Business Process Automation – Benefícios, aplicações, exemplos e passos para automatizar

Para garantir que os funcionários não repitam tarefas desnecessariamente ou abandonem tarefas antes da conclusão, ignorem detalhes ou não ignorem etapas nos fluxos de trabalho, as empresas estabelecem processos padronizados. Esses processos de negócios garantem conformidade e conformidade na forma como uma empresa opera. Portanto, os processos de negócios precisam permanecer consistentes em execuções repetitivas. É aqui que a automação de processos de negócios (BPA) entra em ação.

O BPA concentra-se na automatização dos processos de TI do dia-a-dia e funções de negócios para maximizar a eficiência, reduzir custos e garantir operações tranquilas. De acordo com um relatório da Markets and Markets , o tamanho do mercado global de automação de processos de negócios deve atingir US$ 19,6 bilhões até 2026, de US$ 9,8 bilhões em 2020, crescendo a um CAGR de 12,2%.

Vários fatores, como empresas que planejam migrar sua infraestrutura de TI para a nuvem , impulsionar a continuidade dos negócios e melhorar as operações de negócios, levaram à ampla adoção do BPA em todas as organizações.

No artigo a seguir, discutiremos os benefícios da metodologia de automação de processos de negócios juntamente com as etapas para implementar a automação em processos de negócios.

Mas antes de entrarmos nisso, vamos primeiro entender as diferenças entre automação de processos de negócios e automação de processos robóticos para ter mais clareza sobre o conceito.

Então, sem mais delongas, vamos mergulhar!

BPA vs RPA – Qual é a diferença?

A automação de processos de negócios é frequentemente confundida com a automação de processos robóticos, mas ambas são distintas à sua maneira. No entanto, eles se complementam e podem ajudá-lo a implementar a transformação digital em toda a empresa sem problemas.

Com a automação de processos robóticos , os usuários de software criam robôs de software ou bots que podem aprender, imitar e executar processos de negócios baseados em regras. A automação de RPA permite que os usuários criem bots observando as ações digitais humanas. Cada bot é projetado para uma única tarefa específica.

Por exemplo, um bot pode ser criado para fazer login em um sistema, copiar dados e colar esses dados em uma planilha.

O BPA, por outro lado, é uma abordagem holística para otimizar e automatizar os processos de negócios do início ao fim. O BPA é uma solução de ponta a ponta para automatizar processos de negócios inteiros e o RPA é um complemento para uma abordagem BPA sólida. Além disso, o BPA oferece uma variedade de recursos não encontrados no RPA. Isso inclui recursos que aprimoram a colaboração e fornecem dados e insights sobre o desempenho do processo.

Agora que analisamos as principais diferenças entre RPA e BPA, vamos entender melhor como o BPA está beneficiando as empresas e por que é uma abordagem ideal ao procurar automatizar processos manuais.

Benefícios da automação de processos de negócios

Nesta seção, discutiremos as principais vantagens da automação nos negócios e como ela pode melhorar a eficiência geral de sua organização.

Custos reduzidos

Quando os processos de negócios são executados manualmente, uma quantidade significativa de recursos é desperdiçada e há uma chance maior de ineficiências. De acordo com um relatório , as organizações perdem de 20 a 30% de sua receita todos os anos devido a processos ineficientes. A mudança de processos manuais para automatizados permite a minimização de erros. Dessa forma, nenhum tempo e dinheiro precisam ser gastos na correção de problemas. Além disso, os recursos são utilizados de forma otimizada e o desperdício é eliminado.

A Generali, uma seguradora líder na Europa, é um dos melhores exemplos de automação de processos de negócios . Ela mudou de processos baseados em papel que custavam tempo e dinheiro para processos de negócios automatizados. Isso reduziu pela metade o tempo para subscrever tarefas complexas e economizou até 90% por meio de processos reutilizáveis.

Experiência aprimorada do cliente

Um dos benefícios mais interessantes do BPA é seu impacto positivo em seus clientes , na experiência deles com sua empresa e na maneira como você os atende.

Com o BPA implementado, você pode responder aos clientes de forma eficiente e rápida, respeitando o tempo de seus clientes e respondendo às suas solicitações e consultas com sucesso ao mesmo tempo.

O que costumava levar várias horas ou até dias, agora leva apenas alguns minutos. Isso, é claro, pode ser aplicado a qualquer número de interações com o cliente, incluindo o processamento de pedidos.

Isso melhorará a reputação da sua empresa entre seu público por meio de um boca-a-boca positivo e avaliações online mais fortes.

