6 melhores plataformas de software de base de conhecimento em 2023

Publicados: 2023-03-20

O software de base de conhecimento pode ajudá-lo a organizar informações para seus funcionários e clientes, melhorando a eficiência e reduzindo os custos de atendimento ao cliente. Analisamos os 6 melhores sistemas de base de conhecimento em 2023.

Seja treinando novos funcionários, respondendo a perguntas de clientes ou acompanhando as últimas tendências do setor, as empresas precisam de sistemas de base de conhecimento confiáveis para ajudá-los a se manterem organizados e eficientes.

O software de base de conhecimento permite que as empresas armazenem e gerenciem facilmente informações importantes, como materiais de treinamento, informações sobre produtos, perguntas frequentes (FAQs), políticas e procedimentos internos e muito mais. Ele fornece um repositório centralizado de conhecimento, para que todos os membros da equipe tenham acesso às mesmas informações precisas e atualizadas. O software também pode ajudar as empresas a reduzir os custos de suporte e melhorar a satisfação do cliente.

Neste artigo, discutimos os 6 melhores sistemas de base de conhecimento disponíveis hoje e como você pode escolher a solução certa para o seu negócio.

Se você não tem tempo para ler nossa pesquisa, pule para nossa tabela de comparação rápida.

Nossas melhores escolhas

Melhor software de base de conhecimento tudo-em-um
Saber mais
Bom para oferecer suporte ao cliente
Bom para importar informações da web

Como escolher o software da base de conhecimento

As melhores plataformas de base de conhecimento terão a maioria ou todos os seguintes recursos:

Função de pesquisa abrangente: O sistema de base de conhecimento deve ter um mecanismo de pesquisa robusto que possa recuperar rapidamente informações relevantes de artigos, perguntas frequentes e outros recursos.
Ferramentas de criação e gerenciamento de conteúdo: priorize o software de base de conhecimento que possui ferramentas para criar, editar e gerenciar artigos e outros recursos você mesmo.Isso inclui a capacidade de criar conteúdo, atribuir permissões aos autores e rastrear o uso e o feedback do artigo.
Recursos de colaboração: sua ferramenta de base de conhecimento deve permitir a colaboração entre funcionários, como a capacidade de comentar documentos e sugerir melhorias.
Sincronização automática de arquivos: Assim, os funcionários estão sempre trabalhando com a versão mais recente de cada recurso.
Armazenamento ilimitado: o melhor software permitirá que você armazene o máximo de informações que precisar.
Controles de acesso: os controles de acesso garantem que os funcionários tenham acesso apenas às informações relevantes para suas funções.Você também pode alternar as permissões para que apenas determinados funcionários possam editar recursos na base de conhecimento.
Recursos de segurança : os melhores sistemas também oferecem recursos de segurança, como permissões e criptografia baseadas em função.O Connecteam, por exemplo, usa criptografia de dados de ponta a ponta, para que o conteúdo da sua empresa esteja sempre seguro.
Integração com outras ferramentas: O sistema deve se integrar com outras ferramentas e sistemas que os funcionários usam, como software de RH, ferramentas de gerenciamento de projetos e e-mail.
Análise e relatórios: selecione um software que possa fornecer recursos de análise e relatórios para rastrear como os funcionários estão usando a base de conhecimento e identificar áreas de melhoria.
Acesso móvel: permite que os funcionários acessem a base de conhecimento em qualquer lugar.A Connecteam, por exemplo, oferece aplicativos fáceis de usar para Android e iOS.

As 6 melhores plataformas de software de base de conhecimento de 2023

Connecteam — Melhor software de base de conhecimento tudo-em-um
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
O Connecteam é uma solução completa de gerenciamento de funcionários comrecursos integrados de base de conhecimento - bem como ferramentas para agendamento , gerenciamento de tarefas , controle de tempo , comunicação , treinamento e muito mais.
Com o Connecteam, é super simples criar um repositório central de informações que seus funcionários podem acessar de qualquer lugar.
Vamos dar uma olhada no Connecteam, focando em seus excelentes recursos de base de conhecimento.
Crie e organize informações sem esforço para suas equipes
Connecteam torna a construção de uma base de conhecimento útil muito fácil. Ele tem uma interface de arrastar e soltar , para que você possa criar rapidamente páginas fáceis de usar nas quais os funcionários podem navegar sem problemas.

