7 Usos da Robotic Process Automation (RPA) para SMBs

A automação de processos robóticos, ou RPA, ganhou força nos últimos anos.

O mercado global de RPA valeu US$ 271 milhões em 2016 e, em 2020, esse número atingiu US$ 2,5 bilhões, um enorme aumento em qualquer métrica.

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Esses números estão sendo constantemente revisados, com a rápida adoção do RPA entre as PMEs superando a maioria das expectativas – o mercado não deveria atingir US$ 2,5 bilhões até 2021.

Isso está sendo impulsionado em grande parte pela ampla adoção que estamos vendo entre as SMBs, que viram os custos da tecnologia de automação caírem significativamente nos últimos anos.

Isso, combinado com uma crescente necessidade de as organizações investirem em novas tecnologias que melhorarão suas operações, levou a um aumento acentuado no mercado.

Em 2020, 78% das organizações em uma pesquisa da Deloitte já haviam implementado RPA e 16% planejam fazê-lo nos próximos três anos.

Mas o que as empresas modernas estão usando a automação de RPA para alcançar? Que benefícios ela pode trazer e por que uma empresa moderna precisa dela?

Hoje, veremos sete maneiras pelas quais as PMEs estão utilizando o RPA para melhorar seus processos e responder a essa pergunta.

1. Atendimento ao Cliente

A automação de RPA muda a forma como as empresas podem lidar com seus clientes. Ou seja, torna a resolução de tickets significativamente mais fácil e rápida.

Um exemplo comum disso é o uso de RPA para automação de interações com clientes.

90% dos funcionários estão sobrecarregados com tarefas domésticas que podem ser facilmente automatizadas, o que essencialmente se traduz em muito tempo e dinheiro perdidos

Em vez de um funcionário passar manualmente pelo processo oportuno de buscar informações para os clientes por conta própria, as empresas estão usando o RPA com mais frequência para automatizar esse processo.

As empresas usam o RPA para automatizar cada etapa da validação dos dados associados ao perfil de um cliente e integra os conjuntos de dados necessários, eliminando a necessidade de um trabalhador humano alternar entre os aplicativos.

RPA de atendimento ao cliente em ação

Uma empresa está recebendo um fluxo de reclamações, mas até agora lidava com elas manualmente, uma de cada vez, com um agente humano.

Eles instalam um bot RPA, que é programado para classificar e processar as informações coletadas das reclamações em determinadas categorias.

Se as reclamações se enquadrarem em categorias com cursos de ação pré-determinados, essas ações poderão ser realizadas pelo bot.

Essas são todas as ações que seriam executadas por um humano, mas o RPA permite uma resolução mais rápida.

2. Processamento de fatura

Os processos financeiros são de importância crucial para as funções diárias de qualquer empresa.

As faturas podem ser difíceis de processar. Quando tratadas manualmente, as pessoas podem esperar lidar com formatos de arquivo que são anexos de e-mail díspares e difíceis de lidar - essas tarefas de rotina consomem muito tempo e energia.

Embora as grandes empresas já estejam investindo centenas de milhões de dólares em estratégias de RPA e automação há vários anos, muitas SMBs tiveram que esperar pacientemente para que a tecnologia se tornasse uma opção acessível e viável

Um bot RPA automatizado pode ajudar reconhecendo arquivos e dissecando dados deles sem qualquer intervenção humana.

O faturamento seria considerado o principal candidato à automação. Isso ocorre porque o faturamento, por sua natureza, é um processo baseado em regras; é simplesmente relatar um estado de coisas para o cliente, o que o torna um trabalho perfeito para um bot de RPA autônomo.

RPA de fatura em ação

A maneira como funciona é que um bot é programado para verificar uma pasta específica. Quando um arquivo de fatura é colocado na pasta, o bot é alertado e passa a ler e documentar todas as informações relevantes necessárias e disseminá-las para onde precisa ir.

Isso reduz muito o tempo que leva para um cliente receber as informações de que precisa, melhorando sua satisfação. Também elimina a necessidade de um funcionário passar o dia realizando tarefas de faturamento que são comprovadamente automatizáveis.

