Automação Robótica de Processos: A Jornada de Implementação para PMEs

Se você ouvir a palavra 'robôs', qual é a primeira coisa que vem à mente?

Provavelmente andando, falando, humanóide, ou talvez até mesmo um parceiro de pingue-pongue sintético. Os robôs de que estamos falando hoje, no entanto, não são nenhum dos dois. É claro que estamos nos referindo a robôs de software, ou RPA; capaz de realizar tarefas simples e complexas no local de trabalho que tornam o trabalho de todos muito mais fácil.

Mas o que é RPA? E como o software RPA pode ajudar uma empresa a crescer? Essa é a pergunta que está na boca de todos os tomadores de decisão que avaliam suas opções para uma potencial estratégia de transformação digital. Simplificando, a RPA aproveita a inteligência artificial para automatizar uma série de processos, desde a entrada de dados até as consultas dos clientes.

À medida que a implementação de sistemas RPA se torna um acessório cada vez mais comum para pequenas e médias empresas, queríamos detalhar a jornada de RPA para uma empresa, quais são os objetivos e como embarcar em um caminho que mudará a maneira como sua organização funciona.

A ascensão da RPA em pequenas e médias empresas

À medida que a aptidão das tecnologias de IA aumentou em sofisticação, seus usos e adoção no mundo dos negócios aumentaram drasticamente nos últimos anos. Sua implementação inicial foi defendida principalmente entre grandes corporações que tradicionalmente tinham fundos para pagar a conta de software caro; agora é uma opção legitimamente viável para pequenas e médias empresas, pois os custos foram reduzidos a um preço acessível.

O mercado e a conscientização geral para RPA na comunidade empresarial cresceram significativamente; precisamente devido à sua disponibilidade para PMEs. Para muitos, a oportunidade de automatizar processos manuais repetitivos e usar o trabalho economizado para tarefas mais complexas é uma perspectiva atraente. Além disso, melhorar os recursos de expansão dos departamentos de TI tornou-se um objetivo fundamental, com a RPA atuando como um componente vital para atingir as metas de tecnologia.

O próprio setor de fornecedores de RPA é um setor de rápido crescimento, graças aos custos e acessibilidade em queda e ao uso convencional da tecnologia. Os fornecedores começaram a comercializar suas soluções para pequenas e médias empresas, com amplo sucesso até agora. Isso não é muito surpreendente, considerando que o mercado cresceu de US$ 271 milhões em 2016 e deve atingir US$ 3 bilhões em 2022.

As etapas da implementação do RPA no local de trabalho

1. Avalie os processos com potencial para serem automatizados

A primeira etapa em qualquer processo de implementação de RPA é auditar seus fluxos de trabalho legados existentes para determinar quais processos são apropriados para automação. O procedimento de auditoria é absolutamente crucial e não deve ser evitado.

É um erro comum e caro para as empresas implementarem software de automação de que não precisam, apenas para ultrapassar o orçamento e atrasar os prazos.

Estima-se que 30-50% dos projetos iniciais de RPA falham nos estágios iniciais de implementação. Isso não é uma acusação sobre a eficácia de um sistema de RPA, mas uma indicação de que os processos e fluxos de trabalho de uma empresa não foram auditados corretamente (ou não foram auditados).

Isso essencialmente resulta em um 'diagnóstico' incorreto, levando à implementação de software desnecessário. Na Impact, entendemos o quão crítico é ter uma visão completa dos sistemas e fluxos de trabalho de negócios, por meio de uma avaliação formal, antes de iniciar uma implementação de RPA.

2. Priorize quais elementos você mais gostaria que o RPA mudasse

Crie uma lista de prioridades e determine qual aspecto do seu negócio mais precisa de automação. Pode ser uma das várias razões pelas quais o RPA é um objetivo importante para a evolução do seu negócio:

• Custo/receita : Melhorar o potencial para aumentar os lucros
• Processos de fluxo de trabalho: obtendo mais retorno pelo seu investimento, facilitando as cargas de trabalho repetitivas e demoradas dos funcionários
• Sem erros: os bots são capazes de realizar vários processos 24 horas por dia, sete dias por semana, com resultados perfeitos. Eles não se cansam e nunca cometem erros, tornando-os candidatos perfeitos para lidar com a classificação rotineira e a inserção de grandes quantidades de dados
• Escalabilidade : Os bots são capazes de trabalhar em horários irregulares e podem aumentar e diminuir, dependendo da carga de trabalho. Com humanos, ter que trabalhar quando os processos estão em alta demanda ou baixa demanda pode ser muito inconveniente – para um bot não existe esse problema

3. Faça parceria com o fornecedor certo para suas necessidades

Um bom fornecedor deve fornecer uma avaliação honesta de suas necessidades, respeitando suas limitações. Como qualquer tomador de decisão em uma SMB saberá, orçar os gastos com tecnologia é uma tarefa difícil e muitas vezes uma consideração dispendiosa.