Você pode adicionar vídeos, documentos, mensagens de voz, imagens e muito mais às páginas, tudo por meio da ferramenta de criação intuitiva .
O Connecteam pode ser usado para armazenar muitos tipos diferentes de arquivos — manuais, guias, guias de funcionários, vídeos instrutivos, listas de equipamentos e inventário, informações de clientes e contratos e muito mais.
Além de manter todas as informações da empresa em um só lugar, você também pode criar quantas bases de conhecimento precisar .Você pode até configurar uma base de conhecimento diferente para cada departamento da sua organização.
Controle quem pode ver, criar e editar conteúdo para maior segurança
O Connecteam fornececonfigurações de usuário granulares .Isso significa que você tem controle sobre quais funcionários podem visualizar, editar ou criar conteúdo. Por exemplo, você pode definir permissões para que algum conteúdo seja visível apenas para a gerência sênior.

Isso não é importante apenas para a segurança dos dados, mas também ajuda a manter sua base de conhecimento simplificada para cada usuário, pois eles veem apenas os dados relevantes para eles.
Aplicativos móveis para que os funcionários possam acessar documentos úteis onde quer que estejam
Connecteam temaplicativos fáceis de usar para web, iOS e Android .Os funcionários podem visualizar a base de conhecimento em seus dispositivos móveis ou em seus navegadores de qualquer lugar. Enquanto eles estão nisso, eles também podem verificar seus turnos, se comunicar com os membros da equipe e enviar formulários diretamente do aplicativo Connecteam .

É muito mais conveniente para gerentes e funcionários quando documentos importantes são armazenados em um local que pode ser acessado e editado de qualquer lugar. O Connecteam garante que todos sempre tenham as informações mais recentes na ponta dos dedos.
Obtenha informações sobre como os funcionários usam sua base de conhecimento
O Connecteam oferecerelatórios e análises sobre como sua equipe usa a base de conhecimento.Você pode ver quais documentos eles acessaram mais e os tipos de pesquisas que as pessoas fazem.
Você pode usar esses insights para decidir a melhor forma de melhorar sua documentação e no que focar no futuro.
Armazene o quanto precisar
O Connecteam não temlimitações quanto ao número ou tamanho dos arquivos que você adiciona à sua base de conhecimento.Você pode armazenar o quanto precisar para manter uma base de conhecimento abrangente. Adicione guias escritos, imagens, vídeos, dicas úteis, manuais de treinamento e muito mais!

Tenha certeza de que os dados da sua empresa estão seguros
O Connecteam é uma das poucas soluções de base de conhecimento que oferece verdadeiracriptografia de dados de ponta a ponta .Isso significa que os dados são protegidos durante toda a jornada, do remetente ao destinatário. Os dados também são criptografados nos bancos de dados da Connecteam, tornando praticamente impossível para qualquer pessoa não autorizada acessar seus dados.
Os arquivos não são armazenados nos dispositivos dos funcionários e você pode revogar o acesso à base de conhecimento imediatamente quando um funcionário sai da empresa.