Maior eficiência operacional

A implementação de software de automação de processos de negócios traz uma série de benefícios operacionais. Para começar, os processos automatizados são em grande parte práticos, o que significa que você não precisa garantir pessoalmente que uma tarefa no processo esteja progredindo para a próxima.

Além disso, a automação de processos de negócios também permite identificar e corrigir erros e gargalos nos fluxos de trabalho. Isso contribui para uma maior eficiência geral do processo.

Por exemplo, a Adidas implementou um software de automação de processos de negócios para padronizar seus processos e automatizar vários departamentos, incluindo finanças, marketing, comércio eletrônico e varejo. A iniciativa altamente bem-sucedida reduziu o tempo de colocação no mercado em dois terços em comparação com o desenvolvimento interno tradicional e aumentou a eficiência operacional em 60%.

Visibilidade e transparência

Com a automação, a visibilidade dos processos em toda a organização pode ser melhorada por meio de painéis personalizáveis. Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) estabelecidos podem ser facilmente rastreados para vários processos. Relatórios detalhados do desempenho do processo podem fornecer informações valiosas sobre áreas que precisam de melhorias.

A automação também facilita a transparência nos processos de negócios. Isso ajuda as equipes a se manterem informadas sobre as tarefas atribuídas e incentiva a responsabilidade.

Por exemplo, uma empresa global de gerenciamento de ativos, a Insight Investment queria documentar, descobrir e digitalizar processos de negócios para criar transparência. Ao usar painéis personalizáveis ​​para visualizar os dados, eles criaram a base de um sistema de relatórios que reduz a complexidade, fornece visibilidade à alta administração e torna a entrega do trabalho mais confiável.

Melhoria do moral dos funcionários

Uma das principais vantagens da metodologia de automação de processos de negócios é o aumento do moral dos funcionários. Com a automação, os funcionários ficam livres de atritos para realizar o trabalho com eficiência. As aprovações são mais rápidas, o que significa que as equipes não precisam perder tempo esperando e lembrando os gerentes.

A transparência nos processos ajuda os profissionais de alto desempenho a obter o reconhecimento que merecem. A largura de banda liberada pela automação pode motivar os funcionários a inovar e melhorar a forma como o trabalho é feito.

Agora que entendemos o que é automação de processos de negócios e passamos pelos principais benefícios junto com exemplos de automação de processos de negócios, é hora de mergulhar nos principais casos de uso da automação de processos corporativos .

Principais aplicações da automação de processos de negócios

Os casos de uso de automação de processos de negócios podem abranger uma ampla variedade de áreas operacionais, desde contratação até aprovações de orçamento e vendas e marketing. Vamos dar uma olhada em alguns deles mais de perto.

Recrutamento e RH

Recrutamento e RH são as principais áreas que exigem automação devido ao número de processos e papelada que precisam ser gerenciados.

A integração e o recrutamento costumam ser um processo tedioso e demorado. No entanto, com a implementação da automação, formas manuais de trabalho, como publicar anúncios de emprego ou passar por conformidades para novos funcionários, podem ser automatizadas.

O RH é outro departamento que exige muitas tarefas manuais de papelada – muitas das quais podem ser automatizadas. Algumas dessas tarefas incluem acompanhamento do quadro de horários dos funcionários, entrevistas de desligamento, gerenciamento de desempenho e muito mais. O tempo economizado pela automatização de processos ajudará a equipe de RH a se concentrar em tarefas mais importantes. As equipes de RH poderiam gerenciar com mais eficácia o treinamento, a cultura e o bem-estar dos funcionários.

Processamento de faturas

Manter o controle de faturas enumeráveis ​​pode ser exaustivo e causar erros quando manuseado manualmente. Com o BPA, você pode automatizar o processamento de faturas e garantir pagamentos pontuais para seus fornecedores. Isso também reduzirá o erro humano e a imprecisão no processo de pagamento.

Com a automação, você pode economizar muito tempo para sua equipe de contas e eles podem se concentrar em tarefas de alta prioridade, como tomada de decisões de orçamento e previsões.

Ordens de compra

Os pedidos de compra desempenham um papel crucial no processo geral de aquisição. Eles permitem que as organizações adquiram bens e serviços de que precisam para operar. No entanto, esse processo é atolado por formulários físicos e entrada manual de dados. Os funcionários passam a maior parte de suas horas por semana em tarefas repetitivas, como preencher os mesmos pedidos de compra.

