6 Melhor Software de Gerenciamento de Arquivos de Funcionários em 2023

Publicados: 2023-03-26

Práticas inadequadas de gerenciamento de documentos podem causar ineficiências e dores de cabeça para o seu departamento de RH. Simplifique os registros de seus funcionários com um sistema de software de gerenciamento de arquivos de funcionários.

Classificar e arquivar documentos físicos é ineficiente e demorado, mas a maioria dos sistemas eletrônicos não é muito melhor. Pergunte a qualquer pessoa que já sacrificou horas analisando um arquivo do Excel superdimensionado.

É aí que entram os sistemas de software de gerenciamento de arquivos. Essa tecnologia inovadora ajuda você a classificar, arquivar e recuperar informações e documentos importantes dos funcionários. Neste guia, abordaremos os seis principais sistemas de software de gerenciamento de funcionários de 2023. Aprenda sobre seus pontos fortes, fracos e recursos exclusivos.

Se você não tem tempo para ler nossa pesquisa, pule para nossa tabela de comparação rápida.

Nossas melhores escolhas

Melhor software de gerenciamento de arquivos tudo-em-um
Saber mais
Bom para digitalizar documentos
Bom para gestão de contratos

O que procurar em um software de gerenciamento de arquivos de funcionários

Os melhores sistemas de gerenciamento de documentos eliminam processos ineficientes. Aqui estão os principais recursos que eles oferecem:

Os lembretes automatizados incitam os funcionários a carregar seus documentos perdidos, liberando a equipe de RH para se concentrar em tarefas de maior valor.
A comunicação instantânea mantém todos na mesma página e garante que os funcionários possam trabalhar mais rapidamente.
Ferramentas de navegação simples ajudam até mesmo os funcionários menos experientes em tecnologia a encontrar rapidamente o que precisam.
O armazenamento ilimitado garante que você possa carregar e organizar todos os documentos essenciais para o seu negócio.
Uma base de conhecimento fornece um hub central para armazenar e recuperar documentos internos, como formulários de rotina ou um manual do funcionário.

A adoção de um sistema de gerenciamento de arquivos móvel como o Connecteam permite que você se conecte com cerca de 80% da força de trabalho global que não tem acesso a uma mesa.

Os 6 melhores softwares de gerenciamento de arquivos de funcionários de 2023

Connecteam — Melhor software de gerenciamento de arquivos tudo-em-um
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
O Connecteam ocupa o primeiro lugar como o melhor software de gerenciamento de arquivos de funcionários de 2023. Ele fornece um local seguro para os funcionários carregarem seus documentos essenciais, para que você não precise mais trazer os funcionários ao escritório apenas para preencher a papelada. Para empresas com uma força de trabalho distribuída ou altamente móvel, isso se traduz em uma economia considerável de tempo e dinheiro. Vamos dar uma olhada no que o Connecteam tem a oferecer.

Localize todos os seus documentos em um hub fácil de gerenciar
O Connecteam permite que você centralize todos os seus documentos importantes em um hub virtual . Você pode acessar seus arquivos de funcionários, contratos e muito mais de qualquer lugar do mundo.
Mecanismos de classificação eficientes e personalizáveis significam que você não precisa se preocupar com papelada mal arquivada ou documentação ausente.
Ferramentas rápidas de colaboração mantêm seus funcionários conectados
O Connecteam faz mais do que permitir que você compartilhe documentos e outros arquivos, como vídeos e fotos. Ele também tem um recurso de alerta. Use-o para se comunicar com toda a sua empresa, uma única equipe ou departamento ou apenas um funcionário. Você pode enviar notificações sobre mudanças nas políticas ou a necessidade de concluir os requisitos de educação contínua.

Você também pode configurar notificações automatizadas para alertar seus funcionários sobre o upload de documentos necessários ou a renovação de materiais urgentes.
Mantenha a privacidade dos funcionários com configurações granulares de permissões
Os arquivos pessoais estão repletos de material sensível. Felizmente, a interface intuitiva do Connecteam permite que você gerencie facilmente quem vê o quê por meio de seu centro de permissões. Você pode conceder a usuários específicos o direito de acessar documentos ou detalhes relevantes e manter a conformidade com a lei e as políticas internas de sua empresa.