Forneça treinamento envolvente para os funcionários
A Connecteam vai além de arquivos e documentos para oferecer aos seus funcionários umaexperiência dinâmica de treinamento .
Você pode criar rapidamente cursos, questionários e discussões em grupo ao vivo para tornar a integração conveniente, divertida e envolvente para novos funcionários. Você também pode ver no painel do Connecteam como cada funcionário está progredindo em seu treinamento. Além disso, você pode enviar pesquisas e enquetes para coletar feedback dos membros da equipe.
A Connecteam também oferece um plano vitalício gratuito – Junte-se à Connecteam!
Características principais
- Editor de conteúdo de arrastar e soltar
- Criptografia de dados de ponta a ponta
- Espaço de armazenamento ilimitado
- Configurações granulares de permissão do usuário
- Relatórios e insights sobre o uso da base de conhecimento
- Recursos de treinamento de funcionários envolventes
Prós
- Acessível de qualquer lugar para que os funcionários estejam sempre atualizados
- Armazena muitos tipos diferentes de mídia e arquivos
- Torna o treinamento envolvente com questionários, vídeos e tutoriais
- Ferramenta completa de gerenciamento de funcionários para tudo o que sua empresa precisa
Contras
- Integrações adicionais em andamento
Preços
Plano gratuito para toda a vida disponível Os planos Premium começam em US$ 29/mêspara 30 usuários
Teste gratuito de 14 dias, sem necessidade de cartão de crédito
Inicie o seu teste gratuito
Pule para
Principais escolhas
Connecteam Help Scout Guru Document360 Notion Helpjuice
Comparar todas as perguntas frequentes
Help Scout — Bom para oferecer suporte ao cliente
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
O Help Scout é uma ferramenta de suporte ao cliente para empresas que fornece suporte entre canais por e-mail, messenger e chat. Ele também oferece opções de suporte de autoatendimento, incluindo uma base de conhecimento.