Com a ajuda do software de automação de processos de negócios , você pode simplificar todo esse processo sem esforço. Você pode digitalizar seus formulários de pedido de compra e até conectá-los a um banco de dados SQL para obter informações do cliente.

Reivindicações de despesas

Gerenciar relatórios de despesas manualmente resulta em maior tempo de processamento e deixa a organização vulnerável a fraudes de despesas. Por exemplo, os funcionários podem inflar ou fazer declarações falsificadas. Com o BPA, você cria um fluxo de trabalho automatizado que pode simplificar cada etapa e reduzir o risco de erro humano.

Os funcionários podem preencher rapidamente formulários eletrônicos e até incluir recibos. Depois que uma solicitação de despesa é enviada, o formulário é encaminhado automaticamente ao gerente, que pode revisá-lo imediatamente.

Durante todo esse processo, os funcionários podem acompanhar suas declarações de despesas. O processo automatizado também garante que os funcionários recebam o reembolso no prazo e reduz a fraude de despesas, pois há uma trilha clara.

Aprovações de orçamento

As aprovações orçamentárias são documentos essenciais quando se trata de planejamento financeiro. Eles permitem que as organizações gerenciem efetivamente seus orçamentos e planejem o futuro. No entanto, gerenciar aprovações de orçamento manualmente pode ser tedioso e demorado, especialmente para a equipe financeira que precisa revisá-las e aprová-las.

Usando o software de automação, você pode criar facilmente formulários personalizados para aprovações de orçamento. Você também pode usar o software para criar um fluxo de trabalho automatizado que encaminha todos os formulários para os aprovadores certos.

Vendas e Marketing

Outra área importante que se beneficiaria imensamente das soluções de automação de processos de negócios é vendas e marketing. Se os representantes de vendas e as soluções BPA trabalharem em conjunto, eles poderão melhorar a alocação de recursos, previsão de vendas, tarefas administrativas e muito mais. Os representantes de vendas podem se tornar mais focados no cliente aumentando o tempo de contato com o cliente e a experiência do cliente .

As soluções de automação de processos de negócios, quando aplicadas aos departamentos de marketing, têm um enorme potencial em email marketing e gerenciamento de leads. Oferece custo-benefício e entrega os resultados de negócios desejados. Também ajuda na nutrição de leads, captura de leads, qualificação de leads e pontuação de leads. Além disso, também auxilia com respostas automatizadas/suporte ao cliente.

Solicitações de folga

Os funcionários podem enviar solicitações de folga devido a emergências pessoais ou doenças. Lidar com essas solicitações pode ser bastante difícil com formulários físicos ou e-mails. Com o BPA, você pode agilizar esse processo e tornar mais fácil para os funcionários enviar solicitações de folga. Isso traz visibilidade ao processo, acelerando as aprovações.

Além disso, ter um processo para pedidos de licença é importante para os gerentes compensarem os funcionários adequadamente.

Cotações de preços

Quando os clientes em potencial pedem uma cotação, isso significa que eles estão muito interessados ​​em fazer negócios com você. Mas eles ainda exigem informações detalhadas sobre preços para ajudá-los a tomar uma decisão informada. Qualquer atraso nesse processo pode custar a você um cliente em potencial.

Sua equipe de vendas pode reunir rapidamente cotações de preços usando o software BPA e enviá-las automaticamente a um gerente para análise.

Automatizar cotações de preços pode ajudar a criar uma ótima primeira impressão nos clientes. Tudo o que você precisa fazer é enviar um link para a cotação de preço para seus clientes, e eles podem assinar o documento imediatamente - sem necessidade de lidar com e-mails de ida e volta.

Etapas para implementar a automação de processos de negócios

De acordo com uma pesquisa , 75% das organizações acreditam que o BPM e as tecnologias ajudaram sua organização a atingir seus objetivos. Além disso, 73% relatam que o nível de interesse de sua organização em BPM cresceu modestamente ou rapidamente nos últimos anos.

Essas estatísticas demonstram como as organizações em todo o mundo estão migrando para a automação para melhorar sua produtividade e melhorar seus processos de negócios.

Nesta seção, listamos algumas etapas que ajudarão você a implementar a automação de processos corporativos em sua organização com sucesso.

Então, vamos direto a isso.

Identifique tarefas repetitivas

O primeiro passo ao optar por serviços de automação de processos de negócios é identificar tarefas repetitivas e áreas em seu negócio que possam ter oportunidades de melhoria.