Integre seus novos funcionários em tempo recorde
O Connecteam acelera a integração permitindo que os funcionários carreguem documentos diretamente. Você também pode coletar assinaturas eletrônicas e enviar e receber arquivos relevantes eletronicamente.
Aumente a eficiência do local de trabalho com um conjunto abrangente de ferramentas de RH
O Connecteam vai além de um software de gerenciamento de arquivos. Ele também vem equipado com uma ampla gama de recursos de gerenciamento de funcionários, como agendamento , folha de pagamento e funcionalidade de controle de tempo . Os departamentos de RH podem gerenciar praticamente todos os aspectos da administração de pessoal por meio do Connectstream.

Além disso, os funcionários de RH podem aproveitar as ferramentas colaborativas do Connecteam para compartilhar arquivos e enviar e receber comunicações seguras. O Connecteam oferece à equipe de RH várias ferramentas de mensagens. Por exemplo, eles podem abrir um canal de comunicação privado para um bate-papo individual com um funcionário ou enviar um anúncio para toda a empresa por meio de um bate-papo em grupo.
Características principais
- É mobile-first para acesso em qualquer lugar
- As configurações granulares de privacidade permitem que você controle o acesso a documentos por meio de suas configurações de permissão
- Lembretes automatizados permitem que os funcionários saibam quando fazer upload de documentos importantes
- Armazene documentos ilimitados em seu espaço de armazenamento digital
- Seu processo de integração simplificado reduz ineficiências desnecessárias
- Recursos de navegação fáceis permitem que você localize qualquer documento sem esforço
Prós
- Gerencie todos os documentos de seus funcionários em um local seguro
- Integrar funcionários com mais rapidez e eficiência
- Permita que os funcionários carreguem documentos importantes de seus dispositivos móveis
- Recursos de pesquisa simples facilitam o gerenciamento de documentos
Contras
- O treinamento é apenas digital
Preços
A partir de apenas US$ 29/mês para os primeiros 30 usuários Avaliação gratuitade 14 dias Planogratuitodisponível
Teste gratuito de 14 dias, sem necessidade de cartão de crédito
Inicie o seu teste gratuito
Pule para
Principais escolhas
Connecteam DynaFile Avokaado GoCo DocuSign Eddy
Comparar todas as perguntas frequentes
DynaFile — Bom para digitalizar documentos
Disponível em
- Rede
O DynaFile fornece às empresas um sistema básico de gerenciamento de documentos digitais com ênfase na digitalização. Os códigos de barras são adicionados automaticamente aos documentos quando digitalizados, permitindo uma recuperação mais fácil. Outros recursos incluem digitalização em lote para organizar materiais não relacionados com mais rapidez, colaboração em nuvem, armazenamento baseado na Web e controles administrativos. Faltam alguns recursos avançados, mas o DynaFile permite que os funcionários compartilhem e comentem documentos por meio de canais digitais seguros.

