Por que o gerenciamento de conteúdo corporativo é essencial para o seu negócio

Publicados: 2021-06-23

Uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo ajuda as empresas a digitalizar, controlar e automatizar suas informações não estruturadas, como guias de remessa e faturas, currículos, documentos fiscais, e-mails e notas de reunião.

Um sistema ECM irá capturar, ler e indexar informações para aumentar sua compreensão; dar à equipe a capacidade de editar ou anotar informações; e fornecer ferramentas abrangentes de fluxo de trabalho e automação para garantir que as informações certas cheguem às mãos certas em tempo hábil.

Dentro desse sistema, os documentos podem ser criados, gerenciados, processados e arquivados com segurança e de acordo com os regulamentos de conformidade.

88% dos funcionários de escritório dizem que precisam de uma plataforma de pesquisa de dados unificada e confiável que os ajude a fazer melhor seu trabalho.

Eles podem estar disponíveis para todos os funcionários, sejam móveis ou internos, e todos os acessos, alterações e movimentos de documentos são registrados para melhor organização e perícia.

Todas as comunicações — inclusive com clientes, fornecedores e subcontratados — são gerenciadas de forma inteligente e podem ser facilmente recuperadas para melhores fluxos de trabalho e melhoria contínua do processo.

Por que uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo é crítica

As empresas modernas estão mais focadas do que nunca nos processos digitais e na implantação do tipo de transformação digital que impulsiona o sucesso.

Uma enxurrada de avanços tecnológicos, incluindo tecnologia em nuvem, recursos móveis, aprendizado de máquina e automação estão estimulando mudanças e criando oportunidades.

Novas formas de conteúdo estão em ascensão à medida que plataformas de mídia social, áudio e vídeo criam dados mais não estruturados para as empresas lidarem, além de montanhas de dados com os quais as empresas precisam lidar com clientes e processos de trabalho.

Até 2020, a quantidade global de dados criados diariamente chegará a 44 trilhões de gigabytes e a maioria desses dados não será estruturada

Um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo fornece uma solução que ajuda as empresas a lidar com essas mudanças rápidas e prolíficas, fornecendo maneiras de organizar as informações de maneira a otimizar o desempenho e minimizar erros.

Além disso, a escalada de fraudes e ataques cibernéticos significa que a governança de dados e a conformidade com os regulamentos são mais críticas do que nunca.

Um ECM permite o gerenciamento eficaz de dados e, o mais importante, a integração com a análise de negócios atual para proteger as informações contra perdas.

Finalmente, em um mercado cada vez mais competitivo, as empresas devem aproveitar o poder da produtividade para manter sua vantagem.

81% dos funcionários citam a necessidade de acesso móvel aos documentos da empresa

Um ECM fornece uma maneira segura e organizada de forma lógica de arquivar informações críticas para que estejam disponíveis para otimizar fluxos de trabalho e aumentar a eficiência com seus dados.

Decompondo: o que é gerenciamento de conteúdo corporativo?

Em sua forma mais simples, os ECMs (soluções modernas são tipicamente ECMs baseados em nuvem) são sistemas multifuncionais usados para catalogar e armazenar informações não estruturadas para fins comerciais.

No entanto, há muito em sua composição, função e benefícios que devem ser claramente entendidos para discernir o verdadeiro valor que eles trazem para os processos, produtividade e lucratividade de um negócio.

Componentes de uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo

Existem cinco componentes básicos do gerenciamento de conteúdo corporativo: captura, gerenciamento, armazenamento, preservação e entrega.

Capturar

Para capturar informações digitais e impressas, um ECM deve ter recursos de digitalização e reconhecimento óptico de caracteres (OCR).

Alguns podem até empregar a tecnologia de reconhecimento de impressão manual (HCR), uma forma de reconhecimento inteligente de caracteres (ICR) que permite que o texto impresso à mão seja facilmente interpretado e capturado.

Isso ajuda a automatizar as tarefas de entrada de dados para reduzir o erro humano e permitir o rastreamento de grandes volumes de dados.

Gestão

As ferramentas de gestão variam de acordo com as necessidades de cada negócio. Normalmente, eles incluem:

Ferramentas que permitem a colaboração de conteúdo
Ferramentas de fluxo de trabalho para gerenciamento de processos de negócios
Ferramentas de arquivamento e gerenciamento de arquivos para simplificar a indexação, retenção e eliminação

Outras ferramentas podem incluir gerenciamento de conteúdo da web ou ferramentas de gerenciamento de documentos.

Armazenar

Existem três elementos básicos para soluções de armazenamento em uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo:

Primeiro; existe um repositório para coletar arquivos.

Segundo; uma ferramenta de biblioteca que coleta arquivos que passaram pela sequência de captura e gerenciamento.

