Sua agência está cobrando dos clientes da maneira certa?

Se você é como a maioria das agências, ser pago pelos clientes sempre parece uma vitória, além de manter as luzes acesas e a equipe funcionando e focada. Mas muita coisa em torno do processo de cobrança e faturamento pode ser estressante. Na verdade, feito incorretamente, é um processo confuso e desajeitado para você e seu cliente. Também é sem dúvida o passo mais importante de trabalhar com um cliente - não apenas para garantir que você seja pago em dia, mas como uma forma de estabelecer seu profissionalismo e construir um relacionamento positivo de longo prazo com o cliente. Vamos mostrar o que você pode fazer hoje para transformar um processo de cobrança doloroso em uma vantagem estratégica que cria uma ótima experiência para seus clientes e sua agência.

1. Evite surpresas com expectativas claras

Nada coloca mais pressão no relacionamento com o cliente do que quando um cliente vem até você e pergunta: "O que está acontecendo com esta fatura?" Essa pergunta pode induzir pânico e dúvida: foi mais do que eles esperavam? Mais cedo do que esperavam? itens/serviços e taxas que eles não esperavam Clientes questionando sua fatura podem matar todos os bons sentimentos que vêm com a conquista de um novo cliente em primeiro lugar.

A chave aqui é gastar tempo na frente definindo estimativas e escopos de trabalho claros e detalhados e levando seu cliente a bordo desde o início.

Assim que você e o cliente concordarem com os termos, escopo e serviços ou bens que você fornecerá, anote tudo em um contrato que destaque as principais entregas e datas. Peça ao seu cliente que revise e assine, e peça a outra pessoa em sua agência para verificar se você pontilharam todos os seus i e cruzaram todos os seus ts.

2. Facilite o pagamento e seja personalizado para cada cliente

Use um serviço de cobrança baseado em nuvem

Essa é a maneira mais fácil de garantir que todos saibam onde estão suas faturas. Os clientes não terão que pesquisar em uma pilha de e-mails ou tentar abrir arquivos que não podem acessar porque não têm o software certo. Um serviço de cobrança baseado em nuvem como o Hiveage significa que os clientes podem acessar as faturas em qualquer lugar e a qualquer hora que precisarem.

O software baseado em nuvem também significa que os clientes sempre terão acesso a faturas antigas. Isso pode ser útil na hora do imposto e ajuda a construir um relacionamento de confiança com seus clientes. Também é bom que toda a sua agência possa acompanhar as finanças em um só lugar.

Incluir opções de pagamento simples

Cada ponto de contato que você tem com os clientes é uma chance de causar uma ótima impressão. Certifique-se de que é fácil trabalhar com você e eles continuarão voltando.

• Dê a opção de pagamento em um clique com vários métodos de pagamento. Se você tornar o pagamento tão fácil quanto clicar em um botão, é mais provável que os clientes ocupados paguem sua fatura quando ela chegar na caixa de entrada. Quanto mais difícil for, mais tempo eles vão adiar.
• Configure depósitos automáticos para e-Transfers para evitar a necessidade de criar e enviar senhas/questões de segurança.
• Consolide o máximo que puder. Como agência, você pode ter várias equipes trabalhando em vários projetos para um cliente. Verifique com o cliente para certificar-se de que você está cobrando da maneira que ele e seu departamento financeiro desejam, mas consolide em uma fatura sempre que possível. Certifique-se de incluir uma divisão clara do trabalho e evite várias cobranças, se puder.
• Oferecer pagamentos parciais. A flexibilidade de faturar em etapas é fundamental para os clientes, seja recebendo um depósito, trabalhando em projetos de grande escala ou por motivos financeiros dos clientes: ser capaz de acomodar seus clientes mostra a eles que estão juntos nisso.
• Tenha métodos de pagamento flexíveis: certifique-se de que você pode receber vários tipos de pagamentos e várias moedas para facilitar as coisas para clientes internacionais.

O faturamento profissional vai além de como os clientes lhe pagam – como você apresenta sua fatura também importa.

Use um modelo profissional que inclua um sistema de numeração, tenha um detalhamento claro da tarifa e dos serviços, inclua as condições de pagamento (devido ao recebimento, em 30 dias etc.), taxas atrasadas e método de pagamento.

3. Faça seu processo de cobrança funcionar para você e seus clientes

Pense nas suas piores experiências de atendimento ao cliente: talvez você estivesse tentando lidar com um provedor de internet ou telefone, passando horas no telefone apenas para ouvir uma coisa de uma pessoa e outra de outra. Depois de tudo isso, o problema não foi resolvido e você teve que ligar de volta outra vez apenas para receber uma resposta completamente diferente. Muito disso poderia ser resolvido por uma comunicação clara e eliminando a oportunidade de erro humano.

Usar um serviço de faturamento baseado em nuvem significa que você pode automatizar quase todas as etapas do caminho.

• Automatize seu período de cobrança. O processo de envio de faturas pode ser demorado – rastrear e-mails, garantir que você tenha o período de cobrança correto para cada cliente etc., especialmente se você tiver muitas faturas para enviar. Economize muito tempo usando um software de faturamento que permite configurá-lo uma vez e automatizar todo o processo para você. Além disso, seu cliente ficará tranquilo sabendo exatamente quando esperar sua fatura, especialmente se for um cliente recorrente.
• Envie acompanhamentos automatizados. Economize tempo e energia mental criando lembretes automáticos para faturas vencidas. Padronizar esses e-mails também significa que eles sempre serão profissionais, mesmo se você estiver frustrado com um pagamento atrasado.
• Configure o faturamento recorrente automatizado. Depois de impressionar seus clientes e conseguir um retentor ou contrato recorrente, facilite ainda mais as coisas com o faturamento recorrente. Isso também garante que você esteja sempre faturando durante o período de cobrança correto. Assim como você não deveria ter que trabalhar para rastrear pagamentos, seus clientes não deveriam ter que fazer trabalho extra para pagá-lo.
• Envie recibos automáticos de pagamento. Assim como as dicas acima, isso libera seu tempo e automatiza melhor seu fluxo de trabalho para que você não precise enviar recibos manuais. Também ajuda a criar um ótimo relacionamento com seus clientes e fornece a eles um recibo da transação para seus registros. Você pode até personalizar isso com uma mensagem calorosa para construir ainda mais seu relacionamento e deixá-los saber que você aprecia seus negócios.

Use o faturamento para fortalecer seu relacionamento com o cliente

No final do dia, você precisa ser pago pelo seu trabalho. Mas o processo de cobrança é muito mais do que uma transação e agências experientes aproveitam todas as oportunidades para impressionar. Você trabalha muito para conquistar seus clientes, e a última coisa que você quer é azedar o relacionamento com algo como um processo de cobrança desleixado. Você quer que os clientes vejam o trabalho com você como algo que facilita a vida deles – não como um incômodo – e isso se estende a todos os aspectos do seu relacionamento.

Pequenos detalhes se somam. Ser claro e direto desde o início, ter tempo para orientar seu cliente pelo processo e mostrar exatamente o que (e quanto) ele está pagando, e simplificar ao máximo para que ele pague a você, todos demonstram sua profissionalismo e agregar a uma ótima experiência do cliente. E o software de faturamento certo pode tornar todo o processo sem problemas, para que o faturamento seja tão fácil para você quanto para seus clientes.