6 melhores sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos em 2023
Publicados: 2023-03-29Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos fornecem um local seguro e centralizado para armazenar e gerenciar documentos. Analisamos os 6 melhores softwares EDMS para 2023 para ajudá-lo a escolher o melhor para o seu negócio.
Sem as ferramentas certas, o gerenciamento de documentos pode se tornar um processo demorado e frustrante. O uso de um sistema confiável de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) pode ajudá-lo a organizar seus arquivos com mais eficiência, permitindo uma colaboração mais suave e menos erros.
Os sistemas modernos de gerenciamento de arquivos eletrônicos são altamente seguros e substituem o armazenamento físico desorganizado e às vezes caro. Todos os arquivos digitais são protegidos por criptografia e permissões de controle de acesso. Além disso, a maioria das plataformas vem com ferramentas para ajudá-lo a manter a conformidade com os regulamentos de segurança de dados.
Para ajudá-lo a entender mais, elaboramos este guia com os 6 melhores sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos e o que você deve considerar ao escolher um.
Se você não tem tempo para ler nossa pesquisa, pule para nossa tabela de comparação rápida.
Nossas melhores escolhas
O melhor sistema de gerenciamento eletrônico de documentos tudo-em-um
Saber maisBom para arquivamento automatizado de documentos
Bom para colaborar em documentos
O que procurar em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos
O melhor software de gerenciamento de documentos fará muito mais do que apenas armazenar seus documentos. Aqui estão alguns dos principais recursos a serem observados:
- Gestão e recuperação de documentos.A capacidade de adicionar metadados como tags, categorias e descrições pode facilitar o armazenamento e a organização de seus documentos eletrônicos. Além disso, localize e recupere rapidamente quaisquer documentos usando a funcionalidade de pesquisa.
- Permissões de acesso personalizadas.Dê a certos funcionários acesso a documentos específicos, garantindo que as informações confidenciais permaneçam seguras. O Connecteam, por exemplo, permite criar usuários e grupos de usuários e atribuir permissões em massa. Alguns sistemas também possuem proteção por senha e recursos de criptografia.
- Recursos de colaboração.Compartilhe facilmente documentos e colabore com os membros da equipe em documentos. Vários usuários podem editar e comentar documentos ao mesmo tempo, promovendo o trabalho em equipe e simplificando os fluxos de trabalho.
- Rastreamento de controle de versão.Visualize versões anteriores de documentos e um histórico de alterações para fins de auditoria. Isso também facilita uma melhor verificação de fatos e colaboração.
- Conformidade regulatória.As empresas devem cumprir os regulamentos de armazenamento e proteção de dados, portanto, procure um sistema de arquivamento de documentos com recursos como políticas de retenção e trilhas de auditoria.
- Funcionalidade de assinatura eletrônica.Permite que você compartilhe documentos importantes com os funcionários, que podem assiná-los digitalmente de seus próprios dispositivos.
- Análises e relatórios.Gere relatórios para ver dados sobre atividade, desempenho, uso de documentos e muito mais.
- Aplicativo móvel.Acesse e gerencie documentos de qualquer dispositivo — em qualquer lugar, a qualquer hora.
Os 6 melhores sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos de 2023
Connecteam — O melhor sistema de gerenciamento eletrônico de documentos tudo-em-um
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
O Connecteam encabeça nossa lista como o melhorsistema de gerenciamento eletrônico de documentos tudo-em-um .Ele oferece recursos de segurança para proteger arquivos, incluindo criptografia e controles de acesso, e possui uma interface elegante e fácil de usar.
Abaixo estão os recursos de destaque do Connecteam para ajudá-lo a gerenciar seus documentos com facilidade.
Gerenciamento simplificado de documentos por meio de um painel centralizado
Com o Connecteam, você podearmazenar e gerenciar todos os documentos da sua empresa em um único local.Os funcionários podem fazer upload de documentos diretamente, incluindo certificados, formulários, arquivos pessoais e regulamentares e muito mais. Tudo pode ser visualizado em um painel centralizado, fácil de navegar, mesmo para quem não entende muito de tecnologia.