Finalmente; o hardware — como servidores, armazenamento baseado em nuvem, discos ópticos e muito mais — que contém arquivos e software para recuperação.

Preservação

Ao contrário do repositório de curto prazo do componente de armazenamento, a preservação fornece armazenamento de longo prazo ou arquivamento de arquivos críticos.

Há muitas opções de mídia que podem fornecer arquivamento apropriado, mas é importante garantir que os tipos de mídia sejam compatíveis com as tecnologias em evolução para uso a longo prazo.

Entrega

Para poder transferir o conteúdo para os usuários apropriados em todo o sistema, você precisará de um middleware que ajude a mover as informações de um aplicativo para outro.

O processo de entrega pode incluir distribuição de mídia para acesso dos usuários finais por meio de sites, mídias sociais, intranet ou até mesmo documentos impressos.

A segurança é fundamental nesta parte do processo para que edições e acessos não autorizados sejam proibidos à medida que os dados são movidos de um lugar para outro.

Como funciona o ECM

O processo básico de ECM tem todos os cinco componentes de ECM trabalhando em conjunto para organizar e disseminar informações cruciais do processo de negócios ao longo do ciclo de vida dos dados. Resumidamente:

Os dados são capturados
As informações são publicadas internamente ou em um site da empresa
As informações são arquivadas de forma automática e segura
Informações antigas, desatualizadas ou não utilizadas são excluídas periodicamente para economizar espaço

Para começar a usar o ECM, as empresas normalmente identificam cada tipo de conteúdo usado na organização e os atribuem a um processo de negócios e até a membros específicos da equipe.

Em seguida, o software ECM visa conteúdo duplicado para reduzir redundâncias de armazenamento e, em seguida, organiza as informações em um repositório central junto com metadados que permitem que sejam acessados de forma rápida e eficiente pelas pessoas que precisam.

Esses usuários aprovados podem usar pesquisas de texto completo para localizar o conteúdo necessário que eles podem ler, editar ou imprimir.

Os usuários também podem usar palavras-chave ou frases para pesquisar documentos, reduzindo o tempo de recuperação e aumentando a produtividade.

Essas ferramentas simples, mas poderosas, permitem que departamentos — ou empresas inteiras —:

Reduza a dependência do papel
Simplifique os fluxos de trabalho
Reduzir o risco
Aumentar a produtividade
Forneça um atendimento ao cliente excepcional

O fácil acesso a informações críticas ajuda as empresas a tomar melhores decisões, concluir projetos mais rapidamente e colaborar sem esforço para aumentar a eficiência.

Como o ECM beneficia seu negócio

Como um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo fornece uma plataforma unificada para disseminação, armazenamento e gerenciamento de dados, ele pode ajudar as empresas a lidar com dados de uma maneira que atenda aos requisitos de segurança e conformidade para um gerenciamento de risco excepcional.

Outros benefícios incluem:

Recursos de auditoria, incluindo check-in/check-out e supervisão de fluxo de trabalho
Acesso simplificado e gargalos de informações reduzidos por meio do controle de versão
Necessidades reduzidas de armazenamento, papel e correspondência para minimizar os custos indiretos
Segurança otimizada
Custos reduzidos - e o potencial de erro - por meio da automação de processos manuais
Serviços ao cliente aprimorados por meio de visibilidade em tempo real

O acesso de um ECM a ferramentas complexas traz funcionalidade robusta aos processos de negócios.

Por exemplo, a mineração de dados torna-se mais simples e precisa através do uso de ferramentas fornecidas pelo sistema ECM que permitem a localização de parâmetros e intervalos de busca para buscas mais rápidas e precisas.

Avançando, os sistemas de ECM continuam a evoluir e mudar à medida que atendem às necessidades das empresas que buscam maior agilidade, integração e vantagem competitiva em um mundo em rápida mudança.

À medida que o ritmo digital aumenta, os ECMs continuam adicionando recursos e incorporando tecnologias em evolução, como aprendizado de máquina e inteligência artificial para maximizar a eficácia.

E as empresas – grandes e pequenas – estão colhendo os benefícios desses sistemas para se posicionarem de forma mais sólida no mercado.

Quais pontos de dor a ECM alivia?

Observância

Para muitas organizações, especialmente aquelas que precisam lidar com regulamentos complexos de conformidade em setores como distribuição de alimentos, manufatura e saúde, um ECM pode ajudar enormemente no gerenciamento de registros.

Ao usar um ECM, é significativamente mais fácil para as empresas manterem a conformidade. No caso de auditoria, por exemplo, usar um ECM para armazenar seus dados de negócios significa que o acesso remoto seguro pode ser concedido às informações quando necessário, acelerando drasticamente os custos de auditorias obrigatórias e proporcionando tranquilidade às empresas.

