O que faz uma boa suíte de otimização de processos de negócios?

A otimização dos processos de negócios é crucial para o sucesso das organizações modernas em 2020.

Empresas de todos os setores vêm implementando soluções de automação para melhorar seus processos de trabalho a um ritmo crescente.

A automação, um aspecto fundamental do BPO, está mais sofisticada e mais acessível do que nunca – seu mercado cresceu de US$ 271 milhões em 2016 e até 2022 deve atingir US$ 3 bilhões.

Embora as empresas que buscam adotar a automação não sejam necessariamente novas, o rápido crescimento do setor é uma indicação clara da popularidade que as ferramentas de automação como RPA estão desfrutando atualmente entre as PMEs.

O RPA é apenas um aspecto do BPO, embora crucial. A otimização de processos de negócios, como um todo, está vendo investimentos significativos, com SMBs investindo recursos na eliminação de tarefas redundantes e desnecessárias.

Por causa disso, eles querem saber para onde seu dinheiro está indo e com que eficácia ele está sendo usado.

No blog de hoje, vamos dar uma olhada no que você deve esperar de um pacote de otimização de processos de negócios de qualidade.

Benefícios da Otimização de Processos de Negócios

Se você ainda está um pouco inseguro sobre qual é exatamente essa palavra-chave do setor, confira nosso vídeo explicativo sobre agilidade nos negócios, que descreve o que as organizações esperam alcançar adotando uma estratégia de BPO.

Em essência, qualquer roteiro para BPO geralmente buscará alcançar maior agilidade nos negócios, abordando duas áreas principais de recurso para uma PME moderna:

• Otimize os processos de fluxo de trabalho: utilize um software que permita agilizar tarefas redundantes, melhorar a comunicação e aumentar a eficiência
• Gerenciamento de mudanças: estabeleça uma cultura no local de trabalho que seja receptiva a novas tecnologias, novas ideias e outros aspectos disruptivos da transformação digital

Quem precisa de otimização de processos de negócios?

No mundo dos negócios de hoje, os dados são reis.

A análise de dados é uma parte extremamente importante da estratégia de negócios, seja para o gerenciamento da cadeia de suprimentos ou para o marketing.

90% de todos os dados online foram criados nos últimos dois anos. Simplificando, se você não está aproveitando os dados em que está sentado, está ficando para trás de seus concorrentes.

Normalmente, as empresas que precisam de otimização de processos têm um ou mais dos seguintes itens em comum:

• Software: Sistemas legados desatualizados que precisam ser atualizados
• Comunicação: Falta de conectividade entre departamentos e locais
• Gerenciamento de dados: lutando para gerenciar vários conjuntos de dados em programas desconectados
• Especialistas em tecnologia: faltam especialistas em tecnologia que possam fornecer o know-how para melhorar seus processos
• Tarefas redundantes: trabalhadores que passam muito tempo em tarefas manuais e repetitivas
• Estratégia: Ociosidade ou falta total de estratégia digital orientando seu negócio

O que você deve procurar em uma oferta de otimização de processos de negócios?

Quando você estiver analisando a oferta para seu conjunto de otimização de processos, desejará garantias de que ele abordará aspectos específicos da organização.

Aqui estão algumas das coisas que você deve esperar:

Comunicação

Recentemente, falamos sobre como o UCaaS está ajudando as empresas a melhorar suas estruturas de comunicação interna.

Muitas organizações estão ficando para trás de seus concorrentes porque não possuem mecanismos adequados de comunicação.

Quando isso ocorre, pode levar ao surgimento de silos de dados, o que é extremamente inibitório para uma PME moderna.

Combine isso com o influxo de novos dispositivos no local de trabalho e uma tendência crescente das empresas de adotar políticas de BYOD (traga seu próprio dispositivo) e você terá uma receita para o desastre.

Uma oferta adequada de otimização de processos deve procurar abordar essas preocupações implementando uma linha completa de comunicação em toda a sua organização.

Automação

Se você está familiarizado com a transformação digital, provavelmente já ouviu ou leu as virtudes da automação.