Usandoo aplicativo móvel da Connecteam , você e os membros de sua equipe podem carregar e acessar documentos de qualquer lugar, a qualquer momento.A interface amigável simplifica a navegação para qualquer documento que você precise visualizar.
O melhor de tudo é que o Connecteam oferecearmazenamento ilimitado .Isso significa que não há limites para o númerooutamanho dos documentos que você pode carregar e armazenar.
Armazenamento seguro e permissões de usuário para manter as informações confidenciais seguras
O Connecteam armazena todos os seus documentos em uma nuvem altamente segura e possuicriptografia de dados de ponta a ponta .Isso protege terceiros não autorizados de acessar seus documentos quando você os carrega, edita ou visualiza. O Connecteam também executa criptografia SSL de 256 bits padrão do setor.
Além disso, o Connecteam permitedefinir permissões personalizadas para todos os usuários da sua empresa.Você tem controle total sobre quais funcionários podem acessar quais documentos, bem como se eles podem ou não editá-los. Isso garante que apenas as pessoas apropriadas tenham acesso a informações confidenciais.
Fique em conformidade e mantenha os documentos atualizados definindo datas de validade
O Connecteam mostrará todas as datas de validade dos documentos que você carregou. Você também pode definir datas de vencimento personalizadas em documentos de acordo com a entrada ou o tipo.
Além disso, o Connecteam iránotificá-lo automaticamente quando os documentos estiverem prestes a expirar .Dessa forma, você pode agir rapidamente para garantir que documentos e certificações importantes nunca fiquem desatualizados. Também facilita a conformidade com as leis e regulamentos relevantes sobre o armazenamento de documentos.
Integração mais suave com compartilhamento instantâneo de arquivos
Os recursos de gerenciamento de documentos do Connecteam também podem simplificar o processo de integração. Seus novos contratados podemfazer upload de documentos e certificações necessários diretamente de seus dispositivos móveis.Isso pode incluir formulários de impostos, contratos assinados, arquivos pessoais e muito mais. Você terá acesso a eles instantaneamente e poderá solicitar documentos adicionais aos funcionários com apenas um toque no seu dispositivo.
Você também podeenviar lembretes para os novos contratados fazerem upload de documentos e criar listas de verificação para eles marcar durante a integração .Isso garante que nada seja esquecido, para que os novos funcionários possam concluir a integração mais rapidamente.
Bate-papo no aplicativo e feed de notícias da empresa para uma melhor comunicação
Como recurso de bate-papo integrado do Connecteam , você pode se comunicar com os membros da equipe em tempo real, não importa onde ou quando eles estejam trabalhando.Configure conversas seguras individuais ou em grupo em segundos e crie permissões de usuário personalizadas para manter as conversas seguras e dentro do contexto.
Você pode enviar imagens, vídeos, notas de áudio e outros arquivos em mensagens. Além disso, as notificações por push garantem que nenhuma de suas mensagens seja perdida.
O Connecteam também possui umfeed de notícias da empresa no estilo de mídia social que você pode usar para compartilhar atualizações e anúncios com toda a sua equipe de uma só vez.Programe postagens para serem publicadas no momento certo, veja quem visualizou suas postagens e personalize anúncios com GIFs, imagens e muito mais.
Em relação ao gerenciamento de documentos, esses recursos permitem que você secomunique instantaneamente sobre os documentos .Peça aos funcionários que enviem documentos, avise que uma certificação importante está prestes a expirar ou solicite documentos de toda a equipe simultaneamente.
E muito mais
Connecteam é mais do que apenas uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos. Ele também possui recursos para treinamento , gerenciamento de tarefas , agendamento de funcionários , recompensas e reconhecimentos e muito mais.
A Connecteam oferece umplano Small Business gratuito para sempre para equipes com 10 funcionários ou menos.Os planos pagos começam em apenas $ 29 por mês para até 30 usuários, e há uma avaliação gratuita que você também pode usar.
