode até usar isso para enviar recibos e lembretes da mesma interface, mantendo tudo em um local organizado.

Em última análise, isso ajuda você a criar faturas consistentes e abrangentes e simplificar seu processo de faturamento. Isso ajudará você a economizar tempo, pois você pode rastrear facilmente quais faturas você enviou e estão aguardando pagamento, enquanto seus clientes receberão faturas limpas e funcionais contendo todas as informações necessárias para pagá-lo prontamente.

Conclusão

Criar faturas pode ser uma tarefa assustadora se você tiver experiência limitada no campo, mas não precisa ser. Ao compreender a anatomia central de uma fatura e saber quais são os requisitos mínimos básicos, você pode criar e enviar facilmente faturas funcionais.

Neste artigo, descrevemos os elementos que qualquer fatura deve incluir. Isso inclui rotular claramente suas faturas, incluindo os detalhes de seu cliente e você mesmo, resumindo os serviços reais que você forneceu, o custo total e muito mais.

Você tem alguma dúvida sobre como construir uma fatura? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo!