18 ferramentas de comunicação interna que sua empresa precisa em 2022

Houve um tempo em que as ferramentas de comunicação interna não eram uma prioridade para a maioria das empresas. No máximo, os gerentes apreciaram essas ferramentas para melhorar a transparência entre empresas e compartilhar informações. Mas com mais funcionários trabalhando remotamente ou em campo do que nunca, você precisa encontrar maneiras mais fáceis de entrar em contato com eles.

Algumas empresas estão melhor usando ferramentas de comunicação clássicas, como e-mails e telefonemas. Enquanto outras empresas são mais adequadas para ferramentas mais avançadas, como software de comunicação digital, redes de mídia social e intranets de funcionários.

Seja qual for o caso, a maioria das forças de trabalho precisa de ferramentas que ajudem a simplificar o brainstorming, o envio de feedback e a colaboração, além de aumentar o engajamento e a produtividade dos funcionários.

Reunimos uma lista abrangente das melhores ferramentas de comunicação interna. E recomendamos a leitura de todos eles para ajudá-lo a entender quais ferramentas são mais adequadas para as necessidades de comunicação do seu negócio.

O que você deve obter das ferramentas de comunicação interna?

Qualquer grande solução de software de comunicação interna deve trazer os seguintes benefícios para você e seus funcionários:

1. É simples de usar e pode ser personalizado para que seus funcionários possam entender os recursos.
2. Economiza tempo e elimina idas e vindas desnecessárias por meio de recursos organizados de mensagens instantâneas.
3. Ele aumenta o envolvimento e a produtividade dos funcionários , oferecendo uma plataforma para tornar a comunicação divertida e agradável.
4. Garante que todas as formas de comunicação sejam seguras e protegidas , protegendo todos os dados e informações privadas.
5. Ele capacita a colaboração , tornando mais fácil para você e seus funcionários compartilharem feedback entre si. Também é fácil encontrar funcionários com algum tipo de ferramenta de busca.

E se você quiser se aprofundar, confira nosso guia sobre como criar e implementar uma estratégia de comunicação interna para o seu negócio.

Tipos de Comunicação Interna

Embora existam muitas ferramentas de comunicação interna diferentes para escolher (mais sobre isso posteriormente), elas podem ser categorizadas como um tipo específico de comunicação interna.

• Colaboração em projetos : os funcionários precisam de ferramentas de comunicação interna para ajudá-los a trabalhar com eficiência em projetos e tarefas juntos.
• Líder da empresa : As ferramentas de comunicação interna podem ser usadas para compartilhar notícias sobre a empresa com a força de trabalho. Essas notícias podem variar de anúncios e marcos de funcionários a novas estratégias e políticas.
• Comunicação informal : O pessoal deve ter a capacidade de se comunicar mesmo sobre assuntos não relacionados ao trabalho, seja por meio de fóruns públicos ou mensagens privadas.

Também vale a pena notar que algumas ferramentas de comunicação interna são projetadas para serem usadas pelos funcionários, enquanto outras são especificamente para uso dos gerentes.

Tipos de ferramentas de comunicação interna

Ferramentas de comunicação interna usadas pelos funcionários

De acordo com a Gallup, empresas com funcionários altamente engajados são 21% mais lucrativas do que aquelas cujos funcionários não o são.

Os funcionários devem ter ferramentas e métodos de comunicação interna para compartilhar recursos e se conectar uns com os outros. Isso deve capacitar os trabalhadores a fazer perguntas relevantes à alta administração, colaborar em projetos e fornecer feedback sobre todos os assuntos relacionados ao trabalho.

Ferramentas de comunicação interna usadas pelos gerentes

De acordo com estudos, as equipes são mais propensas a serem organizadas se estiverem recebendo informações e orientações da empresa de cima para baixo.

Os gerentes precisam de ferramentas administrativas de comunicação interna que os ajudem a implementar seus métodos de comunicação. Por exemplo, criar e personalizar recursos de comunicação como pesquisas, boletins informativos, atualizações da empresa e muito mais.

Agora que você conhece os principais tipos de ferramentas de comunicação interna, vamos dar uma olhada mais profunda nos tipos de recursos que devem ser incluídos ao considerar soluções de software de comunicação interna para o seu negócio.

18 melhores ferramentas de comunicação interna para 2022

Com cada vez mais funcionários trabalhando remotamente ou em campo, é imperativo que as empresas aproveitem ao máximo o acesso de sua força de trabalho a seus dispositivos móveis.

Por quê? Porque muitas vezes os funcionários não têm acesso instantâneo a um computador durante o seu dia-a-dia, reduzindo a produtividade no processo. O acesso a um aplicativo de funcionário móvel pode ajudar a resolver esse problema e manter os funcionários engajados. Além disso, os funcionários podem se comunicar com seus gerentes de qualquer local.

Com um aplicativo móvel para funcionários, as equipes sempre têm acesso instantâneo às informações da empresa e podem se comunicar entre si em telefones celulares, tablets, laptops e desktops.

O Connecteam é um exemplo ideal de solução de software com um aplicativo de comunicação com funcionários que simplifica o gerenciamento de funcionários. Os funcionários podem facilmente contatar colegas de trabalho ou gerentes por meio de um diretório on-line, comunicar-se por meio de bate-papos 1:1 ou em equipe, receber atualizações em tempo real e ter acesso instantâneo a todas as informações essenciais para seu trabalho.

Para empresas com equipes enormes, uma intranet pode ser extremamente útil para comunicações internas. Esse tipo de software pode ser usado para compartilhar conhecimento entre departamentos, bem como artigos, documentos, gráficos e muito mais. Mais importante ainda, todos os funcionários, seja trabalhando no escritório principal, em locais satélites ou em casa, podem ficar na mesma página em relação às notícias da empresa.

Também conhecidas como “redes sociais corporativas”, as intranets podem ser usadas em um número aparentemente ilimitado de maneiras devido à sua personalização. Com esse tipo de ferramenta, os usuários podem se engajar em um diálogo transparente sobre qualquer tópico relacionado ao trabalho, aumentar o envolvimento dos funcionários e armazenar quantos documentos forem necessários, para que os funcionários remotos e internos possam se sentir conectados o tempo todo.

Um software completo que funciona essencialmente como um aplicativo de intranet da empresa é o Connecteam. Projetado principalmente para trabalhadores sem mesa, os usuários podem ler todas as notícias relacionadas à empresa , passar por treinamento de funcionários, acessar quaisquer documentos carregados, preencher pesquisas e muito mais.

Embora seja importante dar aos seus funcionários uma voz para compartilhar seus pensamentos sobre tópicos, políticas e processos relacionados à empresa, muitos preferem permanecer anônimos. Portanto, dar à força de trabalho um espaço seguro onde eles possam se expressar sem nome, como uma pesquisa on-line de engajamento de funcionários, é uma maneira infalível de receber feedback que realmente faz a diferença.

Os gerentes podem então analisar os envios de funcionários para identificar pontos problemáticos comuns e maneiras de mudar aspectos da empresa, grandes e pequenos.

Aplicativos como o Connecteam fornecem aos funcionários pesquisas que eles podem preencher diretamente de seus dispositivos móveis . Também é possível criar enquetes fáceis para os funcionários votarem ou a opção de comentar fornecer reações emoji às atualizações da empresa.

Em vez de enviar uma newsletter interna no post e não garantir que todos os destinatários leiam, as empresas agora podem compartilhá-las digitalmente. Isso pode ser compartilhado com os funcionários, por meio de um aplicativo ou e-mail, compilando as atualizações e notícias mais relevantes e incluindo apenas texto e imagens atraentes.

As empresas também podem usar boletins digitais da empresa para reconhecer as conquistas de funcionários ou equipes. Eles podem ser compartilhados em desktops ou dispositivos móveis, garantindo que todos os recebam no dispositivo que mais lhes convier.

Aplicativos de funcionários como o Connecteam têm a opção de enviar atualizações para toda a empresa em tempo real , o que pode funcionar essencialmente como um boletim informativo digital.

Provavelmente, o tipo mais óbvio de ferramenta de comunicação é um aplicativo de mensagens instantâneas. De nomes familiares como WhatsApp e Messenger a aplicativos de gerenciamento de funcionários com recursos de bate-papo da equipe de funcionários como Connecteam, esse tipo de tecnologia ajuda as pessoas a manterem contato umas com as outras , seja por motivos profissionais ou pessoais.

No mundo dos negócios, os funcionários precisam ser capazes de alcançar uns aos outros, assim como seus gerentes.

Algumas perguntas são mais fáceis de fazer em uma mensagem rápida do que em um telefonema. E os aplicativos de mensagens garantem que todas as discussões relacionadas ao trabalho sejam conduzidas na mesma plataforma, em vez de se confundirem com tópicos de mensagens pessoais.

As mensagens instantâneas também são uma forma de comunicação escrita mais rápida e conveniente do que os e-mails, que geralmente são mais longos e levam mais tempo para responder.

Algumas ferramentas de comunicação interna podem fornecer muito mais do que simplesmente a capacidade de os funcionários enviarem mensagens uns aos outros. Com ferramentas de colaboração, os funcionários podem realmente trabalhar em projetos com colegas de trabalho, independentemente de onde estejam no mundo. Grandes grupos que precisam acompanhar o progresso e sincronizar facilmente podem se beneficiar imensamente desse tipo de tecnologia.

As ferramentas de colaboração permitem que os gerentes dividam o trabalho entre os funcionários, atribuam tarefas a funcionários específicos e comentem em arquivos em tempo real.

Outras funções típicas das ferramentas de colaboração incluem compartilhamento de arquivos e gerenciamento de tarefas, dois recursos que aplicativos como o Connecteam são capazes.

Uma das melhores maneiras de se comunicar com a força de trabalho é dar aos funcionários reconhecimento onde é devido. Seja para ir além ou para dar um bom exemplo para os colegas de trabalho, um centro digital de reconhecimento de funcionários permite que as empresas coloquem facilmente um funcionário no centro das atenções.

De acordo com um estudo, empresas com ferramentas de reconhecimento eficazes tiveram 31% menos rotatividade do que aquelas com ferramentas ineficazes ou completamente sem ferramentas.

Reconhecer os funcionários e dar aos outros a chance de mostrar apreço por seus esforços ajuda a construir uma cultura positiva da empresa e dá aos funcionários incentivos para serem mais produtivos. Os gerentes também podem compartilhar programas de funcionário do mês, promoções, aposentadorias e despedidas nessa capacidade.

O recurso de reconhecimento e recompensa de funcionários da Connecteam demonstra perfeitamente do que esse tipo de ferramenta é capaz.

Com uma ferramenta de defesa social do funcionário, os funcionários têm a oportunidade de demonstrar suas habilidades como embaixadores da marca online para sua empresa. Esse tipo de ferramenta prova aos funcionários que você confia que eles podem ser vozes positivas da organização, com a liberdade de expressar suas mensagens e atualizações de produtos como acharem melhor.

Com isso dito, esse tipo de ferramenta de comunicação interna pode ser usada para fornecer aos funcionários diretrizes e orientações sobre como maximizar seus deveres de advocacia. A capacidade de compartilhar postagens em canais de mídia social a partir de uma ferramenta desse tipo com um clique facilita ainda mais a participação dos funcionários.

Surpreendentemente, mais de um terço dos funcionários precisa esperar mais de três anos para receber qualquer tipo de feedback de seus gerentes. E, no entanto, o feedback construtivo é um método muito importante para ajudar os funcionários a crescer e se tornarem contribuintes independentes para as operações da empresa.

Muitas soluções de software fornecem recursos nos quais os funcionários podem solicitar feedback e os gerentes podem fornecê-lo, como por meio de bate-papos 1:1, pesquisas personalizáveis ​​e caixas de sugestões. Isso ajuda os gerentes a ter uma ideia melhor dos níveis de satisfação de seus funcionários e ajuda a melhorar as decisões de negócios futuras.

Com o Connecteam, você pode:

• Abra uma caixa de sugestões para coletar feedback de sua equipe .
• Colete feedback em tempo real por meio de bate-papos 1:1 e em equipe.
• Compartilhe atualizações, anúncios da empresa e muito mais enquanto recebe feedback por meio de comentários e reações
• Use pesquisas e enquetes ao vivo para melhorar a tomada de decisões de negócios .

Vendo que os Millenials e a Geração Z representarão 71,6% da força de trabalho global até 2030, essa é uma grande parte da força de trabalho que está acostumada a acessar informações por meio de vídeos.