Além disso, as regras e a governança adequada dos dados que você captura e armazena também facilita muito a conformidade regulatória de outras maneiras.

Por exemplo, as informações não precisam mais ser excluídas manualmente — controles automáticos podem ser estabelecidos para que seu ECM cuide da conformidade de seus dados enquanto você pode continuar com seus negócios.

Ao controle

Assim como o controle é extremamente importante para a conformidade, ele também desempenha um papel importante nas operações gerais de negócios, e um ECM pode desempenhar um papel importante na garantia do controle sobre as informações.

Sem um ECM e um repositório central de dados, é comum que as empresas tenham dados descentralizados e desorganizados.

O que isso significa em um sentido prático?

Isso pode significar funcionários usando diferentes versões de documentos críticos de negócios; pode significar um representante usando um contrato de vendas ou formulário de pedido desatualizado.

Em uma pesquisa da Nintex, 39% dos entrevistados afirmaram observar um processo de documento quebrado dentro de sua organização:

49% disseram que não conseguem localizar documentos facilmente
43% afirmaram ter dificuldades ao compartilhar documentos e solicitar a aprovação de documentos
33% tiveram problemas com o controle de versão de documentos

Com um repositório central de informações e um ECM para organizar os dados, os fluxos de trabalho documentados podem mostrar quem está sendo enviado o quê; quem assinou uma apólice e quem não assinou; que precisa de um documento que não foi enviado a eles - você entendeu.

A atualização, distribuição e rastreamento de dados críticos de negócios podem ser feitos com muito mais eficiência com um sistema centralizado de dados e um ECM em seu núcleo.

Produtividade

Uma das principais razões pelas quais as empresas procuram implementar sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo é puramente a produtividade.

As empresas geralmente reconhecem que seus processos existentes para gerenciamento de documentos estão faltando.

De acordo com a pesquisa da AIIM, o tempo médio geral gasto na busca e gerenciamento de informações é de 45 minutos, cerca de 8% de um dia útil.

Com métodos desatualizados de gerenciamento de dados, os funcionários gastam mais tempo do que deveriam fazendo as tarefas básicas, como procurar um documento.

Isso não apenas frustra os trabalhadores que precisam perder tempo procurando algo ao qual deveriam ter acesso instantâneo de qualquer lugar, mas também custa dinheiro à empresa em mão de obra sendo mal usada.

Adotar um ECM ajuda a aliviar esse desperdício e melhorar a produtividade de suas operações de negócios como um todo.

A IHS afirma que o ECM pode reduzir os custos relacionados à incapacidade de encontrar documentos por usuário por mês de cerca de US$ 200 a US$ 10 para empresas de médio porte (100 a 999 funcionários).

Eficiência

É claro que melhorar a produtividade de suas operações anda de mãos dadas com a execução de um processo mais eficiente para seus fluxos de trabalho de documentos.

Quando falamos sobre a implementação de sistemas ECM, o fluxo de trabalho documental está próximo do topo da agenda.

Postagem relacionada: Explicação do fluxo de trabalho de documentos digitais

42% dos trabalhadores do conhecimento admitiram que os fluxos de trabalho baseados em papel tornam suas tarefas diárias menos eficientes, mais caras e menos produtivas.

O gerenciamento de conteúdo corporativo é uma ferramenta extremamente útil para melhorar a eficiência dos negócios, principalmente porque ajuda a quebrar os silos de dados.

Os silos de dados, que se referem a repositórios de dados separados que surgem dentro de uma organização – geralmente entre departamentos que usam sistemas não integrados – são um grande gargalo quando se trata de eficiência.

Esse ponto problemático pode ser significativamente aliviado unificando os dados de negócios em todos os departamentos com um ECM e fornecendo acesso a toda a empresa aos dados quando necessário e benéfico.

Resíduos de papel

Um dos pontos problemáticos mais óbvios que uma solução de ECM resolve é o valor gasto em papel pelas empresas, bem como as preocupações ambientais associadas.

Os benefícios ambientais de não usar papel são uma razão admirável, se não totalmente convincente do ponto de vista comercial, para implantar o ECM.

É um aspecto que não deve ser subestimado, no entanto. Um dos desenvolvimentos mais interessantes da pandemia foi a maior ênfase que os consumidores começaram a colocar na experiência do cliente – tanto que agora é o principal diferencial competitivo entre as empresas; mesmo colocando acima do preço e qualidade.

Com isso em mente, é realmente benéfico buscar um ECM e reduzir a dependência do papel para demonstrar aos clientes sua posição sobre questões específicas. Se os clientes de uma determinada empresa se preocupam com o ambientalismo em grande medida, a adoção de uma abordagem exclusivamente digital pode realmente funcionar como uma ferramenta de marketing fundamental para a empresa.

