6 melhores sistemas de gerenciamento de documentos para pequenas empresas em 2023
Publicados: 2023-03-27O gerenciamento, o compartilhamento e a colaboração eficientes de documentos tornaram-se cruciais para empresas de todos os tamanhos. Neste artigo, veremos o melhor software de gerenciamento de documentos para pequenas empresas e examinaremos os prós, os contras, os principais recursos e os preços.
Os sistemas de gerenciamento de documentos são plataformas para armazenar, organizar e gerenciar documentos. Os melhores sistemas estão na nuvem, permitindo o acesso de qualquer usuário autorizado independente de onde esteja trabalhando.
No entanto, o software de gerenciamento de documentos para pequenas empresas é diferente do armazenamento em nuvem. Um sistema de gerenciamento de documentos fornece ferramentas de gerenciamento, recursos para compartilhamento de documentos e automação para o fluxo de trabalho, além de armazenar documentos. Os melhores sistemas de gerenciamento de documentos para pequenas empresas ajudam você a manter todos os tipos de documentos de sua organização em uma plataforma amigável com segurança robusta de documentos.
Neste artigo, veremos os principais sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) para pequenas empresas e examinaremos os prós, os contras, os principais recursos e os preços ou as opções de avaliação gratuita.
Se você não tem tempo para ler nossa pesquisa, pule para nossa tabela de comparação rápida.
Nossas melhores escolhas
Melhor sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem tudo-em-um
Saber mais
Bom para criar e editar arquivos
Bom para simplificar o armazenamento e compartilhamento de arquivos
Como escolher um sistema de gerenciamento de documentos para pequenas empresas
Um sistema de gerenciamento de documentos para pequenas empresas deve hospedar todos os seus documentos em um só lugar. Deve permitir acesso fácil e armazenamento seguro de arquivos. Como uma pequena empresa, você também deseja que seu sistema de gerenciamento de documentos seja fácil de usar — sem precisar depender de uma equipe técnica apenas para acessar seus arquivos.
Os 6 melhores sistemas de gerenciamento de documentos para pequenas empresas de 2023
Connecteam — Melhor sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem tudo-em-um
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
Connecteam é a plataforma mais fácil de usar para coletar, gerenciar e organizar seus documentos em um repositório central. Classificado como a melhor solução completa para pequenas e médias empresas, o Connecteam é ótimo para RH, integração e processamento. Ele permite que os funcionários carreguem os documentos necessários e gerenciem arquivos pessoais com segurança em um único local. Isso minimiza o tempo de integração e faz com que os funcionários trabalhem mais rápido, liberando tempo para outras tarefas importantes.
Expiração e Alertas
Você pode definir expirações de documentação com alertas automatizados para garantir que os registros de seus funcionários estejam sempre atualizados. Por exemplo, você pode definir notificações para informá-lo quando documentos de conformidade, licenças ou certificações de funcionários estiverem prestes a expirar para que você possa atualizar seus registros.
Eliminar silos de dados
Como você pode acessar todos os seus documentos em um aplicativo, pode eliminar silos de dados e canais de gerenciamento de documentos. Não há mais necessidade de usar e-mail, Google Drive ou Dropbox para acompanhar as coisas e se preocupar onde algo está armazenado.
Gerenciamento robusto de acesso
Você pode recuperar instantaneamente qualquer documento armazenado, conceder permissões a usuários e restringir dados apenas a usuários autorizados. Isso facilita o compartilhamento de documentos com os membros da equipe , garantindo que apenas usuários autorizados tenham acesso.
Centros de conhecimento
Você também pode usar o Connecteam para construir centros de conhecimento abrangentes para equipes internas, adicionando quantos arquivos quiser. Por exemplo, você pode armazenar todas as suas informações de integração, documentos de treinamento, manuais da empresa, políticas e perguntas frequentes em uma área configurada para novos funcionários. Isso também facilita fazer alterações globais, garantindo que todos tenham acesso às informações mais recentes.