As bases de conhecimento do cliente da Help Scout são bastante básicas. As páginas podem ser criadas usando HTML ou texto, e os usuários podem escolher a aparência delas a partir dos modelos de design. A base de conhecimento pode ser incorporada em outras páginas por meio de barras laterais e pop-ups.
Como o Help Scout se concentra em bases de conhecimento voltadas para o cliente, não é a melhor escolha para empresas que procuram um sistema de base de conhecimento interno e privado.
Saiba mais sobre o Help Scout
Características principais
- Implantação rápida do site da central de ajuda
- Mostra as tendências de interação do usuário
- Suporta múltiplas bases de conhecimento
- As bases de conhecimento podem ser protegidas por senha
Prós
- O design responsivo funciona em dispositivos móveis
- Dados sobre como as pessoas usam a base de conhecimento
Contras
- Recursos limitados para bases de conhecimento de funcionários privados
- Caro
Preços
A partir de US$ 20/usuário/mês Avaliação: Sim Plano gratuito: Não
Guru — Bom para importar informações da web
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
O Guru é um sistema de gerenciamento de conhecimento que usa IA para ajudar os gerentes a melhorar o conteúdo de sua base de conhecimento. Ele pode enviar lembretes aos gerentes para atualizar a base de conhecimento e sugerir ideias de melhoria.
O Guru pode importar informações do Slack e da Web para acelerar a criação da base de conhecimento. Os empregadores também podem exigir que funcionários específicos, como especialistas em tópicos ou gerentes seniores, verifiquem os artigos da base de conhecimento periodicamente.
No entanto, a função de pesquisa do Guru é relativamente lenta e seu sistema de permissões de acesso do usuário é limitado. Isso dificulta o compartilhamento de conteúdo com pessoas específicas em vez de toda a organização.
Saiba mais sobre Guru
Características principais
- Varre a internet em busca de informações para preencher a base de conhecimento
- Integra-se com cerca de 40 aplicativos de terceiros
- Organiza informações com coleções, quadros e tags
- Detecta conteúdo duplicado
Prós
- A IA pode sugerir melhorias
- Os dados podem ser importados de várias fontes
Contras
- Sistema básico de permissão de acesso do usuário
- Bastante lento
Preços
A partir de US$ 5/usuário/mês Avaliação: Sim — Plano gratuito de 30 dias : Sim
Document360 — Bom para bases de conhecimento de clientes de autoatendimento
Disponível em
- Rede
- janelas
- Mac
Document360 é uma plataforma para criar bases de conhecimento de clientes ou funcionários. Ele pode ser usado para criar um site de base de conhecimento público ou privado com uma página inicial personalizada e um nome de domínio.
O Document360 oferece um widget incorporável que pode ser colocado em um site para que os clientes acessem respostas de autoatendimento de uma base de conhecimento. O software também pode se integrar a ferramentas de sites de terceiros, como Drift, Intercom e Disqus.
Embora o Document360 possa ser usado para bases de conhecimento internas, seu foco principal é a documentação voltada para o cliente. As bases de conhecimento privadas estão disponíveis apenas com os planos de preço mais alto.
Saiba mais sobre o Document360
Características principais
- Bases de conhecimento públicas e privadas
- Localização de idioma adicional disponível
- De armazenamento em unidade de 50 GB
- Nome de domínio personalizado
Prós
- Pode ser usado para bases de conhecimento internas e voltadas para o cliente
- Oferece relatórios sobre como os clientes usam o site
Contras
- Relativamente caro
- Bases de conhecimento privadas disponíveis apenas em planos de alto nível
Preços
A partir de US$ 99/projeto/mês Avaliação: Sim — Plano gratuito de 14 dias : Não
Notion — Bom para gerenciar projetos
Disponível em
- Rede
- iOS
- Android
- janelas
- Mac
O Notion é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que armazena informações em um local central. Ele funciona como um wiki, permitindo que todos os membros da equipe editem as páginas. As páginas criadas são principalmente baseadas em texto, mas os gerentes podem criar páginas a partir dos modelos do Notion.
O Notion pode ser usado como uma ferramenta de gerenciamento de projetos, com uma visão geral dos status, cronogramas e tarefas do projeto. Ele também se integra a ferramentas de computação como GitHub e Jira. Isso o torna uma escolha sólida como ferramenta para equipes de engenharia, produto e design que trabalham juntas para concluir um projeto. No entanto, outras empresas provavelmente prefeririam um sistema de gestão de conhecimento mais tradicional.
Saiba mais sobre Noção
Características principais
- Edição de documentos no estilo wiki
- Designs de modelo de página importáveis
- Recursos de gerenciamento de projetos
- Funciona com software de rastreamento de versão como o GitHub
Prós
- Bom para documentar software durante o desenvolvimento
- Modelos importáveis para versatilidade
Contras
- Editor de página básico
- Informação difícil de navegar
Preços
A partir de US$ 4/usuário/mês Avaliação: Não Plano gratuito: Sim
Helpjuice — Bom para portais de suporte ao cliente
Disponível em
- Rede
Helpjuice é uma ferramenta de base de conhecimento que se concentra principalmente no suporte ao cliente. Ele fornece modelos e temas para criar um portal de suporte ao cliente. A interface baseada na web permite que os usuários criem perguntas de múltipla escolha para visitantes com respostas diferentes com base em suas interações.
O Helpjuice também pode ser usado para criar uma base de conhecimento interna limitada para a equipe. Os administradores podem criar documentos no editor integrado e definir controles de acesso. No entanto, carece de um bom suporte para imagens, vídeos e páginas interativas e não possui aplicativos móveis. Mas pode ser adequado para empresas com artigos principalmente baseados em texto para compartilhar.
Saiba mais sobre Helpjuice
Características principais
- Editor de documentos WYSIWYG (o que você vê é o que você obtém)
- Analytics sobre o uso e pesquisas da página da base de conhecimento
- 12+ temas personalizáveis
- Pesquisa simples de documentos
Prós
- Os artigos podem ser definidos como públicos ou privados
- HTML personalizável para programadores da web
Contras
- Muito poucas integrações de terceiros
- Preço Alto
Preços
A partir de US$ 120/mês para 4 usuários Avaliação: Sim Plano gratuito: Não

Compare as melhores plataformas de software de base de conhecimento

Tema
Avaliações	4.8	4.6	4.6	4.7	4.7	4.7
Preços	A partir de apenas US$ 29/mês para os primeiros 30 usuários	A partir de US$ 20/usuário/mês	A partir de US$ 5/usuário/mês	A partir de US$ 99/projeto/mês	A partir de US$ 4/usuário/mês	A partir de US$ 120/mês para 4 usuários
Teste grátis	sim 14 dias	sim	sim 30 dias	sim 14 dias	não	sim
Plano Gratuito	sim Gratuito Até 10 usuários	não	sim	não	sim	não

O que é Software de Base de Conhecimento?