De acordo com a IBM, 81% dos consumidores em todo o mundo pertencem a um dos dois segmentos de compradores: consumidores orientados por valor (41%) que desejam bom valor e consumidores orientados por propósito (40%) que buscam produtos e serviços alinhados com seus valores.

É claro que, quando se trata de desperdício de papel, há preocupações prementes para as empresas, com ou sem cliente – isso é simplesmente que as empresas imprimem mais do que nunca hoje, e esses custos baseados em papel estão se acumulando para as pequenas e médias empresas.

Infográfico Relacionado: Quanto custa o papel para o seu negócio?

Dê uma olhada em algumas dessas estatísticas do infográfico vinculado para ver quanto papel está custando a uma PME média:

Os hábitos de impressão do funcionário médio custam às empresas US$ 725 por ano
Em média, os funcionários imprimem 34 páginas por dia, 17% das quais não serão lidas
90% das empresas não rastreiam seus custos de impressão
As empresas que usam adivinhação para identificar seus custos de impressão, em média, subestimam em 40%
Os departamentos de TI gastam em média 15% do tempo corrigindo problemas relacionados à impressão
Nos últimos 20 anos, o consumo de papel nos EUA passou de 92 milhões de toneladas para 208 milhões – um aumento de 126%
O consumo médio de papel da empresa cresce 22% a cada ano, o que significa que em pouco menos de três anos e meio seu consumo terá dobrado

Quando você coloca neste contexto, fica claro que os custos de impressão estão aumentando e se tornarão – se já não estiverem – insustentáveis para as empresas.

Por causa disso, investir em um sistema de ECM para aliviar esse ponto de dor caro é uma boa maneira de uma organização lidar efetivamente com esse desperdício e gastos desnecessários.

Onde o gerenciamento de conteúdo corporativo é aplicável em uma empresa?

A maioria das empresas implanta um ECM para processos de negócios específicos em sua organização. Vamos dar uma olhada em algumas aplicações comuns do ECM.

Gerenciando contratos

Se você lida com muitos contratos, sabe que gerenciá-los pode ser uma dor, e uma solução de ECM pode realmente ajudar com esses tipos de fluxos de trabalho.

O ECM permite que você garanta que os contratos sejam revisados pelas pessoas certas nos momentos certos, usando a automação para entregar os contratos às partes interessadas necessárias quando for sua vez de revisar ou editar o documento.

Automatização de recursos humanos

Todos os estágios de recrutamento e integração podem ser automatizados para criar um processo de RH muito mais simplificado do que antes.

Os formulários online podem ser usados para capturar aplicativos, que são enviados aos gerentes de contratação por meio de um fluxo de trabalho automatizado.

O mesmo princípio pode ser aplicado a muitos outros aspectos de RH, como gerenciamento de políticas e procedimentos, conformidade com I-9 e preparação para desastres (manter as informações protegidas na nuvem em vez de arquivá-las fisicamente), para citar alguns.

Automatização de contas a pagar e receber

AP e AR podem ser melhorados significativamente com a implementação do ECM.

AP e AR são dois dos processos que mais exigem papel nas organizações. A rapidez e eficácia com que as faturas e cobranças podem ser processadas determinará a eficiência de suas operações nessas áreas.

Com um ECM, AP e AR podem ser digitalizados completamente, com captura, armazenamento, acesso e gerenciamento muito mais simplificados do que os métodos tradicionais de papel.

Aprendizado

Uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo irá capturar, ler e indexar informações; dar à equipe a capacidade de editar ou anotar; e fornecer ferramentas abrangentes de fluxo de trabalho e automação.
Existem cinco componentes básicos de um ECM: captura, gerenciamento, armazenamento, preservação e entrega.
Um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo é uma solução que ajuda as empresas a lidar com dados de uma maneira que atenda aos requisitos de segurança e conformidade para um gerenciamento de risco excepcional.
Outros benefícios incluem recursos de auditoria, acesso simplificado e informações reduzidas, necessidades reduzidas de armazenamento, papel e correspondência para minimizar custos indiretos, segurança otimizada, despesas reduzidas a longo prazo

Gerenciamento de conteúdo corporativo para pequenas empresas: os MSPs fornecem as ferramentas e o conhecimento para ajudar a orientar uma transformação, seja implementando serviços em nuvem ou uma série de novas tecnologias. Para saber mais sobre como os sistemas de impressão e gerenciamento de documentos podem ajudá-lo, baixe nosso eBook, “ As chaves para fluxos de trabalho eficientes“. Se você precisa de consultoria de gerenciamento de conteúdo corporativo, entre em contato com um especialista em Impacto e nós podemos ajudar.