Ter um roteiro claro para sua jornada de implementação de RPA é uma maneira essencial de evitar falhas. Os tomadores de decisão muitas vezes podem se sentir pressionados pela concorrência do setor a mergulhar em um plano que não precisam e não podem entregar, o que inevitavelmente causará dificuldades no futuro. A parceria com um parceiro confiável com experiência como a Impact pode ajudar a definir expectativas e atingir suas metas de longo prazo.

4. Desenvolver, implementar e avaliar

Depois de ter uma estrutura clara para seguir em frente, você pode iniciar o processo de programação e implementação do sistema RPA mais adequado às suas necessidades e objetivos. Se isso é feito internamente, com um fornecedor ou com um MSP, depende disso.

Recomendamos trabalhar com um parceiro com experiência para ajudá-lo em todas as etapas do período de implementação e além. A probabilidade é de que algo dê errado, mesmo que seja apenas um problema menor - portanto, certifique-se de ter um plano para quando precisar de ajuda.

É importante durante o período de implementação que o processo seja conduzido de cima para baixo e que todos os departamentos que serão afetados pela nova tecnologia estejam integrados e entendam as mudanças que estão sendo feitas em seus fluxos de trabalho. Estabelecer uma cultura positiva para os novos processos é vital.

Certifique-se de ter KPIs sólidos para avaliar o progresso do sistema RPA. Isso será um componente importante do roteiro para a implementação e além, para garantir que você obtenha o que deseja do RPA.

Os KPIs de RPA podem incluir:

• Economia de tempo na execução de processos atribuídos
• Carga de trabalho para humanos
• Velocidade na execução de tarefas de rotina

Os desafios de operar uma força de trabalho híbrida de bots e humanos

Com a implementação de sistemas RPA em um local de trabalho, quase certamente haverá alguma forma de resistência dos funcionários. Seja por causa de uma relutância em se desviar das práticas estabelecidas ou por uma preocupação com a segurança do trabalho, é imperativo comunicar os benefícios da RPA à sua força de trabalho.

Estabelecer um ambiente positivo para a mudança ajudará muito a facilitar a mudança dos funcionários. Se promovido corretamente de uma posição de liderança para baixo, você pode comunicar a mensagem de que o RPA facilitará seu trabalho e melhorará a eficiência.

Quando uma empresa começa a posicionar sua força de trabalho como um híbrido de bots e humanos, as implementações bem-sucedidas são frequentemente determinadas pelo esforço feito para garantir que o local de trabalho tenha a estrutura apropriada e que a força de trabalho tenha conhecimento suficiente para se envolver com o processo.

O futuro do RPA para pequenas e médias empresas e para onde ele está indo

À medida que o RPA se tornar mais acessível, será um ativo comum para as PMEs no futuro, à medida que continuam a aumentar seus gastos com bots. De acordo com a Deloitte, 53% das empresas já iniciaram o processo de implantação de RPA, com a expectativa de que esse número salte para 72% em dois anos.

Para isso, entender como deve ser uma jornada de RPA e como as PMEs devem abordá-la se tornará uma consideração principal para fornecedores, MSPs e empresas. Para muitos tomadores de decisão no futuro, ter um parceiro confiável que possa fornecer um roteiro sólido para desenvolvimento, instalação e manutenção será fundamental para as metas de automação de seus negócios para o futuro.

Saiba mais sobre o que RPA significa para o futuro

A automação de processos robóticos ajuda as empresas a alcançar e manter uma vantagem competitiva em seu setor. Por meio do aproveitamento das ferramentas disponíveis, que aumentam a produtividade da equipe e reduzem os custos, as empresas podem desfrutar de maior capacidade operacional e, ao mesmo tempo, proporcionar uma experiência superior ao cliente.

A RPA é apenas um aspecto da transformação digital que está mudando a maneira como as pequenas empresas operam no cenário em constante evolução de hoje. Para saber mais sobre como modernizar sua organização, entre em contato com nossa equipe de TI gerenciada e fale com um de nossos especialistas hoje mesmo!