Para identificar essas áreas e problemas, é crucial um profundo conhecimento do negócio. A melhor opção seria fazer uma representação visual do seu fluxo de trabalho atual com a ajuda de diagramas de fluxo. Isso ajudará você a entender melhor o seu negócio e identificar as tarefas repetitivas.

Este é um passo vital que precisa ser feito em estreita colaboração com os usuários reais do processo e as principais partes interessadas.

Você também deve considerar os benefícios líquidos da automação de processos de negócios em termos de economia efetiva de custos e economia de tempo. Isso ajudará a apresentar um caso de negócios claro para apoiar a automação desses processos de negócios.

Defina seus objetivos

A próxima etapa é definir suas metas e objetivos de negócios usando o fluxo de trabalho atual como referência. Seu objetivo pode ser automatizar tarefas diárias, como redigir e enviar e-mails, notificar membros da equipe ou atualizar status de tarefas.

Você também pode querer que sua força de trabalho se concentre mais em insights e otimização de processos, em vez de gastar muito tempo na entrada de dados.

Pode ser qualquer coisa, mas você deve ser capaz de justificar como seus objetivos serão alcançados usando a automação e como você os medirá e acompanhará seu desempenho.

Selecione a solução de automação certa

Você não precisa gastar milhões de dólares em software de codificação personalizado para automatizar os processos de negócios. Há uma infinidade de serviços de automação de processos de negócios e serviços de análise de dados disponíveis no mercado que podem ajudar as empresas a projetar e automatizar processos de negócios. Escolha um software ou obtenha um software personalizado que seja ideal para sua organização. Solicite uma demonstração e explore como as ferramentas de automação podem dar suporte aos objetivos de negócios.

Com base em suas necessidades específicas, você pode selecionar de três a cinco fornecedores e, em seguida, fazer uma análise comparativa para selecionar o melhor. Certifique-se de que o software selecionado seja simples e fácil de usar e facilmente adaptável por seus usuários.

Treine os usuários

Depois de implementar a ferramenta de automação em sua organização, o próximo passo seria treinar a força de trabalho para usar o novo software.

Qualquer nova mudança trazida pela gerência geralmente encontra resistência por parte dos funcionários, pois a consideram desnecessária. Portanto, é imperativo incluir os usuários finais desde a primeira etapa. Torne-os parte de suas discussões para que eles possam entender melhor o processo e compartilhar suas ideias e feedback.

Fornecer um caminho de transição claro do processo manual existente para o novo sistema automatizado e dar a eles treinamento adequado ajudaria muito a tornar essa transição bem-sucedida.

Acompanhe seu progresso

Assim que você estiver em funcionamento em seu novo sistema automatizado, é importante continuar acompanhando os KPIs e melhorando o sistema de fluxo de trabalho.

Seus usuários fornecerão feedback valioso sobre o processo; certifique-se de implementar esse feedback para corrigir os problemas e melhorar o fluxo de trabalho atual.

O monitoramento e a medição contínuos de seu fluxo de trabalho automatizado ajudarão a identificar gargalos e sugerir áreas de melhoria. A avaliação contínua de seu fluxo de trabalho recém-atualizado ajudará sua equipe a se tornar mais eficiente.

Pensamentos finais

Automatizar o processo de negócios pode ajudar uma empresa a passar de um crescimento linear para um crescimento mais rápido. Do gerenciamento de inventário à integração da equipe e digitalização dos principais processos, você descobrirá que os sistemas automatizados simplificados eliminam o processamento manual em favor de operações simples e sem erros.

Se você deseja reduzir os custos de processos manuais desajeitados e otimizar seus processos de negócios, pode entrar em contato com uma renomada empresa de desenvolvimento de software de IA como a Appinventiv. A Appinventiv está totalmente apta a lidar com todas as tecnologias complexas necessárias para automatizar seus processos de negócios com eficiência.

Por exemplo, recentemente ajudamos um banco global a automatizar seus processos bancários usando inteligência artificial e tecnologias de aprendizado de máquina. Nossas soluções de automação comercial os ajudaram a lidar com tarefas complexas, como resolver reclamações de clientes em tempo real e relatar casos de cartões de crédito roubados.

A automação levou a um aumento na taxa de retenção de clientes em 20% e uma redução nos processos manuais em 35%.

Portanto, caso precise de ajuda para automatizar seus processos de negócios, entre em contato conosco . Nossos especialistas oferecerão uma solução abrangente, acessível e fácil de usar. Eles também o guiarão pelos recursos importantes da automação de processos de negócios que você pode incluir em seu software.