3. Aumente a produtividade

Quando você está empregando um especialista que se destaca em seu campo, e eles estão tendo que gastar horas a fio inserindo ou coletando dados, isso é um desperdício de seu dinheiro e tempo.

A principal vantagem da automação com RPA é que você está efetivamente contratando outro funcionário para fazer esse trabalho por uma pequena fração do preço.

Esses bots nunca precisam fazer uma pausa, nunca cometem erros e trabalham 24 horas por dia, 7 dias por semana.

O efeito que isso tem sobre os trabalhadores humanos é substancial.

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Recém-libertos de tarefas manuais e monótonas, os funcionários agora podem gastar seu tempo fazendo um trabalho que precisa de seu conjunto de habilidades especializadas.

Em uma pesquisa da Deloitte, eles descobriram que 86% dos entrevistados concordaram que a RPA melhorou a produtividade em seus locais de trabalho

Há também a vantagem adicional de tornar seus funcionários mais felizes e melhorar sua satisfação no trabalho. Ninguém quer gastar seu tempo fazendo entrada manual de dados, especialmente quando as alternativas de automação estão prontamente disponíveis.

Nesses casos, o RPA realmente se paga, removendo os custos trabalhistas de pagar a um funcionário para fazer uma tarefa que pode ser automatizada, ao mesmo tempo em que oferece a oportunidade de redistribuir esse funcionário e permitir que ele execute uma tarefa que precisa mais dele.

4. Integração de funcionários

A integração geralmente está repleta de tarefas administrativas que precisam ser concluídas, geralmente mundanas e repetitivas.

A automação de RPA pode ser usada para gerar e enviar ofertas automaticamente e acionar um fluxo de trabalho automatizado quando a conta do funcionário for criada.

Como a maioria dos empresários sabe, o papel é caro e um desperdício.

Os tomadores de decisão estão cada vez mais interessados ​​em implementar RPA em suas organizações, com até 40% das grandes empresas adotando algum tipo de software RPA até o próximo ano, acima dos 10% em 2018

O RPA também pode ser usado para reduzir a quantidade de papelada que você processa, por ter um sistema de captura eletrônica que elimina a necessidade de criar cópias em papel dos documentos ao recebê-los e tratá-los digitalmente.

Obviamente, você também tornará sua equipe de RH muito mais feliz e reduzirá o tempo necessário para integrar funcionários em até dez vezes.

5. Folha de pagamento

A maioria dos funcionários de RH entende como o processamento da folha de pagamento pode ser tedioso e demorado.

Os bots podem ser usados ​​extensivamente para ajudar sua equipe de folha de pagamento padronizando seus processos.

Em vez de examinar cuidadosamente planilhas e preencher cheques à mão, obtenha um sistema que faça isso por você.

Uma folha de pagamento automatizada pode ser projetada para fazer uma grande quantidade de pagamentos, como salários, horas extras, comissões, bônus, aumentos, deduções salariais e despesas.

Sua equipe de RH será melhor atendida com um sistema de automação para ajudá-los a lidar com as tarefas que precisam deles.

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79% dos entrevistados em uma pesquisa de RH sobre folha de pagamento indicam que não estão familiarizados com RPA, ou RPA não faz parte de sua estratégia atual.

RPA de folha de pagamento em ação

O RPA pode ser usado para diversos fins relacionados à folha de pagamento.

Gerenciamento de presença, que pode rastrear automaticamente as horas dos funcionários e ajustar os ganhos de acordo com a necessidade de intervenção humana.

Estima-se que uma empresa de 50 funcionários possa economizar pelo menos US$ 20.000 por ano implementando RPA para seus sistemas de tempo e presença.

Além disso, você tem administração automatizada da folha de pagamento, processamento, deduções e muito mais.

Muitos desses processos são considerados frutos fáceis – em outras palavras, processos comuns e automatizáveis ​​em um fluxo de trabalho que pode ser resolvido de forma relativamente fácil e cujos benefícios são percebidos rapidamente pela empresa.