O foco do Dynafile na digitalização e classificação o torna adequado para empresas que ainda se apegam a seus antigos arquivos. No entanto, os empregadores que procuram um sistema de software de gerenciamento de funcionários moderno e completo podem ser mais bem atendidos em outro lugar.
Saiba mais sobre o DynaFile
Características principais
- Atribui automaticamente códigos de barras para ajudar na recuperação de documentos
- Coleta de assinatura eletrônica
- Habilidades de digitalização em lote
- Os gerentes podem atribuir permissões de acesso
Prós
- O armazenamento baseado na Web facilita o acesso a documentos em qualquer lugar
- Os recursos de colaboração em nuvem aumentam a eficiência entre locais
Contras
- Preços não listados no site DynaFile
- Nenhuma avaliação gratuita está disponível
Preços
Entre em contato com o fornecedor para saber o preço Teste: Não Plano gratuito: Não
Avokaado — Bom para gestão de contratos
Disponível em
- Rede
Avokaado é um sistema de gerenciamento de contratos com recursos de armazenamento de documentos de funcionários. Os empregadores podem criar contratos a partir dos modelos personalizáveis da Avokaado, solicitar assinaturas eletrônicas e arquivar e classificar contratos no conforto de seu escritório.
Em vez de reescrever os contratos do zero, os empregadores podem usar o recurso de automação baseado em cláusulas do Avokaado para criar uma biblioteca de cláusulas comuns para inserir ou remover conforme acharem adequado. Outros recursos incluem lembretes automatizados que os empregadores podem definir para si mesmos ou para seus funcionários. Por exemplo, eles podem lembrar os funcionários quando começarem as inscrições abertas em seus planos de saúde ou quando precisarem renovar uma certificação específica do setor.
Infelizmente, o Avokaado está atualmente disponível apenas em inglês. Os empregadores podem precisar de outro sistema de software se seu trabalho cruzar fronteiras internacionais.
Saiba mais sobre Avokaado
Características principais
- Acesso a uma biblioteca de modelos de contrato
- Habilidades de "enviar e solicitar" assinatura eletrônica
- Um hub centralizado para documentos importantes
- O plano gratuito para sempre oferece funcionalidade robusta
Prós
- Plano gratuito para sempre disponível
- Modelos de contrato modificáveis disponíveis
Contras
- Disponível apenas em inglês
- Número limitado de modelos
Preços
A partir de US$ 35/usuário/mês Avaliação: Sim Plano gratuito: Sim
GoCo — Bom para integrar novas contratações
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
O GoCo é uma solução de software de RH tudo-em-um que aborda várias funções do local de trabalho. Ele oferece funcionalidade detalhada de criação de fluxo de trabalho, o que pode facilitar a integração, permitindo que os empregadores recebam novos membros da equipe com listas de verificação detalhadas de tarefas e documentos necessários.
Ele também permite lembretes e prazos automatizados, para que os gerentes não precisem criar manualmente lembretes para enviar aos novos funcionários a documentação do seguro de saúde.
A GoCo também oferece uma variedade de recursos de software de RH padrão, como recursos de coleta de assinatura eletrônica e arquivamento de documentos. Os usuários podem automatizar várias práticas repetíveis de RH, desde a integração até as análises de desempenho.
Ao contrário de algumas outras entradas nesta lista, o GoCo não oferece suporte a muitas integrações de terceiros. Os empregadores que procuram um sistema mais flexível podem descobrir que o GoCo não atende a todas as suas necessidades.
Saiba mais sobre a GoCo
Características principais
- Tem listas de verificação e lembretes edificáveis
- Opção para enviar solicitações de coleta de assinatura eletrônica por e-mail
- Inclui software proprietário de folha de pagamento
- Fluxos de trabalho personalizáveis para uma variedade de tarefas de RH
Prós
- O aplicativo móvel funciona para dispositivos Apple e Android
- Vários recursos de automação disponíveis
Contras
- Número limitado de módulos
- Sem avaliação gratuita
Preços
A partir de US$ 5/usuário/mês Avaliação: Sim Plano gratuito: Sim
DocuSign — Bom para gerenciar grandes volumes de contratos
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
A DocuSign ajuda os departamentos de RH a cumprir as leis nacionais e internacionais ao enviar e receber grandes contratos. Os usuários podem acelerar o processo de assinatura destacando as áreas que precisam ser assinadas e permitindo que eles codifiquem as caixas com cores para os destinatários pretendidos.
Embora a DocuSign mantenha algumas funções básicas de arquivamento, classificação e recuperação de documentos de funcionários, fica claro que o foco principal do software está na esfera do contrato. Em vez de perseguir os funcionários pessoalmente para que assinem, os empregadores podem enviar contratos digitais com recursos de assinatura eletrônica. Esse recurso é útil para empresas com muitos trabalhadores contratados, funcionários remotos e membros da equipe que trabalham rotineiramente fora do escritório.
No entanto, sua falta de funcionalidade profunda de RH significa que pode ser necessário emparelhá-lo com outras soluções de software para obter os melhores resultados.
Saiba mais sobre DocuSign
Características principais
- Padrões abrangentes de conformidade e governança de dados
- Funcionalidade de codificação de cores
- Repositório digital central para documentos importantes
- Verificação de identidade aprimorada
Prós
- Facilita a criação de contratos e a coleta de assinaturas
- Um grande número de integrações de terceiros estão disponíveis
Contras
- Não construído com a funcionalidade abrangente de RH em mente
- Restrições no número de arquivos e tamanho do arquivo
Preços
A partir de US$ 10/usuário/mês Avaliação: Sim Plano gratuito: Sim
Eddy — Bom para pequenas empresas
Disponível em
- Rede
- janelas
- Mac
Eddy se apresenta como uma solução de software de RH para empresas locais. Suas principais funções giram em torno da automação de tarefas rotineiras de RH para pequenas empresas. Ele rastreia o horário dos funcionários, auxilia na integração e desligamento e permite que os usuários criem perfis para os funcionários. Ele também vem com um recurso de relatório automatizado com análise integrada.
Os recursos personalizáveis de gerenciamento de arquivos permitem que os usuários classifiquem os documentos de acordo com seus processos internos. Como a maioria dos sistemas de rastreamento de arquivos, tudo é armazenado em um hub conveniente.
Infelizmente, o Eddy não permite que os usuários rastreiem quais documentos ainda precisam de assinaturas, o que pode desacelerar as tarefas de RH que ele busca automatizar.
Saiba mais sobre Eddy
Características principais
- Relógios de ponto móveis para rastrear e gerenciar funcionários em trânsito
- Recrutamento e acompanhamento de candidatos
- Rastreamento de métricas chave com análises detalhadas
- Os arquivos dos funcionários podem ser armazenados e recuperados de um hub central de documentos
Prós
- Funcionalidade abrangente de gerenciamento de RH
- Recurso de diretório de funcionários disponível
Contras
- Deve ligar para um orçamento personalizado
- Certos recursos estão disponíveis apenas como complementos pagos
Preços
A partir de US$ 49/mês + US$ 8/usuário/mês Avaliação: Não Plano gratuito: Não