O conteúdo de vídeo é uma maneira poderosa de comunicar ideias e compartilhar informações com a força de trabalho.

Com uma videoteca, o compartilhamento de conhecimento é visual e auditivo, o que significa que recursos de treinamento, reuniões e demonstrações podem ser ensinados com mais eficiência. Além disso, os funcionários podem acessar todos os vídeos enviados a seu critério, de qualquer local. Em nível corporativo, as organizações podem usar bibliotecas de vídeo para compartilhar anúncios instantâneos sobre novas metas e políticas da empresa.

Aplicativos como o Connecteam permitem que os administradores compartilhem vídeos instantaneamente com equipes e indivíduos para fins de treinamento, anúncios da empresa e muito mais.

Começar um novo trabalho sem o conhecimento ou orientação certo pode ser um pesadelo absoluto. Ter um centro de integração fornece aos novos contratados etapas lógicas, garantindo que eles aprendam todos os conceitos básicos para facilitar sua nova função. Não apenas isso, mas os centros de integração ajudam os novos funcionários a se acostumarem com os processos e a cultura da nova empresa.

Com esse tipo de ferramenta de comunicação interna, os gerentes podem personalizar seus recursos de treinamento para contratações e equipes específicas, construir bases de conhecimento e adicionar novos contratados ao diretório de funcionários, no qual podem localizar detalhes de contato de todas as figuras relevantes da empresa.

Aplicativos como o Connecteam permitem que os gerentes estabeleçam programas eficazes de treinamento de funcionários para novos contratados.

Não basta apenas fornecer aos funcionários ferramentas de comunicação interna. Também é importante acompanhar o quão interativos, engajados e produtivos são seus funcionários.

Com sistemas analíticos e de relatórios, você pode acompanhar exatamente como sua equipe está interagindo com o conteúdo postado na plataforma digital de sua escolha.

Por exemplo, você pode medir o envolvimento dos funcionários com anúncios da empresa, atualizações de políticas, pesquisas ao vivo ou postagens informais.

Ter uma plataforma na qual os usuários possam fazer upload, compartilhar e gerenciar documentos e arquivos é essencial para uma colaboração eficaz em equipe.

As ferramentas de comunicação interna que incluem bibliotecas centrais para armazenamento de documentação dão aos funcionários um espaço claro no qual podem ver quais documentos precisam carregar, seja para fins administrativos ou de trabalho. Para os primeiros – os gerentes podem facilmente manter as políticas, licenças e documentos de funcionários atualizados.

O recurso de documentos do Connecteam torna fácil para os gerentes de RH acompanhar a documentação importante de todos os funcionários , com a capacidade de aprovar e rejeitar documentos dependendo de seu status.

Com os podcasts agora sendo uma das formas de mídia mais populares do mundo (mais de 100 milhões de pessoas pelo menos uma vez por mês, de acordo com a Forbes), não há razão para que as empresas não possam usá-los internamente para engajar seus funcionários.

Os podcasts podem fornecer informações valiosas, embora complexas, aos trabalhadores, de uma maneira mais simplificada, que eles podem ouvir mesmo durante o trabalho.

Com o Connecteam, você pode fazer upload de arquivos de áudio e marcá-los como podcasts , adicionando-os aos seus ativos, que os funcionários podem acessar facilmente com o clique de um botão.

Não importa quão grande ou pequena seja sua empresa, você precisa dar às suas equipes a chance de identificar e entrar em contato com qualquer pessoa da empresa, a fim de melhorar a transparência e a acessibilidade da empresa.

O software de diretório de funcionários é uma ferramenta de comunicação interna útil para isso. Além disso, os organogramas são ótimos auxílios visuais para ver exatamente quem é cada funcionário e em qual departamento eles trabalham.

Por meio do diretório de funcionários da Connecteam, os funcionários podem enviar detalhes pessoais , informações de contato, fotos de perfil e muito mais.

Compreensivelmente, muitas empresas acreditam que plataformas de mídia social como Facebook e Instagram podem ser uma distração e contraproducentes para suas equipes. No entanto, uma ferramenta de comunicação interna que se parece com uma mídia social pode realmente ter efeitos positivos em seus funcionários.