6. Armazenando Informações

Big data é um grande aspecto dos negócios modernos.

As PMEs controlam mais dados agora do que nunca, e o volume de dados está crescendo exponencialmente.

Por isso, ser capaz de classificar efetivamente suas montanhas de dados é vital.

A RPA é inestimável para as organizações porque pode filtrar grandes quantidades de dados incansavelmente, sem erros e 24 horas por dia.

É aqui que a automação de RPA está no seu melhor – ela pode simplificar o processo que levaria muito mais tempo para um humano e permitir que ele faça algo que precise de um toque humano.

Automações como essa são mais bem-sucedidas em situações em que a tarefa é previsível e manual, pois os bots podem ser designados especificamente para realizar essa tarefa simples.

À medida que a quantidade de dados nas PMEs aumenta com o tempo, o que acontecerá, as empresas precisarão utilizar métodos como RPA, que ajudarão a organizar esse influxo de informações e armazená-lo em um repositório central rapidamente e sem a chance de erro comum com humanos.

A governança de dados é um desafio importante que as empresas desejam resolver, com 80% dos líderes de análise de dados e big data em uma pesquisa respondendo que era muito importante para eles.

Esse caso de uso para troca de dados também é útil para o departamento de TI interno, pois o RPA pode ajudar a melhorar o monitoramento dos dispositivos de rede.

Por exemplo, para uma empresa com uma grande quantidade de trabalhadores remotos – uma ocorrência comum hoje – a automação de processos alimentará e armazenará informações relevantes e sinalizará quaisquer preocupações sobre as quais a TI deva estar ciente.

Isso torna a solução de problemas para dezenas, às vezes centenas de dispositivos, uma tarefa muito mais simples e eficaz do que era possível anteriormente. O uso de RPA entre as soluções de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) pode ajudar enormemente onde o processamento em lote é necessário para grandes conjuntos de dados.

7. Análise

A remoção do elemento humano da coleta de dados também é importante quando se trata de fornecer análises e insights de dados.

A quantidade de dados nos negócios oferece grandes oportunidades para insights valiosos sobre o que pode ser melhorado em seus processos.

Para os tomadores de decisão, dados de qualidade são uma ferramenta importante. Infelizmente, devido a erro humano, esses líderes de negócios podem ter que lidar com dados de baixa qualidade.

Com o RPA, eles não apenas podem passar incansavelmente por grandes quantidades de dados, mas também podem ser programados para detectar informações úteis para os seres humanos.

Os bots se destacam nisso e garantem que os dados que você possui sejam de alta qualidade e definidos pelas regras que você mesmo definiu, o que significa que você só obtém exatamente o que precisa.

Portanto, no que diz respeito à arrasto de grandes conjuntos de dados, o RPA é completamente incomparável na execução dessas tarefas.

E isso também não é pouca coisa – as empresas dependem mais dos dados agora do que nunca, seja para pesquisas de mercado ou para avaliar o desempenho de seus funcionários.

Aprendizado

• O software de automação de RPA tem uma variedade de usos para pequenas e médias empresas.
• O mercado de RPA cresceu significativamente nos últimos cinco anos, impulsionado por custos mais acessíveis.
• Os benefícios são multifacetados, com a RPA melhorando a eficiência e a produtividade, simplificando as tarefas manuais e fazendo uso mais eficiente da força de trabalho.

A automação de processos robóticos ajuda as empresas a alcançar e manter uma vantagem competitiva em seu setor. Por meio do aproveitamento das ferramentas disponíveis, que aumentam a produtividade da equipe e reduzem os custos, as empresas podem desfrutar de maior capacidade operacional e, ao mesmo tempo, proporcionar uma experiência superior ao cliente.

A RPA é apenas um aspecto da transformação digital que está mudando a maneira como as pequenas empresas operam no cenário em constante evolução de hoje. Para saber mais sobre como modernizar sua organização, confira nossa oferta Robotic Process Automation.