Compare os melhores softwares de gerenciamento de arquivos de funcionários

Tema
Avaliações	4.8	4.9	4.9	4.7	4.7	4.6
Preços	A partir de apenas US$ 29/mês para os primeiros 30 usuários	Entre em contato com o fornecedor para obter o preço	A partir de US$ 35/usuário/mês	A partir de US$ 5/usuário/mês	A partir de US$ 10/usuário/mês	A partir de US$ 49/mês + US$ 8/usuário/mês
Teste grátis	sim 14 dias	não	sim	sim	sim	não
Plano Gratuito	sim Até 30 usuários	não	sim	sim	sim	não

O que é um software de gerenciamento de arquivos de funcionários?

Os sistemas de gerenciamento de arquivos de funcionários armazenam registros de funcionários e outros documentos digitais em um banco de dados centralizado . Ele ajuda os profissionais de recursos humanos a simplificar seu fluxo de trabalho e melhorar a eficiência, movendo os registros dos funcionários de arquivos para arquivos eletrônicos baseados em nuvem, onde é mais fácil recuperar informações importantes ou confidenciais.

Os sistemas de software também podem ajudar as empresas a cumprir várias leis e códigos regulatórios. Por exemplo, o sistema de software de gerenciamento de arquivos de funcionários de uma empresa de transporte rodoviário pode detectar que o CDL de um motorista está prestes a ser renovado e pode enviar um lembrete útil para que o motorista e a empresa permaneçam no lado correto da lei.

Como funciona o software de gerenciamento de arquivos de funcionários?

Os sistemas de software de gerenciamento de arquivos dos funcionários casam a comunicação rápida com fortes medidas de segurança cibernética , como software de criptografia, protocolo HTTPS e autenticação de dois fatores. Informações confidenciais, como um arquivo pessoal com números de CPF de funcionários, podem ser mantidas mais seguras do que em um ambiente tradicional de papel.

Os localizadores de documentos permitem que os profissionais de RH atuem com maior eficiência. Por exemplo, se o RH precisasse obter o número do Seguro Social acima mencionado para a equipe de folha de pagamento, eles poderiam acessar o documento em segundos usando o recurso de ferramenta de pesquisa do software.

Outros recursos podem acelerar os processos de negócios de rotina. Por exemplo, contratos eletrônicos podem ser enviados por e-mail, assinados, coletados e arquivados em minutos. Na era do trabalho remoto, isso se tornou uma necessidade para qualquer empresa que esteja tentando se manter competitiva no mercado atual.

O software também economiza tempo das empresas, permitindo que os funcionários enviem sua papelada por meio de um portal online que encaminha os documentos para o departamento ou indivíduo apropriado.

Os benefícios do software de gerenciamento de arquivos de funcionários

Os sistemas de gerenciamento de arquivos de funcionários fazem mais do que modernizar seu escritório. Ele protege as informações vitais dos funcionários enquanto aumenta a eficiência da equipe automatizando tarefas de rotina. Recursos de pesquisa fáceis significam que não é mais necessário vasculhar arquivos ou arquivos de área de trabalho mal organizados.