Compartilhe facilmente documentos em bate-papos, grupos ou diretamente
As equipes podem compartilhar documentos em chats de equipe , diretamente com outros membros da equipe ou atribuir documentos a grupos. O Connecteam funciona especialmente bem para “trabalhadores sem escritório” que não têm acesso regular a um computador de escritório ou e-mail corporativo.
Características principais
Colete, armazene e organize documentos
Equipes robustas de gerenciamento de documentos
Formulários digitais e listas de verificação
gerenciamento de tarefas
Funcionalidade do centro de conhecimento
Treinamento de funcionário
Prós
Fácil de usar com ferramentas intuitivas
Usa espaço mínimo de armazenamento
Alternativa acessível para outras soluções DMS
Excelente suporte ao cliente
Contras
Não oferece suporte à colaboração de documentos no momento
Preços
A partir de apenas US$ 29/mês para os primeiros 30 usuários Avaliação gratuitade 14 dias Planogratuitodisponível
Teste gratuito de 14 dias, sem necessidade de cartão de crédito
Inicie o seu teste gratuitoZoho Docs — Bom para criar e editar arquivos
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
O Zoho WorkDrive é outro software alternativo de gerenciamento de documentos que vai além da criação e armazenamento de documentos em um repositório central. Ele fornece um espaço de trabalho seguro e compartilhado que é simples e fácil de usar. Ele também reúne e-mail, bate-papo, chamadas e gerenciamento de tarefas no mesmo espaço.
A Zoho interrompeu seu projeto autônomo de gerenciamento de documentos, Zoho Docs, no início de 2023, mas introduziu os recursos no Zoho WorkDrive. Ele inclui todas as ferramentas de colaboração integradas do Zoho Docs, permitindo que os usuários se conectem, se comuniquem, revisem, comentem ou editem arquivos em tempo real. O software também facilita a atribuição de tarefas a membros ou grupos específicos da equipe.
Saiba mais sobre o Zoho DocsCaracterísticas principais
- Classificação de documentos
- Assinaturas Eletrônicas
- Controle de versão
- Trilha de Auditoria
Prós
- Espaço de trabalho seguro e compartilhado para colaboração e comunicação em equipe
- Resposta rápida e simples de usar
Contras
- Pode ser um desafio encontrar arquivos se você não souber onde eles estão armazenados
- A autenticação de dois fatores (2FA) está ausente nas opções de entrada e nível médio.
Preços
A partir de US$ 5/usuário/mês Avaliação: Sim Plano gratuito: Sim
Box — Bom para simplificar o armazenamento e compartilhamento de arquivos
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
- janelas
- Mac
O Box for Business permite que você carregue e compartilhe documentos facilmente em sua organização. Você pode hospedar arquivos privados e enviar links diretos ou baixar o conteúdo antes de enviar. O Box for Business também permite personalizar links para conceder permissões de visualização ou edição e gerar links protegidos por senha. Os links podem incluir um URL personalizado e serem configurados para expirar automaticamente após um intervalo específico e permitir ou bloquear o download de documentos.
Os usuários podem começar a trabalhar rapidamente com uma interface intuitiva para armazenamento de arquivos. No entanto, alguns usuários consideram as permissões e a configuração do administrador um pouco desafiadoras.
Você também pode editar offline; os documentos sincronizados serão atualizados automaticamente quando estiverem online. No entanto, há um pouco de atraso. Usuários externos, como clientes e clientes, recebem apenas privilégios somente leitura e não podem editar documentos, o que pode complicar a colaboração.