Características principais
Localização centralizada para armazenar, editar e gerenciar documentos
Armazenamento ilimitado de documentos
Controles personalizados de acesso a documentos
Datas de vencimento dos documentos
Compartilhamento instantâneo de arquivos
Bate-papo integrado para mensagens individuais e em grupo
Prós
Fácil de usar, mesmo para usuários menos experientes em tecnologia
Aplicativo móvel para que você possa carregar e acessar documentos em qualquer lugar
Gratuito para toda a vida para equipes de até 10
Solução de gerenciamento de trabalho tudo-em-um
Contras
Mais integrações por vir
Preços
A partir deapenas US$ 29/mês para os primeiros 30 usuários Avaliação gratuitade 14 dias Planogratuitodisponível
Teste gratuito de 14 dias, sem necessidade de cartão de crédito
Inicie o seu teste gratuitoRubex by eFileCabinet — Bom para arquivamento automatizado de documentos
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
Rubex da eFileCabinet é um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem com recursos para arquivamento automático de documentos, colaboração em equipe e muito mais. Ele pode automatizar processos de aprovação de documentos e fornecer visualizações de dados de documentos. Rubex oferece funcionalidade de pesquisa para acessar e recuperar documentos por data ou palavra-chave. Está disponível como um aplicativo móvel ou web.
Os gerentes podem definir permissões de usuário para impedir que determinados usuários acessem ou editem documentos específicos. Rubex também oferece recursos de controle de versão, modelos de documentos, assinaturas eletrônicas, compartilhamento de arquivos e solicitações de arquivos.
Saiba mais sobre Rubex por eFileCabinetCaracterísticas principais
- Assinaturas eletrônicas
- Arquivamento automático de documentos
- Aplicativos móveis e web
- Permissões de usuário e controle de versão
Prós
- Oferece integrações com software de terceiros
- Pode procurar por documentos perdidos
Contras
- Preços não listados publicamente
- Recursos limitados no plano pago básico
Preços
Entre em contato com o fornecedor para saber o preço Teste: Sim Plano gratuito: Não
Zoho Docs — Bom para colaborar em documentos
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
O Zoho WorkDrive é um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem focado na colaboração em equipe. Com o recurso Team Folders, os usuários podem compartilhar documentos uns com os outros em tempo real. Vários usuários também podem trabalhar juntos em documentos simultaneamente.
Os usuários podem fazer backup de documentos off-line e os dados serão sincronizados quando eles se reconectarem à Internet. Eles também podem organizar documentos em pastas e subpastas e pesquisá-los por local, tipo, palavras-chave ou nome.
O software também oferece controle de versão, permissões de acesso e relatórios, incluindo trilhas de auditoria e estatísticas de acesso a arquivos. Além disso, possui recursos de segurança e fornece aos usuários acesso ao Zoho Office Suite.
O Zoho WorkDrive possui aplicativos móveis para dispositivos Android e iOS, bem como um aplicativo para desktop. Infelizmente, não há plano gratuito disponível.
Saiba mais sobre o Zoho DocsCaracterísticas principais
- Pastas da equipe
- Controle de versão e permissões de acesso
- Backups de dados off-line
- Aplicativos móveis
Prós
- Pode definir pastas como “públicas” ou “privadas”
- Funcionalidade de pesquisa para recuperar documentos rapidamente
Contras
- Nenhum plano gratuito
- Os limites de upload de arquivos em planos de nível inferior podem ser restritivos
Preços
A partir de US$ 5/usuário/mês Avaliação: Sim Plano gratuito: Sim
PandaDoc — Bom para aceitar assinaturas eletrônicas
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
O Pandadoc é um programa de gerenciamento de documentos baseado em nuvem com ferramentas para assinaturas eletrônicas e gerenciamento de contratos. Os empregadores podem usar ferramentas de criação de documentos de arrastar e soltar para criar seus próprios documentos. Há uma biblioteca de modelos que fornece o ponto de partida para vários tipos de documentos.