Promova um espírito de colaboração dentro de sua empresa

Este software promove uma colaboração mais próxima entre os departamentos, agindo como uma única fonte de verdade. Em vez de depender de fontes de informações duplicadas que podem conter informações desatualizadas ou incorretas, você pode centralizar todos os dados de toda a empresa em um hub acessível.

A produtividade aprimorada do trabalhador coloca dinheiro de volta no bolso da empresa. Cada hora economizada por meio da eficiência aprimorada significa uma hora extra que pode ser gasta em outras tarefas relacionadas ao trabalho.

Fique em total conformidade com os regulamentos do governo e da indústria

O software de gerenciamento de arquivos de funcionários ajuda as empresas a cumprir os regulamentos do governo e do setor . Por exemplo, ele pode ajustar as configurações de permissões para evitar o vazamento de informações confidenciais de funcionários, como CPF ou números de carteira de motorista. O compartilhamento não autorizado de qualquer informação pode fazer com que uma empresa entre em conflito com a Lei de Direitos de Privacidade da Califórnia de 2020.

Recupere seu tempo com ferramentas de aprimoramento de eficiência

As opções de upload de documentos compatíveis com dispositivos móveis facilitam a vida dos gerentes de RH, permitindo que os funcionários insiram documentos importantes em seus arquivos de funcionários de qualquer lugar do mundo. O ROI ao liberar seus funcionários de RH para tarefas de maior valor agregado pagará pelo software várias vezes.

Quanto custa o software de gerenciamento de arquivos do funcionário?

Os custos do software de gerenciamento de arquivos para funcionários variam de acordo com a empresa. Embora existam alguns sistemas de software gratuitos para sempre, a maioria dos programas tem um preço base de assinatura mensal mais um custo adicional por usuário. Isso pode adicionar rapidamente centenas de dólares por mês para alguns planos. Por exemplo, o plano Business Pro da DocuSign custa US$ 40 mensais por usuário. Se você adicionar apenas cinco membros da equipe a este plano, pagará $ 200 mensais.

Outras empresas de software fazem você pegar o telefone para pechinchar com um representante de vendas. Essa falta de preços transparentes pode ser frustrante se você estiver procurando por uma cotação competitiva. Por outro lado, o Connecteam oferece preços baixos e transparentes em todos os setores. Você pode até começar com nosso plano para pequenas empresas totalmente gratuito (até 10 usuários). Os planos pagos variam de US$ 29 a US$ 99 mensais para os primeiros 30 usuários, com cada usuário adicional custando apenas US$ 0,50 a US$ 3, dependendo da opção.

perguntas frequentes

Como organizo meus arquivos de RH no meu computador?

Use um software de gerenciamento de documentos de RH dedicado para compilar documentos por finalidade. Sistemas de gerenciamento de arquivos como o Connecteam podem ajudá-lo a reunir todos os documentos de seus funcionários em um local seguro.

Qual é o melhor software de RH?

O Connecteam combina funcionalidade sólida com uma interface de usuário intuitiva. Seu sistema inovador pronto para dispositivos móveis permite que os funcionários carreguem documentos diretamente de seus smartphones. Você também pode aproveitar seus robustos sistemas automatizados para liberar seus profissionais de RH para outras tarefas.

Qual software é usado para armazenar os dados dos funcionários?

Você pode armazenar as informações de seus funcionários em um sistema de software de gerenciamento de documentos . O Connecteam facilita o armazenamento, a classificação e o acesso a arquivos de RH a partir de um local central, para que você sempre tenha os dados importantes dos funcionários à mão.

O resultado final do software de gerenciamento de arquivos de funcionários

O software de gerenciamento de arquivos de funcionários aumenta a eficiência do local de trabalho, acelerando os processos rotineiros de RH. Ele também ajuda as empresas a funcionar, fornecendo uma única fonte de verdade para informações e documentação dos funcionários.

O Connecteam é um sistema de software de gerenciamento de arquivos de funcionários completo e poderoso. Ele se destaca da concorrência com seu conjunto abrangente de recursos. Outros pacotes de software falham em abordar pontos problemáticos comuns, mas o Connecteam oferece um conjunto completo de ferramentas de gerenciamento de arquivos para funcionários.