Saiba mais sobre a CaixaCaracterísticas principais
- Funcionalidade de arrastar e soltar
- Modelos personalizáveis
- Gestão de fluxo de trabalho
- Arquivamento e retenção
Prós
- Armazenamento ilimitado de dados
- Automação de tarefas, como lembretes e aprovações
Contras
- Não suporta reconhecimento óptico de caracteres
- Pode ser difícil encontrar documentos, a menos que você conheça a localização
Preços
A partir de US$ 20/usuário/mês Avaliação: Sim — Plano gratuito de 14 dias : Não
Microsoft Sharepoint — Bom para usuários do Microsoft 365 para ambientes de trabalho compartilhados
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
O Microsoft SharePoint funciona como um produto autônomo ou como parte de sua assinatura do Microsoft 365. Ele oferece colaboração de conteúdo e recursos avançados de pesquisa. Alguns usuários acham complexo e difícil de navegar. No entanto, se você for bem versado no Microsoft 365, provavelmente será uma curva de aprendizado muito menor. Além do armazenamento de documentos, também permite que os usuários criem sites de intranet para compartilhamento de informações, agendamento de tarefas e contatos.
Como o SharePoint é integrado ao Microsoft 365, é uma escolha popular para muitas empresas. O SharePoint permite gerenciar documentos, definir níveis e permissões de segurança e integrar-se a ferramentas de digitalização e captura. Ele também permite que os usuários insiram e gerenciem os metadados do documento.
A configuração e a manutenção podem ser demoradas - embora algumas funcionalidades prontas para uso estejam incluídas, alguns recursos exigirão um usuário ou desenvolvedor experiente para serem criados. No entanto, para noções básicas de gerenciamento de documentos, é adequado para uma pequena empresa.
Saiba mais sobre o Microsoft SharepointCaracterísticas principais
- Ferramentas de colaboração
- Gestão de fluxo de trabalho
- Comentários e notas
- Integra-se com o Microsoft 365
Prós
- Modelos personalizáveis
- Pode construir sites de intranet personalizados
Contras
- Não suporta controle de versão ou trilha de auditoria
- Não suporta assinaturas eletrônicas
Preços
A partir de US$ 4,59/usuário/mês Avaliação: Não Plano gratuito: Não
SmartVault — Bom para armazenamento e compartilhamento de documentos
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
- janelas
O SmartVault foi projetado para gerenciamento e armazenamento seguros de documentos baseados em nuvem, enfatizando a conformidade e o fluxo de trabalho. É bom para compartilhar documentos com clientes, incluindo a criação de portais de clientes de marca. Embora não seja possível editar documentos no SmartVault, você pode agilizar os processos usando modelos padronizados.
O SmartVault promove sua “segurança em nível de banco” para proteger documentos em um nível mais alto do que os aplicativos de nuvem de nível de consumidor. Embora permita interações com o cliente, os clientes devem ter uma conta para acessar qualquer documento na plataforma.
Saiba mais sobre o SmartVaultCaracterísticas principais
- Gerenciamento de documentos criptografados
- Ferramentas de colaboração
- Funcionalidade de arrastar e soltar
- Ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho
Prós
- Controles de acesso e permissões fortes
- Trilhas de auditoria automatizadas
Contras
- Não é possível editar documentos no SmartVault
- Não suporta sincronização de documentos em tempo real
Preços
A partir de US$ 20/mês por usuário com um mínimo de 5 usuários Avaliação: Sim — Plano gratuito de 14 dias: Não
Google Drive — Bom para armazenamento de arquivos e colaboração
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
O Google Drive fornece acesso criptografado a arquivos e funciona perfeitamente com o Google Suite, incluindo Google Docs, Google Sheets e Google Slides. Ele permite que você colabore em tempo real com os membros da equipe. Ele funciona bem para armazenamento básico de arquivos e como um arquivo central, mas não fornece os sistemas robustos de gerenciamento de arquivos e gerenciamento de documentos de que algumas empresas precisam. Por exemplo, ele não oferece suporte para conformidade , controles de versão avançados ou fluxos de trabalho automatizados. No entanto, é uma escolha sólida para gerenciamento básico de documentos e um local centralizado e colaborativo para arquivos.
O Google Drive também funciona com arquivos do Microsoft Office, para que você possa carregar e editar documentos do Word, Excel ou PowerPoint online sem convertê-los.