Um sistema de base de conhecimento é um aplicativo de software que armazena informações, documentos e recursos em um local central, comouma sala de armazenamento digital .

O software é normalmente usado por empresas, organizações e instituições educacionais para armazenar e compartilhar informações.

Funcionários, clientes e outros indivíduos relevantes podem acessar informações de forma rápida e fácil.

O software pode ser usado para fornecer suporte ao cliente, treinamento e recursos educacionais para funcionários ou clientes, bem como para gerenciar o conhecimento interno e as melhores práticas.

Como funcionam as ferramentas da base de conhecimento?

Agora que você sabe o que é um software de base de conhecimento, vamos discutir como ele funciona.

As ferramentas da base de conhecimento funcionam fornecendo uma plataforma central onde as organizações podem armazenar e gerenciar informações relacionadas a seus produtos, serviços ou processos.

Os dados podem ser organizados em categorias, subcategorias e tags para facilitar a localização de informações relevantes pelos usuários.

Os usuários podem pesquisar informações usando palavras-chave ou frases ou navegar pelas categorias e subcategorias.

Quando um usuário procura informações, a ferramenta da base de conhecimento pesquisa todo o repositório e recupera artigos relevantes e outros recursos.

Os artigos geralmente são escritos de forma clara e concisa, com instruções passo a passo, capturas de tela e outros recursos visuais para facilitar a compreensão.

Além dos artigos, as ferramentas da base de conhecimento podem incluir perguntas frequentes (FAQs), guias de instruções, vídeos e outros recursos.

A colaboração é outra característica importante das ferramentas de base de conhecimento. Os usuários podem deixar comentários, fornecer feedback ou sugerir edições em artigos para manter as informações atualizadas e precisas.

Os administradores também podem rastrear a atividade do usuário, como visualizações de artigos, pesquisas e comentários.

Eles podem então usar esses dados para identificar áreas onde a base de conhecimento pode ser melhorada.

Os benefícios das plataformas de base de conhecimento

Usando o software de base de conhecimento, as empresas podem experimentar uma série de benefícios. Esses incluem:

Produtividade aumentada

Os funcionários podem encontrar as informações de que precisam com rapidez e facilidade, reduzindo o tempo e o esforço necessários para concluir tarefas e aumentando a produtividade geral do local de trabalho .

Colaboração aprimorada

As plataformas de base de conhecimento podem promover uma cultura de colaboração e compartilhamento de conhecimento entre os funcionários, ajudando a melhorar a eficiência e a produtividade geral.

Procedimentos mais padronizados

Ao fornecer um repositório central de informações, as plataformas de base de conhecimento podem ajudar a garantir que todos os funcionários sigam os mesmos procedimentos e usem a mesma terminologia.

Mensagens consistentes e melhor satisfação do cliente

As plataformas de base de conhecimento podem ajudar a garantir que todos os membros da equipe entreguem mensagens consistentes aos clientes. Isso reduz a confusão e melhora a experiência geral do cliente.

Custos de treinamento reduzidos

O software de base de conhecimento interno pode ser usado para fornecer aos funcionários materiais de treinamento e recursos educacionais, como documentos de perguntas frequentes (FAQs) e guias passo a passo. Isso reduz a necessidade de dispendiosas sessões de treinamento presenciais.

Melhor retenção de conhecimento

Ao fornecer um repositório pesquisável de informações, o software de base de conhecimento interno torna simples para os funcionários atualizar o conhecimento essencial e as melhores práticas sempre que necessário. Isso resulta em melhor retenção de conhecimento, pois os funcionários têm maior probabilidade de reter informações facilmente acessíveis.