Os empregadores também podem visualizar históricos de arquivos e usar o rastreamento de versão para monitorar as alterações ao longo do tempo. O compartilhamento de arquivos está disponível no aplicativo. Controles de acesso podem ser criados para restringir quem pode visualizar quais arquivos.
Infelizmente, o Pandadoc pode se tornar muito caro para equipes maiores. Começa em $ 19 por usuário, por mês. Isso equivaleria a US$ 1.900 por mês para uma equipe de 100 pessoas.
Saiba mais sobre o PandaDocCaracterísticas principais
- Criação de documento de arrastar e soltar
- Histórico da versão
- Controles de acesso
- Compartilhamento de arquivos
Prós
- Fácil de usar
- Grande biblioteca de modelos
Contras
- Altos preços
- pode ser um pouco lento
Preços
A partir de US$ 19/usuário/mês Avaliação: Sim — Plano gratuito de 14 dias : Sim
DocuWare — Bom para gerenciamento de faturas
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
- janelas
DocuWare é um sistema automatizado de gerenciamento de documentos com ferramentas para faturamento e assinaturas eletrônicas. Os empregadores podem usar o painel de gerenciamento central para organizar arquivos. Todas as informações armazenadas são criptografadas e protegidas com outras práticas de segurança e existem algumas integrações de terceiros.
Funcionários, clientes e outros com permissões de acesso podem usar o aplicativo móvel para visualizar e editar documentos. Os gerentes podem definir itens de ação com prazos. Há uma pesquisa de arquivo integrada e os documentos podem ser classificados por tipo de arquivo. O controle de acesso granular está disponível para garantir que as pessoas certas possam ver os documentos certos.
Um problema potencial é que todos os planos do DocuWare vêm com limites de armazenamento. Mesmo os pacotes de ponta oferecem apenas 250 GB de armazenamento, compartilhados entre até 100 usuários.
Saiba mais sobre o DocuWareCaracterísticas principais
- Armazenamento seguro de documentos
- Controles de acesso granular
- Pesquisa de arquivos integrada
- Integrações de terceiros
Prós
- Bons controles de acesso
- Aplicativo móvel fácil de usar
Contras
- Todos os planos têm limites de armazenamento
- Sem avaliação gratuita ou plano gratuito
Preços
Entre em contato com o fornecedor para saber o preço Teste: Não Plano Gratuito: Não
Oneflow — Bom para gerenciamento de contratos
Disponível em
- Rede
Oneflow é um programa especializado em gerenciamento de contratos. Os empregadores podem criar contratos digitais do zero com o criador do contrato, e há modelos personalizáveis. As permissões de acesso garantem que apenas pessoas relevantes possam visualizar e interagir com os contratos.
Existem também ferramentas de colaboração, incluindo a capacidade de editar documentos comerciais em tempo real. Todos podem ficar atualizados com notificações configuráveis, e os contratos Oneflow podem ser assinados online com a ferramenta de assinatura eletrônica.
A principal desvantagem é que o Oneflow foi projetado especificamente para criação e gerenciamento de contratos. Não é útil para gerenciamento de documentos mais geral.
Saiba mais sobre o OneflowCaracterísticas principais
- Gestão de contratos
- Construtor de contrato
- Controles de acesso
- Ferramentas de colaboração
Prós
- Criação rápida de contrato
- Modelos de contrato personalizáveis
Contras
- Limitada à gestão de contratos
- Relativamente caro
Preços
A partir de US$ 18,42/usuário/mês Teste: Sim Plano gratuito: Sim
Compare os melhores sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos
Tema | ||||||
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Avaliações | 4.8 | 4.4 | 4.5 | 4.5 | 4.6 | 4.5 |
Preços | A partir de apenas US$ 29/mês para os primeiros 30 usuários | Entre em contato com o fornecedor para obter o preço | A partir de US$ 5/usuário/mês | A partir de US$ 19/usuário/mês | Entre em contato com o fornecedor para obter preços | A partir de US$ 18,42/usuário/mês |
Teste grátis | sim 14 dias | sim | sim | sim 14 dias | não | sim |
Plano Gratuito | sim Até 30 usuários | não | sim | sim | não | sim |
O que são sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos?
