Noções básicas de contabilidade para novos empresários

A maioria das pessoas tende a ser mestre em um ou dois campos, em vez de tudo em que coloca a mão. Você pode ser um especialista quando se trata de pensar em ideias criativas ou um artista quando se trata de tornar essas ideias uma realidade. Você pode ter ótimas habilidades com as pessoas ou ser um gênio com todas as coisas técnicas. Portanto, se você é um empreendedor nato e ainda não consegue citar três documentos financeiros importantes, não está sozinho. De acordo com SCORE, conselheiros de pequenas empresas americanas, muitos proprietários de pequenas empresas seriam reprovados em contabilidade básica.

Como proprietário de uma nova empresa, não se espera que você seja um mago da contabilidade – você contrata profissionais para fazer isso por você, para que você possa se concentrar em administrar e expandir seus negócios. Mas tenha em mente duas razões pelas quais você deve ter uma compreensão básica da contabilidade: para manter o IRS feliz e para ajudá-lo a gerenciar seus negócios. Então, aqui está o que você precisa saber: ### Terminologia comum Certas palavras e termos se tornarão familiares para você com o tempo, mas a seguir está a terminologia mais comum que você precisa entender: * **Balanço** é uma demonstração financeira que mostra uma visão geral das finanças da empresa. Para equilibrar seus livros, siga esta fórmula: **Ativos = Passivos + Patrimônio líquido** * **Ativos** são recursos ou o que a empresa possui, como dinheiro, estoque, equipamentos e veículos. * **Responsabilidades** são o que a empresa deve a outros, incluindo contas a fornecedores, saldos de cartão de crédito e quaisquer empréstimos que você tenha feito. * **Equity** é todo o dinheiro investido na empresa por seus proprietários. * Método de contabilidade: * **Contabilidade em regime de caixa** é quando você registra as transações somente mediante pagamento. * **Contabilidade de acumulação** é quando você registra as transações quando elas acontecem, independentemente de você já ter recebido o pagamento. * **Declaração de resultados** é uma demonstração financeira que mostra uma visão geral da atividade financeira da empresa durante um período específico de tempo. Para avaliar onde você está, siga esta fórmula: **Lucro ou Perda Líquida = Receita – Custo das Mercadorias Vendidas – Despesas** * **Lucro ou Perda Líquida** – Um número positivo significa que sua empresa ganhou dinheiro, e um número negativo significa que você perdeu dinheiro. * **Receita** – O dinheiro ganho com a venda de bens e serviços. * **Custo dos Produtos Vendidos** – O dinheiro gasto na produção de bens e serviços. * **Despesas** – O dinheiro gasto para operar o negócio, sem incluir o custo das mercadorias vendidas. * **Contas a pagar** é a conta a partir da qual você paga suas contas. * **Contas a receber** é a conta na qual você deposita dinheiro de vendas ou outras faturas. ### Habilidade básica – Mantenha-se profissional A Small Business Association (SBA) diz que as pequenas empresas devem tornar uma prática o envio de faturas limpas e profissionais.

Uma maneira melhor de gerenciar suas finanças

Com o Hiveage, você pode enviar faturas elegantes para seus clientes, aceitar pagamentos online e gerenciar sua equipe — tudo em um só lugar.