Suporte ao cliente aprimorado

As bases de conhecimento voltadas para o cliente, também conhecidas como bases de conhecimento externas ou bases de conhecimento de atendimento ao cliente, permitem que as empresas ofereçam opções de autoatendimento aos clientes. Isso pode melhorar a satisfação do cliente e reduzir os custos de suporte.

Em vez de entrar em contato com a equipe por meio de bate-papo ao vivo em tempo real ou criar um tíquete de suporte, os clientes podem encontrar respostas para suas perguntas em artigos da base de conhecimento disponíveis publicamente.

Quanto custam as soluções de base de conhecimento?

Os sistemas de base de conhecimento geralmente cobram uma taxa mensal ou anual. O custo da assinatura geralmente varia de acordo com o número de usuários e os recursos necessários. O Helpjuice, por exemplo, custa $ 499 por mês para usuários ilimitados.

Outras plataformas cobram uma taxa mensal por usuário. Por exemplo, o Help Scout cobra entre $ 20 e $ 65 por usuário por mês. Esse modelo de preços é benéfico para equipes pequenas, mas fica caro rapidamente para equipes maiores.

Alguns provedores usam uma mistura desses modelos de preços, cobrando uma taxa mensal fixa com uma taxa adicional por usuário. O preço da Connecteam é excepcionalmente favorável. Custa apenas US$ 29 por mês para até 30 usuários e apenas US$ 0,50 por mês para cada usuário adicional.

Você pode baixar o software de base de conhecimento de código aberto gratuitamente, mas o software de código aberto geralmente é muito mais desafiador de configurar e gerenciar ao longo do tempo do que uma solução comercial. Em vez disso, você pode acessar o software de base de conhecimento gratuito com o Connecteam. Ele oferece um plano Small Business gratuito para sempre para até 10 usuários .

perguntas frequentes

Qual é a melhor base de conhecimento?

Existem diferentes tipos de software de base de conhecimento, e o certo para você depende de suas necessidades. Mas para bases de conhecimento de funcionários, o Connecteam é o melhor. Possui um editor de conteúdo intuitivo de arrastar e soltar, espaço de armazenamento ilimitado, permissões de acesso de usuário personalizáveis e suporte para uma ampla variedade de tipos de documentos.

A Microsoft tem software de base de conhecimento?

A Microsoft não oferece uma ferramenta de base de conhecimento. Ela vende o SharePoint, uma ferramenta de gerenciamento de documentos usada para compartilhar documentos dentro de uma organização. No entanto, isso não fornece os recursos de pesquisa avançada, estruturação de conteúdo e geração de conteúdo de softwares mais poderosos como o Connecteam.

Uma base de conhecimento é um banco de dados?

Uma base de conhecimento é um tipo de banco de dados usado especificamente para compartilhamento e gerenciamento de conhecimento. Uma base de conhecimento é mais do que apenas um simples banco de dados de informações. Sistemas como o Connecteam incluem funcionalidade de pesquisa, categorização, marcação e recursos de colaboração.

O resultado final da plataforma de software de base de conhecimento

O software de base de conhecimento mantém informações importantes em um local central de fácil acesso para os funcionários. O software melhora a produtividade, garante que suas mensagens sejam padronizadas e aumenta a colaboração entre a equipe. Ao escolher a ferramenta de base de conhecimento certa, você também pode reduzir os custos de treinamento e garantir uma melhor retenção do conhecimento em sua empresa.

O Connecteam se destaca como o melhor software gratuito de base de conhecimento, graças à sua facilidade de uso, personalização e forte segurança. Além de oferecer mais recursos, o Connecteam também é significativamente mais acessível.

Comece a usar o Connecteam hoje mesmo para ver como ele pode ajudá-lo a armazenar e organizar as informações importantes de sua empresa.