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) é um tipo de software baseado em nuvem que permite que as organizações armazenem, gerenciem e acessem documentos importantes digitalmente .
Esses sistemas substituem as soluções de armazenamento físico, como armazenar documentos em papel em um arquivo. Em vez disso, eles fornecem um local central e seguro para armazenar documentos. Pense nisso como um gerenciamento de arquivo eletrônico, onde o acesso e a recuperação são simples. As empresas podem armazenar tudo, desde faturas e contratos até registros de funcionários e materiais de treinamento – e muito mais.
O software EDMS também automatiza fluxos de trabalho de documentos, como processos de aprovação e revisão. Isso pode ajudar a aumentar a produtividade e economizar tempo das empresas. Além disso, esses sistemas costumam ter recursos para controlar o acesso a determinados documentos e acompanhar as edições feitas nos documentos. Isso ajuda a melhorar a segurança dos dados.
Além disso, esses sistemas reduzem o uso de papel e eliminam documentos perdidos ou extraviados. Isso economiza dinheiro das empresas a longo prazo.
Como funcionam os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos?
Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos funcionam armazenando com segurança todos os documentos carregados pelos funcionários de uma empresa .
Para usar um desses sistemas, as empresas primeiro precisam baixar o software EDMS. A maioria está disponível como aplicativos móveis e/ou de desktop. Alguns também estão disponíveis através de navegadores da web. Os funcionários podem baixar o aplicativo diretamente em seus dispositivos móveis ou acessar o software em seus computadores desktop.
As empresas precisam então treinar funcionários sobre como usar o sistema e desenvolver um processo para carregar e organizar documentos. Funcionários e gerentes podem fazer upload de documentos, e os empregadores podem definir regras personalizadas para quais tipos de documentos os funcionários podem fazer upload.
Depois que os documentos são carregados no sistema, os funcionários podem acessá-los a qualquer momento, de qualquer lugar. Eles podem pesquisar documentos por título, data, autor, palavra-chave ou outros critérios. Esses sistemas também permitem que os funcionários colaborem em documentos uns com os outros. Vários funcionários podem trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo e o sistema pode rastrear as alterações feitas por cada usuário.
Os gerentes podem usar esses sistemas para garantir que os documentos sejam armazenados com segurança e para fornecer acesso aos funcionários que precisam deles.
Os benefícios dos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos
Fácil acessibilidade e recuperação
Esses sistemas fornecem acesso rápido e fácil a documentos de qualquer lugar, a qualquer hora. Isso torna mais fácil para você e seus funcionários acessar e compartilhar documentos uns com os outros.
Da mesma forma, o software EDMS oferece ferramentas para que os usuários pesquisem rapidamente os documentos exatos que estão procurando. Eles podem pesquisar por palavra-chave, título, autor, data e vários outros critérios. Chega de vasculhar uma montanha de documentos para encontrar o que você está procurando.
Economia de tempo
Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos automatizam muitas partes demoradas dos fluxos de trabalho de documentos. Eles eliminam a necessidade de revisão, aprovação e processamento manuais de documentos. Isso pode liberar seu tempo para que você possa voltar ao trabalho mais importante.
Colaboração aprimorada e produtividade aprimorada
Esses sistemas facilitam a colaboração dos funcionários em documentos. Várias pessoas podem editar documentos simultaneamente, e o software EDMS rastreará automaticamente as alterações exclusivas feitas por cada usuário.
Ao melhorar a colaboração e simplificar os fluxos de trabalho de documentos, esses sistemas também aumentarão a produtividade.
Segurança aprimorada
A maioria das soluções de software EDMS permite definir permissões de acesso personalizadas para determinados documentos e/ou usuários. Isso garante que apenas pessoas autorizadas possam acessar materiais sensíveis ou mesmo confidenciais. Da mesma forma, o software pode rastrear as alterações que os usuários fazem nos documentos. Dessa forma, fica fácil ver quem é o responsável por determinadas alterações.