Uma rede social interna combina informações relacionadas ao trabalho com o aspecto comunitário das mídias sociais. Além disso, os funcionários se acostumaram a usar as mídias sociais. Assim, um aplicativo de funcionário projetado com uma interface familiar pode tornar os processos de trabalho mais fáceis e mais palatáveis.

O aplicativo móvel para funcionários da Connecteam tem uma interface de usuário que lembra uma plataforma de mídia social. Além disso, os gerentes podem compartilhar atualizações instantâneas por meio de um feed social, e os funcionários podem interagir uns com os outros por meio de um bate-papo 1:1 ou em equipe.

Fornecer às equipes uma base de conhecimento digital é uma ótima maneira de fornecer todas as informações necessárias para resolver qualquer problema relacionado ao trabalho.

Um centro de conhecimento eficaz (como o da Connecteam) deve ser personalizável, permitindo que os gerentes adicionem todos os recursos de que suas equipes precisam para solucionar qualquer problema potencial que possa surgir no local de trabalho. Isso pode incluir manuais, manuais de funcionários, políticas e documentos legais.

Fornecer longos e tediosos e-mails ou cartas que se perdem no correio não é uma maneira de fornecer à força de trabalho notícias da empresa. Não muito diferente de um boletim informativo da empresa, um centro de notícias digital é uma ótima maneira de os funcionários aprenderem instantaneamente sobre as últimas coisas que acontecem na empresa.

O que diferencia um centro de notícias de um boletim informativo é que os funcionários podem simplesmente acessar um hub centralizado que inclui todas as atualizações mais recentes da empresa, postagens em blogs, comunicados à imprensa, notícias de projetos e muito mais. As empresas também podem usar os centros de notícias para iluminar os funcionários de alto desempenho (programas Funcionário do Mês, por exemplo).

Embora não seja referido como um centro de notícias, as atualizações da Connecteam em seu feed social permitem que as empresas compartilhem muitas das notícias mencionadas acima.

Mais ferramentas de comunicação interna que valem a pena conferir

Existem muitas outras ferramentas de comunicação interna que as empresas devem considerar a implementação de acordo com suas necessidades. Esses incluem:

• Canais da comunidade

• Centros de Liderança/Blogs

• Quadros de empregos

• Ferramentas de videoconferência

• Ferramentas de experiência do funcionário

• Ferramentas multilíngues

• Ferramentas de marca

• Fluxos de trabalho de aprovação de conteúdo

• Calendários de eventos

• Ferramentas de Reação Emoji

• Fóruns e bate-papos

• Ferramentas de planejamento

• Criadores de gráficos

• Feeds de atividades

Quais são as ferramentas de comunicação dos funcionários?

Uma ferramenta de comunicação interna é um recurso projetado para melhorar a comunicação entre gerentes e funcionários de uma empresa.

Isso pode incluir soluções de software, recursos e métodos de comunicação que promovam a transparência e a colaboração em toda a empresa em questão. As ferramentas de comunicação interna são projetadas para resolver quaisquer problemas de comunicação que a força de trabalho possa estar enfrentando.

Hoje, há um número sem precedentes de ferramentas de comunicação interna para escolher – e elas podem lidar com vários tipos de comunicação, desde bate-papo no local de trabalho e compartilhamento de arquivos até colaboração e feedback.

O resultado final das ferramentas de comunicação interna

Ao escolher o melhor software de gestão de funcionários para a sua empresa, você precisa considerar qual solução inclui a mais ampla gama de ferramentas de comunicação interna. No mínimo, deve apresentar os que sua empresa exige.

Com isso em mente, nossa dica profissional é experimentar o Connecteam, pois ele inclui todas as 18 ferramentas de comunicação interna mencionadas de alguma forma. Por meio de seu hub de comunicações, essa solução completa oferece uma ampla variedade de ferramentas de comunicação interna para ajudar gerentes e funcionários a se comunicarem instantaneamente.

Os recursos de comunicação do Connecteam maximizam a produtividade, o engajamento e a transparência dos funcionários de uma só vez. Recomendamos experimentar sua avaliação gratuita para ter uma ideia mais clara de quais ferramentas de comunicação interna dentro do software melhor se adequam ao seu negócio.