Saiba mais sobre o Google DriveCaracterísticas principais
- Interface de arrastar e soltar
- Recursos de pesquisa e filtro
- Ferramentas de colaboração e rastreamento
- Controle de versão
Prós
- Fácil de usar
- Também fornece acesso offline a documentos
Contras
- Não suporta assinaturas eletrônicas
- Não oferece suporte ao gerenciamento de fluxo de trabalho
Preços
Gratuito para o primeiro teste de 15 GB: Não Plano gratuito: Sim
Os 6 melhores sistemas de gerenciamento de documentos para pequenas empresas de 2023
| Tema |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Avaliações |   | | | | | |
| Preços | A partir de apenas US$ 29/mês para os primeiros 30 usuários | A partir de US$ 5/usuário/mês | A partir de US$ 20/usuário/mês | A partir de US$ 4,59/usuário/mês | Começa em $ 20/mês por usuário com um mínimo de 5 usuários | Gratuito para os primeiros 15 GB |
| Teste grátis | sim 14 dias | sim | sim 14 dias | não | sim 14 dias | não |
| Plano Gratuito | sim Até 30 usuários | sim | não | não | não | sim |
O que é um sistema de gerenciamento de documentos para pequenas empresas?
Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é uma plataforma online para armazenar, gerenciar e compartilhar documentos. Um DMS permite centralizar o gerenciamento de documentos e converter arquivos físicos em arquivos digitais. Isso reduz o arquivamento e a recuperação manual demorados de documentos, permitindo o compartilhamento com usuários autorizados.
Dependendo do DMS escolhido, você poderá editar e aproveitar ferramentas modernas, como assinaturas eletrônicas e colaboração online .
Como funciona o software de gerenciamento de documentos para pequenas empresas?
O software de gerenciamento de documentos permite capturar e armazenar documentos digitalmente em um banco de dados central. As melhores soluções de gerenciamento de documentos são baseadas em nuvem para fornecer acesso a qualquer usuário conectado e autorizado.
Os usuários podem acessar e colaborar em documentos, compartilhar documentos com outros usuários autorizados e automatizar fluxos de trabalho. Eles também têm acesso a ferramentas para roteamento de documentos, aprovações e alertas para aumentar a eficiência.
A maioria das soluções DMS pode arquivar versões mais antigas de documentos e ajudar a rastrear alterações para fornecer uma trilha de auditoria.
Os benefícios do software de gerenciamento de documentos
O software de gerenciamento de documentos ajuda as pequenas empresas a simplificar o fluxo de trabalho e as operações. Os benefícios incluem:
- Espaço de armazenamento reduzido : você elimina a necessidade de arquivos físicos, caixas e encadernações para armazenar documentos.Isso não apenas facilita a localização dos documentos de que você precisa, mas também reduz o espaço físico.
- Organização : é muito mais fácil encontrar, armazenar e pesquisar documentos no software de gerenciamento de documentos.
- Backup e recuperação de documentos : em caso de incêndio ou inundação, os documentos físicos podem ser perdidos ou destruídos.Um DMS fornece backup automatizado para continuidade de negócios e recuperação de desastres.
- Fluxo de trabalho aprimorado : um estudo recente mostrou que quase metade de todas as empresas luta para encontrar e compartilhar documentos e cerca de um terço tem preocupações com o controle de versão.O melhor software de gerenciamento de documentos para pequenas empresas pode resolver esses problemas.
- Conformidade : cumprir com as regulamentações governamentais e da indústria em evolução pode ser um desafio.O DMS correto garantirá a conformidade.
- Segurança : Um DMS seguro e criptografado manterá seus documentos seguros.
- Compartilhamento e colaboração : as ferramentas DMS simplificam o compartilhamento e a colaboração, oferecendo suporte a trabalhadores remotos, forças de trabalho distribuídas e clientes.
- Maior acesso : os documentos físicos ficam armazenados em apenas um local, podendo o acesso ser limitado.O armazenamento digital permite compartilhar com qualquer pessoa autorizada para acesso sem ter que esperar.