Experimente de graça

#### Como fazer: Certifique-se de que a fatura de sua empresa inclua seu logotipo e outras informações comerciais pertinentes, como endereço, número de telefone, número de fax e, se houver, um número de licença. Certifique-se também de incluir um número de fatura para que você e seu cliente possam acompanhar melhor a fatura. A ideia é facilitar ao máximo o pagamento do seu cliente. Deixe seus termos de pagamento claros com declarações como "Pagamento em 30 dias". ### Habilidade básica – Acompanhe suas faturas Não há como contornar o fato de que muitas contas atrasadas e não pagas podem esmagar seus negócios. Depois que uma fatura for enviada, certifique-se de saber quando ela deve ser paga. Se estiver vencido, você é responsável por garantir que o cliente seja lembrado de sua obrigação de pagar. #### Como fazer: Se você não tiver tempo, designe um funcionário interno para emitir e cobrar suas faturas. Cada fatura deve indicar quando a fatura se torna vencida e quais são as penalidades. Não confie no cliente para pagar automaticamente cada fatura em dia; é sua responsabilidade acompanhar e receber o dinheiro que lhe é devido. Se você não tiver um contador designado, considere usar um serviço de faturamento e faturamento online como o Hiveage. Faremos o papel de “policial mau” para seu “policial bom” e enviaremos faturas, lembretes, agradecimentos e qualquer outra correspondência relacionada a faturas para que você possa continuar fazendo o que faz de melhor: administrar e expandir seus negócios. ### Habilidade Básica – Proteja Cuidadosamente os Depósitos Como proprietário de uma empresa, você tem cerca de 1.000 coisas que precisam ser feitas a qualquer momento. Não há como negar que você está ocupado. Ainda assim, isso não deve impedi-lo de garantir que os depósitos sejam devidamente contabilizados. #### Como Fazer: Crie um sistema para manter tudo em ordem. Você pode usar um caderno simples, planilha do Excel ou software online. Seja qual for o sistema escolhido, seja consistente. Não espere para fazer depósitos. Não importa de onde venha o dinheiro – seja receita de vendas, dinheiro de um parente, aluguel de imóveis ou empréstimo bancário – ele deve ser depositado e registrado imediatamente. O problema de não fazer isso é duplo. Primeiro, você está jogando um jogo perigoso com a saúde do seu negócio se não souber onde está o dinheiro ou sua fonte original. Em segundo lugar, a menos que você registre corretamente de onde veio cada quantia de dinheiro, você pode acabar pagando mais impostos do que o necessário. Por exemplo, digamos que você transferiu $ 5.000 de suas economias pessoais para sua conta comercial. Se seus registros não indicarem claramente o fato, você ou seu contador podem acabar contabilizando-o como renda, fazendo com que você pague impostos sobre o dinheiro sobre o qual já foi tributado. ### Habilidade básica – Separe o dinheiro para os impostos Um dos aspectos mais difíceis de tentar construir um negócio com tração é o fato de que o dinheiro pode ser apertado. Por mais tentador que seja, evite a armadilha de gastar cada centavo que você ganha. Tio Sam também quer um pouco desse dinheiro. #### Como fazer: Faça disso um hábito, como escovar os dentes. Guarde sistematicamente o dinheiro ao longo do ano para os impostos que serão devidos sobre sua renda. Se você estiver fazendo pagamentos trimestrais ao Internal Revenue Service, marque-os em seu calendário e reserve tempo para preparar esses formulários fiscais. Não importa o que você faça, não mergulhe em retenções de funcionários para passar por um tempo de inatividade. Não apenas o IRS o despreza, mas você se encontrará com mais um buraco financeiro para se livrar. Você sabe no início do ano que haverá impostos devidos, então certifique-se de que os fundos estejam lá, mesmo que isso signifique reduzir em outra área. ### Habilidade Básica – Plano para Despesas Importantes Isso é importante porque, ao planejar, é menos provável que você faça uma corrida louca por um empréstimo quando ocorrerem despesas inesperadas. Além disso, se você tiver o dinheiro disponível, poderá aproveitar facilmente as oportunidades de negócios à medida que elas ocorrerem. #### Como fazer: Olhe para o caminho para as despesas que você certamente incorrerá, como atualizar um sistema de computador, substituir um telhado antigo em seu prédio de escritórios (se você o possuir), comprar novos veículos da empresa ou fazer reparos, e pagando impostos. Você não tem uma bola de cristal e não pode prever o futuro, mas pode fazer suposições justas. Mesmo que você aprenda apenas o básico, isso será suficiente para lhe fornecer um indicador da situação financeira do seu negócio. Portanto, reserve um pouco de tempo para configurar um sistema simples de contabilidade ou contrate um contador profissional para que você possa continuar expandindo seus negócios com confiança e clareza. _Você tem mais sugestões para novos empresários sobre como gerenciar suas finanças? Por favor compartilhe-os nos comentários!_