Garantindo a segurança dos documentos enquanto você estiver fora do escritório

A segurança dos documentos é uma das considerações mais importantes que uma empresa deve estar ciente na melhor das hipóteses.

Agora que as PMEs de todo o país estão enviando seus funcionários para trabalhar em casa, há uma pressão adicional sobre as organizações para proteger seus dados.

Há duas razões para isso:

• Em primeiro lugar, uma força de trabalho remota significa que agora você tem várias pessoas se conectando à sua rede interna a partir de uma ampla variedade de dispositivos usando conexões não verificadas
• Em segundo lugar, os cibercriminosos se aproveitam de grandes eventos e crises para invadir empresas e roubar seus dados

Por causa disso, é absolutamente necessário que os líderes de negócios e os tomadores de decisão tomem as precauções corretas para ter certeza de que estão protegendo seus dados da melhor maneira possível.

Hoje, veremos como você pode cuidar de seus dados mesmo quando sua força de trabalho está OOO.

Os riscos de segurança de documentos de trabalhar em casa

Uma das características definidoras do atual ambiente de trabalho em casa em que muitos de nós nos encontramos é a preparação das organizações em todo o país.

As violações de riscos de segurança não devem ser subestimadas, e há vários fatores que funcionam contra as SMBs que tentam evitá-las.

Esses fatores são a saber:

• Falta de preparação de segurança para se defender contra um ataque
• Desconhecimento dos funcionários com os métodos de ataque cibernético, deixando-os suscetíveis a serem aproveitados por criminosos

Quando uma empresa é violada

Quando as empresas são violadas e seus dados são roubados, isso pode ser devastador.

Este é particularmente o caso das pequenas e médias empresas, que muitas vezes não têm capital para resistir a uma única violação e se reerguer.

Sem um plano adequado para cuidar de seus dados, as consequências podem ser fatais.

93% das empresas sem plano de recuperação de desastres que sofrem um grande desastre de dados fecham as portas em um ano

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Como garantir que a segurança de seus documentos seja satisfatória

Protegendo sua rede interna

Como acabamos de mencionar, ter uma força de trabalho remota traz vários desafios de segurança.

A primeira e mais óbvia é que você tem funcionários acessando dados e documentos de fora do seu escritório, o que significa que eles não estão usando sua rede estabelecida (e presumivelmente mais segura).

Em vez disso, eles acessarão a rede de suas casas, cafés, bibliotecas e assim por diante.

Depois de suas próprias casas, o segundo lugar mais comum para os funcionários realizarem trabalho remoto é em cafeterias, com 37% dos entrevistados indicando que os utilizam

A questão é que você não sabe nada sobre seus protocolos de segurança e não há garantia de que as redes que estão usando estejam fornecendo a segurança necessária.

O segundo ponto é que muitos trabalhadores estarão usando seus próprios dispositivos.

Embora, é claro, isso economize despesas gerais, há a desvantagem crucial de que você não pode controlar o software que está instalado neles — ou seja, antivírus; particularmente antivírus de última geração, a opção padrão para muitas empresas que implementaram uma solução em nuvem para sua segurança.

O resultado final é que você tem funcionários acessando os documentos internos da sua empresa e você não pode ter certeza de que seus dispositivos estão protegidos ou que estão usando redes seguras.

A melhor maneira de mitigar isso é investindo em uma VPN para o seu negócio.

Uma rede privada virtual funciona estabelecendo uma conexão segura entre seus funcionários e sua rede no escritório.

Os dados que passam por ele são criptografados e não podem ser “vistos” por outras pessoas, a menos que tenham as credenciais corretas.

Usar uma VPN é uma maneira fácil e segura de garantir que documentos confidenciais que precisam ser acessados ​​por funcionários remotos sejam mantidos seguros.

Educando seus funcionários

Em tempos de crise, os cibercriminosos se aproveitam das ansiedades das pessoas para explorar os dados de suas empresas.

Com todos os seus funcionários fora do escritório, eles serão deixados por conta própria (por assim dizer) e serão fáceis de escolher para os criminosos.

Isso sem considerar que os ataques cibernéticos estão aumentando nas PMEs e os eventos recentes provocaram um fluxo maciço de ataques às empresas.

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Com isso em mente, é importante garantir que toda a sua equipe esteja ciente da importância da higiene cibernética e entenda o quão crucial é a segurança dos documentos.

Há uma série de programas que oferecem experiência e ajudam com as melhores práticas para os funcionários.

Na Impact, por exemplo, oferecemos aos clientes treinamento de conscientização de segurança KnowBe4, para dar às empresas uma forte primeira linha de defesa, dando aos funcionários o conjunto de habilidades e conhecimento para detectar uma fraude e não ser aproveitado.

Considere fortemente a implementação de um programa de treinamento para ajudar seus funcionários remotos e evite ter uma força de trabalho remota que perca dados devido a uma simples (e evitável) falta de conscientização.

Tenha uma política clara para trabalho remoto

Ambos os pontos se encaixam perfeitamente em nosso ponto final: as empresas devem ter uma política clara quando se trata das práticas de seus trabalhadores remotos.

Embora muitas empresas já se sintam à vontade com trabalhadores remotos - talvez já tenham pessoas na equipe que trabalham remotamente -, há um número substancial de empresas que não têm uma política formal para funcionários que trabalham fora do escritório.

63% dos departamentos da empresa têm pelo menos uma pessoa que trabalha remotamente por um período significativo de tempo, mas 57% das empresas não têm uma política formal de trabalho em casa

Com mais da metade das empresas não tendo um conjunto existente de procedimentos em vigor para o cenário atual em que nos encontramos, muitas organizações agora se encontram particularmente vulneráveis ​​a uma violação de dados.

A razão para isso é simplesmente que os trabalhadores não têm regras a seguir e aparentemente são deixados para lidar com dados importantes como acharem melhor – não é uma ótima estratégia para segurança de documentos.

Descreva uma política clara para o trabalho remoto. Os funcionários devem entender exatamente o que se espera deles em relação à proteção de dados, confidencialidade e código de conduta.

42% dos trabalhadores remotos planejam trabalhar remotamente com mais frequência do que atualmente nos próximos 5 anos, e mais da metade dos trabalhadores no local desejam começar a trabalhar remotamente

Estabelecer uma política é importante, não apenas para o futuro imediato, mas também a longo prazo.

Afinal, o trabalho remoto está aumentando e é improvável que diminua a velocidade tão cedo.

Aprendizado

• Uma força de trabalho remota traz várias preocupações de segurança
• Uma VPN ajuda muito a garantir a segurança dos documentos entre sua empresa e funcionários remotos
• Certifique-se de que os funcionários tenham o know-how para evitar serem enganados
• Crie uma política clara para o trabalho remoto na qual os funcionários possam confiar ao operar fora do escritório

À luz dos eventos recentes, muitas organizações se viram tentando implementar soluções improvisadas para garantir que seus dados estejam seguros ao usar uma força de trabalho remota.

A Impact Networking está no negócio de ajudar pequenas e médias empresas há mais de 20 anos, e nosso serviço de segurança cibernética utiliza as melhores soluções da categoria para garantir a segurança de nossos clientes. Descubra mais dando uma olhada no que oferecemos em nosso pacote de segurança cibernética gerenciada.