Gerenciar e manter arquivos em papel não é mais prático. Procurar arquivos e pastas em armários e caixas pode levar muito tempo que poderia ser usado de forma mais produtiva. Mesmo que todos os seus arquivos estejam online, pode ser difícil mantê-los organizados e acessíveis se não forem gerenciados adequadamente.
Um DMS eficiente permite que você pesquise usando palavras ou frases sem saber o tipo, nome ou local exato do arquivo. Uma pesquisa relatou que mais da metade dos funcionários de escritório gastam mais tempo procurando arquivos do que trabalhando neles. O mesmo estudo mostrou como isso pode ser desafiador quando as informações são necessárias imediatamente - 81% dos profissionais de escritório pesquisados disseram que não conseguiam localizar um documento importante quando seu chefe ou cliente precisava de algo com urgência.
Isso se tornou ainda mais difícil para trabalhadores remotos e híbridos que precisam acessar informações independentemente de onde trabalhem.
Quanto custam os sistemas de gerenciamento de documentos para pequenas empresas?
Os sistemas de gerenciamento de documentos para pequenas empresas são gratuitos para um número limitado de usuários a várias centenas de dólares por mês, dependendo do nível de acesso e do plano escolhido.
Por exemplo, o pacote para pequenas empresas do Connecteam é 100% gratuito para os 10 primeiros usuários. Mesmo se você tiver uma equipe um pouco maior — até 30 pessoas — o plano Básico da Connecteam custa apenas US$ 30 por mês .
Em comparação, 10 usuários com SmartVault custariam US$ 400 por mês. O plano mais barato do Microsoft SharePoint seria $ 50 por mês para 10 usuários ou $ 230 por mês como parte de uma licença do Microsoft 365 E3.
perguntas frequentes
Quais são os tipos de sistemas de gerenciamento de documentos?
Existem vários tipos de sistemas de gerenciamento de documentos, incluindo gerenciamento de conteúdo e registros, gerenciamento de fluxo de trabalho, gerenciamento de documentos de RH e geração de imagens de documentos. Ao avaliar um DMS, você deseja garantir que ele inclua as ferramentas necessárias para o seu negócio.
Qual é a melhor maneira de gerenciar documentos?
O uso de um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem simplifica o armazenamento, a organização e o compartilhamento de documentos. Ele fornece um local central para toda a sua documentação, facilitando a pesquisa e a colaboração.
O que você deve procurar em um sistema de gerenciamento de documentos?
O melhor software de gerenciamento de documentos para sua pequena empresa permitirá que você personalize as soluções de acordo com a forma como você faz negócios. Certifique-se de que seu DMS seja fácil de usar, ofereça segurança e conformidade robustas, ofereça suporte à automação do fluxo de trabalho e se integre à sua pilha de tecnologia existente.
Os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem são seguros?
Sim, os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem são seguros. Procure uma solução que forneça criptografia automática de documentos e permita ferramentas de gerenciamento de acesso e privacidade. Os sistemas de gerenciamento em nuvem são, na verdade, mais seguros do que os serviços locais porque os provedores de plataforma monitoram a segurança e garantem a aplicação de patches e atualizações de software.
O resultado final em sistemas de gerenciamento de documentos para pequenas empresas
Um sistema de gerenciamento de documentos robusto e seguro para pequenas empresas pode agilizar o fluxo de trabalho, simplificar o armazenamento e a recuperação de documentos e permitir o compartilhamento com membros da equipe e clientes. Procure um DMS que forneça as ferramentas de que você precisa e seja fácil de usar para aumentar a produtividade de sua organização.
O Connecteam é a melhor escolha para pequenas e médias empresas que buscam melhorar seu gerenciamento de documentos. Dê um pequeno passo para você - e um grande salto para o seu negócio - com o Connecteam hoje. Não deixe de conferir o Plano Pequenas Empresas da Connecteam para saber tudo o que você precisa para administrar seu negócio.