A verdade é que, quando você reduz tudo, a automação realmente se resume a economizar tempo dos trabalhadores.

Lembra como estávamos falando sobre a explosão de novos dados que surgiram nos últimos dois anos? Bem, alguém tem que fazer algo com isso.

Em uma organização que não implementou a automação, cabe a alguém inserir todos esses dados manualmente.

Para muitas SMBs, isso pode ser um grande problema.

Não só um funcionário tem que perder seu tempo executando uma tarefa monótona, mas também aumenta o custo para o negócio, porque não pode usar seu tempo para fazer algo que forneça mais valor ao negócio.

Em outras palavras, ao incorporar bots de RPA em seus fluxos de trabalho, você pode economizar o tempo dos funcionários e permitir que eles concentrem suas energias em tarefas que exigem um toque humano.

Um exemplo óbvio disso seria a entrada de dados para os clientes. Uma oferta de otimização de processo deve ser capaz de lhe dar a oportunidade de acionar automaticamente um fluxo de trabalho no instante em que ocorre a inscrição do cliente.

Análise de dados

Se você não está utilizando seus dados para avançar, está atrás de seus concorrentes.

Uma grande parte de uma transformação digital bem-sucedida é ganhar a capacidade de colocar seus novos insights em ação.

Esse aspecto do DX só se tornará cada vez mais proeminente à medida que novas tecnologias forem adotadas pelas empresas.

Você precisa ter as ferramentas e os procedimentos implementados para poder medir o impacto dessas novas iniciativas tecnológicas.

Uma boa oferta de otimização de processos lhe dará uma plataforma que permite essas ferramentas.

Um bom exemplo disso seria o Microsoft PowerBI, que pode pegar fontes de dados e transformá-las em visualizações que podem ser facilmente compreendidas e acionáveis.

Isso ajuda os tomadores de decisão a ter uma compreensão firme do desempenho dos processos, como a satisfação do cliente é afetada por eles e identificar rapidamente onde os processos não estão funcionando no nível que deveriam.

Mudar a gestão

Isso é muitas vezes ignorado por organizações mais zelosas, mas talvez seja um dos aspectos mais importantes da transformação digital.

Quando uma transformação digital falha, muitas vezes é porque a empresa não está preparada adequadamente e a cultura não está pronta.

Se os trabalhadores não aceitaram a mudança, ou a transformação não está sendo liderada de cima ou de forma tímida, então as chances de o projeto encalhar são significativamente maiores.

Em essência, o gerenciamento de mudanças ajuda a estabelecer as bases – é seu trampolim para o sucesso.

Quando nós da Impact estamos criando estratégias para iniciativas digitais para nossos clientes, damos grande ênfase à preparação de sua força de trabalho e os ajudamos a conseguir isso.

As pessoas que estão acostumadas a uma certa maneira de fazer seu trabalho muitas vezes relutam em aprender uma nova maneira de fazer as coisas, mesmo que isso as beneficie, então isso é crucial.

Como exemplo, usamos o BrainStorm QuickHelp, uma plataforma que impulsiona a adoção de novas tecnologias por usuários pendentes, para que todos estejam a par das novas mudanças.

Aprendizado

• A otimização de processos de negócios é um aspecto central da transformação digital – e a oferta deve ter vários componentes.
• As organizações que não aproveitarem o BPO ficarão para trás de seus concorrentes, principalmente no que diz respeito à automação e análise
• Análise, comunicação, automação e gerenciamento de mudanças são partes importantes do BPO; não se contente com uma oferta abaixo do padrão porque toda a sua estratégia depende disso

Na Impact, reconhecemos o desafio de tentar modernizar um negócio em crescimento. Foi isso que nos inspirou a construir um conjunto poderoso de soluções de negócios que funcionam perfeitamente em conjunto, eliminando silos de dados e processos e capacitando os clientes a operar com agilidade e visibilidade sem precedentes.

Entre em contato com um de nossos representantes úteis hoje para obter mais informações sobre o que podemos fazer por você!