Conformidade aprimorada
Esses sistemas facilitam a garantia de que você está armazenando e gerenciando documentos de acordo com as leis e regulamentos relevantes. Com uma maneira confiável de armazenar e acessar documentos, você pode manter registros precisos e atualizados e produzi-los instantaneamente sempre que necessário.
Custos reduzidos
Com o software EDMS, você não terá que se preocupar em gastar dinheiro com impressão e armazenamento de documentos em papel. Ao digitalizar documentos e armazená-los eletronicamente, esses sistemas também eliminam a necessidade de espaço de armazenamento físico, que pode ser caro. Isso pode economizar muito dinheiro para sua empresa a longo prazo.
Quanto custam os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos?
A maioria dos sistemas é cobrada por usuário, por mês. Por exemplo, a Panadoc cobra US$ 19 por usuário, por mês. O Zoho WorkDrive, por outro lado, cobra pouco mais de US$ 3 por usuário, por mês, por seu plano básico. No entanto, não inclui acesso a todos os seus recursos. Você teria que pagar mais por mês por ferramentas adicionais.
Algumas soluções não listam seus planos de preços publicamente. Isso significa que você terá que entrar em contato diretamente com o fornecedor para obter informações sobre preços.
A Connecteam é transparente com seus preços, oferecendo opções acessíveis para empresas de todos os tamanhos. Equipes de até 10 pessoas podem usar o Connecteam gratuitamente por toda a vida. Equipes maiores podem aproveitar um plano pago a partir de apenas $ 29 por mês para até 30 usuários.Depois disso, os usuários adicionais custam apenas US$ 0,50 cada um por mês.
O Connecteam também oferece umaavaliação gratuita que você pode usar para testá-lo antes de se comprometer com um plano pago.
perguntas frequentes
O que é um exemplo de um documento eletrônico?
Um documento eletrônico é qualquer documento que pode ser criado, editado e armazenado eletronicamente. Alguns exemplos incluem arquivos PDF, planilhas do Excel e documentos do Microsoft Word. Você pode usar sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos, como o Connecteam, para armazenar e gerenciar seus documentos digitalmente.
O que é um exemplo de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos?
Existem muitos sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos, mas alguns exemplos são Microsoft SharePoint, Google Drive e Alfresco. No entanto, nenhum deles oferece tantos recursos quanto o Connecteam. O Connecteam possui recursos poderosos para gerenciamento de documentos, além de ferramentas para agendamento, planejamento de eventos , integração e treinamento e muito mais.
Quais são as diferenças entre EDMS e ERMS?
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) é usado para armazenar e gerenciar documentos eletrônicos. Um sistema de gerenciamento de registros eletrônicos (ERMS) é mais abrangente e é usado para gerenciar registros durante todo o seu ciclo de vida. Os registros eletrônicos incluem não apenas documentos, mas também e-mails, imagens, postagens em mídias sociais e muito mais.
Resumindo, o EDMS está focado no armazenamento e gerenciamento de documentos. Enquanto isso, o ERMS possui recursos mais avançados para gerenciamento de registros, que podem incluir documentos.
O resultado final em sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos
Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) facilitam o armazenamento, o gerenciamento e a colaboração em todos os tipos de documentos digitais. Os usuários podem acessá-los e recuperá-los a qualquer hora, em qualquer lugar.
Usando o software EDMS, as empresas podem se beneficiar da economia de tempo, custos reduzidos e produtividade e colaboração aprimoradas. Além disso, eles podem ficar tranquilos sabendo que o software mantém seus negócios em conformidade e seus dados seguros.
Existem muitas soluções de software EDMS por aí, mas o Connecteam é o melhor .Com um painel central elegante, recursos de compartilhamento de arquivos, bate-papo no aplicativo e muito mais, o Connecteam tem tudo o que sua empresa precisa para gerenciar documentos com facilidade. Os preços começam em apenas $ 29 por mês para até 30 usuários. E empresas com até 10 usuários podem acessar o Connecteam gratuitamente por toda a vida.
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